Früher war alles besser…

… oder morgen wird alles anders. Egal, für welche Perspektive man sich entscheidet: Veränderungen gehören zum Alltag von Unternehmen. Nichts ist so beständig wie der Wandel. Unternehmen, die dauerhaft erfolgreich tätig sein wollen, müssen sich darauf einstellen. Diesen Veränderungen planvoll und strategisch zu begegnen ist die Aufgabe von Change-Management-Prozessen. Doch die scheitern in vielen Fällen, wie Studien immer wieder zeigen. Warum? Ein zentraler Grund dafür ist, dass Mitarbeiter zu spät ins Boot geholt werden und sich überrumpelt fühlen.

Veränderungen sind wichtig

Changemanagement ist eine andauernde Aufgabe für Unternehmen. Belegschaft, Organisationsstruktur und Prozesse müssen angepasst werden, damit Unternehmen bestehen können. Und die Einflüsse kommen in einer globalisierten und schnelllebigen Welt in immer kürzeren Intervallen auf die Unternehmensorganisation zu. Beispiele dafür sind sich ständig verändernde rechtliche Auflagen, technologischer Fortschritt, sich wandelnde Kundenbedürfnisse, ein zunehmendes Nachhaltigkeitsbewusstsein oder neue Anforderungen von jungen Mitarbeitern. Die Liste der Einflüsse, die eine Anpassung des Unternehmens erfordern, ist lang und sie hat eine Besonderheit. Veränderungen lassen sich nicht der Reihe nach abarbeiten, sondern sie rütteln oftmals gleichzeitig an allen Ecken des Unternehmens. Organisationen, wie sie Unternehmen darstellen, müssen also Prozesse und eine Unternehmenskultur etablieren, die eine permanente Anpassung ermöglichen. Unternehmen, die dieser Aufgabe nicht gewachsen sind, werden vom Markt verschwinden. Das ist ihnen bewusst und dadurch erhöht sich der Druck auf alle Beteiligten, vor allem aber auf die Führungskräfte.

Organisationsentwicklung = Changemanagement?

Wird von Veränderungsmanagement gesprochen, dann fällt meist auch der Begriff der Organisationsentwicklung. Doch worin unterscheiden sich die beiden Ansätze? Im Kern liegt der Unterschied vor allem in der Perspektive. Während das Changemanagement vor allem die strategische und operationale Komponente in einem Veränderungsprozess darstellt, bezieht die Organisationsentwicklung in erster Linie die Mitarbeiter und ihre Perspektive mit ein.
Organisationsentwicklung integriert, also Veränderung im Sinne eines unternehmensinternen Entwicklungsprozesses gemeinsam mit der Belegschaft. Diese interne Sicht ist bedeutend und ein wesentlicher Unterschied zum Changemanagement. Dabei wird ein klar definiertes Ziel verfolgt und Prozesse vorgegeben, um dieses auch zu erreichen. Der Change-Management-Ansatz ist deutlich jünger als die Organisationsentwicklung, die bereits in den 1970er-Jahren angewendet wurde. Doch zur Jahrtausendwende wurden die Veränderungszyklen in Wirtschaft und Gesellschaft immer schneller. Genau da setzt das Veränderungsmanagement an, um Unternehmen in die Lage zu versetzten, schneller auf Veränderungen zu reagieren.

gemeinsam

Mitarbeiter ins Boot holen

Egal wie der Ansatz genannt wird, mit dem ein Unternehmen auf Veränderungen reagiert, am Ende müssen die Mitarbeiter mitspielen. Ob und wie das gelingt, gilt als erfolgskritisch und entscheidet über den weiteren Verlauf eines Change-Projekts und nicht zuletzt auch über die zukünftige Entwicklung eines Unternehmens. Das ist alles andere als einfach, denn Mitarbeiter wollen genau wissen, was auf sie zukommt und wie sie damit umgehen sollen. Doch der Mensch liebt die Gewohnheit und steht der Veränderung skeptisch gegenüber. Hier ist Fingerspitzengefühl der Führungskräfte gefragt. Erfolgreiches Changemanagement ist also vom offenen Zusammenspiel zwischen Mitarbeitern und Management abhängig. Veränderungsprozesse lassen sich selten einfach von oben verordnen, sondern sie müssen vielmehr im Dialog vorangebracht werden. Es ist ein Prozess, der moderiert werden muss, damit alle an einem Seil ziehen und Mitarbeiter die bevorstehenden Veränderungenen als Chance wahrnehmen. Dafür sollten sie mit offenen Karten spielen und anstehende Entwicklungen offen kommunizieren, die Chancen aufzeigen, aber die Schwierigkeiten nicht verschweigen. Im Idealfall hat am Ende jeder Mitarbeiter verstanden, wie sich ein Change-Prozess auf das Unternehmen insgesamt und seinen Arbeitsplatz im Besonderen auswirkt. Wenn es dem Management gelingt, diesen Spagat zu bewältigen, lassen sich Change-Prozesse erfolgreich beenden. Sie müssen dabei Orientierung bieten, aber auch die Umsetzung des Prozesses voranbringen. Für ein erfolgreiches Veränderungsmanagement wurden die Maßnahmen verständlich erläutert und von der Belegschaft als notwendig für den Unternehmenserfolg akzeptiert. Gleichzeitig wurden Ängste der Mitarbeiter beseitigt und allen Beteiligten die konkreten Auswirkungen auf ihren Arbeitsplatz verdeutlicht. Das wird nicht immer einfach, denn in jedem Unternehmen gibt es Mitarbeiter, die wollen, das alles so bleibt, wie es ist. Sie zu gewinnen ist eine der Aufgaben. Deshalb sollten Change-Prozesse in kleine Schritte aufgeteilt werden, die ein zügiges Vorankommen ermöglichen, aber niemanden zurücklassen.
Im Idealfall haben die Führungskräfte den Veränderungsprozess so gut vorbereitet und ans Laufen gebracht, dass sie im weiteren Verlauf nur noch punktuell eingreifen müssen, beispielsweise um zeitliche oder inhaltliche Vorgaben einzuhalten.

Ansätze um Mitarbeiter auf Veränderungen vorzubereiten

Die Aufgabe der Geschäftsführung ist es, die gemeinsame Vision zu vermitteln und die Rahmenbedingungen vorzugeben, in denen der Veränderungsprozess gestaltet werden kann. Aber auch konkrete Ziele vorgeben und die Mitarbeiter auf dem Weg dahin begleiten und lenken. Dabei lassen sie genügend Spielraum, damit sich die Mitarbeiter selbst in den Veränderungsprozess einbringen können. Während die Führungskräfte Strategien und Prozesse im Blick haben, leistet die Belegschaft ihren Beitrag auf der operativen Ebene. Sie kennen das Alltagsgeschäft und wissen, wo Veränderungen auf besondere Hürden stoßen, wie die vorgegeben Ziele bei ihrer täglichen Arbeit umgesetzt werden können und welche zusätzlichen Anforderungen sie dabei erfüllen müssen. Ist der Plan auf diesem Weg immer konkreter geworden, können Ziele und Fortschritte gemeinsam bewertet werden.  Letztlich ist auch eine offene Unternehmenskultur dafür verantwortlich, wie Mitarbeiter in Management-Prozesse einbezogen werden.

 

Fünf Schritte zum Veränderungsprozess

In der Praxis lassen sich fünf Abstufungen erkennen:

p

Die Mitarbeiter werden über bevorstehende Änderungen informiert

b

Die Geschäftsführung informiert die Mitarbeiter und erläutert die Pläne, damit diese nachvollzogen werden können

Die Mitarbeiter werden zusätzlich auf den Veränderungsprozess vorbereitet, beispielsweise durch ergänzende Schulungen

w

Die Geschäftsführung berücksichtigt Einwände und Vorschläge der Mitarbeiter und lässt diese in den Veränderungsprozess einfließen

Die Geschäftsführung informiert die Mitarbeiter zum aktuellen Projektstand

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