Sind alle Kollegen anwesend, ist niemand krank, auf einer Fortbildung, auf Geschäftsreise oder im Urlaub, dann läuft der ganze Betrieb reibungslos. Doch was passiert, wenn die Urlaubszeit beginnt? Oder wenn die Grippewelle über die Firma rollt und am Morgen das Telefon heiß klingelt, weil sich ein Mitarbeiter nach dem anderen krankmeldet?
Seid ihr für solche Fälle gut aufgestellt, damit zumindest die wichtigsten Aufgaben erledigt werden, oder bricht dann bei euch das Chaos aus? Dieser Beitrag beschreibt, wie eine gute Vertretungsregel aussieht, damit das Geschäft gut weiterlaufen kann, selbst wenn mehrere Mitarbeiter plötzlich nicht da sind.
Was versteht man unter einer Vertretungsregelung?
Das Wort Vertretungsregelung hat im geschäftlichen Kontext zwei Bedeutungen:
- Vertretungsfall während der Abwesenheit eines Mitarbeiters
- Vertretung des Unternehmens in offiziellen Belangen nach außen
Die Vertretung eines Mitarbeiters während einer Abwesenheit
Unter einer Vertretungsregelung versteht man vor allem das formalisierte Vorgehen, das beim Ausfall eines Mitarbeiters greift. Vertretungsregeln können für Krankheiten oder für den Urlaub vorab geplant werden. Fällt ein Mitarbeiter aus, dann weiß die Vertretung bereits, was zu tun ist. Es empfiehlt sich, Vertretungsregelungen schriftlich zu fixieren und zum Beispiel auf einem Sharepoint die wichtigsten Aufgaben zu hinterlegen. Moderne Tools wie infra-struktur bieten die Möglichkeit, Vertretungsregelungen direkt abzubilden.
Die Vertretung des Unternehmens nach außen
Das Wort Vertretungsregelung kommt auch in einem anderen Kontext vor – und zwar dann, wenn es darum geht, das Unternehmen nach außen zu vertreten. Ein Mitarbeiter, der die Firma offiziell vertritt, kann Entscheidungen treffen, die rechtsverbindlich sind und damit für das Unternehmen ein Risiko bedeuten können. Je nach Unternehmensform sind Inhaber, Geschäftsführer, Gesellschafter oder Prokuristen bevollmächtigt, die Firma zu vertreten.
Vertretungsregelungen zu erstellen, macht erst einmal Arbeit
Doch zurück zum Vertretungsfall während einer Abwesenheit. Natürlich ist es im ersten Schritt aufwendig, Vertretungsregelungen zu erstellen und zu planen. Schließlich geht es nicht nur darum, einen Vertreter zu bestimmen. Es muss auch sichergestellt werden, dass er die Zugänge zu den entsprechenden Tools hat und diese ausreichend bedienen kann. Oder der Mitarbeiter muss die nötigen Berechtigungen haben, um zum Beispiel einen Workflow zu starten oder eine Zahlung freizugeben. Dazu ist es nötig, die Zugänge vor der Abwesenheit freischalten zu lassen oder eine Schulung abzuhalten.
Die Übergaben für eine geplante Abwesenheit gut planen
Gerade dann, wenn es um einen (längeren) Urlaub geht, sollte die Abwesenheit gut geplant werden und ein entsprechendes Meeting mit der Vertretung erfolgen. Zudem hat es sich bewährt, die Aufgaben während der Abwesenheit schriftlich festzuhalten und an den Vorgesetzten zu schicken. Grundsätzliche Dinge können einfach in einem Merkzettel zusammengefasst und an den Vertreter übergeben werden. So weiß dieser im Fall der Fälle direkt, wo er nachschauen kann. Aufgaben sollten direkt als Aufgabe erstellt werden und dem Vertreter eingeplant, wenn es dafür an der Zeit ist. Vor allem, wenn es regelmäßige Aufgaben sind.
Wer im Vertrieb arbeitet oder während seiner Arbeit normalerweise eng mit einigen wenigen externen Partnern zusammenarbeitet, sollte diese proaktiv informieren und die Kontaktdaten seiner Vertretung teilen. Zudem sollte der Mitarbeiter, der in Urlaub geht, eine automatische Abwesenheitsnotiz per E-Mail einrichten, die über die Vertretungsregelung und die geplante Rückkehr informiert. Zudem sollte die Mailbox und dort ebenfalls ein Hinweis auf die Vertretungsregelung aktiviert sein.
Falls es in bestimmten Belangen keine Vertretung gibt und die Anfrage erst nach der Rückkehr bearbeitet wird, kann auch dies in der E-Mail bzw. in der Mailbox angegeben werden.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Jeder Mitarbeiter deines Teams weiß, was mit welchem Kunden besprochen wurde und kann sich so jederzeit einen Überblick verschaffen und Auskunft geben.
Von Mahngebühren und Umsatzeinbußen: Die Folgen einer fehlenden Vertretungsregelung
Vertretungsregelungen sind nicht in jeder Organisation und in jeder Abteilung etabliert. Manche Unternehmen arbeiten nach dem Prinzip, dass die Arbeit einfach liegenbleibt, wenn der entsprechende Mitarbeiter nicht da ist. Das ist allerdings wenig effizient, nach außen nicht sehr professionell und kann teure Konsequenzen haben. Vielleicht gibt es nur einen Mitarbeiter, der Rechnungen bearbeitet. Ist er länger krank, dann bleiben die Rechnungen einfach liegen. Es kann sein, dass dann Zahlungsziele versäumt werden, Skonto nicht abgerechnet werden kann oder Mahngebühren hinzukommen.
Oder stell dir vor, es gibt nur einen Kollegen, der bei Kundenanfragen Angebote erstellen kann. Fällt er aus, dann kann das Unternehmen keine Angebote verschicken und verliert damit Aufträge und Umsätze. Oftmals fällt es nicht auf, dass bestimmte Tätigkeiten nur von einem Mitarbeiter ausgeführt werden. Doch Unternehmen, die bei der Vorbereitung von Abwesenheiten feststellen, dass wichtige Tätigkeiten an einer einzigen Person hängen, sollten ihre gesamte Organisationsstruktur überdenken. Bei neuralgischen Positionen ist es wichtig, die Arbeit auf mehrere Personen zu verteilen, um immer handlungsfähig zu bleiben.
Hinzu kommt, dass der Mitarbeiter nach seiner Rückkehr auf einen Berg an Arbeit trifft und erst einmal wenig Produktives zum Tagesgeschäft beisteuern kann, wenn er die Arbeit von zwei Wochen abarbeiten muss.
Unternehmen mit Vertretungsregelung wirken nach außen professionell
Unternehmen, die eine Vertretungsregelung haben, wirken nach außen professionell, da alle Anfragen von Kunden oder Externen immer bearbeitet werden können und das Unternehmen handlungsfähig bleibt. Laufende Projekte geraten während der Abwesenheit nicht ins Stocken, sondern es kann zumindest teilweise an Ihnen weitergearbeitet werden.
Die wichtigsten Tipps für eine gute Vertretungsregelung
Damit die Vertretung im Urlaub oder Krankheitsfall optimal gelingt, helfen diese Tipps:
- Eine Vertretungsregelung sollte nicht zwischen Tür und Angel ausgearbeitet werden.
- Gerade bei längeren Abwesenheiten ist ein Übergabe-Meeting sinnvoll.
- Es muss sichergestellt sein, dass die Vertretung ausreichend Kompetenzen und Berechtigungen hat, um die Aufgaben auszuführen.
- Zugänge zu Programmen bzw. Postfächern müssen vorhanden sein.
- Es muss gewährleistet sein, dass die Vertretung genügend Zeit hat, um die zusätzlichen Arbeiten zu bewältigen.
- Eventuell müssen Prioritäten während der Vertretungszeit neu verteilt werden.
- Aufgaben sollten so konkret wie möglich geregelt sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Vertretungsregelungen sollten schriftlich festgehalten werden.
