Jeder Geschäftsführer kennt das Problem: Morgens sind Sie voller Elan in den Tag gestartet und hatten sich zurechtgelegt, welche Aufgaben Sie über den Tag hinweg abarbeiten wollten. Das sah nach viel und nach Produktivität aus! Doch natürlich kam wieder einmal alles anders und Sie haben gefühlt nichts von Ihrer Liste geschafft. Denn: Ständig E-Mails, ständig Anrufe und Mitarbeiter, die etwas von Ihnen wollten. Alle Anfragen waren unglaublich dringend. Und alle kommunizierten: “Das ist wirklich wichtig!” Doch für wen war die Erledigung der gestellten Aufgaben wichtig und dringend, oder sogar beides? Für Sie, oder für die Anderen?

Zeitmanagement mit dem Eisenhower Prinzip

Um wirklich effektiv arbeiten zu können, tut jeder Unternehmer gut daran, sich mit seinem Zeitmanagement zu beschäftigen. Eine noch heute praktizierte Methode hierfür hat der ehemalige amerikanische Präsident Dwight D. Eisenhower entwickelt. Eisenhower kategorisierte all seine Aufgaben in vier Bereiche:

A

wichtig
und dringend

B

wichtig
und nicht dringend

C

nicht wichtig,
jedoch dringend

D

weder wichtig,
noch dringend

Die richtige Anwendung des Eisenhower Prinzips

Wird also eine Aufgabe an Sie herangetragen, gilt es zunächst sie zu hinterfragen. Fokussieren Sie sich dabei auf sich selbst und ihre eigenen unternehmerischen Ziele. Denn nicht jede Aufgabe, die für Ihren Mitarbeiter dringend ist, ist es auch für Sie. Und nicht alles was Ihr Kunde in seiner E-Mail als wichtig darstellt, ist auch wichtig für Sie.
Nutzen Sie dafür die Kategorien A bis D und stellen Sie sich bei der Einordnung Ihrer Aufgaben gezielt die richtigen Fragen:

1. Muss die Aufgabe wirklich sofort erledigt werden? Oder ist sie nicht so dringlich? Was passiert, wenn sie nicht sofort erledigt wird?
2. Ist die Aufgabe so wichtig, dass Sie sie selbst erledigen müssen? Oder kann das auch jemand anderes tun?

Wann erledigen Sie nach dem Eisenhower Prinzip was?

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A-Aufgaben: Erledigen

Alle Aufgaben, die Sie nach der beschriebenen Methode zu einer A-Aufgabe machen, sollten Sie sofort selbst erledigen. Beachten Sie dabei, dass diese immer eine Deadline haben, also dringend sind. Sie können die Aufgaben nicht später erledigen, sonst wären es keine A-Aufgaben. Außerdem sind sie wichtig, weil Sie selbst ein Problem bekommen würden, wenn Sie nicht sofort aktiv werden. Ein Beispiel dafür wäre die persönliche Beantwortung einer Beschwerde Ihres wichtigsten Kunden, den Sie durch einen Fehler sehr verärgert haben.

B-Aufgaben: Planen

B-Aufgaben sind ebenso wichtig wie A-Aufgaben. Allerdings sind sie nicht dringend. Das bedeutet, dass Sie auch diese Aufgaben selbst erledigen sollten, oder sogar müssen, da Ihre Mitarbeiter nicht dazu befugt sind. Da die Aufgaben aber entweder keine Deadline haben, oder diese weiter in der Zukunft liegt, können Sie sich mit der Erledigung Zeit lassen. Um sich nicht zu verzetteln, sollten Sie sich dennoch selbst einen Termin zur Erledigung der Aufgabe setzen. Ein Beispiel für eine solche Aufgabe wäre die Entscheidung über den Personaleinsatz Ihres Unternehmens für das Folgejahr.

C-Aufgaben: Delegieren

Die klassische C-Aufgabe ist für andere wichtiger als für Sie, und immer dringend. Solche Aufgaben können oft delegiert werden. Ein Beispiel: Neue Mitarbeiter Ihres Unternehmens haben oft viele Fragestellungen, da sie die Prozesse noch nicht kennen. Vor allem in kleinen Unternehmen wenden sie sich damit gerne direkt an den Chef. Diese Fragen beantwortet zu bekommen ist für den Mitarbeiter sehr wichtig und natürlich dringend, damit er seine Arbeit erfolgreich weiterführen kann. Sie finden allerdings sicher einen dienstälteren Mitarbeiter, der den Neuling an die Hand nehmen kann, und müssen das nicht selbst erledigen.

D-Aufgaben: Verwerfen

Bleiben Aufgaben, die nicht dringend und auch nicht wichtig sind. Stellen Sie sich hier die Frage, ob diese Aufgaben überhaupt erledigt werden müssen. Oft genug fragt nie wieder jemand nach diesen Aufgaben. Sie können also genauso gut einfach unerledigt bleiben.

Vorteile des Eisenhower Prinzips

Natürlich haben alle Methoden zum Zeitmanagement Vorteile und Nachteile. Das Eisenhower Prinzip eignet sich für alle, die es gerne einfach mögen. Die Einteilung aller Geschäftsaufgaben in die vier Kategorien lässt sich leicht erlernen und geht nach kurzer Übung schnell vonstatten. Wenn Sie die Methode eine Weile lang angewandt haben, werden Sie außerdem erkennen, welche Aufgaben Sie grundsätzlich nicht mehr zu erledigen brauchen. Sie können also Zeitfresser ausmachen. Auch werden Sie bewusster im Umgang mit Ihrer Zeit und Ihren Aufgaben. Die Hinterfragung der Wichtigkeit und Dringlichkeit einer jeden Aufgabe führt dazu, dass Sie erkennen werden, wo Ihre eigenen Prioritäten liegen. Und haben Sie diese erst erkannt, wird auch Ihr Arbeitsstil effizienter werden.

Nachteile des Eisenhower Prinzips

Kritiker der Methode merken an, dass es wesentlich einfacher sei die Dringlichkeit einer Aufgabe zu erfassen, als ihre Wichtigkeit. So kann es passieren, dass Aufgaben, die man selbst hätte erledigen sollen als unwichtig eingestuft und delegiert hat. Natürlich geht das auch umgekehrt und Sie erledigen doch wieder zeitfressende unwichtige Dinge, die auch Ihr Mitarbeiter hätte erledigen können. Deshalb sei hier angemerkt, dass auch bei der Anwendung der Eisenhower Methode Übung den Meister macht. Nehmen Sie sich doch zum Beispiel immer freitags zehn Minuten Zeit, um zu überdenken, ob Sie Ihre Aufgaben der Woche alle richtig eingeordnet haben. Wenn Sie das Gefühl haben für diesen Gedankengang wirklich keine Zeit zu haben, erledigen Sie vielleicht immer noch zu viele C-Aufgaben selbst. Und wenn Ihnen dann auffällt, dass sich die Kundenbeschwerden auf Ihrem Schreibtisch häufen, haben Sie vielleicht A-Aufgaben delegiert.
Ein weiterer Mangel des Eisenhower Prinzips liegt darin, dass sich Aufgaben mit dieser Methode zwar kategorisieren lassen, aber keine Hilfestellung für ihre strukturierte Abarbeitung gegeben wird. Welche Ihrer 22 A-Aufgaben, sollen Sie denn nun zuerst erledigen? Viele Unternehmer machen das einfach nach Eingang. Andere betrachten die jeweilige Deadline der Aufgabe und richten sich danach.

Mehr Zeit, mehr Überblick

Das Eisenhower Prinzip ist eine tolle Methode, um den Überblick über die eigenen Arbeitsaufgaben zu behalten. Außerdem hilft es dabei Prioritäten zu setzen und zu delegieren, was delegierbar ist. Damit auch nichts untergeht, können Sie mit unserer Bürosoftware infra-struktur Aufgaben zu Kunden, Anrufen, E-Mails und Co. erstellen – für Sie  und natürlich auch Ihre Kollegen*innen. Die müssen ja auch wissen, was Sache ist. infra-struktur erinnert Euch automatisch und pünktlich an Eure Aufgaben – klingt gut? Ist es auch 🙂 Sie brauchen mehr Infos? Jetzt Demotour anfordern und wir lernen uns kennen.

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