Zahlreiche Komponenten, die perfekt ineinandergreifen – was ein Schweizer Uhrwerk zu höchstmöglicher Präzision verhilft, ist auch in Unternehmen erfolgsentscheidend. Das reibungslose Zusammenspiel einzelner Arbeitsvorgänge ist allerdings kein Zufall. Es ist das Resultat optimal strukturierter Prozesse. Bei richtiger Umsetzung führt diese sogenannte Ablauforganisation zu sinkenden Kosten und höherer Produktivität. Was genau dahinter steckt und wie du den Ansatz zur Effizienzsteigerung nutzen kannst, liest du hier.
Die Definition der Ablauforganisation
Was, wann, wo und durch wen – diesen vier Fragen ist die Ablauforganisation gewidmet. In Unternehmen dient das betriebswirtschaftliche Instrument dazu, einzelne Arbeitsabläufe detailliert zu beschreiben und in eine durchdachte Struktur zu bringen. Ziel ist es, Zeit und Kosten entlang der Prozesskette einzusparen und so eine höhere Effizienz zu erreichen – stets unter Berücksichtigung der individuellen Unternehmensziele. Die Maßnahme ist auch als Prozessmanagement oder Workflow-Management bekannt.
Ablauforganisation oder Aufbauorganisation: Was ist wichtiger?
Wenn A nicht weiß, was B tut und C sich für nichts verantwortlich fühlt, bricht schnell Chaos aus. Die Zuständigkeiten aller Abteilungen und Personen im Unternehmen hierarchisch anzuordnen und ihnen Aufgaben zuzuteilen, ist daher unverzichtbar. Das daraus resultierende Organigramm wird Aufbauorganisation genannt. Sie beschreibt, wer welche Aufgabe erledigt und wem er darüber Bericht erstattet. Wie genau die zu erledigende Aufgabe hinsichtlich Zeit, Raum, Personen und Sachmittel gestaltet ist, wird hingegen in der Ablauforganisation beschrieben.
Ein Beispiel zur Erläuterung:
Nehmen wir an, ein Unternehmen stellt Autoreifen her. In der Aufbauorganisation sind die verschiedenen Abteilungen des Unternehmens unter Berücksichtigung ihrer Funktion, ihrer Hierarchiestufe und ihrem Verhältnis zueinander angeordnet. So sind beispielsweise die Produktionsteams der Produktionsleitung unterstellt, über der wiederum die Betriebsleitung und schließlich die Unternehmensführung steht.
Wie genau die Produktionsteams ihre Funktion – also die Herstellung der Reifen – erfüllen, definieren die einzelnen Arbeitsschritte in der Ablauforganisation. Die aufgewendete Zeit, die eingesetzten Sachmittel und andere Faktoren lassen sich bei diesem System flexibel verändern.
Unabhängig von den vorgenommenen Anpassungen im Workflow bleibt der organisatorische Aufbau immer gleich: Die Produktionsteams berichten an die Produktionsleitung, sie an die Betriebsleitung und diese an die Unternehmensführung. Die statische Aufbauorganisation und die dynamische Ablauforganisation hängen also zusammen und tragen auf unterschiedliche Weise zu mehr Struktur im Unternehmen bei.
Warum ist gutes Prozessmanagement wichtig?
Durch das Prozessmanagement gewinnst du einen tiefen Einblick in die Teilschritte, aus denen sich die Arbeitsvorgänge in deinem Unternehmen zusammensetzen. Du verstehst ihre Beziehung zueinander und identifizierst Optimierungspotenziale, die bisher ungenutzt blieben. Kurz gesagt: Die Ablauforganisation ermöglicht dir, dein Unternehmen wettbewerbsfähig zu machen beziehungsweise zu halten.
Vorteile der Ablauforganisation
- deckt Schwachstellen entlang der Prozesskette auf
- ermöglicht eine optimierte Kapazitätsauslastung
- kann auf verschiedene Faktoren fokussiert werden (z. B. Zeit, Qualität oder Menge)
- stellt den Sachmittel- und Informationsfluss im Unternehmen anschaulich dar
- zeigt auf, welche Teilschritte standardisiert oder automatisiert werden können
- liefert Ansatzpunkte für Kosten- und Zeitersparnisse
- verringert die Fehlerquote und die Anzahl an Rückfragen
Herausforderungen der Ablauforganisation
- aufwendige Erstellung (Prozessmanagement-Tools können helfen)
- eventuelle Zielkonflikte (vermeidbar durch Priorisierung der Ziele)
Wie läuft das Workflow-Management ab?
Die Strukturierung der Arbeitsprozesse verläuft in drei Phasen: Analyse, Gestaltung und Einführung. Im ersten Schritt bewertest du den Ist-Zustand und beschreibst die Teilschritte, aus denen sich die Vorgänge im Unternehmen zusammensetzen. Nutze hierfür die folgenden Leitfragen:
- Welcher Arbeitsschritt wird erledigt?
- Wann wird der Arbeitsschritt erledigt?
- Wo wird der Arbeitsschritt erledigt?
- Durch wen wird der Arbeitsschritt erledigt?
In der Gestaltungsphase ordnest du die Prozesse in einem Flussdiagramm an. Die Teilschritte können nacheinander, parallel oder einzeln verlaufen. So entsteht eine einzigartige Abfolge von Vorgängen, die direkt oder indirekt miteinander verknüpft sind. Das bedeutet: Eine allgemeingültige Struktur, die für jedes Unternehmen funktioniert, gibt es nicht.
Sobald der Workflow steht, ist das System bereit für die Einführungsphase. Die erfolgreiche Implementierung erfordert gegebenenfalls zusätzliche Schritte, zum Beispiel die Schulung von Mitarbeitern oder die Beschaffung von Sachmitteln. Nach der Umsetzung starten die vorgenannten drei Schritte erneut, um die Ablauforganisation fortlaufend zu verbessern.
Strukturen schaffen:
Abläufe perfekt organisiert und dokumentiert mit infra-struktur
Fünf schnelle Tipps: die Ablauforganisation als Effizienz-Booster
Es sind fein abgestimmte Details, die gutes Prozessmanagement ausmachen. Die folgenden Tipps helfen dabei, typische Fehlerquellen zu umgehen und das Potenzial der Ablauforganisation auszuschöpfen.
1. Nimm dir ausreichend Zeit für die Erstellung
Schnell zwischen Tür und Angel erstellt? Fehlende Sorgfalt bei der Ausarbeitung der Workflow-Struktur rächt sich schnell, denn so verpufft der positive Effekt des Systems. Investiere genug Zeit in die Ablauforganisation, um aufwendigen Korrekturen vorzubeugen.
2. Achte auf eine übersichtliche Darstellung
Optische Mittel helfen, komplexe Ablaufdiagramme anschaulicher zu gestalten. Markiere beispielsweise bestimmte Arten von Arbeitsvorgängen in einer einheitlichen Farbe. Oder verwende verschiedene Formen für die Kästchen, um entscheidungsbedürftige Sonderaufgaben auf einen Blick von Standardprozessen zu unterscheiden.
3. Beziehe ergänzende Aspekte in die Struktur der Arbeitsprozesse ein
Behalte bei der Ausarbeitung alle internen und externen Einflussfaktoren im Auge, die sich auf den Workflow im Unternehmen auswirken können. Hierzu zählen beispielsweise Wartungsarbeiten an den Maschinen, geltende Sicherheitsvorschriften oder die Qualifikation der Mitarbeiter.
4. Mache die Belegschaft mit dem Workflow vertraut
Zielführendes Prozessmanagement ist nur realisierbar, wenn alle beteiligten Personen an einem Strang ziehen. Entsprechend wichtig ist es, dass jeder einzelne Mitarbeiter seine Rolle im Ablauf versteht. Neben der eigenen Aufgabe umfasst dies auch die direkt vorgelagerten sowie die nachfolgenden Teilschritte im Workflow.
5. Betrachte die Ablauforganisation als lebendes Konzept
Die Hauptaufgabe des Workflow-Managements ist es, einen möglichen Optimierungsbedarf entlang der Unternehmensprozesse aufzudecken. Mache von diesem Erkenntnisgewinn Gebrauch und nimm bei Bedarf Anpassungen vor, um die Abläufe künftig noch reibungsloser und somit effizienter zu gestalten.
