Ersteinführung Aufgabenkontexte

Mit diesem Artikel möchte ich dir einen anderen Blick auf das Aufgabenmodul der infra-struktur geben. Natürlich findest du in der Lösung infra-struktur eine ToDo Liste, aber was kann man damit noch machen? Die Funktionen wie Aufgaben anlegen, mit und ohne Alarm, der Verknüpfung zum Datensatz, Wiederholungen, das Erzeugen von Aufgaben aus anderen Aktivitäten, all diese Aspekte sollten ausreichend in unseren Unterlagen erklärt sein.

Hier geht es mir darum, den Begriff Kontext aus dem David Allen Universum aufzugreifen und das Aufgabenmodul mit den Listen der infra-struktur zu kombinieren.

David Allen - Getting Things Done - Kontexte

Getting Things Done von David Allen, Auszug aus Wikipedia:

Getting Things Done (GTD) ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen, die ihren Nutzern effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglichen soll. Sie strebt an, den gesamten Alltag einer Person u. a. mit kontextbezogenen Aufgabenlisten zu erfassen. Hauptprinzip der Methode ist, dass der Nutzer alle seine anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem notiert und dadurch den Kopf frei hat für Wichtigeres, nämlich die Erledigung der aktuellen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen.

Es ist hilfreich, sich mehrere Aufgabenlisten anzulegen, je nachdem, in welcher Umgebung du dich befindest. Der Trick dabei: nutze Kontexte für diese Umgebungen. Wenn die Umgebung Supermarkt ist, also der Kontext, sollten die Aufgaben Milch besorgen und Kartoffelpreise checken genau diesen Kontext tragen.

In der Praxis gibt es kaum mehr als 10 Kontexte, sonst hat man das Prinzip nicht verstanden. Beispiele hierfür sind: @Büro, @Computer, @Telefon. Du kannst die Umgebungen natürlich etwas weiter fassen und dich von der Räumlichkeit lösen und einen Kontext definieren als @Kunde, also alles, was mit dem Kunden zu tun hat, oder @Strategie, wenn du Aufgaben angelegt hast, die den Bezug zu Unternehmensstrategien haben. Arbeitsfelder wie @Softwareentwicklung können ebenfalls sinnvoll sein.

Kontexte sind ein heiß diskutiertes Thema in der GTD-Community. Ein Kontext beschreibt eine Menge an Ressourcen und physikalischen Gegebenheiten, die notwendig sind, um eine Liste von Aufgaben bearbeiten zu können. Alle Aufgaben in einem Kontext können nacheinander abgearbeitet werden, wenn die Ressourcen verfügbar sind. Durch die zusammenhängende Bearbeitung ähnlicher Aufgaben wird Zeit gespart, indem die vorhandenen Bedingungen optimal genutzt werden.

Kontexte definieren benötigte Ressourcen, Rahmenbedingungen oder Voraussetzungen für eine Menge von Aufgaben. Kontexte können in folgende Gruppen untergliedert werden:

• Orte: @Zuhause, @Büro, @Unterwegs
• Dienste: @Telefonate, @Mail, @Mac, @Mobil
• Aufgaben: @Planung, @Forschung, @Entwicklung, @Analyse
• Personen(-gruppen): @Familie, @Freunde, @Kollegen
• Status: @Wartet, @Überdenken, @Pausiert
• Energie: @LowEnergy
• Zeit- und Aufmerksamkeit: @Routine, @Fokus, @Kurz, @Lang, @Zwischendurch
• Arbeitsfelder: @Design, @Programmierung, @Entwurf
• Modus: @Freizeit, @Arbeit

Aufgaben für Aktionen

Auf der Startseite der infra-struktur finden sich viele Informationen, die meinen Arbeitsalltag beeinflussen. Es kommen E-Mails, Kunden wollen zurückgerufen werden und vieles mehr. Bei allen Informationen, die auf mich einströmen, solltest du überlegen: Handelt es sich um eine Information oder eine Aktion?

Wenn also z.B. eine Mail kommt mit dem Inhalt "... damit Sie schon mal wissen ..." ist es wohl eine Information, also lesen, verstehen, grün markieren und erledigt. Ein anderes Beispiel ist ein Anruf mit dem Inhalt "... wenn Sie ... dann hätte ich gerne ...". Hier sprechen wir im Unterschied zu reinen Informationen von Aktionen, du sollst also konkret etwas tun, um die Aktivität, hier der Anruf am Ende grün markieren zu können.

Sobald die Einflüsse von Innen (Arbeitskollegen) oder Außen (Kunden, Lieferanten) eine Aktion bei dir auslösen, sollte man den Anruf oder die Mail nehmen und eine Aufgabe anlegen und diese mit einer Fälligkeit, also mit einem Datum versehen. Streng genommen, sollte alles was kommt, direkt in eine Aufgabe gewandelt werden und mit einem Verantwortlichen (Aufgabe für) und einem Datum versehen werden. So liegen nicht ewig gelbe und rote Aktivitäten auf der Startseite rum, sondern werden gleich konkret geplant.

Nun stellt sich die Frage: Ab wann legt man Aufgaben an, wann nicht und was bedeutet das für die Funktion delegieren in der Software infra-struktur?

Klar, wenn eine Mail kommt und die Aktion ist das Schreiben einer Antwort, wirst du keine Aufgabe anlegen, sondern direkt zurückschreiben. Hier gilt natürlich vor allem die 2-Minuten-Regel von David Allen. Sollte sich aber das Medium ändern, aus einem Anruf wird der Wunsch für eine physische Postsendung, ist das ein Indiz für eine Aktion, die du über Aufgaben lösen kannst. Des Weiteren spricht ein asynchroner Prozess für eine Aktion, also das Anlegen einer Aufgabe zu einer eingehenden Aktivität. Bspw. steht im Anruf: "Bitte Ende des Jahres dazu melden." Also immer wenn es nicht direkt "durchläuft", sondern wenn Prozesse unterbrochen werden und warten müssen. Manchmal ist es eine Kontrolle, die oft asynchron läuft, wie z.B.: "Hat er meine E-Mail beantwortet?", könnte eine Aktion und damit eine Aufgabe sein.

Alles natürlich unter der Voraussetzung für Aktionen: Sie haben eine gewisse Mindestgröße, einen gewissen Mindestaufwand und die Asynchronität hat einen Zeitversatz, der groß genug ist. Es ist also auch durchaus sinnvoll, eine E-Mail mit der Info zu delegieren: "schreib du bitte eine Antwort", ohne direkt eine Aufgabe anzulegen.

Im Grunde, bei strenger Betrachtung, müsste spätestens zum Feierabend die Startseite leer sein, denn das noch Offene hast du als Aufgabe für andere, oder für später angelegt.

Aufgaben mit Kontext

In Anlehnung an die GTD, kannst du ganz einfach alle Aufgaben mit Kontexten versehen. Überlege dir einfach eine Liste von möglichen Kontexten, in denen du unterwegs bist:

• Kunden
• Partner
• Mitarbeiter
• Bank
• Betriebswirtschaft
• Strategie
• Büro
• Homeoffice

Das sind also deine Kontexte in deiner täglichen Arbeit. Nebenbei erkennst du übrigens, was du im Unternehmen wirklich machst ;) Du solltest nur so viele Kontexte definieren, wie du sie dir auch merken kannst, das schützt vor inflationärer Nutzung von Kontexten.

Versuche nun in jeden Aufgabentitel diesen Kontext mit einzutragen, in einer Kurzform (z.B. 2 Buchstaben), du willst ja nicht zu viel tippen. Davor setzt du ein Sonderzeichen wie @, damit du später danach besser suchen kannst. Eine Liste mit Kurznamen könnte also so aussehen:

• Kunden (@kd)
• Partner (@pa)
• Mitarbeiter (@ma)
• Bank (@bk)
• Betriebswirtschaft (@bw)
• Strategie (@st)
• Büro (@bü)
• Homeoffice (@ho)

Ob du die Kurzform der Kontexte vor oder hinter den Titel schreibst, ist Geschmacksache. Als Beispiel Aufgaben mit Kontext:

• Mitarbeitergespräch Hr. Mayer @ma
• Konzeption Vertrieb @st
• Visa Belege zum Steuerberater @bk @bw
• Marketingbüro über Änderungen informieren @pa
• Kunde Schmidt benötigt noch Unterlagen @kd
• Zu Hause könnte ich mal @ho

Wie du siehst, kann man natürlich zu einer Aufgabe auch mehrere Kontexte vergeben und sie mit Leerzeichen trennen.

Listen von Kontexten

Wenn du nun das Organisationsmenü nimmst und dir die Listen anschaust, liegt hier jetzt die Kombination. Im Aufgabenmodul suchst du nach @bk und speicherst das Ergebnis über Listen und Liste unter neuem Namen speichern als Liste @Bank (@bk) ab.

Im Organisationsmenü baut sich dann unter Listen eine Sammlung von Listen, analog zu den Kontexten auf. Listen aus dem Aufgabenmodul erkennst du am Kennzeichen Aufgaben.

Durch einen Klick auf eine Liste holst du jetzt gezielt eine Liste von offenen Aufgaben, die zu einem Kontext gehören. Du kannst also aus der Liste der vielen Aufgaben dich zuerst auf Aufgaben konzentrieren, die zu Bank gehören, danach sind die Mitarbeiter dran. Wenn du sowieso gleich einkaufen fährst, findest du in diesem Kontext vielleicht die Dinge, die du sowieso besorgen willst.