Jeder leitende Angestellte oder Unternehmer kennt das Problem:
Morgens bist du voller Elan in den Tag gestartet und hattest dir zurechtgelegt, welche Aufgaben du über den Tag hinweg abarbeiten wolltest. Das sah nach viel und nach Produktivität aus!
Doch natürlich kam wieder einmal alles anders und du hast gefühlt nichts von deiner Liste geschafft. Denn ständig kamen E-Mails und Anrufe dazwischen oder Mitarbeiter, die etwas von dir wollten. Alle Anfragen waren unglaublich dringend. Und alle kommunizierten: „Das ist wirklich wichtig!“
Doch für wen war die Erledigung der gestellten Aufgaben wichtig und dringend oder sogar beides? Für dich oder für die anderen?
Zeitmanagement mit dem Eisenhower Prinzip
Um wirklich effektiv arbeiten zu können, solltest du dich mit deinem Zeitmanagement beschäftigen. Eine noch heute praktizierte Methode hierfür hat der ehemalige amerikanische Präsident Dwight D. Eisenhower entwickelt. Eisenhower kategorisierte all seine Aufgaben in vier Bereiche:
A
wichtig
und dringend
B
wichtig
und nicht dringend
C
nicht wichtig,
jedoch dringend
D
weder wichtig,
noch dringend
Die richtige Anwendung des Eisenhower Prinzips
Wird also eine Aufgabe an dich herangetragen, gilt es zunächst sie zu hinterfragen. Fokussiere dich dabei auf dich selbst und deine eigenen Ziele. Denn nicht jede Aufgabe, die für deine Kollegen dringend ist, ist es auch für dich. Und nicht alles, was dein Kunde in seiner E-Mail als wichtig darstellt, ist auch wichtig für dich.
Nutze dafür die Kategorien A bis D und stelle dir bei der Einordnung deiner Aufgaben gezielt die richtigen Fragen:
1. Muss die Aufgabe wirklich sofort erledigt werden? Oder ist sie nicht so dringlich? Was passiert, wenn sie nicht sofort erledigt wird?
2. Ist die Aufgabe so wichtig, dass du sie selbst erledigen musst? Oder kann das auch jemand anderes tun?
Wann erledigst du nach dem Eisenhower Prinzip was?
A-Aufgaben: Erledigen
Alle Aufgaben, die du nach der beschriebenen Methode zu einer A-Aufgabe machst, solltest du sofort selbst erledigen. Beachte dabei, dass diese immer eine Deadline haben, also dringend sind. Du kannst die Aufgaben nicht später erledigen, sonst wären es keine A-Aufgaben. Außerdem sind sie wichtig, weil du selbst ein Problem bekommen würdest, wenn du nicht sofort aktiv wirst. Ein Beispiel dafür wäre die persönliche Beantwortung einer Beschwerde deines wichtigsten Kunden, den du durch einen Fehler sehr verärgert hast.
B-Aufgaben: Planen
B-Aufgaben sind ebenso wichtig wie A-Aufgaben. Allerdings sind sie nicht dringend. Das bedeutet, dass du auch diese Aufgaben selbst erledigen solltest oder sogar musst, da deine Kollegen oder Mitarbeiter nicht dazu befugt sind. Da die Aufgaben aber entweder keine Deadline haben, oder diese weiter in der Zukunft liegt, kannst du dir mit der Erledigung Zeit lassen. Um dich nicht zu verzetteln, solltest du dir dennoch selbst einen Termin zur Erledigung der Aufgabe setzen. Ein Beispiel für eine solche Aufgabe wäre die Entscheidung über den Personaleinsatz deines Unternehmens für das Folgejahr.
C-Aufgaben: Delegieren
Die klassische C-Aufgabe ist für andere wichtiger als für dich und immer dringend. Solche Aufgaben können oft delegiert, also an andere übergeben werden. Ein Beispiel: Neue Mitarbeiter haben oft viele Fragestellungen, da sie die Prozesse noch nicht kennen. Vor allem in kleinen Unternehmen wenden sie sich damit gerne direkt an den Chef. Diese Fragen beantwortet zu bekommen ist für den Mitarbeiter sehr wichtig und natürlich dringend, damit er seine Arbeit erfolgreich weiterführen kann. Du findest allerdings sicher einen dienstälteren Mitarbeiter, der den Neuling an die Hand nehmen kann, und musst das nicht selbst erledigen.
D-Aufgaben: Verwerfen
Bleiben Aufgaben, die nicht dringend und auch nicht wichtig sind. Stell dir hier die Frage, ob diese Aufgaben überhaupt erledigt werden müssen. Oft genug fragt nie wieder jemand nach diesen Aufgaben. Sie können also genauso gut einfach unerledigt bleiben.
Vorteile des Eisenhower Prinzips
Natürlich haben alle Methoden zum Zeitmanagement Vorteile und Nachteile. Das Eisenhower Prinzip eignet sich für alle, die es gerne einfach mögen. Die Einteilung aller Geschäftsaufgaben in die vier Kategorien lässt sich leicht erlernen und geht nach kurzer Übung schnell vonstatten. Wenn du die Methode eine Weile lang angewandt hast, wirst du außerdem erkennen, welche Aufgaben du grundsätzlich nicht mehr zu erledigen brauchst. Du kannst also Zeitfresser ausmachen. Auch wirst du bewusster im Umgang mit deiner Zeit und deinen Aufgaben. Die Hinterfragung der Wichtigkeit und Dringlichkeit einer jeden Aufgabe führt dazu, dass du erkennen wirst, wo deine eigenen Prioritäten liegen. Und hast du diese erst erkannt, wird auch dein Arbeitsstil effizienter werden.
Nachteile des Eisenhower Prinzips
Kritiker der Methode merken an, dass es wesentlich einfacher sei, die Dringlichkeit einer Aufgabe zu erfassen, als ihre Wichtigkeit. So kann es passieren, dass Aufgaben, die man selbst hätte erledigen sollen, als unwichtig eingestuft und delegiert hat. Natürlich geht das auch umgekehrt und du erledigst doch wieder zeitfressende unwichtige Dinge, die auch deine Mitarbeiter hätten erledigen können. Deshalb sei hier angemerkt, dass auch bei der Anwendung der Eisenhower Methode Übung den Meister macht. Nehm dir doch zum Beispiel immer freitags zehn Minuten Zeit, um zu überdenken, ob du deine Aufgaben der Woche alle richtig eingeordnet hast. Wenn du das Gefühl hast, für diesen Gedankengang wirklich keine Zeit zu haben, erledigst du vielleicht immer noch zu viele C-Aufgaben selbst. Und wenn dir dann auffällt, dass sich die Kundenbeschwerden auf deinem Schreibtisch häufen, hast du vielleicht A-Aufgaben delegiert.
Ein weiterer Mangel des Eisenhower Prinzips liegt darin, dass sich Aufgaben mit dieser Methode zwar kategorisieren lassen, aber keine Hilfestellung für ihre strukturierte Abarbeitung gegeben wird. Welche deiner 22 A-Aufgaben sollst du denn nun zuerst erledigen? Viele Unternehmer machen das einfach nach Eingang. Andere betrachten die jeweilige Deadline der Aufgabe und richten sich danach.
Mehr Zeit, mehr Überblick
Das Eisenhower Prinzip ist eine tolle Methode, um den Überblick über die eigenen Arbeitsaufgaben zu behalten. Außerdem hilft es dabei Prioritäten zu setzen und zu delegieren, was delegierbar ist. Damit auch nichts untergeht, kannst du mit unserer Bürosoftware infra-struktur Aufgaben zu Kunden, Anrufen, E-Mails und Co. erstellen – für dich und natürlich auch deine Mitarbeiter. Die müssen ja auch wissen, was Sache ist. infra-struktur erinnert dich automatisch und pünktlich an deine Aufgaben – klingt gut? Ist es auch 🙂
