Handouts – Anleitungen und Tipps

Ersteinführung infra-struktur Module

Kapitel 9 von 25

Alle Module, mit denen Bewegungsdaten verarbeitet werden, wurden auf einer gemeinsamen technischen Basis entwickelt. Somit sind die Grundfunktionen für alle Module identisch. Ergänzt werden die Grundfunktionen in den einzelnen Modulen noch um weitere Spezialfunktionen. Sowohl die Grundfunktionen als auch die Spezialfunktionen möchten wir dir hier einmal kurz vorstellen und dir die Nutzung erklären.

Die Grundmodule der infra-struktur

Anrufe
Aufgaben
Dokumente
E-Mails
Kalender (Terminliste)
Nachrichten
Merkzettel

Da der Kalender zwar ein Grundmodul ist, jedoch grundsätzlich anders aufgebaut ist, gelten die Hinweise nur für die Listenansicht der Termine, also in der Suche des Kalenders.

Alle Grundmodule kennen auch die Kernfunktionen der Startseite, dies sind:

Autoaktualisierung der Aktivitäten
Side-Panels zum direkten Bearbeiten auf der Startseite
Multiaktionen

Wie auch auf der Startseite wurde die Listenansicht auch in den einzelnen Modulen stark normiert und vereinheitlicht. Im Gegensatz zur Startseite finden sich in den Modulen allerdings unterschiedliche Spalten und manchmal eine angepasste Zeilenhöhe. Auch die Panels zur Bearbeitung sind bereits von der Startseite bekannt.

Kopfleiste

Alle Module besitzen eine Kopfleiste über der Liste. Hier sind die wichtigsten Funktionen und Selektoren platziert: links die Filter-Schaltfläche, der Button Listen und die Schalter Offen, Meine und Alle, in der Mitte Heute, die Pfeile mit dem Datum und die Richtung (Kombiniert), rechts weitere Schaltflächen, z. B. für die Sortierung.

Funktionsleiste (oben)

Ganz links findest du einen Doppelpfeil, um die Auswahlleiste wahlweise ein- oder auszuklappen, damit die Oberfläche übersichtlicher wird.

Multi-Aktionen

Damit können eine oder mehrere Aktivitäten, die du unten in der Listenansicht markiert hast, gleichzeitig manipuliert bzw. bearbeitet werden. Du kannst hier z. B. gleichzeitig für 5 Anrufe den Status auf grün setzen.

Datum

Mit dem Schalter Heute, den Pfeilen links und rechts sowie einem Klick auf das angezeigte Datum (Kalender öffnen) kannst du das Referenzdatum verändern. Stellst du z. B. das Datum von heute ein, werden dir alle Anrufe oder E-Mails von heute angezeigt.

Ganz rechts kannst du Zeiträume festlegen.

Tag: Dir werden alle Anrufe angezeigt, die am eingestellten Datum für dich eingegangen sind.
7 Tage: Du siehst alle Anrufe der letzten 7 Tage ausgehend vom eingestellten Referenzdatum.
4 Wochen: Du siehst alle Anrufe der letzten 4 Wochen ausgehend vom eingestellten Referenzdatum.

Steht der Schalter auf Tag und du klickst die Pfeile vor dem Datum, wandert das Datum tagweise vor und zurück. Steht der Zeitraum auf 7 Tage oder 4 Wochen, wandert das Referenzdatum dynamisch mit dem ausgewählten Referenzdatum. Die Eingrenzung der Ansicht anhand von Datum und Zeiträumen ist notwendig, damit die Liste der Anrufe und Dokumente nicht zu lang wird und du von optimalen Ladezeiten profitierst. Aus diesem Grund wurde bewusst bei verschiedenen Aktivitäten auf den Button Alle verzichtet.

Suchfeld

Das Suchfeld findest du oben in der Top-Bar. Gib dort einfach ein Suchwort ein und klicke Enter, um per Volltextsuche nach gewünschten Informationen zu suchen. Im Standard werden - wenn du keine weiteren Einstellungen vornimmst - alle Daten durchsucht. Du kannst die Suche jedoch auch auf bestimmte Bereiche beschränken. So kannst du beispielsweise links neben dem Suchfeld den Bereich "Dokumente" auswählen, um nur in Dokumenten zu suchen. Bei der Eingabe kannst du mehrere Suchwörter kombinieren. Als Beispiel: Suchbegriff "Hund Katze", sucht alle Anrufe in denen sowohl Hund als auch Katze vorkommt. Als Wildcard kannst du ein * setzen.

Im Mailmodul findest du eine erweiterte Suche, um gezielt nach Absendern oder dem Betreff zu suchen. Dazu findest du rechts neben dem Suchfeld den Button Detailsuche. In der E-Mail-Detailsuche kannst du nach Kontakt, Betreff, Text, Dateiname und Dateityp suchen.

Benutzerfilter

Der Benutzerfilter hilft dir dabei, deine Listenansicht auf ausgewählte Benutzer einzugrenzen und Informationen so gezielter und schneller zu finden.

Grenzt du im Anrufmodul den Benutzerfilter beispielsweise auf den Mitarbeiter Ino Holling ein, werden dir nur noch Anrufe angezeigt, die für Ino Holling eingegangen sind. Eine Mehrfachauswahl von Benutzern ist möglich. Bei E-Mails bedeutet der Benutzerfilter: nur E-Mails von Ino Holling, also nur E-Mails die in Postfächern angekommen sind, auf die Ino Holling Zugriff hat.

Extrafunktionen

Zwischen dem Suchfeld und dem Benutzerfilter für die Zeiträume, werden je nach Modul Sonderfunktionen eingeblendet. Bei Anrufen findest du hier z. B. das Telefonbuch, in den E-Mails den Button, um deine Regeln für E-Mails einzustellen.

Auswahlleiste (unten)

Screenshot: Auswahlleiste mit den Schaltern Alle, Meine, In Bearbeitung, Andere, Öffentlich und Ablagen

Listen

Über den Button Listen kannst du die Schalterstellungen der Funktions- und der Auswahlleiste mit Diese Ansicht als Standard speichern als Standard und mit Liste unter neuem Namen speichern unter einem Namen abspeichern (siehe Ersteinführung Organisationsmenü). Diese Standard-Einstellungen werden dann automatisch bei jedem neuen Öffnen aktiviert.

Richtung

In den Modulen Anrufe, E-Mail und Nachrichten gibt es zusätzlich die Auswahl der Richtung (im Bild Kombiniert). Hiermit schränkst du ein, ob du nur deine eingehenden E-Mails, nur deine ausgehenden E-Mails oder ein- und ausgehende E-Mails in Kombination sehen möchtest.

Alle

Ist der Schalter Alle aktiviert, werden dir alle Anrufe, E-Mails usw. angezeigt, die du sehen darfst, bezogen auf das Datum und den Zeitraum, der in der Funktionsleiste gesetzt ist. Zu Alle gehören also z. B. Dokumente, die du in deinen Ablagen hast, die an dich delegiert oder veröffentlicht wurden. Beim Klick auf den Schalter Alle wird rechts davon alles aktiviert, was dazu gehört. So siehst du direkt, was Alle bedeutet.

Meine

Ist der Schalter Meine aktiviert, siehst du Dokumente, die du in deinen Ablagen hast und die, die an dich delegiert wurden (nicht die, die du selbst delegiert hast). Beim Klick auf den Schalter Meine wird rechts davon alles aktiviert, was dazu gehört. So siehst du direkt, was Meine bedeutet.

rot/gelb

Ist der Schalter rot/gelb aktiviert, siehst du deine offenen Dokumente, unabhängig vom Datum und Zeitraum, die in deinen Ablagen liegen oder an dich delegiert wurden.

Andere

Der Schalter Andere zeigt dir die Dokumente, die von anderen veröffentlicht und delegiert wurden, deine eigenen fehlen jetzt in der Liste. Beim Klick auf den Schalter Andere wird rechts davon alles aktiviert, was dazu gehört. So siehst du direkt, was Andere bedeutet.

Öffentlich

Der Schalter Öffentlich zeigt alle Aktivitäten egal von wem, die im Status veröffentlicht sind. Öffentliche Aktivitäten erkennst du daran, dass das Auge-Symbol dunkelblau hervorgehoben ist. Im Gegensatz dazu ist es nicht veröffentlicht, d. h. nur für dich selbst sichtbar, wenn das Auge-Symbol blass hellblau erscheint.

Delegiert

Der Schalter Delegiert liefert alle Aktivitäten, die an dich delegiert wurden. Alles was du selbst delegiert hast, lässt sich nicht weiter selektieren, mit Ausnahme der Aufgaben.

Postfächer / Ablagen / Boxen

Rechts vom Delegiert-Button findest du deine Ablagen, Post usw. Bei Anrufen können es Standorte oder Durchwahlen sein, bei E-Mails deine Postfächer und bei den Dokumenten sind es deine Ablagen wie z. B. Rechnungen.

Ausnahmen:

Aufgaben haben keine Ablagen, sondern es gibt spezielle Boxen für Offen, Erledigt, Offen Delegiert und Erledigt Delegiert. Dadurch kannst du ganz einfach und schnell herausfinden, was du anderen für Aufgaben angelegt hast und ob sie erledigt sind.

Merkzettel und Nachrichten haben keine weiteren Boxen. Die Terminlisten lassen sich ebenfalls nicht delegieren und sind deshalb nochmal vereinfacht ohne Boxen.

Sonderfunktionen der einzelnen Module

Neben den klassischen Modulen und den beschriebenen Funktionen und Selektionen werden nochmal alle Aktivitäten mit allen Besonderheiten aufgelistet.

Startseite

Die Startseite basiert zwar auf der gleichen Technologie wie die Module, aber hier haben wir schon eine deutliche Abweichung der Optik. Vor allem unterscheiden sich die Spalten der Startseite von den Spalten der Module. Das liegt an der Normalisierung. Die Herausforderung für uns bestand darin, bei einer Breite von 10 Spalten eine Konfiguration zu finden, so dass man mit 10 Spalten pro Modul auskommt, es aber auch keine leeren Spalten gibt. In den Modulen brauchten wir darauf keine Rücksicht nehmen und können genau die Konstellation bereitstellen, die gewünscht wird.

Auf der Startseite gibt es vor allem, anders als in den Modulen noch die: