Was tun gegen die nervende Gefahr der täglichen Spam und Viren-Mails?
Das Thema der Spam- und Viren-Mails ist nicht nur besonders nervig, sondern auch heikel, da sie immer häufiger und gut getarnt auftreten. Mit der infra-struktur gehen wir diese Thematik wie folgt an:
Waffe Nr. 1 gegen Spam- und Viren-Mails:
Spamfilter des Mailservers aktivieren
Um den Großteil an Spam-Mails herauszufiltern, empfehlen wir, direkt an Ihrem Mailserver die Spamfilter zu aktivieren. Diese sind am effektivsten, da sie auf öffentliche Blacklists zugreifen, um zu „lernen“. Ihre Absender werden dabei mit bekannten Spam- und Viren-Mail-Adressen abgeglichen. Informationen, wie der Spamfilter am Mailserver aktiviert werden kann, erfragen Sie am besten bei Ihrem Mailprovider.
Wie funktioniert der Spamfilter des Mailservers?
Der Mailserver verfügt über ein internes Regelwerk, der die ankommenden E-Mails in Spam-Grade einstuft. Wird eine E-Mail als Spam eingestuft, erhält sie z. B. einen zusätzlichen Zeichenstempel im Betreff. Beispiel ***SPAM*** <ursprünglicher Betreff der E-Mail>. Sie können am Mailserver typischerweise einstellen, dass die E-Mails nur markiert werden, aber trotzdem in Ihrer infra-struktur ankommen. Anhand des Zeichenstempels im Betreff könnten Sie diese E-Mails dann in Ihrer infra-struktur direkt in den Papierkorb filtern. Gehen Sie dazu in Ihre Mailzentrale und definieren Sie eine neue Spamregel.
Bekannte E-Mail-Absender-Adressen schützen und auf die Whitelist setzen
Ist eine E-Mail-Adresse Ihrer infra-struktur bekannt, z. B. weil diese in den Kontaktdaten eines Ansprechpartners hinterlegt ist, wird der Absender automatisch auf die Whitelist gesetzt, da das System davon ausgeht, dass bekannte Kontaktdaten üblicherweise keine Spammer sind. Die Spamfilter werden in diesem Fall umgangen und greifen nicht. Die E-Mail landet nicht im Papierkorb. Fazit: Durch diese Funktionalität können Sie Spam noch feiner herausfiltern.
Waffe Nr. 2 gegen Spam- und Viren-Mails:
Aktivierung des integrierten Spam-Käfers zum Filtern von Spam-Mails
Ist durch den Spamfilter des Mailservers doch eine Spam-Mail „durchgerutscht“ und bei Ihnen im Postfach gelandet, können Sie diese manuell mit Hilfe des Spam-Käfers markieren. Der Spam-Käfer filtert die von Ihnen ausgewählte E-Mail heraus und lernt, den Absender zukünftig zu blocken. Das hilft leider oftmals nur geringfügig, da der richtig hartnäckige Spam wechselnde Adressen verwendet.
Waffe Nr. 3 gegen Spam- und Viren-Mails:
Schutzumgebung des Browsers
Gefährliche Anhänge liegen in Quarantäne im Rechenzentrum
Im Vergleich zu anderen E-Mail-Clients gehen Sie bei infra-struktur kein Risiko ein. Bei vielen anderen E-Mail-Clients wird die Mail mitsamt den Anhängen beim Abrufen direkt lokal auf Ihren Rechner geladen. Damit haben schadhafte Anhänge quasi „Tag der offenen Tür“. Bei infra-struktur bleiben die Anhänge im Rechenzentrum liegen, bis Sie die Anhänge wirklich herunterladen. Den Text der E-Mail können Sie auch ohne Download der Anhänge schon im Vorfeld lesen und entscheiden, ob Sie dem Anhang „trauen“ oder nicht. Wenn Sie den Anhang dann als „vertrauenswürdig“ einstufen und herunterladen, sorgt die Schutzumgebung des Browsers dafür, dass der Anhang auf Viren gescannt wird. Die gängigen Browser erledigen dies meist automatisch.
Tipp zu schadenhaften Bewerbungsmails:
Viren-Mails in E-Mail-Bewerbungen
Fälle von gefakten, schadhaften „Bewerbungsmails“ sind seit einigen Monaten in gehäufter Form aufgetreten. Enthalten sind oft Viren, die noch nicht von ihrem Virenschutz erkannt werden. Die Bewerbungsmails sind teilweise so authentisch gemacht, das es schwer ist, sie als Spam zu erkennen. Wir empfehlen, eine Arbeitsanweisung an Ihre Mitarbeiter herauszugeben, die den Umgang mit den Viren-Bewerbungsmails regelt. Ihre Mitarbeiter sollen die E-Mail beantworten, OHNE den Anhang zu öffnen. Bitten Sie den Absender, Ihnen kurz den Eingang der Bewerbungsunterlagen zu bestätigen. Wenn es ein realer Bewerber ist, wird er antworten. Spammer antworten darauf nicht.
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