Aufgaben und To Dos wohin das Auge blickt

Wohl kaum jemand, der seine Arbeit selbst organisieren muss, verzichtet auf die Erstellung einer viel zitierten To Do Liste. Dennoch kommt man häufig mit seiner Arbeit nicht so voran, wie man es anhand der jeweiligen Planung eigentlich müsste. Das kann oft einen relativ einfach zu benennenden Grund haben. Diesen muss man allerdings kennen. Und es ist tatsächlich einfach, dieses Hindernis, das man sich häufig selbst aufbaut bei der Erledigung seiner Pläne. Genauso einfach ist ein solches Hindernis aber auch aus dem Weg zu räumen, sodass man seine To Do Liste auch effektiv zum Planen nutzen kann. Dafür muss man schlicht wissen, woran man bei vielen Gelegenheiten scheitert, obwohl man doch so gut vorausgeplant hat. Wie schafft man es also, nicht immer wieder in dieselbe Falle zu tappen und dabei seine Arbeit zeitsparender zu erledigen?

 

Viel zu viele einzelne Punkte in der Liste

Natürlich ist es sinnvoll, zu Beginn des Vorgehens mit einer Aufgabenliste erst einmal alles zu erfassen, was überhaupt ansteht. Dabei will man in der Regel nichts Wichtiges vergessen und notiert alles in seine To Do Liste, was einem überhaupt erst einfällt. Dabei kommt in der Regel eine derart lange Liste an einzelnen Einträgen zusammen, dass es beinahe selbstverständlich ist, dass man völlig den Überblick verliert. Nicht nur drängt sich die Frage auf, mit welchem der vielen Punkte man sein Abarbeiten der To Do Liste beginnen soll. Man erhält auch unweigerlich den Eindruck, dass man dieser ellenlangen Liste an Tasks nie Herr werden wird. Sprich, dass sie bis ans Ende aller Tage die eben erstellte To Do Liste füllen werden.

 

Aufgabenflut meistern

Folge: Überfordernde Flut an Aufgaben

Diese Überforderung ist eine logische Folge der endlos langen Liste, die man sich zu Beginn erstellt. Alles, was die Zahl 7 an Aufgaben überschreitet, kann man ohnehin nicht mehr auf einen Blick erfassen. Weshalb die Lösung für dieses Problem ist, zwischen der “ewigen Aufgabenliste” und jener für die aktuelle Tages- oder Wochenplanung zu unterscheiden. In die jeweils für einen Tag relevante Aufgabenliste sollte nur eine überschaubare Anzahl an Aufgaben aufgenommen werden.

 

Falsche Prioritäten

Natürlich gehören auch die weniger wichtigen Erledigungen grundsätzlich im Blick gehalten. Blumen, die man ewig nicht gießt, kann man nach Wochen des Durstenlassens nicht mehr zu Leben erwecken. Und die Geburtstagskarte an den früheren Kollegen will halt rechtzeitig abgeschickt sein. Doch hier kommt man schnell in eine Situation, in der man unwichtige Dinge priorisiert. Diese verleiten dazu, einem das Gefühl zu geben, eigentlich viel erledigt zu haben. Oft sind dies auch sehr einfache Schritte, die nur wenig Energie kosten – aber schnelle Belohnung bewirken. Die wirklich wichtigen Dinge aber bleiben unerledigt.

 

Aufgaben, die nie beendet werden

Weiteres Problem beim Erledigen seiner Aufgaben: Viele davon werden nie richtig beendet. Man geht zwar einen vergleichsweise weiten Weg beim Abarbeiten, doch am Ende fehlen einige kleine, aber relevante Punkte. Hier sollte man sich nicht selbst betrügen und diese Aufgaben bereits als komplett erledigt betrachten. Auch diese Vorgehensweise trägt wesentlich dazu bei, dass die Todo-Liste am Ende eben doch nicht wirklich kürzer wird.

 

Die “Drei-Punkte-Lösung” – oder gar gleich nur ein Thema

Eine Lösungsmethode ist es, pro Tag lediglich drei Punkte auf der Liste überhaupt zuzulassen. Gesetzt den Fall, Ihre übrige Arbeit ist ohnehin schon in Routine-Schritte aufgeteilt, sollten Sie sich maximal drei weitere Punkte auf Ihre “Tagesordnung” nehmen. Falls Sie befürchten, auf diese Weise nicht rasch genug vorwärtszukommen: Machen Sie sich klar, dass das die Erledigung von gleich 15 verschiedenen Punkten pro Woche bedeutet. Und sogar gleich 60 (oder ein wenig mehr) Punkte pro Monat. Damit sollte man auch bei einem noch so vollen Terminkalender einiges wegschaffen können. Und gleichzeitig an jedem einzelnen Tag nicht die Übersicht verlieren.

Wer diese Methode noch radikaler betreiben möchte, beschränkt sich gleich gänzlich auf eine Aufgabe am Tag. Möglichst natürlich eine wichtige, aber auch hier sollte man nicht vergessen, dass die übrigen nicht für immer unerledigt bleiben. Je effektiver man eine Aufgabe erledigt – und eben nur diese eine – desto rascher kommen auch die nächsten an die Reihe. Eine solche Planung hat den Vorteil, dass alle übrigen ablenkenden, Konzentration raubenden Vorhaben für diesen Tag aus dem Fokus verschwinden – zumindest steigt die Wahrscheinlichkeit dafür enorm. Erst wenn diese eine ausgewählte Aufgabe oder eben die drei Aufgaben für den Tag tatsächlich beendet sind, sollte man sich wieder seiner umfassenden Aufgabenliste widmen – und den Zyklus aufs Neue beginnen.

 

Fazit zur überladenen To Do Liste

Im Prinzip neigt jeder dazu, seine Aufgabenliste völlig zu überladen. Alles, was überhaupt erledigt werden muss, gehört aber nicht auf die Liste für die täglichen und vor allem dringlichen und wichtigen Dinge. Zudem leidet fast jeder unter einer unrealistischen Einschätzung, wie viel Zeit (und oft auch Energie) nötig ist, um eine Aufgabe zu erledigen. Weshalb es unbedingt ratsam ist, die Liste für die tagesaktuell anstehenden Punkte sinnvoll zu planen. Dazu gehört in jedem Fall auch, sich auf eine überschaubare und realistische Zahl an To Dos zu beschränken. Zumal viele Aufgaben ohnehin nicht an einem Tag erledigt werden können. Sei es, weil man auf Arbeitsschritte von Kollegen, auf Post von Ämtern warten muss oder sie schlicht im Umfang so groß sind, dass sie ein Tagespensum locker überschreiten. Dann heißt es, sich die Aufgaben in so kleine Schritte zu unterteilen, dass sie auch realistischerweise an einem Tag erledigt werden können.

kleine Ziele festlegen

Was für einen selbst realistische Zeitvorgaben sind, kann man auch mit langer Erfahrung immer nur schwer genau vorhersagen. Man weiß nie genau, ob an jenem Tag nicht doch etwas Wichtiges dazwischen kommt, ob nicht ein wenig Energie und Konzentration fehlen – weshalb es ungeheuer wichtig ist, ausreichend Zeitpuffer selbst für die wenigen Aufgaben eines Tages einzubauen. Neben der grundlegend wichtigen Methode, niemals zu viele Aufgaben für einen Tag einzuplanen.

Aus den Augen, aber niemals aus dem Sinn

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