Ersteinführung Vorgänge

Um nicht nur mit Aufgaben, sondern auch mit komplexen Strukturen arbeiten zu können, haben wir eine neue Funktion erschaffen. Akten aus Aktivitäten anlegen! Die Akte wird dabei also zur aufgebohrten Aufgabe.

Auf der Startseite, in den Modulen und in der Historie, also in fast jeder Listenansicht von Aktivitäten kannst du jetzt mit der rechten Maustaste nicht nur Aufgaben, sondern auch Akten anlegen. Ich kann aus einer Mail also direkt ein Projekt anlegen. Es werden keine Daten aus der Aktivität übernommen, aber es wird eine Verknüpfung zwischen der Aktivität und dieser Akte erstellt. Grundsätzlich kannst du das auch mit mehreren markierten Aktivitäten machen.

Mit diesem Mechanismus kannst du dann quasi "Profi Aufgaben" anlegen. Man kann dann verschiedene Aktivitäten zu einer "Aufgabe" hinzufügen oder einer Aufgabe eine neue Eigenschaft durch Aktenfelder geben. Lege dir doch einen neuen Aktentyp "Vorgänge" an, in diesem werden dann typischerweise die "Profi Aufgaben" angelegt.

Diese Akte sollte bewusst reduzierter sein als Projektverwaltung, hat aber doch ein paar Ähnlichkeiten, die Schnelligkeit steht im Vordergrund. Du solltest zumindest den Titel und den nächsten Kontakt ausfüllen und dir eine Liste "Meine Vorgänge" anlegen.

Wenn du die Liste dann als Kanban Board öffnest, siehst du, wann und wie viele Vorgänge in der Zukunft (Tage oder Wochen) irgendwo liegen und du kannst mit der Wiedervorlagefunktion des Kanban Boards schnell die Vorgänge verschieben. In den Aktenlisten findest du deshalb jetzt auch die beiden Funktionen "Auf morgen" und "In die nächste Woche" im Kontextmenü, hiermit lässt sich der nächste Kontakt einer Akte schnell weiterschieben.

In der Abgrenzung von Aufgaben zu Vorgängen solltest du bei der alten Regel bleiben: ein einzelner Schritt ist eine Aufgabe, benötigt die Erledigung mehrere Schritte, nimm einfach Vorgänge oder Projekte. Projekte sind dabei typischerweise komplexer als Vorgänge.

Vorgänge sind natürlich auch eine schöne Möglichkeit, Cluster oder Gruppierungen zu bilden. Das bedeutet, ich kann eine Gruppe von Aktivitäten einer Historie in einen Vorgang packen und erhalte im Beziehungsreiter gleich die Übersicht von Vorgängen oder Themen eines Kunden. Damit lassen sich also auch Kolonnen von Aktivitäten zusammenfassen. Bsp. Vorgang "Kundengewinnung", "Installation" oder "Erweiterung".

Tipps:

1. Im Kontextmenü zeigt er immer die häufigsten Aktentypen an, die du zum Anlegen benutzt hast
2. Am schnellsten erreichst du deine Vorgänge, wenn du dir das zugehörige Kanban Board in die Favoriten legst