Ein Meeting ist eine feine Sache …
… man tauscht Infos aus, bespricht Ideen, checkt aktuelle Projekte, entwickelt Strategien, setzt Prioritäten und verteilt Aufgaben – und am Ende gehen alle Beteiligten motiviert von dannen.
Wie? Das kommt dir nicht bekannt vor?
– Den meisten Teilnehmern auch nicht.
Denn tatsächlich herrscht auf Meetings meist Langeweile vor. Es wird viel geplappert, wenig gesagt und am Ende bleibt nebulös, was das Ganze überhaupt sollte. Zudem ist der Tag gelaufen und die echte Arbeit liegen gebleiben.
Doch es geht auch anders: produktiv, intelligent, gut eingefädelt und clever umgesetzt. Genau dann bringen Besprechungen wirklich das, was eigentlich ihr Sinn ist: produktiven Austausch, konkrete Beschlüsse, das Vorantreiben von Projekten und zufriedene Teilnehmer, die tatsächlich motiviert von dannen ziehen.
Wie das funktioniert? Voilà:
Inhaltsübersicht
In fünf einfachen Schritten zur produktiven Besprechung
1. Meeting vorbereiten – aber bitte mit Plan
Freien Termin suchen, Einladung versenden und die Sache läuft? Von wegen!
Das A & O einer gelungenen Konferenz ist die Vorbereitung: inhaltlich, strategisch und technisch.
Die erste Frage dabei könnte lauten:
Ist das Treffen wirklich nötig? Worum exakt geht es? Was soll erreicht werden und wie kommen wir dort hin?
Falls dir zu alldem nichts einfällt, ist das Treffen mit hoher Wahrscheinlichkeit verzichtbar. Ansonsten folgen diese Schritte:
Agenda erstellen
Welche Themen sind geplant? Unter jedem Punkt skizzierst du den Status Quo der Angelegenheit. Es folgt das Ziel des Agenda-Punktes, gerne inklusive angedachter Lösungsansätze. Plus: Wer ist für das Thema zuständig, welche Infos/Unterlagen werden von dieser Person benötigt und welcher Zeitraum ist für das Thema vorgesehen? Sind alle Punkte aufgeführt, weist du auf erwünschte Vorbereitungen der Teilnehmer hin.
Solltest du nicht Gastgeber sein, sondern zu einer Besprechung eingeladen werden und dazu keine konkrete Agenda erhalten, dann fordere sie ruhig ein. Schließlich möchtest du dich vorbereiten. Falls das als kleiner Wink mit dem Zaunpfahl ankommt – umso besser.
Teilnehmer festlegen
Beim Erstellen der Agenda kristallisieren sich die Teilnehmer heraus, deren Anwesenheit tatsächlich sinnvoll ist. Das sind Personen, die Informationen beisteuern können oder benötigen, Leute, die Entscheidungen treffen sowie jene Mitarbeiter, die voraussichtlich Entwicklungsschritte ausführen werden.
Bei näherer Betrachtung fällt darunter ein Drittel weniger als ursprünglich geplant? Kein Problem, sie haben gewiss anderweitig genug zu tun. Der Erfolg einer Konferenz hängt nicht von der Anzahl der Teilnehmer ab, sondern davon, dass es die richtigen sind. Vermutlich gibt es auch ein paar Leute, deren Anwesenheit lediglich zu einigen Punkten sinnvoll ist. Diese Themen solltest du zeitlich vorziehen und die Runde verkleinern, sobald alles dazu besprochen ist.
Teilnehmer vorab informieren und involvieren
Wenn die Agenda mitsamt der angepassten Teilnehmerzahl steht, verschickst du sie bestenfalls mit großzügigem zeitlichem Vorlauf. Die Teilnehmer involvierst du schon im Vorfeld, indem du sie um Ergänzungen der Agenda bittest, falls sie etwas vermissen. Klug ist auch ein Hinweis, dass der bereits skizzierte Status Quo der Agenda-Punkte im Sinne aller Beteiligten eine langwierige Einführung bei der Besprechung ersetzen wird. Eventuell mit dem Zusatz, dass aus diesem Grund das Meeting eine Viertelstunde kürzer ausfallen wird als bislang gewohnt.
Format und Dauer variieren?
Generell ist es eine Überlegung wert, das Prinzip der Besprechungen hin zu einem womöglich produktiveren Modell zu variieren. Bei der Fish-Bowl-Methode etwa wird ein innerer Stuhlkreis gebildet. Dort befinden sich die direkt Beteiligten des aktuellen Themas sowie ein freier Stuhl. Den äußeren Stuhlkreis besetzen jene, die in den Punkt nicht aktiv involviert sind. Bei Ideen oder sonstigen Beiträgen können sie vorübergehend zum freien, aktiven Stuhl wechseln. Auch die Dauer einer Zusammenkunft ist nicht in Stein gemeißelt. Bei systematischer Planung und konsequenter Durchführung kann sie oftmals erheblich reduziert werden. Qualität statt Quantität.
Technische Vorbereitungen
Viel Zeit wird mit versagender Technik verplempert. Das demotiviert und ermüdet und der anfängliche Schwung der Anwesenden versiegt. Deshalb: rechtzeitig vor dem Termin alle Geräte prüfen. Plus: Ist der Raum überhaupt groß genug? Ausreichender Abstand bzw. Bewegungsfreiheit und frische Luft sind nicht nur in Krisenzeiten wichtig.
2. Einstieg ins Meeting
Wurde bisher auf Nachzügler gewartet und wertvolle Zeit vergeudet? Damit ist jetzt Schluss, sonst geht es bis zum Sankt-Nimmerleinstag so weiter. Sprich: Die Konferenz startet pünktlich. Als erstes absprechen, wer die Rolle des Zeitnehmers und des Protokollanten übernimmt. Diesen Punkt kannst du auch schon in der Agenda erwähnen, um lange Debatten vor Ort zu vermeiden.
Aufgrund der bislang vorherrschenden Langeweile und fehlenden Produktivität bei allzu vielen Meetings ist es fast schon üblich, währenddessen auf dem Smartphone zu klimpern, Spielchen zu spielen oder ein entspanntes Nickerchen einzulegen. Kein Wunder, denn enthusiastische Begeisterung kann man bei mittelmäßigen Darbietungen nicht erwarten. Doch Mittelmaß war gestern: Sprich ruhig kurz an, dass hier ein frisches Lüftchen weht, dass du genau deshalb eine konkrete Agenda verschickt hast und dass fokussierte Teilnahme gefragt ist. Und dass die Ergebnisse sowohl den Projekten als auch allen Beteiligten zugute kommen.
3. Ablauf der Besprechung
Die Teilnehmer sind erfreut, gespannt und hoffentlich hoch motiviert, endlich keine Zeit mehr mit sinnlosen Sitzungen zu verplempern. Jetzt kommt es darauf an, die klare Linie durchzuziehen.
Überzeugend sprechen & zur Beteiligung motivieren
Als Moderator trägst du maßgeblich dazu bei, dass sich die Leute angesprochen fühlen. Sprich bildhaft, abwechslungsreich und kreativ! Keine Angst vor Metaphern und Wortwitz, sei authentisch und nimm die Leute mit. Auf Floskeln und Monologe solltest du verzichten.
Natürlich gibt es stets Teilnehmer, die äußerlich kaum reagieren. Doch gerade die Introvertierten sind es, die oft ganz schön viel zu sagen hätten.
Motiviere sie gezielt, aber bevorzuge sie nicht. Sei menschlich und nahbar, doch verliere die Sache nicht aus den Augen. Klingt anstrengend? Ist es nicht. Sich zu verkrampfen und mega souverän wirken zu wollen – das ist anstrengend und ansonsten wirkungslos.
… und wenn die Debatte ausufert?
Bei Anzeichen, dass die Fäden entgleiten und das Gespräch abdriftet, wirf ein Lasso aus und hol die Leute zurück zur Thematik. Erinnere sie an die Absicht der einzelnen Agenda-Punkte und an die jeweiligen Zeitfenster.
Allerdings tauchen bei thematischen Eskapaden manchmal durchaus wertvolle Inhalte auf. Dafür gibt es ab sofort einen Themenspeicher auf einem Whiteboard zur späteren Auseinandersetzung. So gehen keine klugen Ideen verloren und die Konferenz bleibt dennoch im angedachten Rahmen.
4. Meeting beenden und Nachsorge
Pünktlich anfangen, pünktlich aufhören. Bedanke dich bei den Teilnehmern für ihre Anwesenheit, ihr Engagement und ihre Beiträge. Hoffentlich hast du für dich selbst ausreichend Zeit eingeplant, um die Mitschrift in Ruhe fertigzustellen, gegebenenfalls gemeinsam mit dem Protokollführer. Darin führst du die offen gebliebenen Punkte sowie Ergänzungen auf. Diese Mitschrift erhalten die Teilnehmer zeitnah mit der Bitte, eventuelles Feedback bis zu einem festgelegten Termin zu geben. Vielleicht bedankst du dich nochmals für das gelungene Treffen – positive Rückmeldungen spornen an und stärken das Gefühl, an einem Strang zu ziehen.
5. Reflektieren & optimieren
Und, wie ist das erste Meeting unter neuen Vorsätzen gelaufen? Es ist sinnvoll, den Ablauf und die Erkenntnisse für dich selbst zu reflektieren. Am besten schriftlich. Was hat gut geklappt, was kam weniger gut an? Woran möchtest du noch feilen, welche Methoden könntest du noch einbeziehen und was lief bereits perfekt? Genau diese Fragen kannst du auch den Teilnehmern in den folgenden Tagen stellen. Denn man wächst an seinen Aufgaben – und das am besten gemeinsam.
