Einen Vortrag halten und dabei das Publikum zu überzeugen, ist nicht einfach. Mithilfe der SCQA-Methode kannst Du Deine Präsentationen vorteilhaft strukturieren und somit die Aufmerksamkeit der Zuhörer gewinnen. Das Modell unterstützt Dich dabei, mit Deinen Ideen zu überzeugen. Lies weiter und erfahre, was die SCQA-Methode ist, welche Schritte dieses Modell umfasst und welche Vorteile sich durch die Struktur ergeben. Entdecke weitere Tipps für einen gelungenen Vortrag.

SCQA-Methode: Was ist das?

Die SCQA-Methode von Barbara Minto hilft bei der Strukturierung von Vorträgen. Durch die Unterteilung in vier Schritte können Vortragende mit diesem Modell ihr Anliegen übersichtlich gliedern und interessant gestalten. Zudem erfolgt ein Spannungsbogen, der Neugier bei den Zuhörern weckt. Der Name SCQA beinhaltet die einzelnen Schritte dieser Methode und steht für Situation (Situation), Complication (Problem), Question (Fragen) und Answer (Antwort). Diese Methode kann sowohl bei kurzen als auch bei langen Vorträgen wie Präsentationen, Referate oder Vorstellungen auf einfache Weise angewandt werden.

Die vier Schritte der SCQA-Methode

Dauer der einzelnen Schritte

Bei dem SCQA-Modell liegt der Schwerpunkt in der Antwort im letzten Schritt. Die ersten drei Schritte sollten kurz gehalten werden, da diese in erster Linie dazu dienen, den Spannungsbogen aufzubauen und Neugier beim Publikum zu wecken. Plane sowohl bei kurzen als auch längeren Vorträgen den Großteil für die Lösung des Problems ein. So hast Du genügend Zeit, um Deine Zuhörer mit Deinen Argumenten zu überzeugen.

Vor- und Nachteile der SCQA-Methode

Vorteile

Die SCQA-Methode bringt viele Vorteile mit sich und lässt sich für jegliche Arten von Vorträgen anwenden. Sowohl lange Präsentationen als auch kurze Reden lassen sich anhand der vier Schritte strukturieren. Wenn Du Deinen Vortrag nach diesem Modell gliederst, setzt Du Dich umfangreich mit dem Inhalt und Deinen Ideen auseinander. Zudem verankert sich die Reihenfolge der vier Stufen durch die Methodenbezeichnung schnell im Gedächtnis. Der größte Vorteil besteht darin, dass die Aufmerksamkeit und das Interesse der Zuhörer durch den Spannungsbogen geweckt werden. Die knackige Einleitung und die offenen Fragen erzeugen zudem Neugier beim Gegenüber.

Nachteile

Die SCQA-Methode benötigt im Vorfeld des Vortrages eine Vorbereitungsphase. Bei spontanen Reden könnte die Zeit fehlen, um den Sachverhalt nach den einzelnen Schritten zu gliedern. Komplizierte Themengebiete erfordern eventuell das Hinzuzuziehen weiterer Modelle, da ein Herunterbrechen des Problems bei der SCQA-Methode nicht integriert ist.

Weitere Beispiele für einen gelungenen Vortrag

Folgende Tipps unterstützen Dich zusätzlich bei der erfolgreichen Anwendung der SCQA-Methode und bei Deinem nächsten Vortrag. Hier ein paar Beispiele.

Blickkontakt

Wenn Du die SCQA-Methode anwendest und Deinen Vortrag hältst, ist der Blickkontakt zum Publikum von großer Bedeutung. Der Augenkontakt steigert die Aufmerksamkeit der Zuhörer, da sie sich persönlich angesprochen fühlen. Zudem wirkst Du mit Blick nach vorne deutlich selbstbewusster.

Freies Sprechen

Versuche, die einzelnen Schritte der SCQA-Methode so zu verinnerlichen, dass Du diese frei vortragen kannst. Durch das Ablesen verliert die Rede ihre Lebendigkeit und den Kontakt zum Zuhörer. Achte zudem darauf, dass Du deutlich und in angemessener Geschwindigkeit sprichst. Bei Unsicherheiten helfen Kärtchen mit kurzen Stichpunkten, an denen Du Dich orientieren kannst.

Körpersprache

Neben der Rhetorik spielt die Körpersprache des Vortragenden eine große Rolle. Empfehlenswert ist eine aufrechte Körperhaltung mit hüftbreitem Stand. Gestikuliere mit den Händen und gehe ruhig ein paar Schritte. Dabei solltest Du hektische Bewegungen vermeiden. Für eine offene und freundliche Ausstrahlung sind entspannte Gesichtsmuskeln vorteilhaft. Entspannungsübungen, die Du vor Deinem Vortrag absolvierst, helfen gegen Verspannungen und Aufregung.

Persönlichkeit zeigen

Scheue Dich nicht, Deine Persönlichkeit während des Vortrags zu zeigen. Das Publikum merkt schnell, wenn sich der Redner verstellt. Dies kann zu einer Unglaubwürdigkeit führen. Gestalte einen persönlichen Vortrag, indem Du eigene Erfahrungen einfließen lässt. Durch einen lustigen Spruch und ein freundliches Lächeln wirkst Du zudem authentisch und kannst besser mit Deiner Idee überzeugen.

Ausdrucksweise

Formuliere Deine Rede oder Deine Präsentation mit einfachen und kurzen Sätzen. Passe die Wortwahl an Dein Gegenüber oder an das Publikum so an, dass sie Dir folgen können. Verzichte auf komplizierte Formulierungen und bedeutungslose Füllwörter.

Fazit

Die SCQA-Methode eignet sich für viele unterschiedliche Arten von Vorträgen und hilft dabei, Interesse beim Gegenüber zu wecken. Wenn Du Dich an die einzelnen Schritte dieses Modells hältst und die weiteren Beispiele verinnerlichst, hast Du gute Karten, mit Deiner Idee zu überzeugen.

Das Postfach ist überfüllt mit E-Mails, wichtige Überweisungen sind fällig, und Wäscheberge stapeln sich in der Wohnung: Du fühlst dich durch zahlreiche unerledigte Aufgaben gestresst und überfordert? Die 2-Minuten-Regel aus dem Buch „Getting Things Done“ hilft dir dabei, kleine Aufgaben nicht mehr aufzuschieben und direkt in Angriff zu nehmen. Lies weiter und erfahre, was die 2-Minuten-Regel ist, wie du sie anwendest und welche Effekte diese Methode hat. Informiere dich zudem über Beispiele für typische Aufgaben in Beruf und Privatleben, die sich für die Methode eignen.

Was ist die 2-Minuten-Regel?

Die 2-Minuten-Regel wurde von David Allen entwickelt und ist ein zentraler Bestandteil der Methode „Getting Things Done“ – auch GTD genannt. Im gleichnamigen Buch erklärt der Autor diese Selbstmanagement-Methode ausführlich und rät dazu, kleine Aufgaben sofort abzuarbeiten, wenn sie innerhalb von 2 Minuten erledigt werden können. Das Buch erschien im Jahr 2001, eine deutsche Übersetzung mit dem Titel „Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag“ ist seit 2004 erhältlich.

Die richtige Anwendung der 2-Minuten-Regel

Im Folgenden erfährst du, wie du die 2-Minuten-Regel aus dem Buch „Getting Things Done“ (GTD) in Deinem Job und im Privatleben erfolgreich anwendest. Anfangs erfordert die Methode Disziplin und ein gewisses Durchhaltevermögen. Lass dich davon aber nicht abschrecken und probiere es einfach mal aus!

• Schätze zunächst bei einer anfallenden Aufgabe ein, wie lange du dafür ungefähr benötigen wirst.
• Falls die Bearbeitung der Aufgabe weniger als 2 Minuten in Anspruch nimmt, dann erledige sie sofort, ohne lange darüber nachzudenken.
• Notiere Aufgaben, die länger als 2 Minuten dauern, auf einer To-do-Liste und bearbeite sie später.
• Integriere die 2-Minuten-Regel aus GTD in deinen privaten und beruflichen Alltag. Durch die regelmäßige Anwendung wird das sofortige Erledigen von kleinen Aufgaben zur Gewohnheit.

Effekte der 2-Minuten-Regel

Wenn du kleine Aufgaben direkt erledigst, gewinnst du viel Zeit für andere Tätigkeiten. Bei unmittelbarer Ausführung ist es nicht mehr nötig, diese Punkte auf einer To-do-Liste zu notieren und später zahlreiche Aufgaben abzuarbeiten. Dieser Vorgang würde mehr Zeit in Anspruch nehmen, als direkt zu handeln. Zudem sind diese Aufgaben nicht mehr in deinen Gedanken verankert und lenken dich somit nicht mehr von wesentlichen Dingen im Beruf oder im Alltag ab. Durch das sofortige Handeln kannst du dich mit einem freien Kopf auf die wesentlichen Dinge konzentrieren.

Weitere Vorteile der 2-Minuten-Regel aus GTD

Ob im Job oder im privaten Alltag: Die 2-Minuten-Regel aus dem Bestseller „Getting Things Done“ von David Allen bringt die folgenden Vorteile mit sich.

Produktives Arbeiten 

Durch das sofortige Abarbeiten kleiner Aufgaben verhinderst du, dass sich zahlreiche Erledigungen anhäufen. Du arbeitest produktiver, indem du einzelne Aufgaben erledigst.

Erfolgserlebnisse

Das Erledigen von Aufgaben sorgt für ein gutes Gefühl und wirkt sich positiv auf deine Stimmung aus. Auch wenn es nur kleine Dinge sind, entsteht nach der Bearbeitung ein Erfolgserlebnis. Dies motiviert dich wiederum dazu, weitere Aufgaben in Angriff zu nehmen.

Zeitersparnis

Du sparst durch die Methode wertvolle Zeit, da du nicht lange über die anstehenden Aufgaben nachdenkst oder sie aufwendig auf eine Liste setzen musst.

Stressreduktion

Viele unbearbeitete Aufgaben lösen bei den meisten Menschen Unzufriedenheit und Stressreaktionen aus. Bei regelmäßiger Anwendung der 2-Minuten-Regel aus GTD fühlst du dich weniger gestresst, da keine ellenlangen To-do-Listen auf deinem Schreibtisch liegen.

Welche Aufgaben eignen sich für die 2-Minuten-Regel?

Die 2-Minuten-Regel kann sowohl im Privaten als auch im Berufsleben Anwendung finden. Kleine Aufgaben lassen sich schnell innerhalb von 2 Minuten erledigen.

Beispiele für schnell zu erledigende Tätigkeiten im Beruf

Die folgenden Tätigkeiten fallen in vielen Berufen an und eignen sich wunderbar zum sofortigen Abarbeiten:

• E-Mails beantworten
• Papiere abheften
• Termine koordinieren
• Kopien anfertigen
• kurze Telefonate
• Bestellungen tätigen

Beispiele für schnell zu erledigende Tätigkeiten im Privatleben

Auch im Privatleben gibt es zahlreiche Dinge, die nach der 2-Minuten-Regel direkt erledigt werden sollten. Dies sind einige Beispiele:

• Geschirr in die Spülmaschine räumen
• Tisch abräumen
• Bett machen
• Kleidung falten und einräumen
• Glühbirne wechseln
• Überweisungen tätigen
• Termine vereinbaren

E-Mails bearbeiten mit der 2-Minuten-Regel

Das Checken und die Bearbeitung von E-Mails sind alltägliche Aufgaben von Führungskräften und Mitarbeitern. Die 2-Minuten-Regel eignet sich hervorragend, um einen überfüllten Posteingang zu verhindern und stets den Überblick zu bewahren. Das Konzept geht davon aus, dass das Checken der E-Mails ohne weitere Handlung kontraproduktiv und zeitraubend ist.

Folgende Tipps helfen dir im Umgang mit eingehenden Mails:

• Öffne dein E-Mail-Postfach.
• Beantworte jede E-Mail direkt nach dem Lesen, wenn dies innerhalb von 2 Minuten möglich ist.
• Lösche unwichtige E-Mails wie Werbung oder veraltete Newsletter sofort.
• Erstelle aus E-Mails am besten direkt in deiner infra-struktur eine Aufgabe mit Erinnerungsfunktion, wenn die Bearbeitung mehr als 2 Minuten in Anspruch nimmt.
• Delegiere E-Mails, die nicht deinen Aufgabenbereich betreffen.

Mit dieser Methode gehört der überfüllte E-Mail-Eingang der Vergangenheit an. Ein optimaler Zustand ist ein leerer Posteingang ohne unbearbeitete E-Mails.

Fazit: Wem die 2-Minuten-Regel hilft

Die 2-Minuten-Regel aus GTD eignet sich für Personen, die kleine Aufgaben gewöhnlich vor sich herschieben und sich durch die Anhäufung dieser vielen Aufgaben überfordert und gestresst fühlen. Bei regelmäßiger Anwendung dieser Methode im Job und im persönlichen Leben verbessert sich das Zeit- und Selbstmanagement spürbar. Durch das sofortige Handeln überwindet man die Prokrastination und kann sich voll und ganz auf größere Projekte oder bevorstehende Prüfungen konzentrieren.

Die Förderung und Entwicklung von Mitarbeitern ist eine der wichtigsten Aufgaben im Bereich der Personalführung. Dabei geht es darum, das Potenzial von Angestellten und ihre individuellen Wünsche für die berufliche Weiterentwicklung mit den Anforderungen des Unternehmens in Einklang zu bringen. Einen enormen Beitrag dazu leisten Entwicklungsgespräche. Sie sind Standortbestimmung und Ausblick für beide Seiten, also für Mitarbeiter und Vorgesetzte. In diesem Beitrag geht es darum, wie das Entwicklungsgespräch zum hilfreichen Werkzeug für die Entwicklung von Mitarbeitern werden kann.

Was ist ein Entwicklungsgespräch?

Ein Entwicklungsgespräch ist ein Mitarbeitergespräch, bei dem der Fokus auf der zukünftigen Entwicklung liegt. Während bei einem Zielgespräch die Ziele und die Leistung im Fokus stehen, geht es beim Entwicklungsgespräch darum, das Potenzial des Mitarbeiters zu nutzen. Im besten Fall ist das Entwicklungsgespräch der Auftakt für verschiedene Maßnahmen, die den Mitarbeitern menschlich, fachlich und sozial weiterentwickeln.

Die Bedeutung von Entwicklungsgesprächen

Mitarbeiter sind das bedeutendste Kapital für jedes Unternehmen. Motivierte Mitarbeiter, die sich weiterentwickeln wollen, kann sich jeder Chef nur wünschen. Daher ist es wichtig, die Entwicklung von Mitarbeitern im Blick zu haben, um ihr volles Potenzial ausschöpfen zu können. Wenn jemand im Unternehmen den Wunsch nach Veränderung und Entwicklung äußert, ist es höchste Zeit, ein Entwicklungsgespräch anzusetzen. Doch auch wenn dieser Wunsch nicht explizit geäußert wird, gehört ein Entwicklungsgespräch auf jede Agenda.

Es ist essenziell, dass sich Mitarbeiter gesehen und anerkannt fühlen und nicht aus Mangel an Wertschätzung oder Entwicklungsmöglichkeiten zur Konkurrenz abwandern. Entwicklungsgespräche sollten aber nicht nur Leistungsträger fördern, sondern der ganzen Belegschaft offenstehen. Natürlich gilt es auch, Angestellte, die mit ihrer Leistung unter dem Durchschnitt liegen, in ihrer Entwicklung zu fördern und entsprechende Maßnahmen und Schulungen in die Wege zu leiten.

Unternehmen, die Entwicklungsgespräche anbieten, zeigen, dass sie an der Entwicklung ihrer Mitarbeiter interessiert sind und ihnen der langfristige Erfolg wichtig ist. Diese Bemühungen können auch im Rahmen vom Employer Branding kommuniziert werden, um schon Bewerbern zu zeigen, wie viel ein Unternehmen in die Weiterentwicklung investiert.

Wie oft sind Entwicklungsgespräche sinnvoll?

Dafür gibt es keine feste Regel. In der Praxis hat es sich bewährt, Entwicklungsgespräche regelmäßig zu führen und nicht nur einmal im Jahr wie das Ziel- oder das Jahresgespräch. Das ist vor allem wichtig, wenn der Mitarbeiter den Wunsch nach Entwicklung und beruflichem Vorankommen geäußert hat. Dann sollten Vorgesetzte und Personalabteilung den Mitarbeiter auf seinem Weg begleiten und, wenn es der Unternehmenskontext erlaubt, die nötigen Förderungen zur Verfügung stellen. Der Turnus für das Gespräch richtet sich nach den Maßnahmen. Hat der Mitarbeiter nach dem Entwicklungsgespräch eine Fortbildung begonnen, die sechs Monate dauert, dann ist es nicht nötig, nach einem Monat bereits ein weiteres Gespräch anzusetzen. Besser ist es, das Gespräch gegen Ende der Fortbildung zu führen.

Drei Tipps für ein erfolgreiches Entwicklungsgespräch

Der Erfolg eines Entwicklungsgesprächs hängt von verschiedenen Faktoren ab, die du als Führungskraft beeinflussen kannst.

Die gründliche Vorbereitung des Gesprächs

Da das Entwicklungsgespräch entscheidende Weichen für die Zukunft stellen kann, sollten beide Seiten nicht unvorbereitet in dieses Gespräch gehen. Wenn du die Führungskraft bist, solltest du bereits wissen, welche Möglichkeiten zur Entwicklung es gerade im Unternehmen gibt. 

Ein strukturiertes Entwicklungsgespräch kann aus folgenden Teilen bestehen:

• Analyse des Status quo: Wie steht der Mitarbeiter aktuell?
• Ziele: Wohin möchte der Mitarbeiter kurz-, mittel- und langfristig?
• Wie kann die Lücke zwischen der Realität und dem Ziel geschlossen werden? Welche Maßnahmen gibt es?
• Wie können die nächsten konkreten Schritte aussehen, und welche Ressourcen sind dafür nötig?

Ziele definieren

Manchmal reicht ein Entwicklungsgespräch aus, um Maßnahmen zu setzen. Doch in vielen Fällen gibt es mehrere Entwicklungsgespräche zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter. Manchmal ist auch die Personalabteilung involviert. Wichtig ist es immer, Ziele zu formulieren. Dazu gehört es, zu definieren, wohin sich der Mitarbeiter in welchen Zeitrahmen entwickeln will. Möchte jemand zum Beispiel Personalverantwortung übernehmen, oder liegt es ihm am Herzen, eine bestimmte Zertifizierung zu erlangen? Es ist zielführend, dass beide Seiten ihre Erwartungen benennen und zu ihren Wünschen und den Möglichkeiten stehen.

Wenn der Mitarbeiter unbedingt ein Team leiten möchte, dies aber die Größe und Struktur des Unternehmens gerade nicht hergeben, musst du als Führungskraft klar kommunizieren, dass es aktuell nicht möglich ist. Vielleicht gibt es aber eine andere Tätigkeit, bei der der Mitarbeiter mehr Verantwortung übernehmen oder sich für höhere Aufgaben empfehlen kann.

Grundsätzliche Kommunikationsregeln beachten

Wie bei jedem wichtigen Gespräch im beruflichen Kontext sind auch bei einem Entwicklungsgespräch grundsätzliche Regeln für die Gesprächsführung zu beachten. Dazu gehört, dass du eine angenehme und ungestörte Gesprächsatmosphäre schaffst. Schalte das Telefon ab und achte darauf, dass du nicht direkt nach dem Gespräch zu einem Anschlusstermin hetzen musst. 

Hör deinem Gegenüber aktiv zu. Das bedeutet, immer wieder Zwischenfragen zu stellen und das Gesagte hin und wieder in eigenen Worten zusammenzufassen. Achte darauf, dass ihre beide Gesprächsanteile habt und dass das Gespräch ein Dialog wird und kein einseitiger Monolog. Dabei helfen offene Fragen, die dem Angestellten Raum für seine Ausführungen geben.

Außerdem hat es sich bewährt, die wichtigsten Punkte zu notieren und eventuell ein kurzes Protokoll zu erstellen. Das erleichtert es, nach einer gewissen Zeit den Erfolg zu kontrollieren und den Status quo der Entwicklung zu überprüfen.

Wer unter den täglichen Aufgaben im Chaos versinkt, ständig einen unaufgeräumten Schreibtisch hat und immer wieder wichtige Deadlines versäumt, der hat ein großes Lernfeld: die Selbstorganisation. Wer es schafft, sich selbst gut zu organisieren, der hält den Kopf im Alltagschaos über Wasser, hat immer den Überblick und verpasst keine Deadline mehr. Welche Methoden dir bei deiner Selbstorganisation helfen können, verrät dir der folgende Beitrag.

Die Definition von Selbstorganisation

In Bezug auf diesen Beitrag bedeutet Selbstorganisation, sich selbst und die eigenen Arbeitsabläufe gut zu strukturieren, um dadurch effizient zu arbeiten. Die Selbstorganisation umfasst alle Prozesse, Methoden und Handlungen, die die eigene Arbeit effizienter machen.

Davon abzugrenzen ist der Begriff der Selbstorganisation in der Organisationspsychologie. Dort versteht man unter Selbstorganisation eine Arbeitsweise, bei der sich Teams eigenständig organisieren und die Verantwortung zum großen Teil selbst übernehmen, ohne dass es einer Führung bedarf.

Die Vorteile einer guten Selbstorganisation

Wer Selbstorganisation gelernt hat und sich gut strukturieren und organisieren kann, der profitiert davon auf vielen Ebenen. Die wichtigsten Vorteile sind hier zusammengefasst.

Alles im Blick

Wer gut organisiert ist, der bewahrt auch bei vielen Aufgaben immer den Überblick. Das bedeutet, dass Termine eingehalten werden, Abgabefristen nicht versäumt werden und du als verlässlich wahrgenommen wirst.

Ordnung auf dem Schreibtisch

Außerdem bedeutet gute Selbstorganisation, dass auf dem eigenen Schreibtisch Ordnung herrscht. Wichtige Dokumente sind immer verfügbar. Du weißt, wo du Daten und Informationen auf deinem PC findest, und in deinem E-Mail-Postfach hast du eine Struktur etabliert, mit der alle Nachrichten gut organisiert sind.

Prioritäten sind klar

Wer gut organisiert ist, der neigt kaum zur Prokrastination. So wird es bezeichnet, wenn man wichtige Dinge immer wieder aufschiebt und sich mit Kleinigkeiten beschäftigt, bis es dann für die wichtige Aufgabe fast zu spät ist. Vielleicht kennst du das noch aus dem Studium: Zur Prüfungszeit war dein Zimmer am saubersten, weil du lieber geputzt hast, statt zu lernen.

Zeitsparend

Mit guter Selbstorganisation sparst du Zeit. Nicht nur musst du nicht ständig nach irgendetwas suchen. Du weißt auch, welche Termine wichtig und dringend sind, und konzentrierst dich auf das Wesentliche. Dadurch verschwendest du keine kostbare Zeit.

Weniger Stress

Wenn du alles im Blick hast, kannst du damit dein Stresslevel reduzieren. Es kann nicht passieren, dass du die Frist für eine wichtige Abgabe übersiehst oder zu wenig Zeit einplanst. Du machst die richtigen Dinge zu gegebener Zeit.

Bessere Arbeitsergebnisse

Wenn du genügend Zeit für wichtige Aufgaben einplanst, immer alle Dokumente griffbereit hast und dich fokussieren kannst, werden deine Arbeitsergebnisse besser. Du hast nicht nur Zeit für die Arbeit, sondern kannst auch Zeit für die Kontrolle einplanen.

Die besten Methoden für eine bessere Selbstorganisation

Du möchtest endlich besser organisiert sein und nicht im Alltagschaos untergehen? Aber deine bisherigen Ansätze waren nicht zielführend? Die folgenden Methoden können dir dabei helfen, dich besser zu organisieren. Selbstorganisation kannst du nämlich lernen.

Friss den Frosch

„Eat the frog“ heißt übersetzt: „Friss den Frosch“ Nein, du sollst in Zukunft keinen Froschschenkel zum Frühstück essen. Die englische Redewendung findet ihr Pendant am ehesten im deutschen Ausdruck „die Kröte schlucken“. Damit ist gemeint, dass du die unliebsamste Aufgabe jeden Tag als erstes erledigen solltest. Es gibt diese E-Mail mit der Kundenreklamation, die schon seit Tagen in deinem Posteingang markiert ist? Ein wichtiger Kunde wartet auf eine Nachbesserung bei einem Angebot? Du musst endlich das Briefing für die Marketing-Kampagne an deinen Chef schicken? Wahrscheinlich kennst du es, dass man solche Aufgaben am liebsten ständig nach hinten schiebt. Dadurch erledigen sie sich aber nicht von selbst und belasten zugleich die Konzentration. Schluck in Zukunft die Kröte und erledige solche Aufgaben direkt am Morgen. Du wirst sehen, wie dir das einen Motivationsschub für den ganzen Tag verleihen kann.

Die Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix besteht aus vier Quadranten und ordnet Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in die folgenden vier Kategorien ein:

• Wichtig und dringend
• Wichtig, aber nicht dringend
• Unwichtig, aber dringend
• Unwichtig und nicht dringend

Sortiere deine Aufgaben in eines der vier Felder ein, und schon hast du eine Priorisierung, an der du dich orientieren kannst.

Die Zwei-Minuten-Regel

Diese Methode ist einfach erklärt: Jede Aufgabe, die nicht mehr als zwei Minuten in Anspruch nimmt, solltest du direkt erledigen. So kannst du viele Aufgaben im Tagesgeschehen schnell abhaken, ohne dass sie dich weiter belasten.

Die Pomodoro-Methode

Der Kern der Pomodoro-Methode ist, dass du dir Aufgabenpakete schnürst, die etwa 25 Minuten in Anspruch nehmen. Stell einen Timer und schalte alle Störquellen aus. Arbeite nun konzentriert an der Aufgabe und gönn dir anschließend 5 Minuten Pause, bevor du dich an die nächste Aufgabe machst. Mit dieser Methode schaltest du das weitverbreitete Multitasking ab und hast eine gute Chance, in den Flow zu kommen und Dinge effizient und in guter Qualität zu erledigen.

Die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist nach dem Akronym benannt, das das folgende Vorgehen für die Aufgabenplanung umreißt:

• Aufgaben aufschreiben
• Länge schätzen
• Puffer einplanen
• Entscheidungen priorisieren
• Nachkontrollieren

Eventuell kennst du das: Der Kollege am Tisch links neben dir arbeitet immer in aller Seelenruhe vor sich hin, sein Schreibtisch ist aufgeräumt, und alles liegt an der richtigen Stelle. Ein anderer Kollege kommt grundsätzlich zu spät und wirkt gehetzt, und es herrscht Chaos bei ihm. Jemand anderes in eurer Abteilung schafft es immer, das große Ganze zu sehen, und bricht dann die einzelnen Aufgaben auf das Tagesgeschehen herunter. Wieder ein anderer Kollege könnte sich stundenlang mit Details aufhalten. All das sind Beispiele für unterschiedliche Arbeitsstile. Jeder Mensch ist individuell und hat seinen persönlichen Arbeitsstil, der sich darauf auswirkt, wie er Dinge angeht. Dieser Beitrag beschreibt, warum es wichtig ist, den eigenen Arbeitsstil zu kennen.

Was ist der Arbeitsstil?

Der persönliche Arbeitsstil ist die Art, wie eine Person Arbeiten und Tätigkeiten erledigt. Dabei umfasst der Arbeitsstil die Methoden und Techniken, die du nutzt, um Dinge zu erledigen, aber auch die Weise, wie du kommunizierst, wie du deine Arbeit strukturierst und wie du dein Zeitmanagement gestaltest.

Wodurch zeichnet sich der persönliche Arbeitsstil aus? 

Der eigene Arbeitsstil ist geprägt durch die eigene Persönlichkeit sowie durch Erfahrungen in der Vergangenheit, durch Normen, Werte und die Kultur. Wenn du nach einer Beschreibung für deinen Arbeitsstil gebeten wirst, können dir folgende Gegensatzpaare helfen: 

• Kreativ – analytisch
• Organisiert – spontan
• Detailorientiert – das große Ganze im Blick habend
• Kommunikativ – ruhig
• Teamorientiert und kooperativ – individuell
• Flexibel – konsequent
• Routiniert – offen für Neues
• Pragmatisch – vorausplanend
• Schnell – gründlich und gewissenhaft
• Selbstständig – gerne nach Arbeitsanweisung arbeitend
• Zupackend – abwartend und analysierend

Warum es so wichtig ist, den eigenen Arbeitsstil zu kennen?

Vielleicht hast du dir selbst noch nie Gedanken über deinen Arbeitsstil gemacht und bist dann plötzlich in einem Vorstellungsgespräch nach einer Beschreibung gefragt worden. Möglicherweise kannst du dich an Fragen erinnern wie diese:

• Wie gehen Sie an Probleme heran?
• Wie strukturieren Sie Ihren Tag?
• Wie würden Sie bei Projekt XY vorgehen?
• Wie beschreiben Sie Ihren Arbeitsstil?

Konntest du auf diese Fragen eine gute Antwort geben? Und warum haben Personalverantwortliche ein Interesse an der Beschreibung deines Arbeitsstils? Personaler wollen mit dieser Frage erfahren, wie du tickst, wie du an Probleme herangehst und sie lösen möchtest. Sie möchten wissen, ob du die richtigen Fähigkeiten mitbringst, um aktuell die beste Unterstützung für das Team zu sein und die vorhandenen Mitarbeiter ideal zu ergänzen, ohne dass es dabei zu Reibungen kommt. Dabei sind die Anforderungen individuell für jede Stelle neu zu bewerten, wie das folgende Beispiel zeigt.

Ein Beispiel aus der Praxis: Warum der Arbeitsstil zur vakanten Position passen muss

Eine stark wachsende Werbeagentur ist im Bereich Kreation und Design gut aufgestellt, da sie in der Vergangenheit viele kreative Köpfe eingestellt hat. Das ist wichtig, um die vielen Kundenwünsche zu bedienen. Wenn es um einen Pitch geht, sprudeln die Ideen im Team nur so, und oftmals fällt die Auswahl aus den vielen kreativen Vorschlägen schwer.

Es fehlt jedoch eine Person, die mehr Struktur in den kreativen und oft unorganisierten Arbeitsalltag bringt. Die Agentur sucht nach einer Person, die es schafft, die Ideen kundengerecht aufzubereiten und zu präsentieren. Es braucht jemanden, der gut in das Team der kreativen Köpfe passt, aber selbst strukturiert und analytisch arbeiten kann und den Überblick behält. Die Person sollte Freude an der Dokumentation haben und dafür sorgen, dass Termine eingehalten werden, was bei all der Kreativität in der Agentur gerne leidet. Wahrscheinlich würde ein weiterer kreativer Kopf noch gut in das Team passen und mit dem bestehenden Team harmonieren. In diesem Fall ist jedoch bewusst eine andere Qualität gefragt. Das neue Teammitglied muss aber trotz seines konträren Arbeitsstils gut in das bestehende Team passen. Genau das ist die Krux daran, diverse Teams zu formen, die sich in ihren Stärken gut ergänzen und harmonisch zusammenarbeiten.

Diverse Teams mit verschiedenen Arbeitsstilen sind erfolgreicher

Gleich und gleich gesellt sich gern. Das gilt im Privaten und in der Arbeitswelt. Aus der Forschung weiß man, dass ähnliche Teams gut harmonieren, da sich Werte, Normen und Arbeitsweisen ähneln. Die Mitglieder haben es einfach, sich gut zu verstehen, können einschätzen, wie der andere tickt, und gut miteinander kommunizieren. Man weiß heute, dass diverse Teams mit verschiedenen Qualitäten besserer Ergebnisse erzielen, da verschiedene Sichtweisen vorhanden sind, um komplexe Probleme zu lösen. Ticken Menschen ähnlich, dann gehen sie bei Problemen ähnlich vor, und es kommen weniger innovative Lösungen heraus.

Doch in diversen Teams ist die Reibung aufgrund der verschiedenen Charaktere, Normen und Werte häufig höher. Ein strukturiert denkendes Teammitglied kommt mit dem kreativen Chaos mancher Kollegen vielleicht nicht gut zurecht. Der Kreative fühlt sich wiederum in seiner Arbeit gestört, weil er schon wieder ein (in seinen Augen unnötiges) Excel-Dokument ausfüllen muss oder sich an einen komplizierten Workflow halten muss, der ihn nur von seiner eigentlichen Arbeit abhält.

Für Personaler ist es wichtig, eine gewisse Diversität zu schaffen. Im Bewerbungsprozess sind sie gefordert, Kandidaten herauszufiltern, deren Arbeitsweise zu Problemen oder Konflikten mit dem bestehenden Team führen würde.

Gerade bei der Besetzung im internationalen Kontext ist es wichtig, auf interkulturelle Besonderheiten Rücksicht zu nehmen. Etwas, das in Deutschland völlig normal ist, ist in Spanien vielleicht verpönt und in China undenkbar. Während bei uns zum Beispiel offene Kommunikation zum Arbeitsalltag gehört und als Chance für persönliches Wachstum angesehen wird, ist so etwas in China unvorstellbar, da es einen Gesichtsverlust bedeutet.