getting things done

Mit Getting Things Done ans Ziel: eine produktive Methode für alle Lebensbereiche

Huch, da war doch was! Deine Aufgaben fallen dir in letzter Minute oder manchmal viel zu spät wieder ein? Du wolltest mit deinem Kunden doch über das Angebot vom letzten Freitag sprechen. Im Telefonat ist es dir aber völlig durchgerutscht? Du denkst schon Tage vorher (und immer wieder und wieder) über kommende Aufgaben und Vorbereitungen zu Terminen nach? Keine Sorge, zu viele Aufgaben belasten und wachsen nicht nur dir über den Kopf.
Ein guter Ansatz, um Herr der Lage zu werden, ist Getting Things Done.

Was ist Getting Things Done überhaupt?

Getting Things Done (oder kurz GTD) ist die Selbstverwaltungsmethode von David Allen.
Das Ziel: Den Kopf entlasten und dennoch effizient und stressfrei arbeiten.
Die GTD Methode beruht darauf, die täglichen Informationen und daraus ergebenden Aufgaben mit kontextbezogenen Aufgabenlisten zu verbessern. Damit erreichst du sowohl einen Blick auf verschiedene Themen als auch die Kontrolle über deinen Arbeitsablauf. Hierfür musst du lediglich alle anstehenden Aktionen  strukturiert aufzeichnen und dadurch deinen Kopf für wichtigere Dinge frei machen. Dank dieser strukturierten Organisation kann dein Kopf sicher sein, dass nichts vergessen wird. Du kannst dich besser auf Aufgaben konzentrieren, die aktuell relevant sind, und dich in Ruhephasen voll entspannen, weil nichts anderes im Kopf herumgeistert.
Mit GTD unterteilst du dabei größere Aufgaben in kleinere Unteraufgaben, für die du bestimmte Fristen festlegst. Regelmäßige Analysen stellen sicher, dass du alle Projekte und Aufgaben im Auge behältst, Schwachstellen in deinem System identifizierst und Verbesserungen vornimmst.

Der Getting Things Done Workflow

Der GTD Workflow mit infra-struktur
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Sammeln

Sammel alle wichtigen Informationen an so wenigen Orten wie möglich.
Beispiele: E-Mails, Anrufnotizen, Aufgaben, Dokumente, Nachrichten von Kollegen.
All diese Informationen werden in der GTD-Methode als „Eingang“ gesehen. Im Sinne von „welche E-Mails, Aufgaben etc. sind eingegangen und müssen bearbeitet werden“.

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Verarbeiten

Entscheide darüber, was mit deinem „Eingang“ zu tun ist. Musst oder kannst du überhaupt etwas unternehmen? Wenn nicht, z.B. eine E-Mail Werbung, dann weg damit.
Lautet die Antwort JA und du kannst das Thema in maximal 2 Minuten erledigen? Dann mach es!
Andernfalls beschäftigst du dich noch weitere Male mit dem eigentlich kleinen Thema von gerade einmal 2 Minuten und am Ende werden es fix 20 Minuten.

Organisieren

Du benötigst mehrere Schritte und erst Recht mehr als zwei Minuten, um die Aufgabe zu erledigen? Dann organisiere diese Schritte in einem separaten Projekt.  Bestandteile sind da z.B.
– Kalender: Termin mit Frau Mayer abstimmen
– Warten auf Feedback: Technische Details intern mit deinem Kollegen Sven klären, damit du dich auf den Termin vorbereiten kannst. Hat Sven dir die Infos bereits zur Verfügung gestellt?
– Vielleicht später: Ideen und Dinge, die zu einem späteren Zeitpunkt relevant sein könnten

Überblick verschaffen

Überprüfe regelmäßig ob alles passt. Schaue täglich in deine Eingangslisten und deinen Terminkalender. Einmal pro Woche solltest du außerdem einen Wochenrückblick durchführen: Termine und Nacharbeiten prüfen, erfolgreiche abgeschlossenen Themen abhaken, nächste Schritte für die jeweiligen Projekte festlegen.

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Ran an die Arbeit

Du musst dir Bewusst machen, dass bei GTD von drei Arten der Arbeit unterschieden wird:

1. Geplante Arbeit
2. Ungeplante Arbeit
3. Definieren von Arbeit

Mit Getting Things Done solltest du den größten Teil deiner Zeit mit geplanter Arbeit verbringen.
Um richtig zu entscheiden was du als Nächstes erledigen musst, muss deine Planung auf folgenden Kriterien basieren:

– Umgebung
– Energie
– Zeit
– Priorität

Vier Listen der GTD Methode

Die GTD Methode basiert auf vier Listen. Die können besonders einfach und effizient mithilfe von Software verwaltet werden.

Aktionslisten 

Auf dieser Liste werden die „nächsten Schritte“ so formuliert, dass die zugehörige Aufgabe direkt gestartet werden kann, ohne erneut darüber nachzudenken (z. B. „Dokumente im Büro suchen“ anstelle der breit formulierten Aufgabe „Steuererklärung erstellen“). Abhängig von der Aufgabenanzahl ist es sinnvoll, die folgenden Aktionen je nach Kontext separat zu organisieren. David Allen empfiehlt, sie entsprechend den für die Ausführung der Aufgaben erforderlichen Ressourcen aufzurufen. Geeignete Namen für Kontextlisten sind beispielsweise „Telefon“, „Internet“ oder „Auto“. Bei einer wöchentlichen Überprüfung werden alle Listen überprüft und aktualisiert.

Liste der Projekte

Hier laufen alle Projekte zusammen und werden aufgezeichnet. Projekte sind Aufgaben, die nicht innerhalb von 2 Minuten oder in nur einem Schritt erledigt werden können. Ein GTD Projekt sollte nach Möglichkeit attraktiv ausformuliert werden.

Kalender

Termine werden im Kalender aufgezeichnet. Nur zeitbezogene Aufgaben (Besprechungen, z. B. Meetings), tagesbezogene Aufgaben oder Zeitinformationen (z. B. Erinnerungen an Geburtstage oder Informationen zu Hotel für Geschäftsreisen).

Warte-Liste

Ein wichtiges Element von GTD ist die Tatsache, dass zu Beginn des Workflows untersucht wird, ob die Tätigkeiten delegierbar sind. In diesem Fall wird die delegierte Aufgabe in diese Liste eingetragen.

Die Implementierung von GTD beginnt mit einer Aufzeichnung aller offenen Baustellen. Laut David Allen umfassen diese Baustellen alle Maßnahmen, Ziele, Projekte und Verpflichtungen, die noch nicht umgesetzt wurden. Alle „Baustellen“ werden aufgezeichnet und in das System integriert.

Fazit: Getting Things Done hilft!

Getting Things Done ist eine gut umsetzbare Selbstverwaltungsmethode. Zahlreiche Nutzer haben dies in ihren Erfolgsberichten bestätigt. Menschen, die den analytischen und strukturierten Ansatz von GTD schätzen und längst Klarheit über ihre Prioritäten und Ziele haben, können von der Methode besonders profitieren. Jeder, der mit verschiedenen Aufgaben betraut ist, bekommt praktische Hilfe mit einem System, das für eine bessere Aufgabenplanung und Organisation verwendet werden kann.

Getting Things Done praktisch im Unternehmen einsetzen

GTD ist eine etablierte Methode, um den Kopf frei zu bekommen und gleichzeitig nichts zu vergessen. Wie David Allen setzen auch wir darauf, alles zentral in einem System zu verwalten, damit das ganze Unternehmen auf dem Stand der Dinge ist. So kann sich jeder einzelne schnell und einfach organisieren und verliert nie den Überblick. Unsere Lösung infra-struktur ist sogar mitunter aufbauend auf der GTD-Methode entwickelt worden.

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