Du hast dich sicherlich schon in Situationen wiedergefunden, in welchen du Aufgaben einfach aufschiebst und diese nicht sofort erledigst – und das obwohl du dir ganz fest vorgenommen hast, eben das zu tun. Damit bist du nicht alleine, denn viele Menschen prokrastinieren. Mit einigen Tricks kannst du eine Prokrastination – auch bekannt als Aufschieberitis – jedoch schnell überwinden und dieser nicht mehr zum Opfer werden.

Schluss mit Prokrastination: Setz dir kleine erreichbare Ziele, um zum großen Ziel zu gelangen

Häufig liegt der Grund für die Prokrastination darin, dass du dir viel zu große Ziele setzt, welche auf den ersten Blick unerreichbar erscheinen. Folglich weißt du gar nicht, wo du überhaupt anfangen sollst und lässt es gleich bleiben, denn ein Ende ist nicht in Sicht.

Du kannst deine Ziele dennoch erreichen. Unterteile sie in kleinere Etappen, welche realistisch erscheinen und somit einfacher zu erreichen sind. Nur wenn du weißt, welche Schritte du gehen musst, um dein Ziel zu erreichen, kannst du diese zu kleineren „Zwischen-Zielen“ machen. Plane daher für jeden Tag ein neues Ziel, welches dich näher an dein ursprüngliches großes Ziel bringt. So wirst du dieses langfristig erreichen.

Kein Aufschieben mehr: Risiko eingehen und Ängste abschalten

Gehst du mit zu viel Angst an die Sache, so wirst du schon nach kurzer Zeit prokrastinieren, denn dadurch blockierst du dich. Du redest dir selbst ein, nicht in der Lage zu sein, bestimmte Aufgaben auszuführen oder ein gewisses Risiko einzugehen. Dieses Risiko einzugehen ist jedoch notwendig, um deine Aufgaben zu meistern und deinen Zielen näher zu kommen. Verstehst du dies, so kannst du dein Gefühl der Angst besser kontrollieren. Sei ehrlich zu dir selbst und mache dir darüber hinaus klar, was passiert, wenn du deine Aufgabe nicht jetzt erledigst.

Den Fokus auf das wesentliche legen und keine Gedanken verschwenden

Lege deinen Fokus im Alltag auf die wichtigsten Aufgaben und damit auf das Wesentliche, denn zu häufig lässt du dich wahrscheinlich von nebensächlichen Problemen ablenken: Diese betreffen häufig das Privatleben. Mache dir jedoch klar, worauf es wirklich ankommt und priorisiere deine Aufgaben, damit du der Aufschieberitis entkommst.

Um den richtigen Fokus zu setzen, kommt es auch darauf an, deine Tagträumerei abzustellen. Verfällst du während der Arbeit häufig in Gedanken, welche diese gar nicht betreffen, so schiebst du deine Aufgaben erst recht vor dir her. Durch die Tagträumerei sorgst du zudem dafür, dass deine Leistungsfähigkeit vermindert wird. Lasse dich daher von nichts ablenken und rufe dir deine Aufgaben immer wieder zurück ins Gedächtnis. Konzentriere dich zudem auf den Moment, denn nur dieser zählt. Hierbei hilft es ungemein einen Zeitplan für deine Aufgaben anzulegen, in welchem du deinen Tag strukturierst. Hältst du dich an diesen von Anfang an, so wirst du deinen Zeitplan auch in der Zukunft einhalten!

Kommt der Stein erst einmal ins Rollen … Endlich Schluss mit Prokrastination

Der Anfang ist immer am schwierigsten. Handelst du jetzt und sofort, so hast du die größte Herausforderung schon geschafft. Die meisten Menschen fangen nämlich gar nicht erst damit an, ihre Aufgaben abzuarbeiten. Handelst du von nun an täglich sofort und bearbeitest deine Aufgaben direkt, so wirst du damit eine starke Eigendynamik aufbauen, an die du dich schon in kurzer Zeit gewöhnst.

Mit der Zeit sorgt dies für immer mehr Motivation, welche mit deiner Eigendynamik einhergeht. Mache dir für diesen wichtigen Schritt auch immer wieder klar, wie glücklich du sein wirst, sobald du deine Aufgaben erledigt hast, denn dadurch wirst du in Zukunft nichts mehr vor dir herschieben.

Perfektionismus führt nur selten zum Ziel

Häufig führt auch ein übermäßiger Perfektionismus in die Prokrastination. Der Anspruch, alle Aufgaben perfekt auszuführen, sorgt meist dafür, dass du diese zu langsam – oder überhaupt nicht bewältigst. Beachte daher, dass ein zu perfekter Ansatz deinen Weg zum Ziel steiniger macht, als er vermutlich ist. Du musst nicht perfekt sein, um Deine Aufgaben gut zu bewältigen.

Es ist daher stets der wichtigste Aspekt, überhaupt anzufangen. Mit der Zeit wirst du nun besser werden und diese immer effektiver bewältigen. Akzeptiere daher ein gewisses Level an Imperfektionismus. Die Akzeptanz von Imperfektionismus wird bei dir außerdem dazu führen, dass du dich eher an große und herausfordernde Aufgaben wagst. Du wirst diese nahezu mit einer Leichtigkeit annehmen und viel motivierter sein, diese zu bewältigen.

Hör mit der Aufschieberei auf – mit der richtigen emotionalen Einstellung

Um in der Zukunft nicht mehr zu prokrastinieren, solltest du die richtige Einstellung zu deiner Arbeit und deinen Aufgaben haben. Die richtige Einstellung gewinnst du jedoch nur, indem du deine Emotionen im Griff hast. Bist du gegenüber deinen Aufgaben negativ eingestellt, so erreichst du nicht dein Ziel. Fokussiere dich während der Arbeit daher auf eine positive Emotion, die dich glücklich macht und dich motiviert, deine Aufgaben zu bearbeiten.

Schwere Herausforderungen akzeptieren und meistern

Zu guter Letzt solltest du auch schwere Herausforderungen im Berufsalltag akzeptieren. Diese stoppen dich nicht auf dem Weg, deine Ziele zu erreichen. Ganz im Gegenteil: Durch die Bewältigung der schwersten Herausforderungen lernst du am meisten und bewältigst diese somit in Zukunft einfacher. Gerade unangenehme Herausforderungen und Aufgaben solltest du nicht vor dir herschieben. Denke während der Bewältigung schwerer Herausforderungen zudem immer daran, dass diese dich am meisten belohnen.

Arbeitest Du effizient oder effektiv?

Es sind genug Aufträge vorhanden, man beginnt schon morgens früh zu arbeiten und macht erst spät am Abend Feierabend. Wenn es im Unternehmen trotzdem nicht richtig läuft, fragt man sich schnell, woran es liegt und verliert die einfachsten Punkte schnell aus dem Blickfeld. Man arbeitet wie ein Pferd und trotzdem kommt man nicht so richtig vorwärts. Kennst du das? Dann arbeitest du möglicherweise zu effizient.

Erfolgreich arbeiten – Die Mischung macht’s

Im Grunde genommen ist die Lösung des Problems ganz einfach. Eine gelungene Mischung aus Effizienz und Effektivität muss her. Wenn du diese Wörter bislang für das Gleiche gehalten hast, wird dir hier der Unterschied kurz erklärt:

2. Such dir den besten Zeitpunkt für die Veröffentlichung deiner Inhalte heraus.
Vermarktest du mit deinem Unternehmen beispielsweise Kalender, ist es ratsam, diese zeitig vor dem Jahresende oder in den Sommerferien in der Öffentlichkeit zu bewerben. Frühling oder Herbst wären schlechtere Zeitpunkte, da die potenziellen Kunden zwar auf das Produkt aufmerksam werden, jedoch zunächst einmal ausgestattet sind.

2. Du befragst deine Kunden einzeln, wie zufrieden sie mit deinem Unternehmen sind, statt alle auf einmal, zum Beispiel per Newsletter. Wenn du jeden Kunden einzeln befragst, was er an deinem Unternehmen schätzt und worin er Verbesserungspotential sieht, hast du dein Ziel effektiv verfolgt, effizienter wäre aber vermutlich die Umfrage per Newsletter.

Mal Effektiv, mal Effizient?

Bei dem Einstieg in die Selbstständigkeit soll das Unternehmen möglichst schnell möglichst gut laufen. Das ist effektiv, denn nur auf diesem Weg kann das Unternehmen zügig wachsen und an Bekanntheit gewinnen. Es zahlt sich also aus, anfangs effektiv zu arbeiten. Mit der Zeit stellen viele Unternehmer aber fest, dass sie mit detaillierterer Arbeit einen höheren Gewinn einbringen können. An dieser Stelle ist es wichtig, die Effektivität der Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren. Verstrickst du dich in zu viel Effizienz, hältst du dich möglicherweise zu lange an deinen Aufgaben auf und landest bei dem zu Beginn geschilderten Problem!

Bewusster an die Sache gehen

Um mit deinem Unternehmen erfolgreich zu arbeiten, solltest du dir überlegen, in welchem Maß du effizient und in welchem Maß du effektiv arbeiten möchtest. Mit beidem allein kommt man, wie mit dem Reisebeispiel beschrieben, gegebenenfalls ans Ziel, verschwendet aber in mancher Hinsicht unnötig viel Energie, Zeit und Geld.

Wenn du dir nicht mehr sicher bist, was dich vorwärts bringt, nutze das Eisenhower-Prinzip. Bei diesem unterteilst du deine Aufgaben in vier Kategorien:

Auf diese Weise ist es leichter, sich seinen Prioritäten bewusst zu werden und seine Ziele angemessen zu verfolgen.

Hast du deine Aufgaben eingeteilt, überlege dir, wie du Effizienz und Effektivität unter einen Hut bringen kannst. Überleg dir, ob du mit Hilfe von effizienten Ideen trotzdem schnell ans Ziel gelangen kannst.
Gibt es zum Beispiel Aufträge, die in der Nähe umsetzbar sind? Dann wirst du bekannter, hast viele Aufträge, baust dir aber gezielt in deiner Nähe den Kundenstamm auf. Oder ist es in deiner Branche sinnvoller im ganzen Land verteilt bekannt zu sein?
Dann nutze die Zeit im Zug, um dich vorzubereiten, gegebenenfalls schon an anderen Projekten zu arbeiten und dir einen Zeitpuffer für andere Zeiten zu erarbeiten.

Fazit

Es gibt keine Patentlösung, in welchen Anteilen Effektivität und Effizienz eingesetzt werden müssen, um erfolgreich zu sein. Wichtig ist, sich einen Überblick über seine Aufgaben zu verschaffen und zu überlegen, warum die aktuelle Situation nicht so zielführend ist, wie erhofft. Anschließend gilt es das richtige Maß für die jeweilige Situation zu finden: Jungunternehmer neigen häufig zu sehr effektivem Arbeiten, während sich alteingesessene Unternehmer häufig zu sehr in Effizienz verstricken. Das Eisenhower-Prinzip hilft dir dabei, deine Aufgaben für dich zu sortieren und anschließend alleine oder im Team der Reihe nach abzuarbeiten. Für alle gilt es feste Regeln und Verantwortlichkeiten festzulegen und hin und wieder eine Problemanalyse durchzuführen, um sein Unternehmen gleichsam effizient und effektiv zu leiten.

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In einem ordentlichen Büro effizienter arbeiten

Peinlich, peinlich: Der Chef will sofort und auch noch dringend die Liste vom letzten Meeting, aber der allseits bemühte Mitarbeiter kann sie wieder nicht finden. Das mag an einer momentanen Unpässlichkeit liegen, aber meist ist das selbst geschaffene Chaos dafür verantwortlich, dass die Unterlagen erst nach einer längeren Sucherei wiederauftauchen. Ein derartiges Missgeschick kann jedem schon mehrmals passiert sein, und immer wieder folgt auf derartige Situationen der Vorsatz, in Zukunft ordentlicher zu sein.

Das Problem: Ordnung ohne System

Ein ungeordnetes Büro schafft Probleme. Es kostet Zeit und Energie, ist ineffizient, und auch die Außenwirkungen sind ungemütlich. Geschäftspartner und Kunden reagieren mit Verärgerung, wenn deine Aufträge und Projekte liegen bleiben, weil ein Mitarbeiter die nötigen Informationen oder Dokumente nicht wiederfindet. Dabei sollte es heutzutage kein Problem mehr sein, dem Kunden direkt weiterhelfen zu können – und das natürlich unabhängig von einem „internen Ansprechpartner“ für diesen Kunden. Dein Kunde ist schließlich Kunde deines Unternehmens und nicht Kunde eines bestimmten Mitarbeiters. Deshalb im Folgenden ein paar Tipps, wie das Büro übersichtlicher und praxistauglich werden kann. Ordnung schaffen muss nicht kompliziert sein, im Gegenteil.

Ordnung beginnt mit festen Orten und Strukturen, mit einem Ordnungssystem, in dem bestimmte Dinge ihren festen Platz haben. Und nur dort sind sie zentral unterzubringen, keine Doppelablagen, keine wandernden Utensilien und vor allem keine dezentrale Intransparenz und der Aufbau von Monopolwissen auf jedem einzelnen Schreibtisch bzw. im Kopf der Kollegen.

So entsteht nach und nach ein zuverlässiges System. Hat sich der Mitarbeiter erst daran gewöhnt, findet sich jede Information sofort ohne langes Nachdenken wieder. Auf dem Schreibtisch lagert nur das, was täglich im Einsatz ist. Im Büroschrank sind die Materialien für die wöchentliche Nutzung. Alles andere gehört ins Archiv oder in einen Ablageraum, den mehrere Mitarbeiter gemeinsam nutzen. Das gilt selbstverständlich auch für alle digitalen Informationen. Du hast 157 ungelesene Mails in diversen Postfächern, die du zusammen mit handschriftlichen Anrufnotizen und Aufgaben irgendwann mal anschauen und in Ordnung bringen möchtest? Klingt eher nach „die Hoffnung stirbt zuletzt“.

Alles aufbewahren: Der Ursprung des Chaos

Vielen von uns fällt es einfach schwer, sich von Dingen zu trennen. Wir denken, dass einst nützliche Dinge auch in Zukunft immer mal wieder gebraucht werden könnten. Wenn ich es dann brauche, finde ich es so schneller wieder? Vermutlich nicht. Dennoch bewahren wir jeden Krimskrams auf, und warten auf den Sankt-Nimmerleinstag, an dem der Leitz-Ordner, Werbeprospekte oder die Urlaubsgrüße wieder interessant werden. Mit dieser Methode entsteht aber mit der Zeit ein Chaos, denn die Dinge werden eben nicht wieder genutzt, sondern verstopfen erst die Schränke und schließlich das gesamte Büro. Eine gute Maßnahme, wenn man sich selbst und seinen Kollegen die Arbeit schwerer machen möchte, als sie sein muss.

Doch wie schaut es mit deinem „digitalen Schreibtisch“ aus?

Die einzig sinnvolle Struktur, damit alle langfristig den Überblick behalten, ist doch eine chronologisch nachvollziehbare Kontakthistorie, z.B. mit deinem Kunden „Frank Beispiel GmbH“. Du brauchst die Mail vom 10.08. und die passenden Anrufnotizen deines Kollegen zu „Frank Beispiel GmbH“, um deinen Kunden weiterhelfen zu können? Mit der benannten Kontakthistorie hast du in wenigen Sekunden die Infos zur Hand, die du eben gerade suchst.

Ein Ordnungssystem für alle

Sehr hilfreich ist es außerdem, wenn zum Ordnung schaffen ein strukturiertes Ablagesystem eingeführt wird, das für alle Mitarbeiter der Abteilung gilt – also eine Art zentrale Informationsstruktur als einheitliche Basis. Eine derartige Maßnahme erleichtert das Auffinden von Informationen ungemein, besonders deshalb, weil es für alle verbindlich ist.

Digitalisiere deinen Posteingang und verknüpfe die Dokumente mit dem Kunden, Projekt, usw.  …Themen, die in Zukunft anstehen, landen als Wiedervorlage oder Aufgabe im System und nicht als Klebezettel auf deinem Monitor oder als „Erinnerungs-Mail“ in einem der vielen unnötigen Posteingangsordner. Du hast die Arbeiten an dem Projekt abgeschlossen? Mach es kenntlich, damit auch deine Kollegen wissen, was Stand der Dinge ist.

Bei der Strukturierung helfen die sogenannten W-Fragen:

WARUM wird etwas abgelegt und WO muss es sich befinden?
WIE ist das System organisiert, also etwa alphabetisch oder chronologisch?
WIE LANGE wird es aufgehoben?
WER soll es ablegen?
WO werden allgemeine Elemente zentral aufbewahrt?

Dieses Organisieren der Ablage kann auch eine Teamarbeit sein. Die gesamte Abteilung ist dann gefordert, gemeinsam nach Lösungen zu suchen.

Auch die elektronische Post neigt zum Chaos

Wenn du den Computer das erste Mal einrichtest, ist noch alles übersichtlich. Sofort weißt du, wo sich welche Dateien befinden, denn es sind noch nicht allzu viele. Mit der Zeit aber ufert es aus, und irgendwann hat man keinen blassen Schimmer mehr, wo diese oder jene E-Mail-Anfrage abgeblieben ist. Auch dafür muss ein Ordnungssystem her. Hier angelehnt an die GTD-Methode:

Zunächst ist es empfehlenswert, deine E-Mails nur zwei- oder dreimal pro Tag abzurufen und am Stück zu bearbeiten. Dabei helfen die folgenden fünf Punkte, um Ordnung zu schaffen:

Ordnung heißt Konsequenz

Das Problem bei den genannten Systemen: Sie funktionieren nur, wenn man konsequent ist. Ordnung schaffen ist auch im Büro eine ständige Aufgabe, und nur zu leicht gerät man in Versuchung, von der festen Struktur abzuweichen. Übrigens geschieht dies meist, wenn es gerade kriselt, ob im Betrieb oder privat. Die Krise nährt die Krise. Das gilt auch für Ordnungssysteme.

Mit infra-struktur sorgen wir dafür, dass dir das so schnell nicht passiert. Beispielsweise landet jede E-Mail und jeder Anruf automatisch und somit ohne manuellen Aufwand in der richtigen Kontakthistorie. Es kann dir also gar nichts untergehen und du vergisst nicht, etwas zu archivieren, um deinen Kollegen Zugriff zu verschaffen. Du vergisst es nicht, weil du dich gar nicht erst damit beschäftigen musst.

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