Prioritäten zu setzen und die Zeit optimal einzuteilen, ist für dich sicherlich nicht neu. Statt Prioritäten zu vergeben und mit den Begriffen WICHTIG oder DRINGEND zu arbeiten, kannst du deinen Tag noch effektiver planen. Verschaffe dir mehr Raum und wirke somit positiv auf deine Ergebnisse ein.
Inhaltsübersicht
Wichtig und dringend? So setzt du Prioritäten
Stellen wir uns einfach mal deinen Alltag im Büro vor. Wenn du dir die Priorität deiner bevorstehenden Aufgaben ansiehst, wirst du wahrscheinlich dieses Gefühl haben: Einfach alles ist dringend und wichtig. Wie soll man da überhaupt Prioritäten setzen?
In deinem Kopf setzt sich der Druck fest, neben der aktuellen Tätigkeit noch viele weitere vor der Brust zu haben. Diese anderen Aufgaben haben natürlich ebenfalls eine hohe Priorität. Eine Priorität ist aber nur dann gegeben, wenn beide Aspekte – also dringend und wichtig – erfüllt sind. Daher können Punkte deiner To-Do-Liste zwar wichtig sein, aber noch nicht dringend.
Diese Vielzahl an Aufgaben rauben dir den Fokus auf die Dinge, die sofort erledigt werden müssen. Damit du keine volle Liste vor dir hast und entspannt arbeiten kannst, musst du Aufgaben, die eben nicht dringend sind, auf einen anderen Tag legen – also terminieren. Betrachten wir das mit der Prio also mal andersherum: Du wählst aus, was liegenbleiben soll. Dies bedeutet auch, dass du weiterhin die vorhandene Priorität kennst und die Bearbeitung bereits festgelegt ist.
Am Arbeitstag selbst hast du so Luft und Zeit für die Dinge, die gerade sowohl dringend, als auch wichtig sind. Auf diese Art und Weise gelingt es dir, deine Prioritäten zu setzen und gleichzeitig einen klaren Plan zu verfolgen.
infra-struktur: Behalte deine Aufgaben jederzeit im Griff
Freiheit im Kopf = richtige und individuelle Prioritäten
Prioritäten setzen bedeutet auch Schwerpunkte zu setzen, um sich auf die Aspekte deiner Arbeit zu fokussieren, die für dich und andere jetzt von besonderer Relevanz sind. Ist es gerade deine oberste Priorität, ein neues Projekt anzuschieben, so brauchst du dafür auch einen freien Kopf. Es gilt, Ideen sprießen zu lassen und den Fokus ganz auf diese zukunftsgerichtete Tätigkeit zu legen.
Handelt es sich aber um deine Priorität, dann ist es ratsam, unwichtige Dinge bewusst von der heutigen To-Do-Liste zu streichen und sie nach hinten zu verlegen. Prioritäten setzen bedeutet an einem solchen Tag für dich, Räume zu schaffen, die für dich gerade wichtig sind.
Auf die weiterführende Liste gehören dabei nur noch die Dinge des Arbeitsalltags, die mit einer Deadline versehen sind, die von Seiten eines Kunden oder Partners eingehalten werden muss. Arbeitsschritte, die du für dein Gefühl gerne weiterführen möchtest, lassen sich an einem solchen Tag verschieben, bis du die Gelegenheit hast, deiner Inspiration und Kreativität den entsprechenden Raum zu geben.
So nutzt du Zeit im Büro effektiv und mit großer Planungssicherheit
Gibt es Dinge, die uns eine Leitlinie im Arbeitsalltag geben und bei denen wir die Möglichkeit haben, noch zielstrebiger zu performen? Eine Möglichkeit besteht in der Erstellung einer Liste mit den Tätigkeiten, welche am Tag erledigt werden sollen. Statt die klassische To-Do-Liste weiter wachsen zu lassen, liegt es an dir, bewusst die Aufgaben zu streichen bzw. zu verlegen, die noch nicht von ultimativer Priorität sind. So bekommst du einen Überblick über Arbeitsschritte und Ergebnisse, die tatsächlich am Tag erzielt werden müssen. Es verbleiben für dich dann nur noch Aufgaben auf der in jedem Fall zu erledigenden Liste, die du zeitlich im vorhandenen Rahmen umsetzt und dabei noch Luft für eventuell zwischenzeitlich anfallende Aufgaben und Tätigkeiten wie Telefonate und Mails berücksichtigst.
Oftmals werden sich am Arbeitstag neben den Prio-Aufgaben noch Räume ergeben, in welchen du dich um andere Aspekte kümmern kannst. Für solche Fälle ist es ratsam, auch Zeit für optionale Aufgaben zu schaffen. Dies bedeutet nicht, dass die Erledigung insgesamt optional ist, sondern dass es sich um eine Option handelt, diese Aspekte am jeweiligen Arbeitstag zu erledigen.
Gedankliche Entlastung hat Priorität
Deinen Arbeitstag so zu planen, dass es dir gelingt, ist vor allem Kopfsache: Du musst dir im klaren sein, dass du Freiräume für die Aufgaben schaffen musst, die diese benötigen und deinen vollen geistigen Fokus für sich in Anspruch nehmen. Besonders wenn Kreativität und Innovationskraft gefordert sind, musst du dir den notwendigen Rahmen schaffen.
Zeitlich kann nicht immer der genaue und stündliche Rahmen gesetzt werden, wenn es nicht um alltägliche Tätigkeiten geht oder es sich um Verwaltungsaufgaben handelt. Stattdessen ist die Möglichkeit unerlässlich, sich voll und ganz auf ein Themenfeld einzulassen und sich in Ruhe Gedanken zu machen. Kreativität und Schaffenskraft für neue Aufgaben lassen sich nun mal am besten mit Ruhe und zeitlichem Freiraum gewinnen und umsetzen. Prioritäten setzen heißt, das zu verlegen, was hinter den Innovationen zurückstehen und auch zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden kann.
