In einem ordentlichen Büro effizienter arbeiten

Peinlich, peinlich: Der Chef will sofort und auch noch dringend die Liste vom letzten Meeting, aber der allseits bemühte Mitarbeiter kann sie wieder nicht finden. Das mag an einer momentanen Unpässlichkeit liegen, aber meist ist das selbstgeschaffene Chaos dafür verantwortlich, dass die Unterlagen erst nach einer längeren Sucherei wiederauftauchen. Ein derartiges Missgeschick kann jedem schon mehrmals passiert sein, und immer wieder folgt auf derartige Situationen der Vorsatz, in Zukunft ordentlicher zu sein.

Das Problem: Ordnung ohne System

Ein ungeordnetes Büro schafft Probleme. Es kostet Zeit und Energie, ist ineffizient, und auch die Außenwirkungen sind ungemütlich. Geschäftspartner und Kunden reagieren mit Verärgerung, wenn Deine Aufträge und Projekte liegen bleiben, weil ein Mitarbeiter*innen die nötigen Informationen oder Dokumente nicht wiederfindet. Dabei sollte es heutzutage kein Problem mehr sein, dem Kunden direkt weiterhelfen zu können – und das natürlich unabhängig von einem „internen Ansprechpartner“ für diesen Kunden. Dein Kunde ist schließlich Kunde Deines Unternehmens und nicht Kunde eines bestimmten Mitarbeiters. Deshalb im Folgenden ein paar Tipps, wie das Büro übersichtlicher und praxistauglich werden kann. Ordnung schaffen muss nicht kompliziert sein, im Gegenteil.

 Ordnung beginnt mit festen Orten und Strukturen, mit einem Ordnungssystem, in dem bestimmte Dinge ihren festen Platz haben. Und nur dort sind sie unterzubringen, keine Doppelablagen, keine wandernden Utensilien und vor allem keine dezentrale Intransparenz und der Aufbau von Monopolwissen auf jedem einzelnen Schreibtisch bzw. Kopf der Kollegen*innen. So entsteht nach und nach ein zuverlässiges System. Und hat sich der Mitarbeiter erst daran gewöhnt, findet sich jede Information sofort ohne langes Nachdenken wieder. Der Schreibtisch: Hier lagert alles, was täglich im Einsatz ist. Im Büroschrank sind die Materialien für die wöchentliche Nutzung. Alles andere gehört ins Archiv oder in einen Ablageraum, den mehrere Mitarbeiter gemeinsam nutzen. Das gilt selbstverständlich auch für alle digitalen Informationen. Du hast 157 ungelesene Mails in diversen Postfächern, die Du zusammen mit handschriftlichen Anrufnotizen und Aufgaben irgendwann mal anschauen und in Ordnung verwandeln möchtest? Klingt eher nach „die Hoffnung stirbt zuletzt“.

Alles aufbewahren: Der Ursprung des Chaos

Vielen von uns fällt es einfach schwer sich von Dingen zu trennen. Wir denken, dass einst nützliche Dinge auch in Zukunft immer mal wieder gebraucht werden könnten. Wenn ich es dann brauche, finde ich es so schneller wieder? Vermutlich nicht. Dennoch bewahren wir jeden Tand auf, und warten auf den Sankt-Nimmerleinstag, an dem der Leitz-Ordner, Werbeprospekte oder die Urlaubsgrüße wieder interessant werden. Mit dieser Methode entsteht aber mit der Zeit ein Chaos, denn die Dinge werden eben nicht wieder genutzt, sondern verstopfen erst die Schränke und schließlich das gesamte Büro.

Eine gute Maßnahme, wenn man sich selbst und seinen Kollegen*innen die Arbeit schwerer machen möchte, als sie sein muss. Abhilfe für den Schreibtisch schafft ein Karton von der letzten Lieferung mit Büromaterial, der liegen geblieben ist. Einfach alles da hineingeben, was seit Jahren nicht mehr benutzt wurde. Ein äußerst einfaches, aber wirksames Ordnungssystem. Gut zukleben, ein Datum darauf schreiben und am besten noch ein Verfallsdatum, an dem der Karton zum Sperrmüll gegeben wird, wenn zuvor niemand Ansprüche erhoben hat.

ungenutzte Dinge beiseite schaffen

Doch wie schaut es mit Deinem „digitalen Schreibtisch“ aus? Die einzig sinnvolle Struktur, damit alle langfristig den Überblick behalten ist doch eine chronologisch nachvollziehbare Kontakthistorie, z.B. mit Deinem Kunden „Frank Beispiel GmbH“. Du brauchst die Mail vom 10.08. und die passenden Anrufnotizen Deines Kollegen zu „Frank Beispiel GmbH“, um Deinen Kunden weiterhelfen zu können? Mit der benannten Kontakthistorie hast Du in wenigen Sekunden die Infos zur Hand, die Du eben gerade suchst.

Ein Ordnungssystem für alle

Sehr hilfreich ist es außerdem, wenn zum Ordnung schaffen ein strukturiertes Ablagesystem eingeführt wird, das für alle Mitarbeiter der Abteilung gilt – also eine Art zentrale Informationsstruktur als einheitliche Basis. Eine derartige Maßnahme erleichtert das Auffinden von Informationen ungemein, besonders deshalb, weil es für alle verbindlich ist.

Digitalisieren Deinen Posteingang und verknüpfe die Dokumente mit dem Kunden, Projekt, usw.…Themen die in Zukunft anstehen landen als Wiedervorlage oder Aufgabe im System und nicht als Klebezettel auf Deinem Monitor oder als „Erinnerungs E-Mail“ in einen der vielen unnötigen Posteingangordner. Du hast die Arbeiten an dem Projekt abgeschlossen? Mach es kenntlich, damit auch Deine Kollegen*innen wissen, was Stand der Dinge ist.

Bei der Strukturierung helfen die sogenannten W-Fragen:

Warum wird etwas abgelegt und wo muss es sich befinden?
Wie ist das System organisiert, also etwa alphabetisch oder chronologisch?
Wie lange wird es aufgehoben?
Wer soll es ablegen?
Wo werden allgemeine Elemente zentral aufbewahrt?

Dieses Organisieren der Ablage kann auch eine Teamarbeit sein. Die gesamte Abteilung ist dann gefordert, gemeinsam nach Lösungen zu suchen.

Auch die elektronische Post neigt zum Chaos

Wenn Du den Computer das erste Mal einrichtest, ist noch alles übersichtlich. Sofort weißt Du, wo sich welche Dateien befinden, denn es sind noch nicht allzu viele. Mit der Zeit aber ufert es aus, und irgendwann hat man keinen blassen Schimmer, wo die E-Mail-Anfrage des Kunden abgeblieben ist. Auch hier muss ein Ordnungssystem her. Hier angelehnt an die GTD-Methode.

Zunächst ist es empfehlenswert, deine E-Mails nur zwei- oder dreimal pro Tag abzurufen und am Stück zu bearbeiten. Dabei helfen die folgenden fünf Punkt, um Ordnung zu schaffen:

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Was Du sofort und in nur zwei Minuten erledigen kannst, wird sofort abgearbeitet.

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Was delegiert werden muss, gibst Du direkt weiter.

Was archiviert werden soll, sofort abheften.

Wenn die Bearbeitung länger dauert, bekommt der Vorgang einen Termin, der in Deiner Aufgabenliste eingetragen wird.

Was nicht nötig ist, verschiebst Du als Backup in einen separaten Ordner. Wöchentlich nachsehen, ob Einträge gelöscht werden können.

Ordnung heißt Konsequenz

Das Problem bei den genannten Systemen: Sie funktionieren nur, wenn man konsequent ist. Ordnung schaffen ist auch im Büro eine ständige Aufgabe, und nur zu leicht gerät man in Versuchung, von der festen Struktur abzuweichen. Übrigens geschieht dies meist, wenn es gerade kriselt, ob im Betrieb oder privat. Die Krise nährt die Krise, das gilt auch für Ordnungssysteme.

Mit infra-struktur sorgen wir dafür, dass Dir das so schnell nicht passiert. Beispielsweise landet jede E-Mail und jeder Anruf automatisch und somit ohne manuellen Aufwand in der richtigen Kontakthistorie. Es kann Dir also gar nichts untergehen und Du vergisst nicht, etwas zu archivieren, damit Deine Kollegen*innen ebenfalls an die Informationen kommen. Du vergisst nicht, weil Du Dich gar nicht erst damit beschäftigen musst.

Ein Experte für ein ordentliches Büro

Aber auch für die zuverlässige Organisation der Büroarbeit gibt es Experten und Berater. Ein wahrer Philosoph der Ordnung ist der Betriebswirt Jürgen Kurz. Mit seiner Firma „tempus“ veranstaltet er seit einigen Jahren Seminare, in denen er den Teilnehmern eine komplett neue Perspektive der Büroarbeit vermittelt. Selbst Weltkonzerne wie die Daimler AG, Lufthansa und diverse Volksbanken sowie etliche Mittelständler nehmen seine Dienste in Anspruch. Der Berater sieht seine Aufgabe sogar als ein spirituelles Anliegen, das er mit dem Begriff „Büro-Kaizen“ umschreibt. Kaizen ist eine Form der fernöstlichen Betriebsorganisation, das japanische „kai“ bedeutet Veränderung, „zen“ meint gut. „Fortwährende Verbesserung zum Guten“ also, auch bei der Büroorganisation. Herr Kurz versteht das Ordnung halten als einen pragmatischen Prozess, der sich in kleinen Schritten realisiert und nicht nur den Arbeitsplatz, sondern auch den Menschen nachhaltig verändert.

Wenn ein Teilnehmer, nennen wir ihn Markus, ihn bisweilen fragt: Herr Kurz, warum bin ich so unordentlich? So lautet die Gegenfrage des erfahrenen Bürokraten: Sag zuerst Du mir, wie es in Deinen Küchenschubladen aussieht. Markus besinnt sich kurz und findet, dass sich dort mit Korkenzieher, Pfannenwender und Einkaufsliste ein leicht chaotischer Zustand entwickeln konnte. Die Besteckschublade aber blieb von derartigen Wirren verschont, dort haben Löffel, Gabel und Messer weiterhin ihren festen Platz.
Treiben wir es mal auf die Spitze und sehen die Besteckschublade als Metapher für die Büroorganisation, die man in der Regel in fast jedem Unternehmen antrifft:

Löffel = E-Mails
Gabel = Dokumente
Messer = Anrufnotizen
usw.…

Eine vorgegebene Struktur, zentral und einheitlich für das gesamte Unternehmen, oder?

Das Problem dabei: Nun ja, jede/r Mitarbeiter*in hat seine eigene Besteckschublade, an die alle anderen nicht so einfach rankommen.

Stell Dir vor, das gleiche Bild würde in Deiner Gemeinschaftsküche im Büro herrschen. Ergibt das Sinn? 😉

Ordnung im Büro, Frohsinn am Feierabend

Und der Ordnungs-Philosoph extrapoliert sogleich auf den Arbeitsplatz seiner Klienten. Ein zuverlässiges Ablagesystem muss her, in dem alles seinen Platz findet. Jedoch gibt es kein allgemeingültiges Schema für eine funktionierende Organisation, die feste Struktur muss sich individuell entwickeln, den Bedürfnissen des Mitarbeiters oder der Abteilung entsprechen.

Und mit der Zeit hat sich bei Langzeitteilnehmern der Seminare herausgestellt, dass einmal etablierte Systeme auch beibehalten werden. Ist der Mitarbeiter erst von unnötigem Ballast nachhaltig befreit, erfährt auch seine Psyche eine tiefe Erleichterung. Denn jede Unordnung signalisiert, dass jemand seine Arbeit nicht unter Kontrolle hat, dass die Tagesaufgaben liegengeblieben sind. Und nicht nur die Arbeit fällt leichter, wenn sie organisiert ist. Auch der Feierabend wird entspannt erlebt, denn im Büro ist „alles in Ordnung“.

Du brauchst mehr Infos zu unserem “alles in Ordnung System”?
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