In vielen Unternehmen ist es einmal im Jahr soweit: Das Beurteilungsgespräch findet statt. Ob es als Mitarbeitergespräch, Jahresgespräch, Zielgespräch oder Beurteilungsgespräch bezeichnet wird, spielt dabei eine untergeordnete Rolle. Der Inhalt bleibt gleich. Es geht bei diesem Gespräch um die Beurteilung eines Mitarbeiters hinsichtlich der erbrachten Leistung im vergangenen Jahr und um die Ausrichtung für die Zukunft. Damit das Gespräch gelingt, fasst dieser Beitrag die wichtigsten Tipps für eine optimale Vorbereitung und Durchführung des Gesprächs zusammen.

Der Zweck des Beurteilungsgesprächs

Das Beurteilungsgespräch ist ein wichtiges Instrument in der Personalentwicklung. Auch wenn viele Mitarbeiter dem Gespräch mit gemischten Gefühlen entgegensehen, sollten sie es nicht als Kritik an der eigenen Arbeit sehen. Das Gespräch ist eine wichtige Chance für die eigene Weiterentwicklung. Es ist eine Standortbestimmung für den Mitarbeiter und soll auch helfen, die Prioritäten für die Zukunft richtig zu setzen. Wer es versteht, das Gespräch als Chance für seine eigene Weiterentwicklung zu sehen, der kann es Jahr für Jahr als wichtigen Schritt für seine Karriere betrachten und dort die richtigen Impulse setzen.

Die wichtigsten Kriterien für ein erfolgreiches Beurteilungsgespräch

Damit ein Mitarbeitergespräch erfolgreich ist, sollten die folgenden Aspekte berücksichtigt werden:

  • Der Termin für das Gespräch sollte rechtzeitig kommuniziert werden.
  • Das Gespräch sollte in einem vertraulichen Rahmen stattfinden.
  • Der Mitarbeiter sollte darüber informiert werden, wie er sich auf das Gespräch vorbereiten kann.
  • Im Unternehmen sollten objektive Kriterien zur Beurteilung des Mitarbeiters verwendet werden – zum Beispiel in Form von standardisierten Fragebögen.

Vorteile von Beurteilungsgesprächen

Ein Beurteilungsgespräch verfolgt keinen Selbstzweck, sondern hat diese Vorzüge:

  • Die Leistung von Mitarbeitern wird vergleichbar und kann objektiv betrachtet werden.
  • Personalentscheidungen können fundierter getroffen werden.
  • Der Bedarf an Weiterbildungen kann besser eingeschätzt werden.
  • Die Mitarbeiter haben ein Instrument für die eigene fachliche und persönliche Weiterentwicklung.
  • Es wird eine Kultur des Feedbacks und des Dialogs etabliert.

Die Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch

Die Vorbereitung des Beurteilungsgesprächs liegt hauptsächlich in den Händen der Führungskraft bzw. des Vorgesetzten. Wie gut seine Vorbereitung ist, wirkt sich unmittelbar auf die Qualität des Gesprächs aus. Daher ist es im ersten Schritt wichtig, dass der Vorgesetzte laufend Informationen über die Leistung des Mitarbeiters sammelt. Wer sich während des Jahres kontinuierlich Notizen macht, der behält den Überblick und muss nicht kurz vor dem Gespräch seine E-Mails durchsuchen. Im Idealfall passiert die Vorbereitung auf das nächste Gespräch direkt im Anschluss an das aktuelle Gespräch. Wer sich laufend Gedanken macht, der erhält ein umfassendes Bild von der Leistung des Mitarbeiters über das gesamte Jahr und muss ihn nicht anhand von einzelnen aus dem Gedächtnis abgerufenen Situationen bewerten.

Sind alle Informationen gesammelt, dann geht es um die Bewertung. Schließlich verfügen die meisten Unternehmen heute über standardisierte Bewertungssysteme, in die die Mitarbeiter eingeordnet werden. Meist gibt es verschiedene Kategorien. Sie dienen dazu, zu ermitteln, ob der Mitarbeiter eine durchschnittliche Leistung erbracht hat, mit seiner Leistung deutlich über den Erwartungen lag oder hinter den Erwartungen zurückgeblieben ist.

Idealerweise wird die Leistung des Mitarbeiters nicht nur qualitativ, sondern auch quantitativ bewertet. Wann immer es möglich ist, gilt es, Ziele messbar zu machen, um den Erfolg objektiv kontrollieren zu können.

Sind alle Informationen gesammelt und bewertet, dann geht es für die Führungskraft darum, sich über das Ziel des Gesprächs im Klaren zu sein. Hat sich zum Beispiel gezeigt, dass die Leistung eines Mitarbeiters stark nachgelassen hat, dann ist dies im Gespräch zu thematisieren, um Hintergründe zu erfahren und Wege zu finden, wie er sich neu motivieren kann.

Es kann aber auch sein, dass ein Mitarbeiter, der anhaltend überdurchschnittliche Leistungen zeigt und auch schon seine Ambitionen auf eine höhere Position geäußert hat, die richtigen Weichen für den nächsten Karriereschritt stellen kann.

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Wie ein Beurteilungsgespräch konkret ablaufen kann

Ist der Tag des Gesprächs gekommen, dann können sich Vorgesetzte an den folgenden Leitfaden halten, um ein für beide Seiten erfolgreiches Gespräch zu führen. Es kann in den folgenden Phasen ablaufen:

  • Begrüßung:
    Auch ein Beurteilungsgespräch kann mit etwas Smalltalk beginnen, um eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu schaffen. Wichtig ist es, dass Mitarbeiter und Vorgesetzter eine gute Atmosphäre aufbauen und sich beide auf das Gespräch konzentrieren können.
  • Agenda:
    Nun übernimmt der Vorgesetzte das Ruder und kommuniziert seine Agenda und die Ziele des Gesprächs an den Mitarbeiter. Er fragt auch, ob es seitens des Mitarbeiters Punkte gibt, die er gerne besprechen würde, und nimmt sie in die Agenda auf.
  • Beurteilung:
    In dieser Phase des Gesprächs kommuniziert der Vorgesetzte das Ergebnis der Beurteilung. Er fasst die Leistung des Mitarbeiters aus seiner Sicht zusammen. Dabei wird nicht nur die Leistung beurteilt, sondern auch das Verhalten des Mitarbeiters, und es gibt einen Ausblick auf das Potenzial. Kritik sollte so objektiv und konstruktiv wie möglich und am besten immer an einem konkreten Beispiel kommuniziert werden.
  • Stellung beziehen:
    Im nächsten Punkt wird der Mitarbeiter gebeten, Stellung zum Gehörten zu beziehen, seine eigene Sicht zu ergänzen bzw. zuzustimmen oder dem Gesagten zu widersprechen.
  • Ausblick auf die Zukunft:
    Der nächste Punkt soll einen Ausblick auf die Zukunft geben. In manchen Unternehmen ist es üblich, bereits im Beurteilungsgespräch Ziele für die kommende Periode zu definieren. In anderen Firmen erhält der Mitarbeiter den Auftrag, seine Ziele bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu definieren.

Anschließend wird das Gespräch abgeschlossen. Eventuell muss der Mitarbeiter das Protokoll des Gesprächs unterschreiben oder es im Nachgang in einem Tool anerkennen und so seine Zustimmung geben.

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