Wie Du Zeitfresser im Büro entlarvst und Dein Zeitmanagement deutlich optimierst

Fragst du dich zum Feierabend auch häufig, wo eigentlich die Zeit geblieben ist und was eigentlich das produktive Ergebnis des Tages war? Internet, Telefon, E-Mails, unzählige Notizen und Dokumente auf dem eigenen Schreibtisch. Im Arbeitsalltag lauern überall Zeitfresser, die uns am strukturierten Arbeiten hindern. Es gibt einfache Methoden, dein Zeitmanagement zu verbessern. Lerne mit Hilfe einfacher Tipps, dich besser zu organisieren, konzentrierter zu arbeiten und letztendlich mehr Spaß an der Arbeit zu haben. Moderne Büromanagement- und Kundenverwaltungssysteme können dir dabei viel Zeit ersparen, weil du dich aufs Wesentliche konzentrieren kannst. Nur wenn du gut organisiert bist, kannst du dich am Ende des Tages auch über viele „grüne Häkchen“ auf deiner ToDo-Liste freuen 🙂

1. Blockweise arbeiten

Eine aktuelle Studie hat herausgefunden, dass ein konzentriertes Arbeiten an einem Thema deutlich effizienter ist, als alles gleichzeitig anzugehen.

Selbstexperiment zum ausprobieren:
Nehme ein Blatt Papier und zeichne drei Spalten.
In die erste Spalte kommen die Zahlen 1 bis 23 rein.
In die zweite Spalte notierst du die Buchstaben A bis W.
Die dritte Spalte soll die römischen Zahlen von I bis XXIII enthalten.
Im 1. Durchlauf trägst du die Daten Zeile für Zeile ein, also: 1, A und I.
Im 2. Durchlauf trägst du die Daten Spalte für Spalte ein, also: Erst 1, 2, 3, … , dann A, B, C … usw.
Stoppe bei beiden Durchläufen separat die Zeit und du wirst sehen, dass das Pendeln zwischen den verschiedenen Aufgaben den Zeitaufwand um bis zu 20 Prozent erhöht. Das kannst du dir zu Nutze machen und dein Zeitmanagement optimieren.

Tipps für deinen Alltag
Lege z. B. in deinem Tagesplan feste Zeiten für die Bearbeitung von E-Mails, Anrufen und Projektarbeiten fest und halte dich strikt daran. Lass dich nicht ständig von dem „Ping“ einer neuen E-Mail im Posteingang aus deiner Arbeit reißen. Deaktiviere akustische Signale oder teile deine E-Mails für einen definierten Zeitraum mit Kollegen.

2. Informationen zentral ablegen

Moderne Büromanagement- und Kundenverwaltungssysteme bieten dir die komfortable Möglichkeit, die gesamte Kommunikation mit deinen Kunden, Lieferanten, Projekten und Co. in digitalen Akten zu organisieren. In diesen digitalen  Akten werden alle wichtigen Informationen zu deinen Kontakten an nur einem zentralen Ort gespeichert.
Häufige Rückfragen mit Kollegen – im besonderen zu E-Mails und Anrufen – entfallen.
Wieso? Weil alle E-Mails und Anrufe samt Telefonnotiz automatisch in der richtigen Kontakthistorie gespeichert werden, denn genau dort gehören sie hin.

Aber auch Dokumente, Termine und Aufgaben müssen zentral zusammenlaufen, um dein und natürlich auch das Zeitmanagement deiner Kollegen einfacher und effektiver zu gestalten.
Endloses Suchen und Durchforsten von Datei- und Notizablagen, Servern, PCs und E-Mailspostfächern samt Ordnern und Unterordnern lässt sich problemlos minimieren….es muss nur jeder wissen, wo er welche Informationen mit zwei Klicks wiederfindet.

3. Transparenzen schaffen

Eine digitale Kontakthistorie liefert in einer übersichtlichen und chronologischen Auflistung, wer was wann mit wem wie besprochen hat. Auf diese Kontakthistorien haben alle Kollegen gemäß Berechtigung Zugriff. So kann auch Herr Müller, der seinen kurzfristig ausgefallenen Kollegen Herrn Schuster vertritt, dem Kunden ebenso kompetent Infos über die letzte E-Mail-Anfrage geben, wie Herr Schuster selbst. Kundenservice und Kundenbetreuung lebt ja gerade davon, unabhängig vom eigentlichen “Ansprechpartner” behilflich zu sein.
Durch eine transparente Arbeitsweise verbessert man nicht nur das Zeitmanagement für alle im Unternehmen, sondern sorgt auch für schnellere Reaktionszeiten. Mitarbeiter und Kunden sind zufrieden – was will man mehr?

4. Unternehmenswiki einführen

Lege dir zu wiederkehrenden Aufgaben und internen Prozesse, wie z. B. die Anleitung zur Reisekostenabrechnung, Onboarding neuer Mitarbeiter, Urlaubsanträge usw. in einem Unternehmens-Wiki ab. So leistest du „Hilfe zur Selbsthilfe“ und deine Kollegen können die Anleitung selbständig abarbeiten.

5. Zettelwirtschaft reduzieren

Löse Monopolwissen auf und starte eine neue Art der transparenten Unternehmenskommunikation, in der jeder Mitarbeiter sein Wissen mit allen anderen Kollegen teilt, um gemeinsam produktiver zu werden.
Notizen zu Anrufen landen, wenn überhaupt, nur auf einem einzigen Schreibtisch oder verbleiben im Kopf der Person, die eben telefoniert hat. Diese Notizen Wochen später mal eben herauszuholen oder sich zu 100 % an das Telefonat zu erinnern, erweist sich da sicherlich nicht als optimale Lösung. Durch digitale Notizen in den passenden Kontakthistorien, natürlich nicht nur zu Telefonaten, sondern z.B. auch zu Besprechungen, Terminen und Co., machst du dir und das Leben deiner Kollegen deutlich einfacher.

6. Aufgaben erstellen und teilen

Zeitmanagement und der Durchblick zu aktuellen Aufgaben gehen Hand in Hand – dennoch fehlt es oftmals an der zentralen Organisation. Aufgaben bleiben im Kopf. Man schiebt sich ungelesene Mails zur späteren Bearbeitung in undurchschaubare Ordnerstrukturen, nutzt die Fläche des Schreibtisches und Monitors für lauter kleine gelbe Klebezettel, baut sich Exceltabellen, gibt Rückrufbitten mündlich an Kollegen weiter, um am Ende den Überblick zu behalten?
Der absolut wichtigste Punkt, um Aufgaben zu planen und auf dem Schirm zu behalten, ohne sich zu verzetteln, ist der direkte Zusammenhang zur Quelle – die Aufgabe muss mit der Quelle verbunden sein. Sie muss verbunden mit dem Anruf, der Mail, dem Dokument, der Besprechung, dem Kontakt, dem Projekt usw sein. Aufgabenmanagement ohne konkreten Zusammenhang zur Quelle, welche man mit einem Mausklick erreichen und nachvollziehen muss, ist doch am Ende auch nur eine hübsche neue Liste.

Oder anders betrachtet: Wenn du eine Aufgabe mit Kollegen teilst, muss diese so selbsterklärend wie möglich sein, damit deine Kollegen sich nicht mühevoll einarbeiten müssen.

7. Einheitliche Strukturen schaffen

Warum läuft vieles nicht so optimal strukturiert? Ganz einfach, weil wir nicht wissen, wohin wir die Fülle an Informationen lagern sollen. Informationen strukturiert zu organisieren, geht also immer nur dann, wenn eine eindeutige und für alle einheitliche, zentrale Struktur vorhanden ist. Anders lässt sich schwer am Zeitmanagement arbeiten.
Lege z. B. digitale Projektakten an, zu denen du Skizzen, Notizen, Dokumente, E-Mails etc. verbindest und somit leicht wiederfinden kannst. Zusätzlich kannst du dein Projekt noch mit einem Kunden, Lieferanten oder sonstigen Kontakten verbinden. So findest nicht nur du sofort alle Infos zum Projekt, sondern auch deine Kollegen.

8. Plane Deinen Tag und Deine Woche

Studien belegen, dass du negativen Stress (sog. Distress) nur durch körperliche Bewegung abbauen kannst. Jegliche Behauptung, dass TV schauen oder Musik hören den gleichen Effekt hat, ist nicht belegt. In unserer heutigen technologiebasierten Welt ist jedoch folgendes passiert:

a) Viele Menschen arbeiten ständig am Limit, weil unser „Leistungszug“ eben so schnell fährt und weil man heutzutage scheinbar nur noch punkten kann, wenn man pro 60 Stunden am Stück arbeitet und sein Feldbett im Büro hat.

b) Bewegen wir uns kaum noch. Zur Arbeit fährt man mit dem Auto, die Etagen im Bürogebäude überwindet man – sofern man nicht alles nur noch per E-Mail oder Telefon regelt – mit dem Aufzug, der Drucker steht direkt neben dem Schreibtisch.

Zudem ergaben Umfragen, dass der Großteil der Arbeitnehmer immer zu Gunsten seiner Arbeit und zu Ungunsten seines Privatlebens entscheidet. Der Mensch erledigt lieber noch eine berufliche Aufgabe mehr und verzichtet damit auf Zeit im Privatleben.

Das Fazit: Unsere „Stress-Silos“ laufen voll und kollabieren irgendwann. Die steigende Anzahl der Burnout-Patienten belegt diese Entwicklung.

Unser Tipp: Plane Pausen- und Privattermine mit der gleichen Wichtigkeit in deinen Wochenkalender wie berufliche Termine. Die Verbindlichkeit steigt um ein Vielfaches, wenn ein Termin im Kalender steht. Sonst besteht die Gefahr, dass andere deine freie Zeit verplanen. Achte auf einen Ausgleich zwischen Arbeiten und Pausieren => das macht dich produktiver und darum geht es doch schließlich.

Teile Dein Wissen mit Freunden und Kollegen

Share This