Als Kontrollwahn oder Kontrollzwang wird ein übermäßiges Bedürfnis bezeichnet, alle Aspekte des eigenen Lebens und der Umgebung im Griff zu haben und immer wieder zu kontrollieren. Während ein gewisses Maß des Kontrollierens gesund und normal ist, kann Kontrollwahn zu übermäßigem Stress und Konflikten führen. Du stellst fest, dass du die Kontrolle nur schwer abgeben kannst oder Dinge immer wieder kontrollieren musst? Du findest das selbst belastend und würdest gerne etwas dagegen tun? Hier erfährst du alles, was du wissen musst, um deinen Arbeitsalltag oder auch dein Privatleben entspannter zu gestalten.

Kontrollwahn bzw. Kontrollzwang: Was ist das eigentlich?

Kontrollwahn und Kontrollzwang werden oft synonym benutzt, allerdings gibt es Unterschiede. Der Kontrollwahn bezeichnet ein übermäßiges, oft irrationales Bedürfnis, alle Aspekte des eigenen Lebens und der Umgebung zu kontrollieren. Es ist eine Form der Verhaltensweise, die durch Angst und Unsicherheit motiviert ist, jedoch nicht unbedingt auf eine klinische Störung hinweist. Der Kontrollzwang ist dagegen eine Form der Zwangsstörung (Obsessive-Compulsive Disorder, OCD), die durch wiederholte, zwanghafte Gedanken und Verhaltensweisen gekennzeichnet ist. Es handelt sich um eine klinische Störung, die oft einer Behandlung bedarf. Beide Formen entstehen oft durch tief verwurzelte Ängste und Unsicherheiten. Negative Erfahrungen aus der Vergangenheit, ein starkes Bedürfnis nach Sicherheit und Perfektionismus sind häufige Auslöser. Erlernte Verhaltensmuster und ein geringes Vertrauen in die Fähigkeiten anderer verstärken dieses Verhalten.

Ein typisches Fallbeispiel für Kontrollwahn

Um das Thema etwas greifbarer zu machen, dient ein Fallbeispiel aus der Marketing-Teamleitung. Die Teamleiterin liebt es, die Kontrolle über jedes Detail ihrer Projekte zu haben. Jeden Morgen überprüft sie die Aufgaben ihrer Teammitglieder bis ins Kleinste. Sie gibt jedem von ihnen genaue Anweisungen und besteht darauf, dass alle Entscheidungen über sie laufen.

Eines Tages steht eine wichtige Präsentation für einen großen Kunden an. Die Teamleiterin hat die Präsentation mehrfach überarbeitet und alle kreativen Ideen ihres Teams verworfen. Die Teammitglieder sind frustriert, da ihre Vorschläge nicht berücksichtigt wurden. Die Arbeit an der Präsentation verzögert sich, weil die Teamleiterin alles selbst prüfen will. Die ständigen Korrekturen haben zu Verwirrung und Fehlern geführt. Während der Präsentation verliert die Teamleiterin den Faden, und das Team ist zu unsicher, um spontan einzuspringen. Der Kunde ist unzufrieden und entscheidet sich, das Projekt an eine andere Agentur zu vergeben.

Symptome und Auswirkungen von Kontrollwahn

Es zeigt sich also: Menschen mit Kontrollzwang zeigen oft ein gewisses Maß an übertriebenem Mikromanagement im Beruf und haben Schwierigkeiten, Aufgaben zu delegieren. Dies führt zu Stress und Erschöpfung – sowohl bei ihnen als auch bei ihren Mitarbeitern. Auch im Privatleben ist ständiges Kontrollieren alles andere als angenehm. In persönlichen Beziehungen kann Kontrollwahn zu Konflikten und einem Gefühl der Überwachung führen.

Strategien zur Bewältigung von Kontrollzwang im Arbeitsalltag

Kontrollzwang oder Kontrollwahn im Arbeitsalltag kann die Produktivität stark beeinträchtigen und zu erheblichem Leidensdruck führen. In letzter Konsequenz kann sich das negativ auf die berufliche Leistung oder die Beziehungen zu Kollegen auswirken. Es gibt aber einige Tipps und Strategien, die Betroffene ausprobieren können, um das ständige Kontrollieren in den Griff zu bekommen:

1. Professionelle Unterstützung in Anspruch nehmen

Der erste Schritt zur Bewältigung von Kontrollzwang ist die Inanspruchnahme professioneller Hilfe. Therapeuten können Techniken wie kognitive Verhaltenstherapie (CBT) anbieten, um tief verwurzelte Ängste und zwanghafte Gedanken zu behandeln.

2. Bewusstsein und Selbstbeobachtung

Ebenso wichtig ist das Erkennen und Akzeptieren des eigenen Kontrollverhaltens. Führe ein Tagebuch, um Situationen zu dokumentieren, in denen der Kontrollwahn oder -zwang auftritt. Notiere dabei auch die damit verbundenen Gedanken und Gefühle, um Muster zu erkennen und besser zu verstehen.

3. Stressmanagement und Entspannungstechniken

Stress verschärft sowohl Kontrollwahn als auch Kontrollzwang. Techniken wie Meditation, Atemübungen und progressive Muskelentspannung können helfen, den allgemeinen Stresspegel zu senken und somit das Bedürfnis nach Kontrolle zu reduzieren. Nimm dich selbst aus stressigen Situationen heraus und tritt einen Schritt zurück. Entwickle einen Automatismus für eine oder zwei Atemübungen, die du jederzeit ausführen kannst. So stellst du die Eigenreflektion vor die überstürzte Kontrollhandlung.

4. Struktur und Routine schaffen

Eine klare Struktur und feste Routinen im Arbeitsalltag bieten Sicherheit und Vorhersehbarkeit, was besonders beim Kontrollwahn hilfreich ist. Regelmäßige Pausen und feste Arbeitszeiten unterstützen dich dabei, ein gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen und nicht ständig alles kontrollieren zu müssen.

5. Aufgaben delegieren und Vertrauen aufbauen

Das Kontrollieren von Dingen gehört zu deinen Hauptbeschäftigungen? Dann gehört es sicherlich zu deinen schwierigsten Aufgaben, zu delegieren und deinen Kollegen zu vertrauen. Beginn diesen Prozess damit, kleinere Aufgaben abzugeben, und steigere dies schrittweise. Gegenseitiges Feedback und erfolgreiche Delegationserfahrungen können das Vertrauen in andere stärken und dein Bedürfnis nach Kontrolle mindern.

6. Realistische Ziele setzen

Überhöhte Erwartungen und Perfektionismus sind oft mit Kontrollwahn verbunden. Setz dir also realistische und erreichbare Ziele und lerne, „gut genug“ anstelle von „perfekt“ zu akzeptieren. Priorisiere deine Aufgaben, um Überforderung zu vermeiden.

7. Achtsamkeit und Selbstfürsorge

Regelmäßige Achtsamkeitsübungen und Selbstfürsorge sind entscheidend, um den Umgang mit Kontrollwahn zu verbessern. Nimm dir Zeit für Hobbys und Freizeitaktivitäten, die nichts mit der Arbeit zu tun haben.

8. Kommunikation und Unterstützung im Team

Offene Kommunikation mit Vorgesetzten und Kollegen über die eigenen Herausforderungen kann Verständnis und Unterstützung fördern. Ein unterstützendes Arbeitsumfeld hilft dir dabei, deinen selbst erfundenen Druck zu reduzieren, und bietet Raum für flexible Lösungen.

9. Notfallstrategien entwickeln 

Für akute Stresssituationen solltest du Notfallstrategien entwickeln. Dazu gehören bereits so simple Dinge wie kurze Pausen, Atemübungen oder das Gespräch mit einem vertrauenswürdigen Kollegen. So übst du, den Drang zu kontrollieren, in stressigen Momenten nicht loszulassen zu können.

Schnelle Lösungen, häppchenweise in schlaue Sprüche verpackt, sind der Schlüssel zu Glück und Erfolg im Job? Wenn es doch nur so einfach wäre… „Der frühe Vogel fängt den Wurm“, „Folge deiner Leidenschaft, und der Erfolg wird folgen“, „Scheitern ist keine Option“ – wenn die Wenn-Dann-Logiken dieser Allgemeinplätze immer funktionieren würden, dann hätten wir eine Welt, in der beruflicher Erfolg eine einfache Formel hätte, die jeder befolgen könnte. Karrierewege wären vorhersehbar, und die Unsicherheiten, die mit persönlichem Wachstum und beruflicher Entwicklung einhergehen, wären nahezu eliminiert. Jeder, der bereit wäre, früh aufzustehen, hart zu arbeiten und seine Leidenschaft zu verfolgen, könnte sicher sein, seine Ziele zu erreichen. Netzwerke wären magische Schlüssel, die jede Tür öffnen, und Scheitern wäre ein Fremdwort, da jede Anstrengung garantiert zum Erfolg führen würde.

Wo aber wäre die Individualität, wo wäre die Vielfalt der Erfolgsgeschichten, die Wertschätzung für einen ausgefochtenen und gewonnen Kampf? Wo wären die Lernprozesse durch Scheitern und die Zufriedenheit, wenn Herausforderungen überwunden werden? Es ist also Zeit, diese Jobwahrheiten mal genau unter die Lupe zu nehmen – und Alternativen zu finden, die für echten und nachhaltigen Erfolg stehen können.

Die Suche nach der Erfolgsformel

Die Sehnsucht nach einer klaren, einfachen Formel für Erfolg ist verständlicher denn je. Anforderungen und Komplexität an Jobs steigen, Zeitdruck ist nahezu allgegenwärtig. Was wäre also naheliegender als der Wunsch, sich auf einfache Lösungen verlassen zu können, als einen Ankerpunkt für Situationen zu haben, in denen es schwierig wird, und sich dann daran halten zu können.

Die meisten Erfolgsrezepte halten jedoch nicht, was sie versprechen – und das aus folgenden Gründen:

• Beruflicher und persönlicher Erfolg hängt von einem komplexen Netzwerk an Faktoren ab, darunter individuelle Fähigkeiten, Marktbedingungen, soziale Dynamiken und oft auch ein Quäntchen Glück. Diese Faktoren sind in ständiger Bewegung, und du kannst sie nur schwer bis gar nicht beeinflussen.
• Was für eine Person funktioniert, muss nicht zwangsläufig für eine andere funktionieren. Jeder Mensch bringt eine einzigartige Kombination aus Fähigkeiten, Erfahrungen, Werten und Zielen mit, die eine standardisierte Erfolgsformel unwirksam machen.
• Selbst wenn eine bestimmte Strategie zu einem bestimmten Zeitpunkt funktioniert, kann sie in der Zukunft aufgrund von Veränderungen im persönlichen Leben, im Berufsfeld oder in der Technologie veraltet sein. Erfolg erfordert daher die Fähigkeit zur Anpassung und zum lebenslangen Lernen.
• Viele Erfolgsrezepte konzentrieren sich ausschließlich auf das Erreichen eines bestimmten Ziels und ignorieren den Prozess, der dorthin führt. Sie vernachlässigen die Bedeutung von Misserfolgen als Lerngelegenheiten und die persönliche Entwicklung, die auf dem Weg zum Erfolg stattfindet.

Analyse: Funktionieren diese Wahrheiten im Job?

Schau dir zum Beispiel die Sprüche „Der frühe Vogel fängt den Wurm“ und „Scheitern ist keine Option“ näher an. Sie sind tief in der Arbeitskultur und in den Vorstellungen von Erfolg verankert. Sie reflektieren die Werte und Normen, die in vielen Gesellschaften hochgehalten werden. Gibt es neben Wahrheiten vielleicht aber auch Missverständnisse über die Natur von Erfolg und Produktivität, die sich herauslesen lassen?

Dass ein früher Start in den Tag für manche Menschen zu mehr Produktivität führen kann, ist unbestritten. Insbesondere in bestimmten Branchen oder Berufen, in denen der frühe Morgen entscheidend ist (zum Beispiel in der Landwirtschaft oder im Börsenhandel), kann dieser Ansatz zum Erfolg beitragen. Nicht jeder ist aber ein Morgenmensch, und Forschungen zeigen, dass Menschen zu verschiedenen Tageszeiten ihre Leistungshochs haben können.

Zudem impliziert der Spruch, dass ständige Aktivität und frühes Handeln immer die besten Ergebnisse liefern, was die Bedeutung von Planung, Erholung und Reflexion unterschätzt.

Genauso ist es mit dem Spruch „Scheitern ist keine Option“. Er spiegelt eine Null-Fehler-Kultur wider, in der Erfolg das einzig akzeptable Ergebnis ist. Er soll Motivation und Entschlossenheit fördern, indem er die Bedeutung von Ausdauer und Zielstrebigkeit hervorhebt.

Natürlich gibt es Bereiche, in denen Fehler minimiert werden müssen und das Streben nach Perfektion lebenswichtig ist. In solchen Kontexten kann der Spruch als Erinnerung an die hohen Standards und die Notwendigkeit von Perfektion dienen. In vielen Bereichen, einschließlich Unternehmertum und kreativen Berufen, ist „Scheitern“ aber ein integraler Bestandteil des Lernprozesses. Es ermöglicht Menschen und Organisationen, aus Fehlern zu lernen, sich anzupassen und zu wachsen. Die Realität ist, dass Scheitern tatsächlich sehr oft eine Option ist – und manchmal sogar ein notwendiger Schritt auf dem Weg zum Erfolg.

Wie kann ich das Erfolgsrezept für mich definieren, das funktioniert?

Vielleicht geben Wahrheiten ja manchmal den Startschuss zu etwas, wozu du dich überwinden musst. „Wer nicht wagt, der nicht gewinnt“, ist zum Beispiel eine Formel, die nicht nur im Büroalltag viel Wahres mit sich bringt. Wenn die Allgemeinplätze für dich aber nicht immer oder nur bedingt funktionieren, gibt es immer die Option, selbst zu überlegen, wie du persönlich und beruflich vorankommen kannst. Denn: „Veränderung ist die einzige Konstante im Leben.“

Deine Jobwahrheit: Gelassen und professionell auf Kritik reagieren

• Betrachte Kritik als Gelegenheit zur Selbstreflexion und Verbesserung. Frag dich, was an der Kritik berechtigt ist und wie du daraus lernen kannst. Offenheit für Feedback ist ein Zeichen von Stärke und Professionalität.
• Übe, auf Kritik ruhig und konstruktiv zu reagieren. Statt dich zu verteidigen, frag gegebenenfalls um Beispiele oder Vorschläge, wie du dich verbessern kannst.
• Reagiere bei in deinen Augen unberechtigter Kritik ruhig und sachlich. Du wirst feststellen: Das nimmt Menschen, die willkürlich Kritik verteilen, den Wind aus den Segeln.

Deine Jobwahrheit: Herausforderungen annehmen

• „Wer nicht wagt, der nicht gewinnt“: Ermutige dich selbst, neue Herausforderungen anzunehmen, auch wenn sie zunächst schwierig scheinen. Jede Herausforderung ist eine Chance, zu lernen und zu wachsen. Setz dir realistische Ziele und feiere deine kleinen Erfolge auf dem Weg zum großen Ganzen.
• Akzeptiere, dass ein gewisses Maß an Risiko unvermeidlich ist, wenn du vorankommen willst. Bewerte Risiken sorgfältig und triff informierte Entscheidungen, statt dich aus Angst vor möglichem Scheitern in deiner Komfortzone zu verstecken.

Deine Jobwahrheit: Persönliche und berufliche Entwicklung

• Definiere, was Erfolg für dich persönlich bedeutet, statt dich von externen Erwartungen leiten zu lassen. Deine Ziele sollten deine Werte, Interessen und Stärken widerspiegeln.
• Sieh dich selbst auf einem Weg, der lebenslanges Lernen zu einer Priorität macht. Such aktiv nach Möglichkeiten zur Weiterbildung und zur Erweiterung deiner Fähigkeiten. Dies kann formale Bildung, aber auch informelles Lernen durch Erfahrungen, Mentoring und Selbststudium umfassen.

Umgang mit Veränderung

• Entwickle eine flexible Haltung gegenüber Veränderungen. Sei bereit, deine Pläne anzupassen, wenn sich die Umstände ändern, und sieh Veränderung als Chance, nicht als Bedrohung.
• Stärke deine psychische Widerstandsfähigkeit, um mit Unsicherheiten und Rückschlägen umgehen zu können. Resilienz ermöglicht es dir, aus schwierigen Situationen gestärkt hervorzugehen und weiterhin auf deine Ziele hinzuarbeiten.

Viele Probleme in der aktuellen Arbeitswelt sind komplexer Natur. Durch viele Einflussfaktoren und sich ständig ändernde Rahmenbedingungen ist es nicht immer einfach, einem Problem sofort auf die Spur zu kommen. Viele Probleme lassen sich erst nach umfassender Analyse durchdringen und dann lösen. Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl an Methoden, die dabei helfen, die Ursache eines Problems zu ermitteln. Die Ishikawa-Methode ist eine davon. Dieser Beitrag erklärt, worum es sich bei der Methode handelt und wie du ein Ishikawa-Diagramm in deiner täglichen Arbeit nutzen kannst.

Das Ishikawa-Diagramm kurz erklärt

Mit einem Ishikawa-Diagramm kannst du ein Problem und seine Einflussfaktoren bis hin zur Ursache grafisch darstellen. Es wird daher auch als Ursache-Wirkungs-Diagramm (cause-and-effect diagram) bezeichnet. Ein anderer Name ist Fischgräten-Diagramm (fishbone diagram). Diese Bezeichnung rührt daher, dass ein fertiges Ishikawa-Diagramm aussehen kann wie eine Fischgräte. Das Muster entsteht, wenn mehrere Ursachen identifiziert werden, die zu einem Problem beitragen. Entwickelt wurde das Ishikawa-Diagramm vom japanischen Wissenschaftler Kaoru Ishikawa. Der Chemiker gilt als Vater der japanischen Qualitätskontrolle. Neben dem nach ihm benannten Diagramm hat Ishikiwa viele weitere Werkzeuge im Bereich des Qualitätsmanagements entwickelt.

Die 7 M des Ursache-Wirkungs-Diagramms

Während das von Ishikawa entwickelte Diagramm mit vier Einflussgrößen auskam, analysiert man heute mit der Methode meist sieben Einflussgrößen. Sie werden auch die 7 M genannt und sehen wie folgt aus:

1. Mensch: individuelle Faktoren, die zum Problem beitragen
2. Maschine: Prüfung der verwendeten Arbeitsmittel
3. Methode: Analyse der genutzten Methoden
4. Material: Analyse des Materials hinsichtlich seiner Qualität
5. Mitwelt: Analyse der beitragenden Umweltfaktoren
6. Management: Analyse der Führung und ihrer Qualitäten
7. Messtechnik: Analyse, ob die Beurteilungsmaßstäbe richtig gewählt sind

Die Zahl 7 ist nicht in Stein gemeißelt. In der Realität handelt es sich meist um sechs bis acht Einflussgrößen, die es zu analysieren gilt. Eine achte Einflussgröße im Diagramm ist „Money“.

Die Erstellung eines Ishikawa-Diagramms in fünf Schritten

Oft wird ein Ishikawa-Diagramm in Teamarbeit erstellt. Das hat den Vorteil, dass möglichst viele Anregungen, Sichtweisen und Ideen in Bezug auf das Problem erfasst werden können. Wurde das Diagramm erstellt, dann werden den Haupteinflussgrößen verschiedene Fehlerursachen zugeordnet.

Nach der erfolgreichen Erstellung des Fischgräten-Diagramms lassen sich damit konkrete und effiziente Maßnahmen zur Problemlösung erarbeiten.

Folgende Schritte gehören zur Erstellung eines Diagramms:

• Zeichnen einer Vorlage und Eintragen der Haupteinflussgrößen
• Erarbeitung der Haupt- und Nebenursachen
• Überprüfung der Ursachen auf Vollständigkeit
• Auswahl der wahrscheinlichsten Aussagen
• Prüfung der wahrscheinlichsten Aussagen auf Richtigkeit, zum Beispiel mit einem Signifikanztest

Im Internet gibt es zahlreiche Vorlagen, die für die Erstellung eines Ishikawa-Diagramms genutzt werden können. Eine Vorlage erleichtert die Arbeit. Sie besteht aus einem horizontalen Pfeil in der Mitte des Papiers, der nach rechts zeigt. Vom Pfeil zweigen später die verschiedenen Ursachen ab. Das Problem, das analysiert werden soll, wird auf der rechten Seite des Pfeils eingetragen.

Um die verschiedenen Ursachen zu identifizieren, die zum Problem beitragen, können Kreativitätstechniken genutzt werden. Alternativ beginnt die Session mit einem gemeinsamen Brainstorming.

Dann werden die gefundenen Ursachen den 7 M zugeordnet, und es wird überprüft, ob alle Ursachen ermittelt wurden. Anschließend können die Ursachen miteinander in Verbindung gebracht und mit Linien verbunden werden. Dann geht es an die Identifizierung der Haupt- und Nebenursachen. Die Nebenursachen werden auf der Linie der Haupteinflussgrößen (7 M) eingetragen. Liegt einer Ursache eine weitere Ursache zugrunde, dann verzweigt sich das Diagramm immer weiter.

Anhand des fertigen Diagramms können Strategien zur Lösung des Problems erarbeitet werden, die sich auf die einzelnen Bereiche beziehen.

Die Vorteile des Diagramms

Die Erstellung eines Ishikawa-Diagramms ist eine flexible Methode, die in jedem Unternehmen (unabhängig von der Größe und der Branche) eingesetzt werden kann. Bei der Analyse können Einflussfaktoren weggelassen werden, wenn sie nicht relevant sind. Andererseits können weitere Faktoren hingefügt werden, wenn sie im Kontext relevant sind. Mit der Methode ist eine einfache und zugleich umfassende Visualisierung von Abhängigkeiten und kausalen Zusammenhängen möglich.

Um mit der Methode zu arbeiten, sind keine Vorkenntnisse und so gut wie keine Vorbereitungen nötig. Die Methode eignet sich gut für die Teamarbeit. Einmal erstellt, ist das Diagramm eine gute Diskussionsgrundlage für andere Meetings.

Das Ishikawa-Diagramm ist eine gute Vorgehensweise, um die Ursachen bei komplexen Problemen zu gewichten. So kannst du zum Beispiel erkennen, ob ein Problem vor allem durch menschliche Faktoren entsteht oder durch maschinelle Faktoren getrieben ist. Das zeigt sich auf einen Blick.

Das Tool kann im Kundenservice ebenso genutzt werden wie in der Produktion oder der Personalentwicklung. Beliebt ist es im Bereich der Prozessoptimierung. Darüber hinaus kann das Ishikawa-Diagramm neue Impulse im Bereich der Produktentwicklung setzen.

Nachteile bzw. Herausforderungen vom Ishikawa-Diagramm

Mit dem Ishikawa-Diagramm lassen sich Probleme auf einer übergeordneten Ebene analysieren. Eine feinere Gewichtung ist mit dem Diagramm nicht möglich. Dafür müssen andere Techniken herangezogen werden. Auch zeitliche Abhängigkeiten oder vernetzte Ursache-Wirkungs-Kombinationen lassen sich mit der Methode nur schwer abbilden. Tragen viele verschiedene Ursachen zu einem Problem bei, dann kann es schnell unübersichtlich werden.

Tipps für die Arbeit mit dem Ishikawa-Diagramm

Wenn du mit dem Ishikawa-Diagramm arbeitest, musst du in der Regel mehrere Versionen erstellen. Die erste Version ist selten die finale Version. Meist sieht das erste Diagramm etwas chaotisch aus. In weiteren Schritten wird es dann immer übersichtlicher.

Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit bietet es sich an, das Datum der Erstellung auf dem Diagramm zu notieren, um stets mit der aktuellen Version zu arbeiten. So ist das Vorgehen auch für Personen nachvollziehbar, die erst später zur Arbeitsgruppe hinzustoßen.

Sind alle Kollegen anwesend, ist niemand krank, auf einer Fortbildung, auf Geschäftsreise oder im Urlaub, dann läuft der ganze Betrieb reibungslos. Doch was passiert, wenn die Urlaubszeit beginnt? Oder wenn die Grippewelle über die Firma rollt und am Morgen das Telefon heiß klingelt, weil sich ein Mitarbeiter nach dem anderen krankmeldet?

Seid ihr für solche Fälle gut aufgestellt, damit zumindest die wichtigsten Aufgaben erledigt werden, oder bricht dann bei euch das Chaos aus? Dieser Beitrag beschreibt, wie eine gute Vertretungsregel aussieht, damit das Geschäft gut weiterlaufen kann, selbst wenn mehrere Mitarbeiter plötzlich nicht da sind.

Was versteht man unter einer Vertretungsregelung?

Das Wort Vertretungsregelung hat im geschäftlichen Kontext zwei Bedeutungen:

• Vertretungsfall während der Abwesenheit eines Mitarbeiters
• Vertretung des Unternehmens in offiziellen Belangen nach außen

Die Vertretung eines Mitarbeiters während einer Abwesenheit

Unter einer Vertretungsregelung versteht man vor allem das formalisierte Vorgehen, das beim Ausfall eines Mitarbeiters greift. Vertretungsregeln können für Krankheiten oder für den Urlaub vorab geplant werden. Fällt ein Mitarbeiter aus, dann weiß die Vertretung bereits, was zu tun ist. Es empfiehlt sich, Vertretungsregelungen schriftlich zu fixieren und zum Beispiel auf einem Sharepoint die wichtigsten Aufgaben zu hinterlegen. Moderne Tools wie infra-struktur bieten die Möglichkeit, Vertretungsregelungen direkt abzubilden.

Die Vertretung des Unternehmens nach außen

Das Wort Vertretungsregelung kommt auch in einem anderen Kontext vor – und zwar dann, wenn es darum geht, das Unternehmen nach außen zu vertreten. Ein Mitarbeiter, der die Firma offiziell vertritt, kann Entscheidungen treffen, die rechtsverbindlich sind und damit für das Unternehmen ein Risiko bedeuten können. Je nach Unternehmensform sind Inhaber, Geschäftsführer, Gesellschafter oder Prokuristen bevollmächtigt, die Firma zu vertreten.

Vertretungsregelungen zu erstellen, macht erst einmal Arbeit

Doch zurück zum Vertretungsfall während einer Abwesenheit. Natürlich ist es im ersten Schritt aufwendig, Vertretungsregelungen zu erstellen und zu planen. Schließlich geht es nicht nur darum, einen Vertreter zu bestimmen. Es muss auch sichergestellt werden, dass er die Zugänge zu den entsprechenden Tools hat und diese ausreichend bedienen kann. Oder der Mitarbeiter muss die nötigen Berechtigungen haben, um zum Beispiel einen Workflow zu starten oder eine Zahlung freizugeben. Dazu ist es nötig, die Zugänge vor der Abwesenheit freischalten zu lassen oder eine Schulung abzuhalten.

Die Übergaben für eine geplante Abwesenheit gut planen

Gerade dann, wenn es um einen (längeren) Urlaub geht, sollte die Abwesenheit gut geplant werden und ein entsprechendes Meeting mit der Vertretung erfolgen. Zudem hat es sich bewährt, die Aufgaben während der Abwesenheit schriftlich festzuhalten und an den Vorgesetzten zu schicken. Grundsätzliche Dinge können einfach in einem Merkzettel zusammengefasst und an den Vertreter übergeben werden. So weiß dieser im Fall der Fälle direkt, wo er nachschauen kann. Aufgaben sollten direkt als Aufgabe erstellt werden und dem Vertreter eingeplant, wenn es dafür an der Zeit ist. Vor allem, wenn es regelmäßige Aufgaben sind.

Wer im Vertrieb arbeitet oder während seiner Arbeit normalerweise eng mit einigen wenigen externen Partnern zusammenarbeitet, sollte diese proaktiv informieren und die Kontaktdaten seiner Vertretung teilen. Zudem sollte der Mitarbeiter, der in Urlaub geht, eine automatische Abwesenheitsnotiz per E-Mail einrichten, die über die Vertretungsregelung und die geplante Rückkehr informiert. Zudem sollte die Mailbox und dort ebenfalls ein Hinweis auf die Vertretungsregelung aktiviert sein.

Falls es in bestimmten Belangen keine Vertretung gibt und die Anfrage erst nach der Rückkehr bearbeitet wird, kann auch dies in der E-Mail bzw. in der Mailbox angegeben werden.

Von Mahngebühren und Umsatzeinbußen: Die Folgen einer fehlenden Vertretungsregelung

Vertretungsregelungen sind nicht in jeder Organisation und in jeder Abteilung etabliert. Manche Unternehmen arbeiten nach dem Prinzip, dass die Arbeit einfach liegenbleibt, wenn der entsprechende Mitarbeiter nicht da ist. Das ist allerdings wenig effizient, nach außen nicht sehr professionell und kann teure Konsequenzen haben. Vielleicht gibt es nur einen Mitarbeiter, der Rechnungen bearbeitet. Ist er länger krank, dann bleiben die Rechnungen einfach liegen. Es kann sein, dass dann Zahlungsziele versäumt werden, Skonto nicht abgerechnet werden kann oder Mahngebühren hinzukommen.

Oder stell dir vor, es gibt nur einen Kollegen, der bei Kundenanfragen Angebote erstellen kann. Fällt er aus, dann kann das Unternehmen keine Angebote verschicken und verliert damit Aufträge und Umsätze. Oftmals fällt es nicht auf, dass bestimmte Tätigkeiten nur von einem Mitarbeiter ausgeführt werden. Doch Unternehmen, die bei der Vorbereitung von Abwesenheiten feststellen, dass wichtige Tätigkeiten an einer einzigen Person hängen, sollten ihre gesamte Organisationsstruktur überdenken. Bei neuralgischen Positionen ist es wichtig, die Arbeit auf mehrere Personen zu verteilen, um immer handlungsfähig zu bleiben.

Hinzu kommt, dass der Mitarbeiter nach seiner Rückkehr auf einen Berg an Arbeit trifft und erst einmal wenig Produktives zum Tagesgeschäft beisteuern kann, wenn er die Arbeit von zwei Wochen abarbeiten muss.

Die wichtigsten Tipps für eine gute Vertretungsregelung

Damit die Vertretung im Urlaub oder Krankheitsfall optimal gelingt, helfen diese Tipps:

• Eine Vertretungsregelung sollte nicht zwischen Tür und Angel ausgearbeitet werden.
• Gerade bei längeren Abwesenheiten ist ein Übergabe-Meeting sinnvoll.
• Es muss sichergestellt sein, dass die Vertretung ausreichend Kompetenzen und Berechtigungen hat, um die Aufgaben auszuführen.
• Zugänge zu Programmen bzw. Postfächern müssen vorhanden sein.
• Es muss gewährleistet sein, dass die Vertretung genügend Zeit hat, um die zusätzlichen Arbeiten zu bewältigen.
• Eventuell müssen Prioritäten während der Vertretungszeit neu verteilt werden.
• Aufgaben sollten so konkret wie möglich geregelt sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Vertretungsregelungen sollten schriftlich festgehalten werden.

Jeder von uns kennt stressige Phasen auf der Arbeit. Es gibt diese Projekte, bei denen immer wieder neue Anforderungen hinzukommen und die To-do-Liste endlos wird. Das kann auf Dauer zu Stress und Überforderung bis hin in den Burnout führen. Doch es gibt auch das Gegenteil. Nämlich, wenn die Arbeit kontinuierlich mit Unterforderung und Langeweile verbunden ist. In diesem Fall spricht man vom Boreout. Was es damit genau auf sich hat und welche Folgen eine chronische Unterforderung haben kann, liest du in diesem Beitrag.

Begriffsdefinition: Was ist ein Boreout?

Boreout ist abgeleitet vom englischen Wort „bore“. To bore bedeutet sich langweilen. Und genau darum geht es beim Boreout. Mitarbeiter sind auf der Arbeit Unterforderung und permanenter Langeweile ausgesetzt. Während es zeitweise sehr angenehm sein kann, wenn es auf der Arbeit zwischendurch ruhige Phasen gibt, ist die chronische Unterforderung gefährlich. Denn ein Boreout kann zahlreiche negative Konsequenzen nach sich ziehen. Obwohl der Boreout das komplette Gegenteil des Burnouts ist, können die Folgen ähnlich sein. Denn beide Phänomene können psychisch und physisch krank machen und sich auf verschiedenen Ebenen manifestieren. In jedem Fall ist ein Boreout ernst zu nehmen.

Gibt es Studien zum Thema Boreout?

Inzwischen beschäftigen sich immer mehr Wissenschaftler mit dem Boreout und untersuchen das Phänomen der chronischen Unterforderung bei der Arbeit. So gab der internationale Personaldienstleister Avantgarde Experts eine Studie mit über 1.000 Arbeitnehmern in Auftrag. Dabei wurde das Maß der Unterforderung bei vielen Arbeitnehmern deutlich. Rund ein Viertel der Befragten gab bei der Umfrage an, dass sie ihr eigenes Potenzial in ihrer Arbeit nicht ausschöpfen können. Weitere 13 Prozent gaben an, dass sie für ihr Unternehmen mehr leisten könnten, als es derzeit gefordert ist. Drei Prozent gaben an, dass sie ein permanentes Gefühl der Unterforderung haben und sich auf der Arbeit ständig langweilen. Addiert man diese Gruppen, ergibt sich eine Summe von 41 Prozent. 41 Prozent der Arbeitnehmer könnten (und möchten) auf der Arbeit mehr leisten. Das ist ein enormes Potenzial, das den Unternehmen verlorengeht. Hier gilt es, genau hinzuschauen und eine Unterforderung auf lange Sicht zu vermeiden.

Die Ursachen für einen Boreout

Gründe für einen Boreout gibt es verschiedene. Manchmal sitzt ein Arbeitnehmer schlicht auf der falschen Stelle und ist für seinen Tätigkeitsbereich überqualifiziert. Das bedeutet, dass er die anfallenden Aufgaben in kürzester Zeit erledigen kann. Den Rest der Zeit langweilt er sich und erkennt nicht, wo er sein Potenzial sinnvoll einsetzen kann.

Wie äußert sich ein Boreout?

In der Anfangsphase des Boreouts versuchen Betroffene meist noch, ihren Arbeitstag gut zu strukturieren. Sie lassen sich für die anstehenden Aufgaben besonders viel Zeit und ziehen sie scheinbar endlos in die Länge. Manche Mitarbeiter machen sogar Überstunden, um beschäftigt zu wirken. Doch diese Strategie lässt sich in der Regel nicht über einen längeren Zeitraum aufrechterhalten. Deshalb dauert es nicht lange, bis das Interesse am Job schwindet. Die Motivation, morgens aufzustehen und zur Arbeit zu gehen, sinkt immer weiter. Denn wofür sollte man den langen Arbeitsweg in Kauf nehmen, wenn man ohnehin nur herumsitzt?

In dieser Phase kommen oft erste Gedanken an einen Jobwechsel auf. Doch einerseits fühlen sich Betroffene gestresst und andererseits gelähmt.

In der Folge zeigen sich bei den Betroffenen oft weitere Beschwerden. Dazu gehören Antriebslosigkeit, Probleme mit dem nächtlichen Schlaf, Gereiztheit, übermäßiges Grübeln bis hin zur Orientierungslosigkeit. Neben diesen Symptomen auf der psychischen Ebene können sich Probleme auch auf der körperlichen Ebene zeigen. Dazu gehören Magen-Darm-Beschwerden, Kopfschmerzen, Verspannungen, aber auch Müdigkeit und eine erhöhte Infektanfälligkeit.

Wege aus dem Boreout

Wer erkannt hat, dass er sich in einem Boreout befindet, kann den ersten Schritt zur Besserung unternehmen. Denn es bringt nichts, das Problem zu ignorieren. Schließlich beeinträchtigt die Erschöpfung oder Ziellosigkeit die Lebensqualität. Ein erster wichtiger Schritt ist, das Gespräch mit dem Arbeitgeber zu suchen. Gerade, wenn du als Arbeitnehmer auf der Arbeit einfach unterfordert bist, ergeben sich bestimmt Chancen für eine neue Stelle oder einen erweiterten Aufgabenbereich. Im Grunde ist jeder Arbeitgeber froh, wenn ein Mitarbeiter von sich aus sagt, dass er weitere Aufgaben übernehmen kann. Manchmal ist dazu auch eine Umschulung oder Weiterbildung nötig. Findet sich im Unternehmen keine neue Perspektive, ist ein Jobwechsel der nächste logische Schritt.

Ist der Boreout stark fortgeschritten und handelt es sich um starke Symptome, kann auch eine begleitende Psychotherapie angezeigt sein. Die Therapie kann dem Betroffenen helfen, Wege aus seiner aktuellen Krise zu finden und neue Perspektiven aufzuzeigen. Es soll darum gehen, die eigenen Ziele und Interessen herauszuarbeiten.