Gut statt perfekt – dank Pareto effizienter arbeiten?

Schon mal etwas von dem Pareto Prinzip gehört? Häufig wird nach dieser Regel verfahren, ohne genau zu wissen, dass man dieses Prinzip anwendet. Wir alle kennen diese unliebsamen Aufgaben, die zu unserem Job gehören und von denen man im Vorhinein weiß, dass sie das Resultat bzw. das Ziel kaum beeinflussen werden. Dennoch werden sie erledigt, um die eigene Checkliste in Perfektion abschließen zu können. Zum Beispiel wenden Vetriebler häufig viel Kraft dafür auf, Interessenten zur Buchung einer bestimmten Option zu überreden, obwohl es eigentlich leicht abzuschätzen ist, dass der entsprechende Interessent gar nicht Ihrer Buyer Persona, also Ihrer Zielgruppe, entspricht. Doch was ist überhaupt das Pareto Prinzip, welcher Sinn steckt dahinter und wie kann man den Effekt sinnvoll einsetzen bzw. die eigene Arbeit hinterfragen?

Die Geschichte des Pareto Prinzips

Wer hats erfunden? Vilfredo Pareto,  italienischer Ingenieur, Ökonom und Soziologe fand zu Beginn des 20. Jahrhunderts heraus, das 20 % der Italiener 80 % des staatlichen Vermögens besitzen. Seine logische Konsequenz daraus war, dass eine Bank bereits mit 1/5 der Zeit 80 % ihrer Kunden betreuen konnte. Konkret geht es also darum, dass 80 % des Ergebnisses mit nur 20 % Aufwand erreicht werden. Strebt man nun also die Perfektion an, muss man sich der größten Herausforderung in Punkto Aufwand noch stellen.

Einige Beispiel nach dem Pareto Prinzip:

  • 20 % der Internetseiten sind für 80 % des Datentraffics verantwortlich
  • mit 20 % Ihrer Kunden machen Sie 80 % Umsatz
  • 20 % der Menschen besitzen 80 % des gesamten Vermögens

Definition der Pareto Regel

Wer die Prioritäten richtig setzt, muss sich nur überlegen, was tatsächlich erledigt werden muss und was hingegen eher in die Kategorie „Zeitverschwendung“ fällt. Pareto eignet sich also Prima für Prozessanpassungen, welche Arbeitsabläufe kann man schlanker gestalten ohne Dein Ergebnis über denn Haufen zu werfen.  Was ist wichtig und was eben nicht. Bei der Verteilung von 80 % und 20 % handelt es sich natürlich um eine grobe Faustregel, nach der Du handeln und Dich als auch Deine ToDos hinterfragen kannst. 

Pareto = Prioritäten setzen

Ein gutes Händchen für Zeitmanagement ist essentiell, wenn man im Job erfolgreich sein möchte. Man muss dazu in der Lage sein, Prioritäten zu setzen, indem man den eigenen Fokus dafür schärft, was wirklich wichtig ist.

Als Unternehmer möchtest Du schließlich so Effizient und Produktiv wie möglich arbeiten, zu viel Zeit haben die wenigsten. Es fängt ja schon bei den vermeintlich kleinen Dingen an, z.B. beim schreiben und beantworten von E-Mails: Da kannst Du doch sicherlich 80 % des Inhalts in 20 % der E-Mail packen? Wie schaut es mit Besprechungen und Meetings aus, muss man sich wirklich eine Stunde lang abstimmen oder sind die Kernpunkte nach nur wenigen Minuten gesagt?

Niemand ist Perfekt

Alles perfekt zu machen bedeutet eine Menge Kraft und Zeit einzusetzen, um dieses Hohe Niveau zu erreichen. Die Frage lautet jedoch, muss das sein? Das entscheidet sich selbstredend im Einzelfall und ist nicht Allgemeingültig.
Sich die Frage aber immer und immer wieder zu stellen bevor man losläuft und sich an die Aufgaben macht, ist sinnvoll.
Die Aufgaben nicht im Perfektionismus anzugehen, bedeutet ja nicht, dass Du Deine Arbeit schlecht umsetzen sollst.
Du sollst es Dir einfach nur leichter machen.

Ziel ist es, das Prinzip spontan anwenden zu können und das Bestmögliche aus der jeweiligen Situation herauszuholen. Die Anwendung dieses Prinzips ist eine lehrsame Therapie für jeden Perfektionisten: Er merkt, dass nicht immer der volle Einsatz erforderlich ist. Etwa kann unter Zeitdruck das Design Deiner Präsentation schlichter ausfallen und der Vortrag macht dennoch einen super kompetenten Eindruck.

 In manchen Bereichen ist das Optimieren auf Effizienz übrigens fehl am Platz. Wenn beispielsweise eine Traditionsbäckerei beschließt, an Weihnachten nur noch das meistverkaufte Gebäck herzustellen, dann wird sich die mangelnde Vielfalt schnell herumsprechen.

Wie effizient arbeitest Du?

Schwierige Frage – ich weiß. Hier mal ein paar Beispiele zum Thema “Informationen im Unternehmen suchen, recherchieren und Rücksprache mit Kollegen*innen halten”.

  • Wie viel Zeit verbringt Du täglich damit, nach E-Mails und Dokumenten zu suchen?
  • Wie viel Zeit geht drauf, um Rücksprache mit Kollegen zu halten, um zu erfahren, was der aktuelle Stand zum Interessenten, Kunden oder Projekt ist?
  • Wie viele Notizen und Klebezettel mit wichtigen Informationen liegen auf Deinem Schreibtisch, die nicht nur für Dich sondern auch Deine Kollegen*innen relevant sind und diese dazu zwingen, Deine Zeit zu rauben, damit alle weiterarbeiten können?
  • Du hast jetzt schon keine Zeit, musst aber einen Kollegen vertreten der im Urlaub ist?

Diese und viele weitere Fragen hatten wir aufm Schirm, als wir infra-struktur entwickeln haben. Einfach Demotour anfordern und wir zeigen Dir, wie Du jede Menge Zeit sparst und effizienter arbeiten kannst.

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