Seien Sie gut statt perfekt – dank Pareto

Wie Sie durch etwas weniger Perfektion viel Zeit sparen zeigt Ihnen Meike Kranz von 123effizientdabei in diesem Gastartikel über das Pareto Prinzip.

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Kennen Sie das auch?

  • Passiert es Ihnen auch immer wieder, dass Sie viel zu viel Zeit damit verbringen, eine PowerPoint-Präsentation fertigzustellen, sie wirklich perfekt zu machen?
  • Oder dass Sie einen Kundenbrief erstellen und immer wieder an den Formulierungen feilen?
  • Überprüfen Sie die Aufgaben, die Sie an Mitarbeiter delegiert haben, ständig bis ins Detail?

Gehören Sie zu den Menschen, die immer alles perfekt erledigen wollen?

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Niemand ist perfekt!

Nur selten erreichen Menschen tatsächlich Perfektion. Und dann in der Regel nur in einem Bereich. Der Aufwand, dieses Niveau zu erreichen, ist sehr hoch. Und es kostet viel Kraft und Zeit, diesen Level zu halten.

Daher können Sie viel Zeit sparen, wenn Sie gut statt perfekt sind. Vielleicht denken Sie jetzt: „Das geht nicht!“ und sind entrüstet. Aber halt! Ich verlange von Ihnen ja nicht, dass Sie schlechte Arbeit machen sollen. Sie sollen es sich nur leichter machen. Wenn Sie zum Beispiel einen Kundenbrief jedes Mal neu formulieren, damit er wirklich auf den konkreten Fall exakt angepasst ist, kostet das viel Zeit. Wenn Sie stattdessen mit Standard-Formulierungen in Form von Textbausteinen arbeiten sind Sie wesentlich schneller. Wird Ihr Kunde den Unterschied tatsächlich merken?

Legen Sie mit infra-struktur E-Mail Vorlagen an, um wiederkehrende Anfragen schnell und einfach zu beantworten, z. B. Versand von vertrieblichen Infos sowie Angeboten oder Antworten auf häufig gestellte Supportanfragen.

Das 80/20-Prinzip nach Pareto

Dieses Prinzip wurde von Vilfredo Pareto entwickelt und wird daher auch Pareto-Prinzip genannt.
Konkret geht es darum, dass 80 % des Ergebnisses mit 20 % Aufwand erreicht werden.
Um die restlichen 20 % zu erreichen (also Perfektion), müssen weitere 80 % an Aufwand investiert werden.

Das Pareto-Prinzip trifft auf viele Dinge zu.

Hier einige Beispiele:

  • 20% der Menschen besitzen 80% des Vermögens
  • mit 20% Ihrer Kunden machen Sie 80% Ihres Umsatzes
  • 20% der Kleidungsstücke, die Sie besitzen tragen Sie in 80% der Zeit

Die Grenze zwischen gut und perfekt

Es hängt sicherlich von der Situation ab, aber einige Beispiele sind:

Nun ist es nicht immer so einfach, herauszufinden, was die effektivsten 20 Prozent der eigenen Arbeit ausmachen und wo die meiste Zeit liegen bleibt. Daher habe ich ein paar Fragen zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen können, diese aufzuspüren:

  • Was führt zu den 80 Prozent des Erfolgs?
  • Welche Arbeitsstruktur ist zu erkennen?
  • In welcher Umgebung finden diese Arbeiten statt?
  • Arbeiten Sie bei diesen Aufgaben alleine oder im Team?

Wenn Sie einige Einflussfaktoren gefunden haben, sollten Sie diese verstärken. Wenn Sie also zu Beispiel die Erfahrung machen, dass Sie im Team (vielleicht sogar immer mit bestimmten Kollegen) schnell zum Erfolg kommen, dann sollten Sie häufiger im Team arbeiten.

Priorisieren Sie Ihre Aufgaben mit der Aufgabenverwaltung von infra-struktur. Aufgaben lassen sich z.B. direkt aus E-Mails oder Anrufen erstellen und sogar für Kollegen anlegen.

mit infra-struktur sparen Sie Zeit

…und behalten den Überblick

Über die Autorin

Meike Kranz ist Expertin für Büroorganisation und hat schon vielen Sachbearbeitern und Führungskräften dabei geholfen Ihren Arbeitsplatz so zu strukturieren, dass sie produktiver sind und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben.

 

Kontakt:

123effizientdabei

Meike Kranz

info@123effizientdabei.de

www.123effizientdabei.de

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