„Nichts wird vergessen“

Aufgaben und To Dos wohin das Auge blickt

Wohl kaum jemand, der seine Arbeit selbst organisieren muss, verzichtet auf die Erstellung einer berühmt-berüchtigten To Do Liste. Dennoch kommt man häufig mit seiner Arbeit nicht so voran, wie man es laut Planung eigentlich müsste. Das kann oft einen relativ einfach zu benennenden Grund haben. Das Hindernis, welches du dir häufig bei der Erledigung deiner Pläne selbst schaffst, solltest du allerdings kennen.

Genauso einfach ist ein solches Hindernis aber auch aus dem Weg zu räumen, sodass du deine To Do Liste auch effektiv zum Planen nutzen kannst. Dafür muss du schlicht wissen, woran es bei vielen Gelegenheiten scheitert, obwohl du doch so gut vorausgeplant hast. Wie schafft man es also, nicht immer wieder in dieselbe Falle zu tappen und dabei seine Arbeit zeitsparender zu erledigen?

Viel zu viele einzelne Aufgaben in der Liste

Natürlich ist es sinnvoll, zu Beginn des Vorgehens mit einer Aufgabenliste erst einmal alles zu erfassen, was überhaupt ansteht. Man will bloß nichts Wichtiges vergessen und notiert alles in seine To Do Liste, was einem überhaupt erst einfällt. Dabei kommt in der Regel eine derart lange Liste an einzelnen Einträgen zusammen, dass es beinahe selbstverständlich ist,  völlig den Überblick zu verlieren. Nicht nur drängt sich die Frage auf, mit welchem der vielen Punkte man sein Abarbeiten der To Do Liste beginnen soll. Man erhält auch unweigerlich den Eindruck, dass man dieser ellenlangen Liste an Tasks nie Herr werden wird. Sprich, dass du bis ans Ende aller Tage die eben erstellte To Do Liste füllen wirst.

Folge: Überfordernde Flut an Aufgaben

Diese Überforderung ist eine logische Folge der endlos langen Liste, die man sich zu Beginn erstellt. Alles, was die Zahl 7 an Aufgaben überschreitet, kann man ohnehin nicht mehr auf einen Blick erfassen. Weshalb die Lösung für dieses Problem ist, zwischen der „ewigen Aufgabenliste“ und jener für die aktuelle Tages- oder Wochenplanung zu unterscheiden. In die tagesrelevante Aufgabenliste sollte nur eine überschaubare Anzahl an Aufgaben aufgenommen werden.

Falsche Prioritäten

Natürlich gehören auch die weniger wichtigen Erledigungen grundsätzlich im Blick gehalten. Blumen, die du ewig nicht gegossen hat, kann du nach Wochen des Verdurstens nicht mehr zu Leben erwecken. Und die Geburtstagskarte an den früheren Kollegen will halt rechtzeitig abgeschickt sein. Doch hier kommst du schnell in eine Situation, in der du unwichtige Dinge priorisierst. Diese verleiten dazu, dir das Gefühl zu geben, eigentlich viel erledigt zu haben. Oft sind dies auch sehr einfache Schritte, die nur wenig Energie kosten – aber schnelle Belohnung bewirken. Die wirklich wichtigen Dinge aber bleiben unerledigt.

Aufgaben, die nie beendet werden

Weiteres Problem beim Erledigen deiner Aufgaben: Viele davon werden nie richtig beendet. Du gehst zwar einen vergleichsweise weiten Weg beim Abarbeiten, doch am Ende fehlen dir einige kleine, aber relevante Punkte. Hier solltest du dich nicht selbst betrügen und diese Aufgaben bereits als komplett erledigt betrachten. Auch diese Vorgehensweise trägt wesentlich dazu bei, dass die Todo-Liste am Ende eben doch nicht wirklich kürzer wird.

Die „Drei-Punkte-Lösung“ – oder gar gleich nur ein Thema

Eine Lösungsmethode ist es, pro Tag lediglich drei Punkte auf der Liste überhaupt zuzulassen. Gesetzt dem Fall, deine übrige Arbeit ist ohnehin schon in Routine-Schritte aufgeteilt, solltest du dir maximal drei weitere Punkte auf deine „Tagesordnung“ nehmen. Falls du befürchtest, auf diese Weise nicht rasch genug vorwärtszukommen: Mach dir klar, dass das die Erledigung von gleich 15 verschiedenen Punkten pro Woche bedeutet. Und sogar gleich 60 (oder ein wenig mehr) Punkte pro Monat. Damit sollte man auch bei einem noch so vollen Terminkalender einiges wegschaffen können. Und gleichzeitig an jedem einzelnen Tag nicht die Übersicht verlieren.

Wer diese Methode noch radikaler betreiben möchte, beschränkt sich gleich gänzlich auf eine Aufgabe am Tag. Natürlich wählt man eine möglichst wichtige, aber auch hier sollte man nicht vergessen, dass die übrigen nicht für immer unerledigt bleiben sollten. Je effektiver du eine Aufgabe erledigst – und eben nur diese eine – desto rascher kommen auch die nächsten an die Reihe. Eine solche Planung hat den Vorteil, dass alle übrigen ablenkenden, Konzentration raubenden Vorhaben für diesen Tag aus dem Fokus verschwinden – zumindest steigt die Wahrscheinlichkeit dafür enorm. Erst wenn diese eine ausgewählte Aufgabe oder eben die drei Aufgaben für den Tag tatsächlich beendet sind, solltest du dich wieder deiner umfassenden Aufgabenliste widmen – und den Zyklus aufs Neue beginnen.

Fazit zur überladenen To Do Liste

Im Prinzip neigt jeder dazu, seine Aufgabenliste völlig zu überladen. Alles, was überhaupt erledigt werden muss, gehört aber nicht auf die Liste für die täglichen und vor allem dringlichen und wichtigen Dinge. Zudem leidet fast jeder unter einer unrealistischen Einschätzung, wie viel Zeit (und oft auch Energie) nötig ist, um eine Aufgabe zu erledigen. Weshalb es unbedingt ratsam ist, die Liste für die tagesaktuell anstehenden Punkte sinnvoll zu planen. Dazu gehört in jedem Fall auch, sich auf eine überschaubare und realistische Zahl an To Dos zu beschränken. Zumal viele Aufgaben ohnehin nicht an einem Tag erledigt werden können. Sei es, weil man auf Arbeitsschritte von Kollegen, auf Post von Ämtern warten muss oder sie schlicht im Umfang so groß sind, dass sie ein Tagespensum locker überschreiten. Dann heißt es, sich die Aufgaben in so kleine Schritte zu unterteilen, dass sie auch realistischerweise an einem Tag erledigt werden können.

Was für einen selbst realistische Zeitvorgaben sind, kann man auch mit langer Erfahrung immer nur schwer genau vorhersagen. Man weiß nie genau, ob an jenem Tag nicht doch etwas Wichtiges dazwischen kommt. Vielleicht fehlt es auch hin und wieder ein wenig an Energie und Konzentration. Deshalb ist es ungeheuer wichtig,  selbst für die wenigen Aufgaben eines Tages ausreichend Zeitpuffer einzubauen und grundsätzlich niemals zu viele Aufgaben für einen Tag einzuplanen.

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SMART Ziele – so funktioniert’s!

Du willst Ziele schneller erreichen und gleichzeitig dein Unternehmen weiterentwickeln? Dann brauchst du ein System, das die Zielsetzung klar und präzise macht. SMART Ziele setzen ist mehr als schlau – es heißt ja nicht umsonst „smart“.

Die SMART Formel steht für:

Oft liegt das Problem im Ziel selbst. Es ist entweder zu ungenau oder es fehlt der Zielsetzung an Substanz. Dank dem SMART Prinzip ist es kein Problem mehr, zuerst mit einem unklaren Ziel zu beginnen. Der nachfolgende Prozess erfordert sowieso, dass du das Ziel mit einem mikroskopischen Objektiv untersuchst, indem du es den strengen Kriterien des Akronyms SMART aussetzt.

So werden SMART Ziele zum Leben erweckt

Wenn auch du schon einmal einen persönlichen Vorsatz umsetzen wolltest, weißt du, dass auch dieser zu vage sein kann. Zum Beispiel mag „Ich möchte fünf Kilo abnehmen“ wie ein erreichbares Ziel klingen und du spürst vielleicht schon die Entschlossenheit, es in die Tat umzusetzen. Doch wie willst du Gewicht verlieren? Was wirst du an deiner Ernährung oder deinem Lebensstil ändern? Wie lang wird es deiner Meinung nach realistisch dauern, die fünf Kilogramm abzunehmen?

Wenn du dein festgelegtes Ziel nun durch das SMART Prinzip filterst, kannst du es wie folgt präzisieren: „Ich werde in drei Monaten fünf Kilogramm abnehmen, weil ich mich an eine feste Diät von nicht mehr als 1.500 Kalorien pro Tag halte und wenigstens 30 Minuten lang dreimal die Woche trainiere.“ Dein Ziel – jetzt konkreter, messbarer, erreichbarer, relevanter und zeitgebundener – ist nun klar. Du bist jetzt in der Lage, dich vollständig zu fokussieren und dein Ziel leichter zu erreichen.

Die SMART Methode ermutigt dich, die sechs „Reporterfragen“ zu stellen – Wer? Wo? Was? Wann? Wie? Warum? – wann immer du kannst. Sowohl deine privaten als auch deine beruflichen Ziele müssen folgenden Anforderungen entsprechen:

1. Spezifisch sein

Unterziehe deinem Ziel eine genaue Prüfung und frage dich:

• Was genau möchte ich erreichen?
• Aus welchem Grund ist das Ziel für mich wichtig?
• Wer könnte mir helfen?
• Wann habe ich mein Ziel erreicht?
• Wie stelle ich mir das Erreichen des Ziels vor?

2. Messbare Ergebnisse

Wie genau willst du den Fortschritt messen, um dein Ziel zu erreichen? Du kannst dich dafür entscheiden, sowohl qualitative Kennzahlen wie Bewertungen durch Kunden als auch quantitative Zahlen durch Verkaufs- und Produktivitätsberichte zu kombinieren. Stelle sicher, dass du ein brauchbares Messwerkzeug findest. Ein wichtiger und wertvoller Teil der Leistungsplanung ist, sich die Zeit zu nehmen und genau zu überlegen, wie du dein Ziel messen willst.

3. Erreichbare Ziele

Stell dir die SMART Methode als Realitätscheck vor. Wenn du ein Ziel jetzt nicht erreichen kannst, was muss geändert werden, damit dein Vorhaben erreichbar wird?

Ein klassisches SMART Ziel Beispiel:
Du möchtest neue Kunden gewinnen, indem du deine Firma auf Social-Media-Plattformen bewirbst. Doch was ist, wenn du keine Ahnung hast, wie Social Media funktioniert oder wie du es effektiv nutzen kannst?

Dein Ziel wird so eher an Boden verlieren, es sei denn, du triffst Vorkehrungen. Du könntest es erreichbar machen, indem du einen Spezialisten für soziale Medien einstellst. Indem du sicherstellst, dass dein Vorhaben erreichbar bleibt, verliert auch dein gesamtes SMART-Ziel nicht den Anschluss.

4. Relevanz

Jedes Ziel sollte deine Energie und den Zeitaufwand wert sein. Ein SMART-Ziel wird den hohen Ansprüchen gerecht, wenn es in irgendeiner Weise mit der Erweiterung deines Kundenstamms oder der Steigerung des Umsatzes verbunden ist. Du solltest allerdings auch sicher sein, dass alle Beteiligten in deinem Unternehmen bereit sind, dem Ziel gerecht zu werden.

Ein anderes Beispiel:
Vielleicht möchtest du deinen Zeitplan für Blog-Veröffentlichungen von einem auf vier Posts pro Monat vervierfachen und so deine SEO-Bemühungen verstärken.

5. Terminiert

Eine realistische Frist sollte mit deinem Ziel verknüpft sein. Fristen legen jedem Projekt Sinn und Dringlichkeit auf.

Lerne von smarten Zielen aus der Praxis

SMART-Ziele können gerade für kleine und mittlere Unternehmen zu einer treibenden Kraft werden. Im Vergleich zu Vorhaben, die aus dem Stegreif und gedankenlos gemacht werden, stehen SMART-Ziele für Erfolg. Ein Beispiel wie SMART-Ziele an Dynamik gewinnen, sobald sie von einer unklaren Idee zu einem aktiven Versprechen werden:

Vorheriges Ziel

Mein Unternehmen sollte mehr Blog-Posts veröffentlichen.

• • Speziell:
    Wir werden unseren Veröffentlichungsplan von einem auf vier Beiträge pro Monat vervierfachen. Die Länge der Blog-Posts liegt zwischen 500 und 600 Wörtern, um ein besseres Konsistenzgefühl zu erzielen.
  • Messbar:
    Die Blog-Posts sollen jeden Monat 200 neue Besucher zur Webseite leiten. Ich werde mithilfe von Google Analytics den neuen Webverkehr überwachen und auswerten.
  • Akzeptabel:
    Studien haben wiederholt gezeigt, dass das Veröffentlichen einer höheren Zahl an qualitativ hochwertigen Blog-Posts zu mehr Website-Besuchern führt. Ursache ist, dass die Artikel zu einem Anstieg der organischen Suchanfragen innerhalb der Suchmaschinen führen. Voraussetzung ist, dass die Blogs um ein spezielles Keyword erstellt werden.
  • Relevant:
    Neben der Verbesserung des Bekanntheitsgrades der Firma erhöht sich auch die Zahl der E-Mail-Abonnenten durch die Veröffentlichung weiterer Blog-Posts. Darüber hinaus gewinnt die Aktion mehr qualifizierte Leads, wodurch das Unternehmen seine Umsatzziele erreichen kann.
  • Terminiert:
    Wir werden jeden Montagvormittag zwei Blog-Posts veröffentlichen.

Verbessertes SMART-Ziel

In einem Zeitraum von 60 Tagen werden auf der Unternehmenswebseite zusätzlich 200 neue Besucher pro Monat gezählt, weil der Zeitplan der Veröffentlichungen von einem Artikel pro Monat auf einen Beitrag pro Woche erhöht wird.

Fazit zur Smart Methode

Die Entwicklung einer eigenen SMART Formel nimmt einige Zeit in Anspruch, aber genau aus diesem Grund ist es wahrscheinlicher, dass sie erfolgreich ist. Wie andere Investitionen, die du sowohl in dich selbst als auch in dein Unternehmen tätigst, werden sich auch SMART-Ziele auszahlen und dir zukünftige Erfolgserlebnisse bieten. 

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Personal Branding – Effektiv für groß und klein

Personal-Branding sticht in der Reihe der Marketing- und Markenstrategien wirklich hervor. Wenn sie strategisch ausgerichtet und eingesetzt wird, ist eine personalisierte Marke und ein persönliches Branding äußerst effektiv.
Es gibt zahlreiche Beispiele für starke Personal Brands in verschiedenen Sektoren, die sich in den letzten Jahren entwickelt haben und zu erheblichen Auswirkungen auf dem Markt geführt haben.
All dies hat dazu geführt, dass kleine Unternehmen ebenso wie große Konzerne Personal-Branding als wichtige Markenstrategie betrachten.

Personal Branding bedeutet, dass Personen sich selbst und ihre Karriere wie eine Marke vermarkten. Sie machen dies, indem sie ihr Profil oder Image in den Köpfen ihrer Zielgruppe entwickeln und pflegen. Es geht darum, als Ansprechpartner für einen bestimmten Bereich wahrgenommen zu werden. Personal Branding ist wichtig für den Erfolg in der Geschäftswelt, insbesondere für Führungskräfte und Manager, da es hilft, Risiken zu minimieren und erfolgreich zu sein.

Ursprünglich wurde Personal-Branding durch einen Artikel von Tom Peters im Fast Company Magazine populär gemacht. Wie Tom es ausdrückt:

„Wir sind CEOs unserer eigenen Unternehmen: Me Inc. Um heute beruflich erfolgreich zu sein, ist es unsere wichtigste Aufgabe, Marketing Chef für die Marke ‚Du’ zu sein.“

Der Artikel betonte die wichtige Rolle, die Personal-Branding bei der Arbeitssuche und der persönlichen Entwicklung spielt. Mit dem Aufkommen der sozialen Medien hat sich der Markt jedoch verändert und ist weitaus komplexer geworden.

Die Popularität von Personal-Branding als Markenstrategie nahm zu, als Facebook, YouTube und LinkedIn zunehmend an Bedeutung gewannen. In sozialen Medien ist jeder potenziell eine Marke, wenn er sie strategisch nutzt. Erfolgreich werden diejenigen, die ihre Persönlichkeit als Stimme des von ihnen verkauften Produkts oder der Dienstleistung verwenden, um ihr Profil zu schärfen und zu verbessern. Es ist die Nutzung der Persönlichkeit und deren Ausrichtung auf ein Produkt, eine Dienstleistung oder eine Marke, die Personal Branding zu einer hochprofitablen, umsatzgenerierenden Markenstrategie gemacht hat.

In der Regel haben viele der Early Adopters begonnen, ihre Personal-Branding ohne große Erwartungen und vielleicht sogar ganz unbewusst aufzubauen. Anfangs richteten sich ihre Social-Media-Aktivitäten an Familie und Freunde, und dann stellten sie fest, dass die von ihnen erstellten Inhalte ein weitreichendes Interesse für ein erweitertes Publikum haben könnten.

Inzwischen wird Personal-Branding gezielt, mit bewusster strategischer Absicht und starkem kommerziellen Fokus von Anfang an genutzt, um die Persönlichkeit zur Stimme einer Marke zu machen, sodass sie zu einem umsatzgenerierenden Zentrum hinter den verkauften Produkten oder Dienstleistungen wird. Influencer zum Beispiel verwenden ihre Persönlichkeit als zentralen monetären Fokus, indem sie mit Marken kooperieren, die mit ihnen in Verbindung gebracht werden möchten – und erhebliche Gebühren für dieses Privileg bezahlen.

Die Schlüsselfunktionen des Personal-Branding

Unternehmen streben in erster Linie finanzielle Gewinne an, wenn sie Markenentwicklung und Markenstrategie in jeglicher Art betreiben. Neben der Erzielung von Gewinnen gibt es jedoch viele andere wichtige Funktionen, die das Personal-Branding erfüllt. Zu den großen Vorteilen gehören:

1. Glaubwürdigkeit aufbauen:
Menschen vertrauen Menschen mehr als Marken. Die Hauptfunktion einer persönlichen Marke besteht darin, das Vertrauen zu stärken und die Verbindung zwischen dem Unternehmen und dem Kunden zu vertiefen.

2. Präsentiere deine Stärken:
Es ist oft schwierig, dein Expertenprofil oder Image als Unternehmensmarke zu etablieren. Schließlich sind Unternehmensmarken gesichtslose Labels. Es sei denn, sie sind mit einer überzeugenden humanisierten Markenpersönlichkeit aufgebaut, während die Menschen auf der anderen Seite fest entschlossen sind, maßgeblichen Rat von echten Menschen einzuholen. Eine Unternehmensmarke hat keinen Lebenslauf oder keine Hintergrundgeschichte. Es braucht auch Zeit, um einen guten Ruf als Unternehmensmarke aufzubauen. Unabhängig davon, an welchem Punkt du stehst, verfügst du wahrscheinlich bereits über eine besondere Fähigkeit, die du als Teil deiner persönlichen Marke mit der Welt teilen kannst.

3. Schaffe eine Verbindung zu deiner Zielgruppe:
Während Unternehmensmarken Menschen dazu bringen, ein bestimmtes Image oder Versprechen einer besseren Zukunft anzustreben, hilft eine persönliche Marke Kunden, im hier und jetzt schneller mit der Marke eine Verbindung aufzubauen. Auch zu wichtigen Stakeholdern, Mentoren, Influencern und Entscheidungsträgern sowohl intern als auch extern kannst du mit deiner Persönlichkeit eine stärkere Bindung entwickeln.

4. Unterstützung einer Unternehmensmarke:
Personal Branding kann genutzt werden, um eine Unternehmensmarke menschlicher zu machen, da die Persönlichkeit zur Stimme hinter der Unternehmensmarke wird, wenn sie verwendet wird, um die Markenentwicklung strategisch zu fördern. Es unterstreicht auch die Einzigartigkeit einer Unternehmensmarke. Es ist oft schwieriger, eine Unternehmensmarke von einer anderen zu unterscheiden, weil sie so häufig einen homogenen Ansatz verfolgen, insbesondere im Bereich der professionellen Dienstleistungen und des Finanzsektors.

Auf der anderen Seite würde eine stärkere Kodifizierung und Humanisierung der Marke in allen wichtigen Bestandteilen des Markenaufbaus wie Markenpositionierung, Zweck, Vision, Persönlichkeit, Mission, Werte und Geschichte zu einer klareren Marktdifferenzierung führen und bei wichtigen Kunden Anklang finden. Personal Branding ist anders. Es ist eine allgemein anerkannte Tatsache, dass jede Person eine einzigartige Person mit ihren eigenen Zielen, Bestrebungen, Werten und Moralvorstellungen ist. Im Wesentlichen nutzt Personal-Branding dieses soziale Konzept der Einzigartigkeit jeder Person, um die Einzigartigkeit einer Unternehmensmarke zu verbessern.

Vor- und Nachteile von Personal Branding

In einer idealen Welt geht Personal-Branding mit Corporate Branding einher, da das eine das andere durch harmonische Ausrichtung verbessert. Jede Organisation und jedes Unternehmen ist jedoch anders, beispielsweise wenn eine Unternehmensmarke in ihrer Personifizierung bereits sehr persönlich ist, wodurch die Notwendigkeit einer Verstärkung einer dahinterstehenden Person verringert wird. Ein anderes Szenario ist, wenn ein Geschäftsinhaber sich dafür entscheidet, keine Unternehmensmarke aufzubauen, weil er glaubt, dass dies seine bereits erfolgreiche persönliche Marke außer Kraft setzen könnte.

Bevor du eine endgültige Entscheidung über die beste Markenstrategie für dein Unternehmen triffst, sollten du die Vor- und Nachteile der einzelnen Markenentwicklungs-Ansätze überprüfen.

Drei Vorteile von Personal-Branding

1. Flexibilität:
Eine persönliche Marke bietet maximale Flexibilität für das Unternehmen. Unabhängig davon, welches Produkt oder welche Dienstleistung du verkaufst, bleibt deine persönliche Marke gleich. Es ist einfacher, das Geschäftsangebot zu ändern oder sich sogar in einen neuen Markt zu wagen, wenn du dich weiterhin auf eine starke persönliche Marke verlassen kannst.

2. Mehr Vertrauen:
Vertrauen ist der Hauptbestandteil fruchtbarer Beziehungen, denn ohne Vertrauen kaufen Interessenten nichts. Wir haben bereits festgestellt, dass Menschen anderen Menschen mehr vertrauen als Marken. Durch die aktive Präsenz einer persönlichen Marke in sozialen Medien kannst du deinen Kunden auch zeigen, dass das Unternehmen existiert und auf dem Markt aktiv ist.

3. Breitere Anwendung:
Bei einer Unternehmensmarke musst du strategischer oder vernünftiger mit den von dir verwendeten Kommunikationskanälen umgehen. Bei einer persönlichen Marke können die Grenzen nicht die gleiche Klarheit oder den gleichen Fokus aufweisen. Da Menschen eine persönliche Marke und eine Unternehmensmarke normalerweise als zwei separate Einheiten betrachten, hast du mehr Freiheit, verschiedene Marketing– und Kommunikationskanäle und -strategien zu testen, ohne dass du die Unternehmensmarke zu stark beeinflusst.

Wenn die persönliche Marke jedoch sehr gut entwickelt ist, ist eine auf die Unternehmensmarke ausgerichtete und hochkarätige Marke mit einer großen Fangemeinde als ein strategischerer Ansatz erforderlich, um eine Untergrabung der Unternehmensmarke zu vermeiden. Zum Beispiel, weil eine Unternehmensmarke eng mit der Geschäftswelt verbunden ist, auch wenn du dich aktiv für die soziale Verantwortung von Unternehmen engagierst und der Gesellschaft insgesamt etwas zurückgibst.

Du kannst zwar nicht behaupten, dass du mit echter Authentizität die Menschheit rettest, da das Hauptziel eines Unternehmens darin besteht, Gewinn zu erzielen. Aber als persönliche Marke kannst du deinem Publikum zeigen, dass du dich für größere soziale Probleme interessierst. Das Potenzial dessen, was du als persönliche Marke tun kannst, ist daher häufig weniger restriktiv. Wenn die beiden kombiniert und vollständig ausgerichtet sind, werden sie zu einer sehr starken Kraft – und deinem Schlüssel zum Erfolg.

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