Wer unter den täglichen Aufgaben im Chaos versinkt, ständig einen unaufgeräumten Schreibtisch hat und immer wieder wichtige Deadlines versäumt, der hat ein großes Lernfeld: die Selbstorganisation. Wer es schafft, sich selbst gut zu organisieren, der hält den Kopf im Alltagschaos über Wasser, hat immer den Überblick und verpasst keine Deadline mehr. Welche Methoden dir bei deiner Selbstorganisation helfen können, verrät dir der folgende Beitrag.
Die Definition von Selbstorganisation
In Bezug auf diesen Beitrag bedeutet Selbstorganisation, sich selbst und die eigenen Arbeitsabläufe gut zu strukturieren, um dadurch effizient zu arbeiten. Die Selbstorganisation umfasst alle Prozesse, Methoden und Handlungen, die die eigene Arbeit effizienter machen.
Davon abzugrenzen ist der Begriff der Selbstorganisation in der Organisationspsychologie. Dort versteht man unter Selbstorganisation eine Arbeitsweise, bei der sich Teams eigenständig organisieren und die Verantwortung zum großen Teil selbst übernehmen, ohne dass es einer Führung bedarf.
Die Vorteile einer guten Selbstorganisation
Wer Selbstorganisation gelernt hat und sich gut strukturieren und organisieren kann, der profitiert davon auf vielen Ebenen. Die wichtigsten Vorteile sind hier zusammengefasst.
Alles im Blick
Wer gut organisiert ist, der bewahrt auch bei vielen Aufgaben immer den Überblick. Das bedeutet, dass Termine eingehalten werden, Abgabefristen nicht versäumt werden und du als verlässlich wahrgenommen wirst.
Ordnung auf dem Schreibtisch
Außerdem bedeutet gute Selbstorganisation, dass auf dem eigenen Schreibtisch Ordnung herrscht. Wichtige Dokumente sind immer verfügbar. Du weißt, wo du Daten und Informationen auf deinem PC findest, und in deinem E-Mail-Postfach hast du eine Struktur etabliert, mit der alle Nachrichten gut organisiert sind.
Prioritäten sind klar
Wer gut organisiert ist, der neigt kaum zur Prokrastination. So wird es bezeichnet, wenn man wichtige Dinge immer wieder aufschiebt und sich mit Kleinigkeiten beschäftigt, bis es dann für die wichtige Aufgabe fast zu spät ist. Vielleicht kennst du das noch aus dem Studium: Zur Prüfungszeit war dein Zimmer am saubersten, weil du lieber geputzt hast, statt zu lernen.
Zeitsparend
Mit guter Selbstorganisation sparst du Zeit. Nicht nur musst du nicht ständig nach irgendetwas suchen. Du weißt auch, welche Termine wichtig und dringend sind, und konzentrierst dich auf das Wesentliche. Dadurch verschwendest du keine kostbare Zeit.
Weniger Stress
Wenn du alles im Blick hast, kannst du damit dein Stresslevel reduzieren. Es kann nicht passieren, dass du die Frist für eine wichtige Abgabe übersiehst oder zu wenig Zeit einplanst. Du machst die richtigen Dinge zu gegebener Zeit.
Bessere Arbeitsergebnisse
Wenn du genügend Zeit für wichtige Aufgaben einplanst, immer alle Dokumente griffbereit hast und dich fokussieren kannst, werden deine Arbeitsergebnisse besser. Du hast nicht nur Zeit für die Arbeit, sondern kannst auch Zeit für die Kontrolle einplanen.
Die besten Methoden für eine bessere Selbstorganisation
Du möchtest endlich besser organisiert sein und nicht im Alltagschaos untergehen? Aber deine bisherigen Ansätze waren nicht zielführend? Die folgenden Methoden können dir dabei helfen, dich besser zu organisieren. Selbstorganisation kannst du nämlich lernen.
Friss den Frosch
„Eat the frog“ heißt übersetzt: „Friss den Frosch“ Nein, du sollst in Zukunft keinen Froschschenkel zum Frühstück essen. Die englische Redewendung findet ihr Pendant am ehesten im deutschen Ausdruck „die Kröte schlucken“. Damit ist gemeint, dass du die unliebsamste Aufgabe jeden Tag als erstes erledigen solltest. Es gibt diese E-Mail mit der Kundenreklamation, die schon seit Tagen in deinem Posteingang markiert ist? Ein wichtiger Kunde wartet auf eine Nachbesserung bei einem Angebot? Du musst endlich das Briefing für die Marketing-Kampagne an deinen Chef schicken? Wahrscheinlich kennst du es, dass man solche Aufgaben am liebsten ständig nach hinten schiebt. Dadurch erledigen sie sich aber nicht von selbst und belasten zugleich die Konzentration. Schluck in Zukunft die Kröte und erledige solche Aufgaben direkt am Morgen. Du wirst sehen, wie dir das einen Motivationsschub für den ganzen Tag verleihen kann.
Die Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Matrix besteht aus vier Quadranten und ordnet Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in die folgenden vier Kategorien ein:
- Wichtig und dringend
- Wichtig, aber nicht dringend
- Unwichtig, aber dringend
- Unwichtig und nicht dringend
Sortiere deine Aufgaben in eines der vier Felder ein, und schon hast du eine Priorisierung, an der du dich orientieren kannst.
Die Zwei-Minuten-Regel
Diese Methode ist einfach erklärt: Jede Aufgabe, die nicht mehr als zwei Minuten in Anspruch nimmt, solltest du direkt erledigen. So kannst du viele Aufgaben im Tagesgeschehen schnell abhaken, ohne dass sie dich weiter belasten.
Die Pomodoro-Methode
Der Kern der Pomodoro-Methode ist, dass du dir Aufgabenpakete schnürst, die etwa 25 Minuten in Anspruch nehmen. Stell einen Timer und schalte alle Störquellen aus. Arbeite nun konzentriert an der Aufgabe und gönn dir anschließend 5 Minuten Pause, bevor du dich an die nächste Aufgabe machst. Mit dieser Methode schaltest du das weitverbreitete Multitasking ab und hast eine gute Chance, in den Flow zu kommen und Dinge effizient und in guter Qualität zu erledigen.
Die ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode ist nach dem Akronym benannt, das das folgende Vorgehen für die Aufgabenplanung umreißt:
- Aufgaben aufschreiben
- Länge schätzen
- Puffer einplanen
- Entscheidungen priorisieren
- Nachkontrollieren
Arbeite mit einem Board
Um die Vielzahl ihrer Aufgaben zu überblicken, arbeiten erfolgreiche Menschen gerne mit einem Board, wie man es zum Beispiel aus dem SCRUM kennt. Du kannst etwa mit einem Whiteboard und Post-its arbeiten und dein Board in die Kategorien „Backlog“ und „Work-in-Progress“ sowie „Warten auf Feedback“ unterteilen. Damit hast du alle Aufgaben im Blick. Ob du das Board analog im Büro oder digital am Laptop oder am Smartphone führst, ist dir überlassen.
Dein digitaler Arbeitsplatz inklusive Kanban Board
Mit infra-struktur erstellst du dir einen auf dich zugeschnittenen digitalen Arbeitsplatz zu deinen wichtigsten Themen. Und für eine effiziente Aufgaben- und Projektplanung ist das Kanban Board inklusive.
