der feine Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität

Erfolgreich im Unternehmen durch effizientes und effektives Arbeiten

Es sind genug Aufträge vorhanden, man beginnt schon morgens früh zu arbeiten und macht erst spät am Abend Feierabend. Wenn es im Unternehmen trotzdem nicht richtig läuft, fragt man sich schnell, woran es liegt und verliert die einfachsten Punkte schnell aus dem Blickfeld. Man arbeitet wie ein Pferd und trotzdem kommt man nicht so richtig vorwärts. Kennst du das? Dann arbeitest du möglicherweise zu effizient.

 

Erfolgreich arbeiten

Im Grunde genommen ist die Lösung des Problems ganz einfach. Eine gelungene Mischung aus Effizienz und Effektivität muss her. Wenn du diese Wörter bislang für das Gleiche gehalten hast, wird dir hier der Unterschied kurz erklärt:

 

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Arbeitest du effizient, sorgst du mit möglichst wenig Aufwand für möglichst viel Gewinn.

Beispiele für Effizienz:

Such dir den besten Zeitpunkt für die Veröffentlichung deiner Inhalte heraus.
Vermarktest du mit deinem Unternehmen beispielsweise Kalender, ist es ratsam, diese zeitig vor dem Jahresende oder in den Sommerferien in der Öffentlichkeit zu bewerben. Frühling oder Herbst wären schlechtere Zeitpunkte, da die potenziellen Kunden zwar auf das Produkt aufmerksam werden, jedoch zunächst einmal ausgestattet sind.

 Nimm für eine weiter entfernte Geschäftsreise den Zug. Natürlich kannst du mit dem Auto durch die Städte fahren. Eventuell landest du dabei jedoch im Stau oder hast eine Panne. Mit dem Auto zu fahren, wäre effektiv, da du genau vor der Tür deines Kunden ankommst. Mit dem Zug zahlst du eventuell zwar mehr Geld, kannst jedoch unterwegs an anderen Projekten arbeiten, die dich weiterbringen, und fährst auf direktem Weg ohne große Umwege über verschiedene Autobahnen durch zu deiner Zielstadt.

Effektivität ist zielgerichtet
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Hier geht es einzig und allein darum, möglichst schnell zu deinem Ziel zu gelangen.

Beispiele für Effektivität:

Befrage deine Kunden einzeln, wie zufrieden sie mit deinem Unternehmen sind. Wenn du jeden Kunden einzeln befragst, was er an deinem Unternehmen schätzt und worin er Verbesserungspotential sieht, hast du schnell ein direktes Feedback.

Nimm viele Aufträge an, um bekannt zu werden. Wenn du viele Aufträge annimmst, spricht es sich auf dem Markt herum, dass du ein Unternehmen besitzt. Du wirst bekannt und baust dir gleichzeitig einen soliden Kundenstamm auf.

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Vorsicht

Bei dem Einstieg in die Selbstständigkeit soll das Unternehmen möglichst schnell möglichst gut laufen. Das ist effektiv, denn nur auf diesem Weg kann das Unternehmen zügig wachsen und an Bekanntheit gewinnen, um sich somit auszuzahlen. Es zahlt sich also aus, anfangs effektiv zu arbeiten. Mit der Zeit stellen viele Unternehmer aber fest, dass sie mit detaillierterer Arbeit einen höheren Gewinn einbringen können. An dieser Stelle ist es wichtig, die Effektivität der Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren. Verstrickst du dich in zu viel Effizienz, hältst du dich möglicherweise zu lange an deinen Aufgaben auf und landest bei dem zu Beginn geschilderten Problem!

Häufige Fehler

Es gibt zwei klassische Fehler, die immer wieder zu beobachten sind:

analyse

 Fehlende Analyse

Der Gedanke “Das haben wir immer schon so gemacht.” bringt Unternehmen nicht weiter. Analysiere deine Firma genauer. Welche Punkte funktionieren nicht so, wie du es dir wünschst? Was kannst du daran ändern? Die Welt ist im ständigen Wandel, also sei auch du bereit dazu, in deiner Firma etwas zu verändern. Allein die Erkenntnis sorgt für effizienteres Handeln und bringt dich langfristig weiter.

zuständigkeit

Feste Zuständigkeiten

Weiß in deiner Firma jeder, was er zu tun hat und wofür er die Verantwortung trägt? Häufig ist genau dies nicht der Fall. Ein Unternehmen kann aus noch so vielen fleißigen und engagierten Angestellten bestehen – wenn niemand weiß, was genau er zu tun hat, und worauf sich andere konzentrieren sollen, kann das Ergebnis im Großen und Ganzen nicht effizient sein, obwohl alle effektiv viel tun. Mach dir und deinen Angestellten klar, wer was zu leisten hat. Und verteile offen die Verantwortung. So werden am Ende des Tages die jeweiligen Aufgaben abgearbeitet sein und sich eine harmonischere Grundeinstellung zwischen den Mitarbeitern entwickeln.

Bewusster an die Sache gehen

Um mit deinem Unternehmen erfolgreich zu arbeiten, solltest du dir überlegen, in welchem Maß du effizient und in welchem Maß du effektiv arbeiten möchtest. Mit beidem allein kommt man, wie mit dem Reisebeispiel beschrieben, gegebenenfalls ans Ziel, verschwendet aber in mancher Hinsicht unnötig viel Energie, Zeit und Geld.

Wenn du dir nicht mehr sicher bist, was dich vorwärts bringt, nutze das Eisenhower-Prinzip. Bei diesem unterteilst du deine Aufgaben in vier Kategorien:

weder wichtig,
noch dringlich

wichtig, 
aber nicht dringlich

dringlich,
aber nicht wichtig

wichtig
und dringlich

Auf diese Weise ist es leichter, sich seinen Prioritäten bewusst zu werden und seine Ziele angemessen zu verfolgen.

Hast du deine Aufgaben eingeteilt, überlege dir, wie du Effizienz und Effektivität unter einen Hut bringen kannst. Überleg dir, ob du mit Hilfe von effizienten Ideen trotzdem schnell ans Ziel gelangen kannst.
Gibt es zum Beispiel vielleicht Aufträge, die in der Nähe umsetzbar sind? Dann wirst du bekannter, hast viele Aufträge, baust dir aber gezielt in deiner Nähe den Kundenstamm auf. Oder ist es in deiner Branche sinnvoller im ganzen Land verteilt bekannt zu sein?
Dann nutze die Zeit im Zug, um dich vorzubereiten, gegebenenfalls schon an anderen Projekten zu arbeiten und dir einen Zeitpuffer für andere Zeiten zu erarbeiten.

 

Fazit

Es gibt keine Patentlösung, in welchen Anteilen Effektivität und Effizienz eingesetzt werden müssen, um erfolgreich zu sein. Wichtig ist, sich einen Überblick über seine Aufgaben zu erschaffen und zu überlegen, warum die aktuelle Situation nicht so zielführend ist, wie erhofft. Anschließend gilt es das richtige Maß für die jeweilige Situation zu finden: Jungunternehmer neigen häufig zu sehr zu effektivem Arbeiten, während sich alteingesessene Unternehmer häufig zu sehr in Effizienz verstricken. Das Eisenhower-Prinzip hilft dir dabei, deine Aufgaben für dich zu sortieren und anschließend alleine oder im Team der Reihe nach abzuarbeiten. Für alle gilt es feste Regeln und Verantwortlichkeiten festzulegen und hin und wieder eine Problemanalyse durchzuführen, um sein Unternehmen gleichsam effizient und effektiv zu leiten.

Effektiv und effizient arbeiten, genau das haben wir uns seit 1996 auf unsere Fahne geschrieben
Unser Fachwissen lassen wir in unsere Bürolösung infra-struktur einfließen und helfen so seit fast 25 Jahren kleinen und mittelständischen Unternehmen dabei, gelassener durch den Büroalltag zu kommen.

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