Das Vorstellungsgespräch ist für beide Seiten im Bewerbungsprozess ein wichtiger Meilenstein. Schon bei der Einladung sollten Unternehmen ein paar wichtige Dinge beachten, damit das gegenseitige Kennenlernen ein voller Erfolg wird und der Bewerber von der ersten Minute an begeistert ist.
Die Einladung zum Bewerbungsgespräch – diese Formen gibt es
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, wie Unternehmen einen Bewerber zum Vorstellungsgespräch einladen können. Die beiden gängigsten Formen sind sicherlich die Einladung per E-Mail und die telefonische Einladung. Einladungen per Brief gehören inzwischen weitestgehend der Vergangenheit an, Einladungen über Social Media hingegen gewinnen an Popularität.
Die Einladung zum Bewerbungsgespräch per E-Mail
Eine Einladung zum Vorstellungsgespräch per E-Mail hat zahlreiche Vorteile. In einer E-Mail kannst du alle wichtigen Informationen gebündelt zusammenfassen. Damit hat der Bewerber alle Informationen, die er benötigt, gesammelt an einer Stelle. Im besten Fall sind aufgrund der Einladung keine Rückfragen mehr nötig, sondern der Bewerber bestätigt den Termin kurz und formlos bzw. meldet sich entsprechend der Angaben in der Bewerbung zurück.
Ideal ist es, wenn in der Einladungs-E-Mail mehrere Terminvorschläge genannt sind. Das erhöht die Chance, dass für den Bewerber ein passender Termin dabei ist. Zugleich verhindert es, dass Unternehmen und Bewerber mehrere Male hin- und hermailen müssen.
Ein Nachteil der Einladung per E-Mail ist, dass man auf die Rückmeldung des Bewerbers warten muss und die internen Termine für eine gewisse Zeit geblockt werden. Schließlich nimmt nicht jeder Bewerber die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch auch wirklich bzw. zeitnah an.
Die Einladung zum Bewerbungsgespräch per Telefon
Die Einladung per Telefon hat den großen Vorteil, dass du direkt eine Rückmeldung vom Bewerber bekommst. Er wird dir direkt sagen, ob er Interesse an dem Vorstellungsgespräch hat oder ob er möglicherweise schon einen anderen Job gefunden hat und seine Bewerbung damit obsolet ist.
Der zweite Vorteil ist, dass du direkt am Telefon den Termin für das Gespräch abstimmen kannst und Klarheit darüber hast, welche Zeiten intern geblockt werden müssen. Zudem ist die telefonische Einladung meistens der erste direkte Kontakt mit dem potenziellen neuen Kollegen und verschafft dir einen persönlichen Eindruck. Ein Nachteil der telefonischen Einladung ist, dass oft mehrere Versuche nötig sind, bis der Bewerber erreicht wird. Zudem folgt auf die telefonische Einladung in der Regel eine schriftliche Einladung per E-Mail, in der alle Details zu Termin, Anfahrt, Ort und Gesprächspartner vermerkt sind. Viele Unternehmen scheuen daher den Aufwand des Anrufs, da die E-Mail sowieso verfasst werden muss.
Es kann jedoch vom Bewerber als ein Zeichen der Wertschätzung aufgefasst werden, wenn er per Telefon eingeladen wird und nicht nur eine E-Mail erhält.
Alle Teile der Kommunikation in einem System
Ganz gleich für welchen Kommunikationsweg du dich entscheidest – infra-struktur vereint alle Teile deiner Unternehmenskommunikation in einem System.
Die Einladung zum Bewerbungsgespräch per Social Media
Immer öfter ergeben sich Bewerbungsprozesse über Social Media und offene Positionen und Bewerber finden über Karrierenetzwerke wie LinkedIn oder Xing oder auch über Facebook zusammen. Gerade LinkedIn etabliert sich immer mehr zur Stellenbörse. Die Funktion der Bewerbung über das LinkedIn-Profil ist einfach und schnell und hat zur Folge, dass die weitere Kommunikation auch gerne über die Plattform erfolgt.
Natürlich kannst du eine Einladung zum Vorstellungsgespräch über LinkedIn verschicken. Bedenke jedoch, dass Nachrichten dort nicht so regelmäßig gelesen werden wie eingehende E-Mails. Daher empfiehlt es sich nachzuhaken, wenn innerhalb von ein paar Tagen keine Antwort kommt, und die Einladung zusätzlich per E-Mail zu versenden.
Was die HR-Abteilung vor dem Versenden der Einladung klären muss
Vor dem Versenden der Einladung oder dem Anruf beim Kandidaten muss die HR-Abteilung einige organisatorische Dinge klären. Dazu gehören:
- Welche Personen am Termin teilnehmen
- Mögliche Terminvorschläge
- Wo das Gespräch stattfinden soll
- Wer für Rückfragen erreichbar ist
- Ob der Kandidat eine Präsentation vorbereiten oder eine andere Aufgabe vorab erledigen soll
Wie viel Zeit sollte zwischen Einladung und Gespräch liegen?
Bei dieser Frage kommt es unter anderem auf die Rahmenbedingungen an. Möchtest du einen Bewerber einladen, der nur eine kurze Anfahrt hat, kann das Vorstellungsgespräch kurzfristig angesetzt werden. Bei einem Bewerber, der eine lange Anreise hat, wäre es vermessen, eine Einladung für ein Gespräch anzubieten, das bereits am nächsten Tag stattfinden soll.
Zu viel Zeit solltest du aber nicht verstreichen lassen. Schließlich bewerben sich die Kandidaten oft parallel auf viele Stellen und wenn du zu lange wartest, hat dein Traumbewerber vielleicht schon woanders seinen Arbeitsvertrag unterschrieben. Daher empfiehlt es sich, priorisierte Kandidaten auch priorisiert einzuladen und zeitnah Termine anzubieten, die maximal sieben bis zehn Tage in der Zukunft liegen.
Warum die Einladung zum Vorstellungsgespräch ein wichtiger Baustein im Bewerbungsprozess ist
Die Einladung zum Vorstellungsgespräch ist ein wichtiges Puzzlestück – oder im Marketingdeutsch „Touchpoint“ – im Recruiting-Prozess. Die professionelle Einladung ist quasi die Visitenkarte des Unternehmens und kann positiv zum Employer Branding beitragen.
Ein Unternehmen kann sich mit der Einladung als offen, organisiert, wertschätzend und professionell präsentieren und den positiven Eindruck, den der Bewerber hoffentlich schon hat, verstärken. Zudem ist die Einladung eine Gelegenheit, noch einmal auf die Benefits des Unternehmens hinzuweisen und die Vorteile einer Tätigkeit aufzuzeigen.
Deine HR-Abteilung kann sich mit einer professionellen Einladung positiv von anderen Unternehmen abheben und die Tendenz eines Bewerbers zugunsten deines Unternehmens beeinflussen. Wichtig ist, dass in der Einladung alle Fakten, wie Termin, Ort und Informationen zur Anfahrt und zum Parken enthalten sind. Gibt es eine Erstattung der Fahrtkosten oder wird eine Hotelübernachtung übernommen, sollte darauf ebenfalls bereits in der Einladung hingewiesen werden. Das Gleiche gilt auch, wenn sich der Bewerber auf das Gespräch vorbereiten und zum Beispiel eine Präsentation mitbringen soll.
