Wie Sie Zeitfresser im Büro entlarven und Ihr Zeitmanagement deutlich optimieren

Fragen Sie sich zum Feierabend auch häufig, wo eigentlich die Zeit geblieben ist und was eigentlich das produktive Ergebnis des Tages war? Internet, Telefon, E-Mails und unzählige Notizen und Dokumente auf dem eigenen Schreibtisch – im Arbeitsalltag lauern überall Zeitfresser, die uns am strukturierten Arbeiten hindern. Es gibt einfache Methoden, Ihr Zeitmanagement zu verbessern. Lernen Sie sich mit Hilfe einfacher Tipps besser zu organisieren, konzentrierter zu arbeiten und letztendlich mehr Spaß an der Arbeit zu haben. Moderne Büromanagement- und Kundenverwaltungssysteme können Ihnen dabei viel Zeit sparen, weil Sie sich aufs Wesentliche konzentrieren können. Nur wer gut organisiert ist, kann sich am Ende des Tages auch über viele „grüne Haken“ auf seiner ToDo-Liste freuen 🙂

1. Blockweise arbeiten

Eine aktuelle Studie hat herausgefunden, dass ein konzentriertes Arbeiten an einem Thema deutlich effizienter ist, als alles gleichzeitig anzugehen.

Selbstexperiment zum ausprobieren: Nehmen Sie ein Blatt Papier und zeichnen Sie drei Spalten.
In die erste Spalte kommen die Zahlen 1 bis 23 rein. In die zweite Spalte notieren wird die Buchstaben A bis W.
Die dritte Spalte soll die römischen Zahlen von I bis XXIII enthalten.
Im 1. Durchlauf tragen Sie die Daten Zeile für Zeile ein, also: 1, A und I.
Im 2. Durchlauf tragen Sie die Daten Spalte für Spalte ein, also: Erst 1, 2, 3, … , dann A, B, C … usw.
Stoppen Sie bei beiden Durchläufen separat die Zeit und Sie werden sehen, dass das pendeln zwischen den verschiedenen Aufgaben den Zeitaufwand um bis zu 20 Prozent erhöht. Das kann man sich zu Nutze machen und sein Zeitmanagement optimieren.

Legen Sie z. B. in Ihrem Tagesplan feste Zeiten für die Bearbeitung von eMails, Anrufen und Projektarbeiten fest und halten Sie sich strikt daran. Lassen Sie sich nicht ständig von dem „Pling“ einer neuen eMail im Posteingang aus Ihrer Arbeit reißen. Deaktivieren Sie akustische Signale oder teilen Sie Ihre E-Mails für einen definierten Zeitraum mit Ihren Kollegen*innen.

2. Informationen zentral ablegen

Moderne Büromanagement- und Kundenverwaltungssysteme bieten Ihnen die komfortable Möglichkeit, die gesamte Kommunikation mit Ihren Kunden, Lieferanten, Projekten und Co. in digitalen Akten zu organisieren. In diesen digitalen  Akten werden alle wichtigen Informationen zu Ihren Kontakten an nur einem zentralen Ort gespeichert.
Häufige Rückfragen mit Kollegen*innen, im besonderen zu E-Mails und Anrufen, entfallen.
Wieso? Weil alle E-Mails und Anrufe samt Telefonnotiz automatisch in der richtigen Kontakthistorie gespeichert werden, denn genau dort gehören Sie hin.

Aber auch Dokumente, Termine und Aufgaben müssen zentral zusammenlaufen, um Ihr und natürlich auch das Zeitmanagement aller Kollegen*innen einfacher und effektiver zu gestalten.
Endloses suchen und durchforsten von Datei- und Notizablagen, Servern, PCs und E-Mailspostfächern samt Ordnern und Unterordnern lässt sich problemlos minimieren….es muss nur jeder wissen, wo er welche Informationen mit zwei Klicks wiederfindet.

3. Transparenzen schaffen

Eine digitale Kontakthistorie liefert in einer übersichtlichen und chronologischen Auflistung, wer was wann mit wem wie besprochen hat. Auf diese Kontakthistorien haben alle Kollegen*innen gemäß Berechtigung Zugriff. So kann auch Herr Müller, der seinen kurzfristig ausgefallenen Kollegen Herrn Schuster vertritt, dem Kunden ebenso kompetent Infos über die letzte E-Mail Anfrage geben, wie Herr Schuster selbst. Kundenservice und Kundenbetreuung lebt ja gerade davon, unabhängig vom eigentlichen “Ansprechpartner” auf dem Stand der Dinge zu sein.
Durch eine transparente Arbeitsweise verbessert man nicht nur das Zeitmanagement für alle im Unternehmen, sondern sorgt auch für schnellere Reaktionszeiten. Mitarbeiter*innen und Kunden sind zufrieden – was will man mehr?

4. Unternehmenswiki einführen

Legen Sie sich zu wiederkehrenden Aufgaben und internen Prozesse, wie z. B. die Anleitung zur Reisekostenabrechnung, Onboarding neuer Mitarbeiter, Urlaubsanträge usw. in einem Unternehmens-Wiki ab. So leisten Sie „Hilfe zur Selbsthilfe“ und die Mitarbeiter können die Anleitung selbständig abbarbeiten.

5. Zettelwirtschaft reduzieren

Lösen Sie Monopolwissen auf und starten Sie eine neue Art der transparenten Unternehmenskommunikation, in der jeder Mitarbeiter sein Wissen mit allen anderen Kollegen teilt, um gemeinsam produktiver zu werden.
Notizen zu Anrufen landen, wenn überhaupt, nur auf einem einzigen Schreibtisch oder verbleiben im Kopf der Person, die eben telefoniert hat. Diese Notizen Wochen später mal eben hervorzuholen oder sich zu 100 % an das Telefonat zu erinnern erweist sich da sicherlich nicht als optimale Lösung. Durch digitale Notizen in den passenden Kontakthistorien, natürlich nicht nur zu Telefonaten sondern z.B. auch zu Besprechungen, Terminen und Co., machen Sie sich und das Leben Ihrer Kollegen*innen deutlich einfacher.

6. Aufgaben erstellen und teilen

Zeitmanagement und der Durchblick zu aktuellen Aufgaben gehen Hand in Hand – dennoch fehlt es oftmals an der zentralen Organisation. Aufgaben bleiben Kopf, man schiebt sich ungelesene Mails zur späteren Bearbeitung in aufregende Ordnerstrukturen, nutzt die Fläche des Schreibtisches und Monitors für lauter kleiner gelber Klebezettel, baut sich Exceltabellen, Rückrufbitten werden mündlich an Kollegen*innen weitergegeben…um am Ende den Überblick zu behalten?
Der absolut wichtigste Punkt, um Aufgaben zu planen und auf dem Schirm zu behalten ohne sich zu verzetteln, ist der direkte Zusammenhang zur Quelle – die Aufgabe muss unbedingt verpuzzelt sein. Verpuzzelt mit dem Anruf, der Mail, dem Dokument, der Besprechung, dem Kontakt, dem Projekt usw…Aufgabenmanagement ohne konkreten Zusammenhang zur Quelle, die man mit einem Mausklick erreichen und nachvollziehen muss, ist doch am Ende auch nur eine hübsche neue Liste. Oder anders betrachtet: Wenn Sie eine Aufgabe mit Kollegen*innen teilen, muss diese so selbsterklärend wie möglich sein, damit Ihre Kollegen*innen sich nicht mühevoll einarbeiten müssen.

7. Einheitliche Strukturen schaffen

Warum läuft vieles nicht so optimal strukturiert? Ganz einfach, weil wir nicht wissen, wohin wir die Fülle an Informationen schieben, ablegen, lagern sollen. Informationen strukturiert zu organisieren geht also immer nur dann, wenn eine eindeutige und für alle einheitliche, zentrale Struktur vorhanden ist. Anders lässt sich schwer am Zeitmanagement arbeiten.
Legen Sie z. B. digitale Projektakten an, zu denen Sie Skizzen, Notizen, Dokumente, E-Mails etc. verpuzzeln und somit leicht wiederfinden können. Zusätzlich können Sie das Projekt noch mit einem Kunden, Lieferanten oder sonstigen Kontakten verpuzzeln. So finden nicht nur Sie sofort alle Infos zum Projekt, sondern auch alle anderen.

8. Planen Sie Ihren Tag und Ihre Woche

Studien belegen, dass Sie negativen Stress (sog. Distress) nur durch körperliche Bewegung abbauen können. Jegliche Behauptung, dass TV schauen oder Musik hören den gleichen Effekt hat, ist nicht belegt. In unserer heutigen hochtechnologisierten Welt ist jedoch folgendes passiert: 1. arbeiten viele Menschen ständig am Limit, weil unser „Leistungszug Deutschland“ eben so schnell fährt und weil man heutzutage scheinbar nur noch punkten kann, wenn man pro 60 Stunden non-stop arbeitet und sein Feldbett im Büro hat. 2. brauchen wir uns kaum noch bewegen. Zur Arbeit fährt man mit dem Auto, die Etagen im Bürogebäude überwindet man – sofern man nicht alles nur noch per E-Mail oder Telefon regelt – mit dem Aufzug, der Drucker steht direkt neben dem Schreibtisch.

Zudem ergaben Umfragen, dass der Großteil der Arbeitnehmer immer zugunsten seiner Arbeit und zu Ungunsten seines Privatlebens entscheidet. Der Mensch erledigt lieber noch eine berufliche Aufgabe und verzichtet damit z. B. auf den Besuch im Fitnessstudio. Das Fazit: Unsere „Stress-Silos“ laufen immer weiter voll und kollabieren irgendwann. Die steigende Anzahl der Burnout-Patienten belegt diese Entwicklung. Unser Tipp: Planen Sie Pausen- und Privattermine mit der gleichen Wichtigkeit in Ihren Wochenkalender wie berufliche Termine. Die Verbindlichkeit steigt um ein vielfaches, wenn ein Termin im Kalender steht. Sonst besteht die Gefahr, dass andere Ihre freie Zeit verplanen. Achten Sie auf sich und auf den Ausgleich zwischen Arbeiten und Pausieren.

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