E-Mails gehören schon lange zur meistverwendeten Option der täglichen Kommunikation im Büro. Über diesen Weg können unter anderem Dokumente, Angebote und Verträge ohne zeitlichen Verzug verschickt werden.
So praktisch und zeitsparend E-Mails erscheinen mögen, können sie sich jedoch auch in Zeiträuber verwandeln. Damit dir das nicht passiert, solltest du unsere Tricks kennen und anwenden.
Inhaltsübersicht
Warum gehören E-Mails zu den größten Zeiträubern im Büro?
Du sitzt gerade an deinem Schreibtisch und konzentrierst dich auf dein Projekt. Die Excel Liste muss aktualisiert werden und du willst noch die Statistiken nach Eingabe der Daten anhand eines Diagramms erstellen. Plötzlich poppt ein Fenster auf deinem Bildschirm auf und teilt dir mit, dass eine neue E-Mail in deinem Postfach eingegangen ist.
Deine Neugier führt dich direkt zu der E-Mail, um zu überprüfen, wer dir gerade geschrieben hat. Bist du einmal in deinem Postfach angelangt, liest du dir auch gleich die Mail durch und entscheidest, später zu antworten. So harmlos diese Handlung scheinen mag, hast du anhand dieser Tätigkeit wertvolle Zeit verloren!
Auch wenn du nur eine Minute gebraucht hast, um da kurz hereinzuschauen und sofort deine Arbeit im Büro wieder da aufnimmst, wo du zuletzt warst, ist deine Konzentration schon unterbrochen. Hier benötigst du bis zu 20 Minuten, um den Faden wiederzufinden.
Kommt dir diese Situation bekannt vor? Sie wiederholt sich sicherlich mehrmals am Tag und möglicherweise bist du dir dessen gar nicht bewusst. Es gibt aber einige Tricks, welche du anwenden kannst, deine E-Mails zu organisieren. Und das auch noch, ohne viel Zeit zu vergeuden.
E-Mail-Hack Nr. 1: Mit Ordnung zu einer produktiven Arbeit im Büro
Das Postfach deiner E-Mail-Adresse ist wie dein Büro oder dein Wohnzimmer: Es muss aufgeräumt werden. Ansonsten füllt sich dein Postfach wie auch dein Schreibtisch mit Dokumenten. Wenn du dann etwas Bestimmtes suchst, findest du es auf die Schnelle nicht wieder. Das kostet dich wertvolle Zeit.
Aufräumen ist angesagt! Alle Dokumente müssen organisiert und klassifiziert werden. Egal, ob es sich um Papier oder digitale Korrespondenz handelt. Die Unterlagen sollten ordentlich abgeheftet oder in den entsprechenden digitalen Akten gespeichert werden.
Mit infra-struktur alle Dokumente organisiert
E-Mail-Hack Nr. 2: Feste Zeitblöcke
E-Mails müssen nicht sofort gelesen und bearbeitet werden. Hat es ein Kunde eilig? Nein, denn sonst würde er zum Telefon greifen und direkt anrufen! Diesen Tipp solltest du dir ans Herz legen, um nicht in die Versuchung zu kommen, ständig deinen Posteingang zu überprüfen.
Die Korrespondenz sollte nach Möglichkeit ein bis zwei mal am Tag bearbeitet werden. Dies bezieht sich sowohl auf das Lesen, als auch auf das Beantworten und Archivieren der Mails.
Organisiere deine Arbeitszeit so, dass du die wichtigsten Aufgaben zuerst, gleich zu Beginn deiner Arbeitszeit, erledigst. Dieser Tipp ist besonders wichtig. Denn am frühen Morgen sind deine Gedanken noch frisch und die Konzentration funktioniert am Anfang des Tages besser.
Definiere dir am Tag feste Zeiten in Blöcken, in welchen du deine E-Mails bearbeiten möchtest. Die Länge der Zeit ist abhängig von deinem üblichen Schriftverkehr oder Arbeitsvolumen. Das solltest du direkt in die Tagesplanung mit berücksichtigen.
In dieser Zeit solltest du alle offenen E-Mails lesen und bearbeiten, damit du diese nicht noch einmal „anfassen“ musst. Das Ziel dieser Angewohnheit ist, ständige Unterbrechungen zu vermeiden und trotzdem die Arbeit gewissenhaft und zeitnah durchzuführen.
E-Mail-Hack Nr. 3: Mit der Stapel-Methode zu mehr Ordnung
Wenn du schon dabei bist deine E-Mails zu bearbeiten, solltest du das auch richtig tun. Und zwar so, dass du nicht ständig von vorne anfangen musst. Bei der Bearbeitung solltest du wissen, welche Funktionen E-Mails haben, und wie du mit ihnen verfahren musst.
Antworten:
Diese E-Mail verlangt nach einer Antwort von dir. Erledige dies sofort, aber fass dich möglichst kurz und formuliere unmissverständlich, um mögliche Rückfragen direkt zu vermeiden.
Termin:
Ein Termin muss bestätigt und in deinem Kalender eingetragen werden.
Information:
Du erhälst diese Mail nur als Information, die du mit dem entsprechenden Datensatz verarbeiten musst.
Aufgaben:
Dein Handeln ist hier gefragt. Erstelle dir aus der E-Mail heraus direkt eine Aufgabe und plane direkt passend, wann du diese Aufgabe erledigen wirst. Falls die Aufgabe mit einem Projekt oder Kunden zusammenhängt, wird die Aufgabe selbstverständlich direkt mit der passenden digitalen Akte verpuzzelt.
Delegieren:
Manche Mails sind auch oder nur für deine Kollegen wichtig. Statt die E-Mail weiterzuleiten, delegiere sie doch einfach. Damit spart ihr euch das ewige Ping-Pong mit endlos langen Weiterleitungen.
E-Mail-Hack Nr. 4: Störquellen beseitigen
Ein wichtiger Tipp ist das Ausschalten der Pop-ups ab, damit nicht jedes Mal eine Meldung auf deinem Bildschirm erscheint, sobald eine neue Mail reinkommt. So entfernst du automatisch unnötige Ablenkungen.
Stattdessen kannst du Zeitfenster kreieren, welche dich über deine folgenden Aufgaben informieren. Organisierst du deine Arbeit nach einem Zeitplan, erhöhst du deine Konzentration und Effektivität!
E-Mail-Hack Nr. 5: Antworten oder anrufen?
Wenn du eine E-Mail beantworten möchtest, dann frage dich zuerst: „Kannst du die Antwort in drei Sätzen verfassen?“ Lautet deine Antwort „nein“, dann geh direkt ans Telefon. Verliere keine wertvollen Minuten damit, lange Texte zu schreiben. E-Mails sind nicht dafür gedacht, längere Gespräche zu führen. Stattdessen gelten sie als Austausch wichtiger Information und Austausch verschiedener Dokumente.
