Erfolgreiche Personalgewinnung durch Bewerbermanagement

Personalknappheit? Fachkräftemangel? Mit diesen Schlagwörtern lockt niemand mehr einen Hund hinter dem Ofen hervor. Dass es überall, immer und an allen Ecken und Enden an (guten) Mitarbeitern fehlt, ist Allgemeinwissen, und das nicht nur in der HR-Welt. Fachkräfte wissen, dass sie überall mit Kusshand genommen werden. Unternehmen wissen, dass eigentlich sie die Bewerber sind, die die Mitarbeiter von sich überzeugen müssen, und nicht andersherum. Also, Ärmel hochgekrempelt: Wie funktioniert ein sinnvolles Bewerbermanagement?

Was ist Bewerbermanagement?

Es war einmal: Der Stellenbedarf wird identifiziert – die Stellenausschreibung wird in die Lokalzeitung gepackt – Bewerbungsmappen werden gesichtet – Bewerbungsgespräche finden statt – Bewerber wird eingestellt.

Heute läuft das in vielen Unternehmen anders:

Der Stellenbedarf wird digital erfasst und analysiert – Stellenausschreibungen werden auf Online-Jobbörsen, in sozialen Netzwerken und auf der Unternehmenswebsite veröffentlicht – Bewerbungen werden über Online-Portale eingereicht und mittels Bewerbermanagement-Systemen automatisiert vorsortiert – Videointerviews und Online-Assessments kommen zum Einsatz, um die Eignung der Kandidaten zu prüfen – Bewerberkommunikation erfolgt zeitnah über E-Mail oder Messaging-Dienste – schließlich wird der ausgewählte Bewerber digital onboarded, mitunter unterstützt durch virtuelle Einarbeitungsprogramme.

Das klingt erschlagend? Ist es gar nicht, denn der Zauber im modernen Bewerbermanagement liegt oft in der Automatisierung von Prozessen. Aller Anfang ist schwer – aber die Vorteile überzeugen!

(Natürlich sind Konzerne anders aufgestellt als kleine oder mittelständische Unternehmen. Im Kern ist ein effizientes Bewerbermanagement aber für Unternehmen jeder Größe sinnvoll.)

Nutzen des effizienten Bewerbermanagements:

– Minimierung der Zeit von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung

– Gezielte Auswahlprozesse führen zu besseren Einstellungsentscheidungen

– Reduzierung der Kosten pro Einstellung durch optimierte Prozesse

– Positives Bewerbungserlebnis stärkt die Arbeitgebermarke

– Attraktivität als Arbeitgeber steigt und zieht Top-Talente an

– Datengestützte Entscheidungen bieten Flexibilität und Skalierbarkeit

– Guter erster Eindruck fördert langfristige Bindung an das Unternehmen

Daneben gewährleisten strukturierte Prozesse auch Rechtssicherheit zum Beispiel in Sachen Fristeinhaltung oder AGG.

Modernes Bewerbermanagement hat das Ziel, Effizienz und Nutzen so miteinander zu kombinieren, dass beide beteiligten Seiten zum besten Ergebnis kommen. Stellenausschreibungen auf Social Media, die mit einem Klick beantwortet werden können, oder Feedbackmöglichkeiten für Bewerber sind nur zwei Möglichkeiten, den Prozess aktiv und vorwärtsdenkend zu gestalten.

Wie können auch kleine Unternehmen ein unkompliziertes und effektives Bewerbermanagement aufbauen?

Ich habe keine Zeit für sowas! In kleineren Unternehmen gibt es oft keine Personalabteilung – der Bewerbungs- und Einstellungsprozess wird von Abteilungsleitern oder dem Geschäftsführer direkt übernommen. Und eigentlich ist keine Zeit dafür. Die Lösung lautet: strukturiertes Bewerbungsmanagement. So oder so ähnlich kann das ablaufen:

• Einsatz kostengünstiger Bewerbermanagementsoftware zur Automatisierung von Prozessen
• Präzise und ansprechende Jobanzeigen erstellen, um passende Kandidaten anzuziehen
• Schnelle und transparente Kommunikation mit Bewerbern über E-Mail-Automatisierung und soziale Medien
• Entwicklung eines standardisierten Interviewleitfadens zur fairen und effektiven Bewertung
• Netzwerke und Empfehlungen: Nutzung des bestehenden Netzwerks und Anreize für Mitarbeiterempfehlungen schaffen
• Regelmäßiges Feedback an Bewerber senden, um die Arbeitgebermarke zu stärken
• Einsatz einfacher Tools zur Analyse der Bewerberdaten, um den Rekrutierungsprozess kontinuierlich zu verbessern
• Training in effektiven Interviewtechniken und Antidiskriminierungsgesetzen für das Auswahlteam
• Kooperationen mit lokalen Schulen, Hochschulen und Ausbildungsstätten
• Attraktive Arbeitsbedingungen wie Homeoffice-Optionen anbieten, um ein breiteres Spektrum an Bewerbern anzusprechen (das ist natürlich stellenabhängig)
• Minimierung der Hürden im Bewerbungsprozess, z. B. durch Verzicht auf unnötig komplexe Formulare
• Aktive Präsenz auf Plattformen wie LinkedIn, um das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu präsentieren
• Positives Feedback und Bewertungen auf Plattformen wie Glassdoor fördern
• Einen strukturierten Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter entwickeln, um einen guten Start zu gewährleisten

Du bist in deinem Unternehmen für die Personalgewinnung zuständig? Vielleicht findest du in diesen Punkten einige Anregungen, die du umsetzen möchtest und auch kannst. Es gilt nämlich wie immer: Denke weg von der Perfektion und komme ins Machen! Funktionieren einige umgesetzte Punkte, lassen sich weitere optimieren. Selbst Rom ist nicht an einem Tag erbaut worden!

Wir haben Obstkörbe!

 Wenn du mit diesem Claim auf einen Bewerberansturm wartest, dann wartest du unter Umständen vergeblich. Es ist schade für den Obstkorb, dass er zum Synonym für die gute alte Zeit geworden ist, in der ein paar frische Früchte tatsächlich ein Anreiz für Bewerber waren – genauso übrigens wie kostenlos erhältliches Wasser.

 Weiterbildung, Flexibilität und Einbringung sind Themen, die Bewerber interessieren. Bietet mir ein Arbeitgeberunternehmen die Möglichkeit, meine Fähigkeiten und Interessen weiter auszubauen? Kann ich im Homeoffice oder komplett remote arbeiten? Kann ich Prozesse, die meinen Bereich betreffen, aktiv mitgestalten? New-Work-Themen wie diese beschäftigen Arbeitgeberunternehmen weltweit. Wer sie beachtet und umsetzt, verbessert seine Chancen auf gute Bewerber und interessierte Fachkräfte enorm.

Bewerbungen effektiv verwalten: Kernstück des Bewerbermanagements

Daten, Daten, Daten. Unsere Welt wird datengetrieben. Spätestens mit dem Aufkommen von Künstlicher Intelligenz ist klar: An Daten kommt man, nicht mehr vorbei. so auch bei der Verwaltung von Bewerbungen. Physische Bewerbungsmappen, fein säuberlich ausgedruckt und mit eingeklebtem Passfoto, gehören der Vergangenheit an, auch in kleinen Betrieben.

Bewerbungen aktiv und effizient verwalten, bedeutet:

1. Strukturierte Erfassung und Organisation

• Einsatz von Bewerbermanagement-Software zur zentralen Erfassung aller Bewerbungen.
• Kategorisierung der Bewerbungen nach Positionen, Qualifikationen und anderen relevanten Kriterien

2. Schnelle und transparente Kommunikation

• Automatisierte Bestätigungen des Bewerbungseingangs an Kandidaten senden
• Regelmäßige Updates über den Status der Bewerbung, um die Bewerbererfahrung positiv zu gestalten

3. Effizientes Screening und Bewertung

• Entwicklung klarer Kriterien für die Vorauswahl
• Einsatz von Bewertungstools und -techniken, um eine objektive Beurteilung der Bewerber zu gewährleisten

4. Strukturierte Interviewprozesse

• Standardisierte Interviewfragen und -verfahren, um Vergleichbarkeit und Fairness zu sichern
• Einbeziehung mehrerer Teammitglieder in den Bewertungsprozess, um unterschiedliche Perspektiven zu berücksichtigen

5. Feedback und Nachverfolgung

• Konstruktives Feedback an abgelehnte Bewerber, um einen positiven Gesamteindruck zu hinterlassen
• Pflege eines Talentpools aus nicht ausgewählten Bewerbern für zukünftige Vakanzen

6. Analyse und Verbesserung

• Auswertung von Kennzahlen (z. B. Zeit bis zur Einstellung, Bewerberzufriedenheit) zur Messung der Effektivität des Prozesses
• Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Bewerbermanagementstrategie basierend auf Feedback und Leistungsdaten

7. Datenschutz und Compliance

• Sicherstellung, dass der Umgang mit Bewerberdaten den Datenschutzgesetzen entspricht
• Dokumentation der Prozesse zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen