Ideen zu einer aufgeräumten Startseite

Die Startseite, als dein "Cockpit" und Ausgangspunkt deines Arbeitsalltags, sollte nicht zu voll sein und in der Tat wirklich nur die Informationen beinhalten, die du aktuell für deine Arbeit benötigst.

Erledigte Dinge werden auf grün gesetzt, erst später benötigte Informationen zum Beispiel via Aufgabe terminiert.

Eine "aufgeräumte", sprich "kurz gehaltene" Startseite ist die Voraussetzung für organisiertes, strukturiertes und effizientes Arbeiten.

Folgende Dinge sollte man sich täglich vornehmen, dann ist die Startseite auch "sauber", aufgeräumt und kann dir all ihre Mehrwerte bieten.

1) Keine Information ist älter als max. 3 Tage

Auf der Startseite solltest du streng überprüfen, wie alt eine Information ist. Alles was nicht direkt genutzt oder bearbeitet wird, kannst du als Aufgabe anlegen und für später delegieren. Dazu einfach in der E-Mail oder dem Anruf über den Button Aufgabe planen eine Aufgabe anlegen, dann ist die Aufgabe gleich mit der originären E-Mail usw. verknüpft.

Das Anlegen einer Aufgabe mit der rechten Maustaste macht es noch schneller. Du wirst tagesgenau an deine Aktivität erinnert und hast diese somit später wieder auf der Startseite: In der angelegten Aufgabe ist die "Ursprungsaktivität" verknüpft, die, in diesem Fall eine E-Mail, dann nämlich über ein Icon direkt in der Aufgabe zu öffnen ist.

Auf diese Weise kannst du Dinge natürlich auch an Dritte delegieren und diese bei denen zeitgesteuert auf der Startseite auftauchen lassen.

2) Nicht mehrere lose Enden erzeugen

Gibt es mehrere Informationen / Quellen zu einem Thema?

Ein Kunde hat zum Beispiel angerufen und eine begleitende E-Mail geschrieben?

Es gibt mehrere Mails zu einem Vorgang mit dem Kunden also diverse Antworten?

Räume auf, grüne Informationen und behalte nur die neueste auf deiner Startseite. Nur die letzte Antwort ist wichtig, denn sie enthält in der Regel auch alle vorherigen.

Nutze dafür zum Beispiel oben die Filterfunktion und suche nach "Holling". Es werden dir alle Aktivitäten und Informationen zu und von "Holling" angezeigt. Räume diese auf. Genauso kannst du zum Beispiel nach einer Vorgangsnummer (wie hier im Beispiel 0-8-15) oder nach einem Thema suchen, um "doppelte Informationen" zu grünen.

3) Prüfe bei jedem roten Punkt „warum ist dieser Punkt da?“ / „Was lasse ich in mein Leben?“

Gibt es zum Beispiel nutzlose Newsletter, welche du zu 99% ungelesen auf grün klickst? Abbestellen!

Gibt es eingerichtete Benachrichtigungen per Nachricht oder Mail, die sich nicht wirklich als nützlich herausgestellt haben? Deaktivieren!

Dadurch sorgst du dafür, dass sinnlose Informationen erst gar nicht als roter Punkt auf deine Startseite kommen.

4) Startseite nicht als Erinnerungsfunktion nutzen

Wenn du dir Informationen zu gewissen Themen "merken" möchtest, ist das Gelb- oder Rotlassen auf der Startseite der falsche Weg. Denn auf der Startseite sind ja nur Dinge, die kurzfristig von dir angegangen, bzw. erledigt werden müssen. Die Startseite ist eine To-do-Liste, kein allgemeiner Informationspool.

Als "Informationssammler" eignen sich neben den digitalen Akten vor allem die Mappen, welche du dir über das Organisationsmenü anlegen kannst.

Hier kannst du auch hierarchische Strukturen mit "Untermappen" zu bestimmten Themen erstellen. Die Informationen, egal ob Mails, Anrufe, Nachrichten, Dokumente oder was auch immer einfach per Drag&Drop in die entsprechende Mappe als "Sammelcontainer" ziehen und grünen. Die Informationen bleiben farbstatusunabhängig in den Mappen vorhanden.

Mit einem Klick im Organisationsmenü bist du dann in deiner thematischen Mappe, mit allen dort reingelegten Informationen. Die Startseite ist befreit davon.

Wenn du anstelle der Mappen Objekt-Akten nutzen möchtest, hast du in diesen Akten dann sogar die Möglichkeit, dir Aufgaben anzulegen, um dich gezielt an das Thema, bzw. die verknüpften Informationen erinnern zu lassen. Ggf. sogar regelmäßig mit Wiederholungsaufgaben.

Interessante Werbung zum Beispiel, die du per Mail ja immer mal wieder bekommst, könntest du in eine gleichnamige Objektakte verknüpfen. Wenn diese eine favorisierte Akte im Organisationsmenü ist, geht das genauso schnell, wie das Verschieben in Mappen. Deine Wiederholungsaufgabe am Freitagnachmittag erinnert dich dann regelmäßig daran, die Werbung einmal durchzusehen.

5) 72-Stunden-Regel

Bewahre auf der Startseite nicht "Dinge" auf, die du "irgendwann einmal machen" möchtest. Schiebe dort nichts "auf die lange Bank" für später.

Die 72-Stunden-Regel besagt, dass Dinge, die nach Informationseingang, Idee oder Impuls, nicht innerhalb von 72 Stunden mit dem ersten Schritt – und sei es nur eine grobe Planung – angegangen werden, so gut wie sicher gar nicht realisiert werden. Oder, um es auf infra-struktur runterzubrechen: Lege dir zumindest eine Projektakte mit den wichtigsten Informationen und der nächsten Aufgabe an, um es zu dokumentieren, um der späteren Erledigung eine Basis zu geben.

Das "Vorhaben" muss also gar nicht direkt "gestartet" werden, aber schaffe die Grundlage für die spätere Erledigung bzw. Umsetzung.

Die ursprüngliche Aktivität kannst du dadurch grünen, wirst aber später an dein Vorhaben, zum Beispiel durch eine Aufgabe, erinnert.

6) 2-Minuten-Prinzip

Auf der anderen Seite gibt es das 2-Minuten-Prinzip:

Alles, was innerhalb von 2 Minuten erledigt werden kann, wird sofort erledigt. Eine kurze Antwort per E-Mail, eine gewünschte Information an den Kollegen... Machen... Grünen...

7) Roter Punkt heißt nicht „besonders wichtig“, sondern „Information ist neu“

Lass wichtige Informationen nicht in der Signalfarbe "rot" auf deiner Startseite. "Rot" heißt generell: Neu, ungesichtet, noch nicht wahrgenommen.

Nach dem Lesen sind Informationen auf "gelb" zu klicken, wenn sie besonders wichtig sind, terminiert man sie sich für später und legt sie in den Akten ab, wo sie thematisch reingehören.

Man könnte sich parallel auch eine Mappe erstellen "Wichtige Informationen", auf die man ggf. schnell mal zugreifen kann, die man nach Erledigung bzw. zeitlicher Überholung aber auch "aufräumen" muss.

8) Abends ist kein einziger Punkt rot und die Startseite ist 1 Seite lang

Beende deinen Arbeitstag damit, aktiv 2 - 3 Minuten deine Startseite "aufzuräumen". Prüfe jeden einzelnen roten und gelben Punkt anhand der o.g. Kriterien. Terminiere dir Dinge neu, ordne Informationen ein.

Das sorgt nicht nur dafür, dass du deinen Arbeitstag rekapitulierst und dir ggf. Dinge auffallen, die du noch bedenken, besprechen, delegieren oder terminieren musst, es ordnet auch deine Struktur des Arbeitens, was an einer kurzen und übersichtlichen Startseite zum Ausdruck kommt.

Gib Kunden gegebenenfalls per Mail ein Feedback, dass du dich morgen meldest oder dass du die Sache einem Kollegen hingelegt hast. Dann ist der Kunde informiert, weiß, dass sein Anliegen nicht vergessen ist und du hast höchstens noch einen gelben, aber keinen roten Punkt mehr.

9) Man muss täglich aufräumen, man darf nicht irgendwann kapitulieren

Wichtig ist es, die genannten Regeln tagtäglich zu befolgen und systematisch, jeden Tag an dem Thema aktiv zu arbeiten. Das erfordert zu Beginn natürlich Selbstdisziplin. Das kostet zu Beginn evtl. 5 Minuten täglich. Langfristig sparst du dadurch aber Zeit, wirst schneller, bist besser organisiert und findest Informationen schneller wieder.

Es wird viel schwieriger sein, irgendwann eine Startseite von 100 Punkten aufräumen zu müssen, als jeden Tag einmal zu schauen, was wirklich auf der aktuellen To-Do-Liste liegen muss, was in deinem Blick und damit aktuell in deinem Kopf sein muss.

Nutze stattdessen die Möglichkeiten deiner infra-struktur, vergiss Dinge, die nicht tagesaktuell sind, konzentriere dich auf das Wesentliche, was jetzt, bzw. heute relevant ist. Das System erinnert dich an alles andere, wenn du möchtest, minutengenau mit Alarm und bringt es wieder auf deine Startseite und damit in deinen Kopf.