Ersteinführung Aufgabenkonvertierung

Mit Aufgabenkonvertierung ist das Umwandeln sämtlicher Aktivitäten in Aufgaben gemeint. Es ist grundsätzlich nicht zielführend oder hilfreich, alle offenen Aktivitäten auf der Startseite zu lassen. Siehe dazu auch die Ersteinführung: Ideen zu einer aufgeräumten Startseite.

Dimensionen von Aufgaben

Im Grunde ist es bei Aufgaben ganz einfach: zu jeder E-Mail, jedem Anruf oder Termin kannst du dir zwei einfache Fragen stellen:

• Was ist zu tun?
• Wann ist es zu tun?

Damit lassen sich dann ganz einfach Wiedervorlagen für Aktivitäten generieren, welche dann nicht dauerhaft rot oder gelb auf deiner Startseite prangen müssen.

Warum sollte man Aktivitäten in Aufgaben konvertieren?

• Versuche bis abends deine Startseite leer zu bekommen, um dadurch deine kognitive Belastung zu minimieren. Du musst immer das, was grad nicht akut ist, gedanklich ausblenden können.
• Aufgaben zu Aktivitäten zeigen auch den Kollegen in der Historie eines Datensatzes genau, was du geplant hast. Eine gelbe E-Mail bringt in der Historie keine Erkenntnisse, wann es weitergeht, oder was gemacht werden soll.
• Der Betreff einer E-Mail ist der Text eines anderen, den du nicht beeinflussen kannst. Solange diese E-Mail auf deiner Startseite bleibt, wirst du jedes Mal aufs Neue darauf gestoßen und musst immer wieder überlegen, was damit war. Erstelle dir aus der E-Mail eine Aufgabe, in der bereits der Betreff aussagt, worum es geht und was damit noch zu tun ist. Beschreibe auch die Essenz des Inhalts mit deinen Worten. So musst du die E-Mail nicht immer wieder neu lesen und neu verstehen. Das spart Ressourcen.
• Erstelle dir Aufgaben für Dinge, die heute nicht mehr erledigt werden. Alles, was du nach Getting Things Done sofort erledigen kannst, bedarf keiner eigenen Aufgabe.
• Die Wahl des Datums ist eine einfache Form der Wiedervorlage, denn dadurch verschwindet die Aufgabe von deiner Startseite. Du legst dir die Aufgaben ins Archiv und sie kommen von selber zur rechten Zeit wieder hoch auf deine ToDo-Liste. Das Prinzip der Wiedervorlage funktioniert auch mit Merkzetteln.
• Menschen fällt es oft schwer, sich Dinge zu merken. Die Stärke der meisten Menschen liegt in der kreativen Ideenfindung. Wenn du deine Aufgaben in einem System gespeichert hast, welchem du vertraust und von dem du weißt, dass sie zum richtigen Zeitpunkt wieder erscheinen, kannst du die Aufgaben ruhig vorerst "vergessen" und brauchst nicht mehr an sie zu denken. Das System erinnert dich rechtzeitig daran. Das schafft Ressourcen im Kopf, welche du wieder zur kreativen Ideenfindung nutzen kannst.
• Da sich das System merkt, aus welcher Aktivität du eine Aufgabe erzeugt hast, hängt das E-Mail-, Anruf- oder Dokumentenoriginal immer mit dran. Dieses Ursprungs-Element kannst du dir einfach grün machen. Die Aufgabe dazu bleibt gelb.

Umsetzung in infra-struktur

Aufgabe anlegen

Die Möglichkeiten und Funktionen von jedem Element findest du am einfachsten durch Klick mit der rechten Maustaste,

in der Listenansicht von Aktivitäten, oder im Panel.

Es gibt für alle Aktivitäten die Möglichkeit, aus ihnen eine Aufgabe zu erstellen:

• Anrufe
• Dokumente
• Termine
• E-Mails
• Merkzettel
• Nachrichten

Die Ideen zur oben angeführten Frage "Warum sollte man Aktivitäten in Aufgaben konvertieren?" lassen sich also systemweit für alles umsetzen.

Aufgabenreferenz abrufen

Im Panel zu einer Aufgabe findest du im Reiter Info unter Verbundene Aktivitäten die verknüpfte Original-Aktivität. Weitere Aktivitäten kannst du hierher ziehen, um sie mit der Aufgabe zu verbinden. Durch einen Klick springst du direkt in das Original-Dokument, die E-Mail, den Anruf usw.

Was macht man, wenn man mehrere Aktivitäten in eine Aufgabe konvertieren will?

Um nicht nur mit Aufgaben, sondern auch mit komplexen Strukturen arbeiten zu können, wurde eine weitere Funktion erschaffen: Akten aus Aktivitäten anlegen. Die Akte wird dabei also zur "aufgebohrten" Aufgabe mit erweiterten Funktionen. Du kannst diese ursprüngliche Aufgabe nun umfangreicher nutzen, Dokumente hinzufügen, weitere Aktivitäten dazu anlegen und vieles mehr. Die Aufgabe wird zur Akte mit allen dazugehörenden Funktionen.

Dazu markierst du die Aktivitäten in der Liste und wählst im Menü Aktionen den Eintrag Akte anlegen oder direkt einen der angebotenen Aktentypen, z. B. Vertragsverwaltung anlegen.

Weitere Informationen zum Umgang mit Vorgängen beschreibt die Ersteinführung Vorgänge.