Das Postfach ist überfüllt mit E-Mails, wichtige Überweisungen sind fällig, und Wäscheberge stapeln sich in der Wohnung: Du fühlst dich durch zahlreiche unerledigte Aufgaben gestresst und überfordert? Die 2-Minuten-Regel aus dem Buch „Getting Things Done“ hilft dir dabei, kleine Aufgaben nicht mehr aufzuschieben und direkt in Angriff zu nehmen. Lies weiter und erfahre, was die 2-Minuten-Regel ist, wie du sie anwendest und welche Effekte diese Methode hat. Informiere dich zudem über Beispiele für typische Aufgaben in Beruf und Privatleben, die sich für die Methode eignen.
Was ist die 2-Minuten-Regel?
Die 2-Minuten-Regel wurde von David Allen entwickelt und ist ein zentraler Bestandteil der Methode „Getting Things Done“ – auch GTD genannt. Im gleichnamigen Buch erklärt der Autor diese Selbstmanagement-Methode ausführlich und rät dazu, kleine Aufgaben sofort abzuarbeiten, wenn sie innerhalb von 2 Minuten erledigt werden können. Das Buch erschien im Jahr 2001, eine deutsche Übersetzung mit dem Titel „Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag“ ist seit 2004 erhältlich.
Die richtige Anwendung der 2-Minuten-Regel
Im Folgenden erfährst du, wie du die 2-Minuten-Regel aus dem Buch „Getting Things Done“ (GTD) in Deinem Job und im Privatleben erfolgreich anwendest. Anfangs erfordert die Methode Disziplin und ein gewisses Durchhaltevermögen. Lass dich davon aber nicht abschrecken und probiere es einfach mal aus!
- Schätze zunächst bei einer anfallenden Aufgabe ein, wie lange du dafür ungefähr benötigen wirst.
- Falls die Bearbeitung der Aufgabe weniger als 2 Minuten in Anspruch nimmt, dann erledige sie sofort, ohne lange darüber nachzudenken.
- Notiere Aufgaben, die länger als 2 Minuten dauern, auf einer To-do-Liste und bearbeite sie später.
- Integriere die 2-Minuten-Regel aus GTD in deinen privaten und beruflichen Alltag. Durch die regelmäßige Anwendung wird das sofortige Erledigen von kleinen Aufgaben zur Gewohnheit.
Effekte der 2-Minuten-Regel
Wenn du kleine Aufgaben direkt erledigst, gewinnst du viel Zeit für andere Tätigkeiten. Bei unmittelbarer Ausführung ist es nicht mehr nötig, diese Punkte auf einer To-do-Liste zu notieren und später zahlreiche Aufgaben abzuarbeiten. Dieser Vorgang würde mehr Zeit in Anspruch nehmen, als direkt zu handeln. Zudem sind diese Aufgaben nicht mehr in deinen Gedanken verankert und lenken dich somit nicht mehr von wesentlichen Dingen im Beruf oder im Alltag ab. Durch das sofortige Handeln kannst du dich mit einem freien Kopf auf die wesentlichen Dinge konzentrieren.
Weitere Vorteile der 2-Minuten-Regel aus GTD
Ob im Job oder im privaten Alltag: Die 2-Minuten-Regel aus dem Bestseller „Getting Things Done“ von David Allen bringt die folgenden Vorteile mit sich.
Produktives Arbeiten
Durch das sofortige Abarbeiten kleiner Aufgaben verhinderst du, dass sich zahlreiche Erledigungen anhäufen. Du arbeitest produktiver, indem du einzelne Aufgaben erledigst.
Erfolgserlebnisse
Das Erledigen von Aufgaben sorgt für ein gutes Gefühl und wirkt sich positiv auf deine Stimmung aus. Auch wenn es nur kleine Dinge sind, entsteht nach der Bearbeitung ein Erfolgserlebnis. Dies motiviert dich wiederum dazu, weitere Aufgaben in Angriff zu nehmen.
Zeitersparnis
Du sparst durch die Methode wertvolle Zeit, da du nicht lange über die anstehenden Aufgaben nachdenkst oder sie aufwendig auf eine Liste setzen musst.
Stressreduktion
Viele unbearbeitete Aufgaben lösen bei den meisten Menschen Unzufriedenheit und Stressreaktionen aus. Bei regelmäßiger Anwendung der 2-Minuten-Regel aus GTD fühlst du dich weniger gestresst, da keine ellenlangen To-do-Listen auf deinem Schreibtisch liegen.
Deine infra-struktur verschafft dir mehr Überblick
Ob große oder kleine Aufgaben – infra-struktur erinnert dich termingenau an deine Aufgaben. So behälst du nicht nur deine Aufgabenverwaltung im Blick.
Welche Aufgaben eignen sich für die 2-Minuten-Regel?
Die 2-Minuten-Regel kann sowohl im Privaten als auch im Berufsleben Anwendung finden. Kleine Aufgaben lassen sich schnell innerhalb von 2 Minuten erledigen.
Beispiele für schnell zu erledigende Tätigkeiten im Beruf
Die folgenden Tätigkeiten fallen in vielen Berufen an und eignen sich wunderbar zum sofortigen Abarbeiten:
- E-Mails beantworten
- Papiere abheften
- Termine koordinieren
- Kopien anfertigen
- kurze Telefonate
- Bestellungen tätigen
Beispiele für schnell zu erledigende Tätigkeiten im Privatleben
Auch im Privatleben gibt es zahlreiche Dinge, die nach der 2-Minuten-Regel direkt erledigt werden sollten. Dies sind einige Beispiele:
- Geschirr in die Spülmaschine räumen
- Tisch abräumen
- Bett machen
- Kleidung falten und einräumen
- Glühbirne wechseln
- Überweisungen tätigen
- Termine vereinbaren
E-Mails bearbeiten mit der 2-Minuten-Regel
Das Checken und die Bearbeitung von E-Mails sind alltägliche Aufgaben von Führungskräften und Mitarbeitern. Die 2-Minuten-Regel eignet sich hervorragend, um einen überfüllten Posteingang zu verhindern und stets den Überblick zu bewahren. Das Konzept geht davon aus, dass das Checken der E-Mails ohne weitere Handlung kontraproduktiv und zeitraubend ist.
Folgende Tipps helfen dir im Umgang mit eingehenden Mails:
- Öffne dein E-Mail-Postfach.
- Beantworte jede E-Mail direkt nach dem Lesen, wenn dies innerhalb von 2 Minuten möglich ist.
- Lösche unwichtige E-Mails wie Werbung oder veraltete Newsletter sofort.
- Erstelle aus E-Mails am besten direkt in deiner infra-struktur eine Aufgabe mit Erinnerungsfunktion, wenn die Bearbeitung mehr als 2 Minuten in Anspruch nimmt.
- Delegiere E-Mails, die nicht deinen Aufgabenbereich betreffen.
Mit dieser Methode gehört der überfüllte E-Mail-Eingang der Vergangenheit an. Ein optimaler Zustand ist ein leerer Posteingang ohne unbearbeitete E-Mails.
Fazit: Wem die 2-Minuten-Regel hilft
Die 2-Minuten-Regel aus GTD eignet sich für Personen, die kleine Aufgaben gewöhnlich vor sich herschieben und sich durch die Anhäufung dieser vielen Aufgaben überfordert und gestresst fühlen. Bei regelmäßiger Anwendung dieser Methode im Job und im persönlichen Leben verbessert sich das Zeit- und Selbstmanagement spürbar. Durch das sofortige Handeln überwindet man die Prokrastination und kann sich voll und ganz auf größere Projekte oder bevorstehende Prüfungen konzentrieren.
