Aufgaben und To Dos wohin das Auge blickt
Wohl kaum jemand, der seine Arbeit selbst organisieren muss, verzichtet auf die Erstellung einer berühmt-berüchtigten To Do Liste. Dennoch kommt man häufig mit seiner Arbeit nicht so voran, wie man es laut Planung eigentlich müsste. Das kann oft einen relativ einfach zu benennenden Grund haben. Das Hindernis, welches du dir häufig bei der Erledigung deiner Pläne selbst schaffst, solltest du allerdings kennen.
Genauso einfach ist ein solches Hindernis aber auch aus dem Weg zu räumen, sodass du deine To Do Liste auch effektiv zum Planen nutzen kannst. Dafür muss du schlicht wissen, woran es bei vielen Gelegenheiten scheitert, obwohl du doch so gut vorausgeplant hast. Wie schafft man es also, nicht immer wieder in dieselbe Falle zu tappen und dabei seine Arbeit zeitsparender zu erledigen?
Viel zu viele einzelne Aufgaben in der Liste
Natürlich ist es sinnvoll, zu Beginn des Vorgehens mit einer Aufgabenliste erst einmal alles zu erfassen, was überhaupt ansteht. Man will bloß nichts Wichtiges vergessen und notiert alles in seine To Do Liste, was einem überhaupt erst einfällt. Dabei kommt in der Regel eine derart lange Liste an einzelnen Einträgen zusammen, dass es beinahe selbstverständlich ist, völlig den Überblick zu verlieren. Nicht nur drängt sich die Frage auf, mit welchem der vielen Punkte man sein Abarbeiten der To Do Liste beginnen soll. Man erhält auch unweigerlich den Eindruck, dass man dieser ellenlangen Liste an Tasks nie Herr werden wird. Sprich, dass du bis ans Ende aller Tage die eben erstellte To Do Liste füllen wirst.
Folge: Überfordernde Flut an Aufgaben
Diese Überforderung ist eine logische Folge der endlos langen Liste, die man sich zu Beginn erstellt. Alles, was die Zahl 7 an Aufgaben überschreitet, kann man ohnehin nicht mehr auf einen Blick erfassen. Weshalb die Lösung für dieses Problem ist, zwischen der „ewigen Aufgabenliste“ und jener für die aktuelle Tages- oder Wochenplanung zu unterscheiden. In die tagesrelevante Aufgabenliste sollte nur eine überschaubare Anzahl an Aufgaben aufgenommen werden.
Falsche Prioritäten
Natürlich gehören auch die weniger wichtigen Erledigungen grundsätzlich im Blick gehalten. Blumen, die du ewig nicht gegossen hat, kann du nach Wochen des Verdurstens nicht mehr zu Leben erwecken. Und die Geburtstagskarte an den früheren Kollegen will halt rechtzeitig abgeschickt sein. Doch hier kommst du schnell in eine Situation, in der du unwichtige Dinge priorisierst. Diese verleiten dazu, dir das Gefühl zu geben, eigentlich viel erledigt zu haben. Oft sind dies auch sehr einfache Schritte, die nur wenig Energie kosten – aber schnelle Belohnung bewirken. Die wirklich wichtigen Dinge aber bleiben unerledigt.
Aufgaben, die nie beendet werden
Weiteres Problem beim Erledigen deiner Aufgaben: Viele davon werden nie richtig beendet. Du gehst zwar einen vergleichsweise weiten Weg beim Abarbeiten, doch am Ende fehlen dir einige kleine, aber relevante Punkte. Hier solltest du dich nicht selbst betrügen und diese Aufgaben bereits als komplett erledigt betrachten. Auch diese Vorgehensweise trägt wesentlich dazu bei, dass die Todo-Liste am Ende eben doch nicht wirklich kürzer wird.
Die „Drei-Punkte-Lösung“ – oder gar gleich nur ein Thema
Eine Lösungsmethode ist es, pro Tag lediglich drei Punkte auf der Liste überhaupt zuzulassen. Gesetzt dem Fall, deine übrige Arbeit ist ohnehin schon in Routine-Schritte aufgeteilt, solltest du dir maximal drei weitere Punkte auf deine „Tagesordnung“ nehmen. Falls du befürchtest, auf diese Weise nicht rasch genug vorwärtszukommen: Mach dir klar, dass das die Erledigung von gleich 15 verschiedenen Punkten pro Woche bedeutet. Und sogar gleich 60 (oder ein wenig mehr) Punkte pro Monat. Damit sollte man auch bei einem noch so vollen Terminkalender einiges wegschaffen können. Und gleichzeitig an jedem einzelnen Tag nicht die Übersicht verlieren.
Wer diese Methode noch radikaler betreiben möchte, beschränkt sich gleich gänzlich auf eine Aufgabe am Tag. Natürlich wählt man eine möglichst wichtige, aber auch hier sollte man nicht vergessen, dass die übrigen nicht für immer unerledigt bleiben sollten. Je effektiver du eine Aufgabe erledigst – und eben nur diese eine – desto rascher kommen auch die nächsten an die Reihe. Eine solche Planung hat den Vorteil, dass alle übrigen ablenkenden, Konzentration raubenden Vorhaben für diesen Tag aus dem Fokus verschwinden – zumindest steigt die Wahrscheinlichkeit dafür enorm. Erst wenn diese eine ausgewählte Aufgabe oder eben die drei Aufgaben für den Tag tatsächlich beendet sind, solltest du dich wieder deiner umfassenden Aufgabenliste widmen – und den Zyklus aufs Neue beginnen.
Fazit zur überladenen To Do Liste
Im Prinzip neigt jeder dazu, seine Aufgabenliste völlig zu überladen. Alles, was überhaupt erledigt werden muss, gehört aber nicht auf die Liste für die täglichen und vor allem dringlichen und wichtigen Dinge. Zudem leidet fast jeder unter einer unrealistischen Einschätzung, wie viel Zeit (und oft auch Energie) nötig ist, um eine Aufgabe zu erledigen. Weshalb es unbedingt ratsam ist, die Liste für die tagesaktuell anstehenden Punkte sinnvoll zu planen. Dazu gehört in jedem Fall auch, sich auf eine überschaubare und realistische Zahl an To Dos zu beschränken. Zumal viele Aufgaben ohnehin nicht an einem Tag erledigt werden können. Sei es, weil man auf Arbeitsschritte von Kollegen, auf Post von Ämtern warten muss oder sie schlicht im Umfang so groß sind, dass sie ein Tagespensum locker überschreiten. Dann heißt es, sich die Aufgaben in so kleine Schritte zu unterteilen, dass sie auch realistischerweise an einem Tag erledigt werden können.
Was für einen selbst realistische Zeitvorgaben sind, kann man auch mit langer Erfahrung immer nur schwer genau vorhersagen. Man weiß nie genau, ob an jenem Tag nicht doch etwas Wichtiges dazwischen kommt. Vielleicht fehlt es auch hin und wieder ein wenig an Energie und Konzentration. Deshalb ist es ungeheuer wichtig, selbst für die wenigen Aufgaben eines Tages ausreichend Zeitpuffer einzubauen und grundsätzlich niemals zu viele Aufgaben für einen Tag einzuplanen.
