5 Gründe warum deine To-Do-Liste nicht funktioniert

To-Do-Listen verschlimmbessern dein Zeitmanagement

To-Do-Listen sollen Struktur in deinen Arbeitsalltag bringen und dabei die Effizienz erhöhen. Das Problem dabei: Während das Prinzip in der Theorie hervorragend funktioniert, bringen die beliebten Listen in der Praxis eine ganze Reihe an Problemen mit sich. Im schlimmsten Fall verzettelst du dich und dein von langer Hand geplantes Zeitmanagement bricht wie ein Kartenhaus in sich zusammen. Woran To-Do-Listen oftmals scheitern und wie du es besser machst, erfährst du hier.

Wahrscheinlich kennst du viele dieser Probleme und hast sie bereits selbst erlebt.
Hier kommt die Erklärung dafür – 5 Gründe, warum deine To-Do-Listen oft nicht funktionieren.

1. Zu viele Aufgaben führen zu Unübersichtlichkeit

Eigentlich soll eine To-Do-Liste dafür sorgen, dass du noch zu erledigende Dinge auf einen Blick erkennst. Was aber, wenn auf der Liste zehn Punkte oder mehr stehen?

Was kannst du unternehmen, wenn deine To-Do-Liste unendlich lang erscheint?
Ganz einfach: Das Zauberwort lautet „Priorisieren“.
Teile deine Aufgaben in drei verschiedene Kategorien ein und arbeite sie nach Wichtigkeit ab.

• Die Kategorie „A“ steht dabei für Arbeiten, die besonders relevant und überdies zeitkritisch sind.
• In der Kategorie „B“ finden sich alle Punkte, die durchaus wichtig aber nicht so zeitkritisch sind.
• Alles, was weder zeitkritisch, noch wichtig ist, fällt unter die Kategorie „C“.

2. Wie falsches Priorisieren deine Arbeit behindert

Was hat nun Priorität, was nicht? Zugegeben: Nicht immer ist diese Frage ganz einfach zu beantworten. Oftmals musst du dich nicht nur für das eine, sondern vor allem gegen das andere entscheiden. Problematisch wird es allerdings, wenn du einen grundsätzlichen Priorisierungsfehler begehst. Sieh dir dazu einmal folgende Beispiel-To-Do-Liste an:

• Standard-Mail an Kunden versenden
• Ergebnisprotokoll schreiben
• Kurzen Intranet-Artikel lesen
• Umfassende Projektanalyse verfassen
• Raum reservieren
• Einen Geschäftspartner anrufen

Hand aufs Herz: Welche dieser Dinge würdest du zuerst erledigen? Die meisten Menschen gehen zuerst die Tätigkeiten an, die wenig Zeit beanspruchen und schnell erledigt sind – im oben genannten Beispiel etwa die Mail oder der Anruf. Kein Wunder, denn jetzt kannst du einen Haken hinter die erledigten Aufgaben machen. Doch die To-Do-Liste führt dich hier in die Irre. Wenn du dich stattdessen etwa mit der umfassenden Projektanalyse befasst, brauchst du womöglich mehrere Tage. Ganz schön demotivierend, so lange zu arbeiten, ohne einen einzigen Punkt auf deiner Liste abhaken zu können, oder? 

Versuche daher, größere Projekte in deinem Zeitmanagement in kleinere Aufgabenpakete aufzuteilen. Auf diese Weise schaffst du eine Liste mit Punkten, die hinsichtlich ihrer Bearbeitungszeit in etwa gleichwertig sind. Wenn du die Arbeiten im nächsten Schritt nach Wichtigkeit priorisierst, liegt auf der Hand, welcher Aufgabe du dich als nächstes widmen solltest. Doch Vorsicht: Bei wirklich großen Projekten kommst du um eine klassische Projektplanung nicht herum.

3. Falsche Fälligkeitsdaten führen dich in die Irre

Viele Probleme ergeben sich daraus, dass falsche Fälligkeitsdaten erfasst werden.

Ein Beispiel: Angenommen, du sollst Ende des Monats einen Bericht abgeben. Viele werden sich nun das Abgabedatum im Kalender eintragen – auf den ersten Blick macht das durchaus Sinn. Fakt aber ist: Du brauchst auch Zeit, um den Bericht zu schreiben.

Die Lösung: Überlege dir im Vorfeld, wie lange du für die Arbeit brauchen wirst. Orientiere dich dazu an vergangenen Aufgaben, die ähnlich strukturiert waren. Plane hier ruhig etwas großzügiger, dann hast du etwas Puffer, falls dir etwas dazwischen kommt. Wenn nun die Fälligkeit eintritt, kannst du den Bericht in Ruhe angehen und hast trotzdem noch genug Zeit.

4. Wie fehlende Übersicht dein Zeitmanagement zerstört

Viele arbeiten heute mit digitalen To-Do-Listen. Dies erlaubt eine längerfristige Vorplanung mit Fristen, die per Erinnerungsfunktion im Kalender eingetragen werden, was ziemlich komfortabel ist. Das Problem: Auch wer sein Zeitmanagement mit Weitblick plant, verliert schon einmal den Überblick – und wird plötzlich von einer Welle an fälligen Aufgabenpaketen überrollt.

Damit das nicht passiert, solltest du grundsätzlich nicht nur stumpf deine täglichen Arbeiten verrichten, sondern dir regelmäßig einen Gesamtüberblick verschaffen. Dazu kannst du dir auch einen festen Termin in deinem Kalender einrichten. Solltest du dabei etwa feststellen, dass in zwei Wochen mehrere Fristen gleichzeitig ablaufen, kannst du jetzt aktiv etwas dagegen unternehmen – etwa, indem du Aufgaben früher angehst oder Termine entsprechend verschiebst.

5. Beinahe erledigte Arbeiten führen aufs Glatteis

Es gibt sie immer wieder: Aufgaben, die so gut wie fertig sind, aber zum Abschluss noch eine Kleinigkeit benötigen – zum Beispiel den letzten Feinschliff an einem Text oder die Rückmeldung eines Kollegen. Wer die Aufgabe in seiner Liste jetzt weiterhin als „offen“ stehen lässt, erkennt zwar, dass noch etwas gemacht werden muss. Häufen sich aber mehrere solcher beinahe erledigten Arbeiten, wird es schnell unübersichtlich. Wenn du stattdessen einen Haken an die Sache machst, läufst du Gefahr, die Aufgabe aus den Augen zu verlieren – das Thema bleibt im schlimmsten Fall ohne Abschluss.

Die Lösung: Schaffe dir auf deiner To-Do-Liste eine eigene Rubrik für solche Punkte. Dorthin verschiebst du künftig alle fast erledigten Arbeiten. Fortan kannst du im Rahmen deines Zeitmanagements einmal täglich checken, ob diese Aufgaben nun zum Abschluss gebracht werden können. Deine übrige Liste bleibt aufgeräumt und du hast weiterhin alles im Blick.

So passt du die To-Do-Liste an deine Bedürfnisse an

Wenn du deine To-Do-Liste lediglich anlegst, um einen Überblick über deine Aufgaben zu bekommen, verschenkst du einen Großteil ihres Potenzials. Schlimmer noch: Große To-Do-Listen werden schnell unübersichtlich und alle Aufgabenpakete sehen auf dem Papier gleichwertig aus – und zwar obwohl sie unterschiedlich wichtig oder aufwendig sind.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass du dieses Tool so optimierst, dass es zu deinen Zielen und Bedürfnissen passt. Arbeite mit Priorisierungen, wähle von Anfang an das richtige Fälligkeitsdatum und lass dich von beinahe erledigten Arbeiten nicht in die Irre führen. Auf diese Weise wirst du dein Zeitmanagement nachhaltig optimieren.

Jetzt noch das passende Video zum Thema anschauen

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Wie dir die Eat the Frog Methode zu einem besseren Zeitmanagement verhelfen kann

Du weißt, dass in manchen Ländern Frösche als Delikatesse gelten, kannst aber keinen Zusammenhang zu deinem Arbeitsalltag und insbesondere dem eigenen Zeitmanagement herstellen? Du hast Lust, ein kleines Erfolgsgeheimnis kennen zu lernen, welches du prima in deine täglichen Abläufe integrieren kannst?
Dann sind die nachfolgenden Zeilen nicht nur willkommene Aufklärung, sondern geradezu Pflichtlektüre!

Eat the Frog – worum geht es?

Bevor wir mit der Begriffserklärung starten, müssen wir einen anderen Begriff einbringen: den der Prokrastination. Wer kennt sie nicht, die Krankheit der „Aufschieberitis“, bei der man alle unliebsamen Aufgaben vor sich herschiebt und nicht in die Gänge kommt? Seinem Gewissen erzählt man dabei gerne, dass morgen ja auch noch ein Tag sei, und blendet dabei geflissentlich aus, dass am nächsten Tag andere Aufgaben und Pflichten anstehen. Folglich kommt man auch am darauffolgenden Tag nicht dazu, unbequeme Dinge zu erledigen.

Kommt dir dieses Dilemma bekannt vor?  Dann wird dir die Eat the Frog Methode sehr hilfreich sein, da sie simpel und effektiv zugleich ist. Erfunden wurde sie in Amerika von einem Author und Erfolgscoach namens Brian Tracy, welcher ein gesamtes Buch zu diesem Thema verfasst hat. In Amerika besagt ein Sprichwort, dass derjenige, der morgens den größten Frosch isst, die unangenehmste Aufgabe hinter sich hat.

Frösche sind dabei in den Augen der meisten Menschen nicht sehr appetitlich, sondern schleimig und glitschig. Außerdem sind sie aufgrund ihrer kleinen Größe und der Eigenschaft, dass sie springen können, schwer zu packen – sinnbildlich also für all die unbequemen Aufgaben, die man im Kopf so gerne verdrängt und aufschiebt.

Nun besagt das Eat the Frog Prinzip, dass man von allen anstehenden Dingen die unangenehmste Aufgabe zuerst angeht und eine Priorisierung der Abarbeitung vornimmt.
Beim Aufschieben von Dingen läuft dir normalerweise die Zeit davon, bei Eat the Frog gewinnst du dagegen Zeit, weil du sie sinnvoll einsetzt und sie dir nicht in der Zukunft durch unerledigte To Dos geklaut wird.
Anstatt zeitlichen Druck aufzubauen, verschaffst du dir gedankliche Freiräume und kannst Dinge abhaken. Das schafft kurzfristige Erfolgserlebnisse und kreiert neue Motivation. Insofern sollte jeder einmal testen, wie es ist, wenn man den dicksten Frosch zuerst verspeist.

Vorteile und Stolpersteine

Wer sich noch nie mit der Eat the Frog Methode beschäftigt hat, wird sich am Anfang möglicherweise schwer tun, die Dinge anzugehen. Die unliebsamen Aufgaben schiebt man ja nicht umsonst vor sich her. Dennoch gilt: Übung macht den Meister!
Ist der Anfang geschafft, wirst du dich bald an deine veränderten Abläufe gewöhnen. Du kannst dir gerne einen Plastikfrosch kaufen und ihn auf deinen Schreibtisch stellen, als Erinnerung an das neue Prinzip.
Immer, wenn du ein unbequemes Thema angehst, trainierst du gleichzeitig deine Willenskraft, was sich allgemein förderlich für deinen beruflichen Erfolg auswirkt.

Überblick verschaffen

Eine Hilfe ist es zudem, wenn du Stift und Papier zu Hand  nimmst, um die Frösche zu definieren und den zeitlichen Rahmen festzusetzen, innerhalb dessen sie verspeist sein müssen. Die digitale Alternative sind „To Do“ Softwarelösungen, mit denen du deine Aktivitäten planen und nachhalten kannst.
Pausen helfen, aufzutanken und kurz Abstand zu nehmen von unangenehmen Tätigkeiten. Diese wirst du zwischendurch brauchen, denn niemand kann den ganzen Tag lang Frösche essen. Schön ist dabei, dass du dich schon während den Pausen und nach deinen Arbeitstagen abends besser fühlst, weil du weißt, dass du etwas geschafft hast und voran kommst in deiner Planung. Das Schlimme am Aufschieben ist nämlich, dass das schlechte Gewissen unterbewusst immer mitschwingt und einem regelrecht den Tag verhagelt, weil man morgens schon demotiviert startet und sich permanent schlecht fühlt.

Stattdessen hast du neue Energie und dein Zeitmanagement besser im Griff. Die unliebsamen Themen blockieren dich nicht mehr und dir bleibt mehr Zeit für das Wesentliche.

Mit der Eat the Frog Methode zum besseren Teamwork

Irgendwann wirst du richtig gut darin sein, die Eat the Frog Methode anzuwenden, und kannst sie anderen beibringen. Gemeinsam ist man immer stärker, und wenn ihr die Methode im Team anwendet, wird sich daraus eine ganz neue Dynamik entwickeln (gegenseitige Motivation, mehr Spaß am Abarbeiten etc.).
Wer hindert dich daran, einen Frosch-des-Monats-Contest zu starten? Belohnungen sind nämlich ebenfalls ein wichtiger Faktor bei Eat the Frog – belohn dich und deine Kollegen, wenn ihr etwas, was euch die ganze Zeit schon schwer im Magen lag, geschafft habt.

XRM ist eine weiterentwickelte Form des CRM

Ein XRM System wird auch als Any-Relationship Management (oder seltener auch Extended Relationship Management) bezeichnet. Es ist eine weiterentwickelte Form des CRM sagen die einen, die anderen behaupten, zuerst war das XRM da – klingt nach Huhn und Ei … lassen wir das.
In den letzten Jahren hat sich das klassische CRM Modell (Customer Relationship Management) nämlich verändert. Unternehmen beziehen sich nicht mehr nur noch auf Kundenbeziehungen oder Interessentenverwaltung. Mit einem XRM System soll das „Objektiv“ mehr Licht reinlassen. Das X steht dabei für alles und jenes, mit denen du dich im Unternehmen eben besser organisieren möchtest. Es kann sich hierbei um die Verwaltung von Händlern, Lieferanten, Geschäftskontakten, Reklamationen, Projekten, Mitarbeitern, Fahrzeugen, Verträgen, Objekten wie Häuser und vieles vieles mehr handeln.

Was sind die Vorteile eines XRM-Systems?

Ein XRM-System lässt verschiedene Themen in deinem Unternehmen zusammenlaufen. Es werden alle Abteilungen, wie z.B. Einkauf, Service, Marketing und Vertrieb, Verwaltung etc. dargestellt. Eine XRM-Software bietet dir u.a. folgende Vorteile:

Vernetzte und zentralisierte Plattform

Mit einem XRM-System kannst du alle internen und externen Daten nutzen, um wichtige strategische Entscheidungen zu treffen. Alle Vertriebs- und Kundenprozesse kannst du über eine Plattform effizient verwalten. Wichtige Daten, z.B. aus einem DMS ( Dokumentenmanagement) und ERP (Ressource Planning-System) werden integriert, wobei das XRM-System immer im Zentrum steht. Auf dieser Weise können alle Mitarbeiter mit dem gleichen Informationsstand arbeiten.

Kommunikation und Beziehung

Durch ein XRM-System kannst du die Kommunikation zwischen verschiedenen Ebenen sicherstellen und Beziehungen zueinander aufbauen. Du planst ein Projekt mit einem Kunden, dazu gehören dann noch weitere Gewerke, Abteilungen oder Lieferanten? Das kannst du mit einem XRM ganz einfach darstellen und Informationen miteinander verknüpfen (verpuzzeln). So entstehen zu jedem Kontakt passende und chronologische Historien, die du nachvollziehen kannst.
So ein System steigert also auch automatisch die Vernetzung innerhalb deines Unternehmens.
Das schöne dabei ist: Du bist für das „X“ verantwortlich, also für das, was du eben individuell verwalten möchtest, da eine XRM Software auf Flexibilität ausgelegt ist.

Innovative Plattform für Unternehmen

Eben diese Flexibilität und der komplette Überblick in einem XRM führen dazu, ein „klassisches CRM System“ zu hinterfragen. Benötigst du tatsächlich nur ein CRM-System, um „die Reise deiner Interessenten zum Kunden“ abzubilden und Kundenmanagement zu betreiben oder geht es eig. eher um „Alles-Management“?
Das klassisches CRM ist nach wie vor ein super Tool, wenn es dich weiterbringt.
Ein XRM verfolgt ja, wie du gelernt hast, ähnliche Ansätze. Aber eben nicht nur mit dem Fokus auf die Kundenkommunikation, sondern auf viele weitere Bereiche in deinem Unternehmen. Vor allem durch zuverlässige und zentrale Daten vereinfachst du deine Prozesse und reduzierst damit eine Menge Komplexität. XRM-Systeme schaffen einfache und nachhaltige Übersicht und sorgen dafür, dass die Beziehungen mit allen Beteiligten und die damit verbundene Kommunikation „runder laufen“.

XRM und CRM – was ist der Unterschied?

Als das CRM-System eingeführt wurde, handelte es sich um nichts anderes als eine normale Datenbank mit den wichtigsten Kundendaten. Mit der Zeit entwickelte sich die gesamte Software weiter. Mittlerweile ist das XRM-System auf Überholspur und stellt ein zentrales und modernes Tool dar, im speziellen für kleinere und mittlere Unternehmen, mit dem alle Beziehungen und Prozesse verwaltet werden können.
Der größte Unterschied zwischen den beiden Systemen besteht darin, dass in einem CRM-System nur wichtige Kundendaten dokumentiert, ausgewertet und erweitert wurden.
Das XRM-System nutzt diesen Ansatz, um es auf alle möglichen Beziehungen und Kontaktdaten auszuweiten und es so noch effektiver zu nutzen.

Beispiele, wie eine XRM-Software eingesetzt wird

Ein XRM-System wächst mit deinen Herausforderungen, es ist also so „groß“, wie du es benötigst. Dabei gibt es unterschiedlichste Ansätze, was die Basis hinter dem „X“ betrifft.

Hier kann es sich z.B. um ein Produkt/Projekt, ein Objekt oder eine Adresse handeln.
Um das mal ein bisschen weiter auszuführen:

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Kundendaten verwalten – warum es wichtig ist

Eine Kundenverwaltung hilft dir dabei, alle Daten und Informationen zu deinen Kunden zentral zu verwalten und zu organisieren. Darüber hinaus hast du natürlich auch weitere Kontakte, die bestenfalls im selben System unter einen Hut gebracht werden, z.B. deine Lieferanten oder geschäftliche Kontakte wie dein Steuerberater oder sogar zum Kunden gehörende Projekte. Du siehst, das Thema Kundenverwaltung nimmt schnell größere Züge an. Es geht nicht einfach nur darum, deine Kontakte inkl. Ansprechpersonen, Unternehmensdaten und Anschriften zentral zu speichern und ein digitales Adressbuch zu erstellen. Eine Kunden- bzw. Kontaktverwaltung steht dir und deinem Team als tägliches Werkzeug zur Verfügung, um besser und effizienter zu arbeiten.

Wie funktioniert das?

Nun ja, im Grunde muss jeder im Unternehmen wissen, wer wann was mit wem besprochen hat – das schafft enorme Arbeitserleichterungen. Positiv für das gesamte Team, aber auch positiv für deine Kunden. Wer möchte denn nicht schnellstmöglich Antworten auf seine Fragen haben? Oder andersherum: Fühlst du dich gut aufgehoben, wenn du selbst zum dritten Mal erklären musst, welches Anliegen du gerade hast oder gar stundenlang auf Rückrufe warten musst, weil dein vorheriger Ansprechpartner, der mit deinem Thema offenbar als einziger vertraut ist, gerade in Terminen steckt? Du als Unternehmen bist Ansprechpartner für deine Kunden, nicht einzelne Kolleginnen und Kollegen. Ob eben aus Sicht deines Kunden oder aus der des Teams: Jeder ist mal im Urlaub oder wird krank und schon steht man wie der Ochs vorm Berg.

Nun gut… aber wie sollte das mit der Kundenverwaltung denn idealerweise funktionieren?

1. Das Fundament für deine Kundenverwaltung

2. Anrufe, Rückrufe und Notizen

Du notierst dir wichtige Anrufnotizen auf einem Klebezettel und dieser wandert dann auf den Bildschirmrand deines Kollegen? Du richtest Rückrufbitten per Mail aus? Du weißt gar nicht, wer dich gerade versucht zu erreichen oder wer es vergeblich versucht hat und du noch zurückrufen musst?

Deine Kundenbetreuung sollte einen anderen Ansatz verfolgen. Eine gute Kundenverwaltung kannst du einfach mit deinem Telefon verbinden. So weißt du zu jeder Zeit, wer dich anruft oder es versucht hat und du kannst per Mausklick zurückrufen. Zudem wird jeder Anruf automatisch mit der korrekten Kundenhistorie verknüpft und mit einer Anrufnotiz versehen. So wissen auch deine Kolleginnen und Kollegen, wie du letzten Dienstag mit Herrn Meyer verblieben bist. Dein Kollege Sven muss den Kunden zurückrufen, weil er tiefer im Thema ist? Anruf delegieren und Rückrufbitte eintragen – fertig.

3. E-Mails automatisch am richtigen Ort

Eines ist klar – das E-Mail-Aufkommen wird in den nächsten Jahren sicherlich keinen Rückwärtsgang einlegen. Daher muss auch jede E-Mail einen sicheren Platz in deiner Kundenverwaltung finden – passend und automatisch verknüpft mit dem richtigen Kunden, versteht sich.

So muss intern kein E-Mail-Pingpong gespielt werden. Jeden zu „überinformieren“ und in CC / BCC setzen, damit dieser Zugriff auf die Mailkommunikation hat, sollte er diese jemals brauchen, entfällt komplett. Wenn du und dein Team nach E-Mails sucht, findet Ihr diese ja ohnehin in der richtigen Kundenhistorie. Wozu also der ganze Weiterleitungs-Wahnsinn, den letztlich ohnehin keiner mehr so richtig nachvollziehen kann? Die Suche nach der richtigen Mail kann dann schnell auch ordentlich Suchzeit kosten – schlecht für dich, schlecht für deinen Kunden. Und wenn du doch mal deine Kollegen schnell informieren musst, weil es dringend ist, dann delegiere deine E-Mail einfach mit passender Notiz oder erstelle gleich eine Aufgabe, damit sie auch direkt wissen, was zu tun ist.

4. Aufgaben statt Zettelwirtschaft

Aufgaben sind ein absolutes „MUSS“ in deiner Kundenverwaltung, um alles im Blick zu haben und nichts durchrutschen zu lassen. Wieso dieser Punkt so wichtig ist? Nun ja, woraus können sich Aufgaben ergeben? Du telefonierst mit einem Kunden, bekommst eine neue E-Mail, musst eine Eingangsrechnung gegenprüfen, auf den Termin kommenden Freitag zur Projektbesprechung musst du dich auch noch vorbereiten – ab und an müssen auch die Blumen gegossen oder zum Feierabend die Alarmanlage scharf geschaltet werden. Wir werden regelrecht mit Aufgaben überschüttet. Doch wie viele davon behältst du gleichzeitig im Kopf oder auf bunten Klebezetteln? Wie gibst du diese Aufgabe an deinen Kollegen weiter?
Dein  Kundenverwaltungsprogramm gibt dir an dieser Stelle das richtige Werkzeug an die Hand: Erstelle dir oder anderen eine Aufgabe, die z. B. mit einem Anruf und dem Kunden verknüpft ist und euch pünktlich daran erinnert, die Ärmel hochzukrempeln! So weiß doch jeder sofort, um was es geht und kann dank Aufgabenstatus erkennen, was der aktuelle Stand ist.

5. Dokumente gehören in Deine Kontaktverwaltung

Dokumentenverwaltung läuft doch in der Regel so: Zu jedem Kunden und Geschäftskontakt gibt es einen Ordner. Meistens liegt dieser auf einem Server und du hast Zugriff über deinen Windows Dateiexplorer. Ganz oben liegt der Kundenordner, darunter sicherlich auch weitere Ordner, wie z. B. Angebote, Rechnungen, Projekte, E-Mail-Verläufe und vieles mehr. Damit die Baumstruktur auch wunderbar aufgeht, gibt es auch noch Unterordner und Unterunterordner. Und irgendwo da liegen dann die Dateien und Dokumente, die du gerade suchst. Welche ist denn da noch gleich die richtige Excel-Datei zum Projekt? Mayer_12-11-2020.xls, mayer_wolfgang_11-2020.xls oder doch eher 11-2020-wolfgang-mayer_final.xls?

Kundendaten verwalten heißt nun mal, es effizient und effektiv hinzubekommen und keinen Dokumentenfriedhof vor sich herzuschieben. Mal davon abgesehen, dass es doch ziemlich umständlich (und im Homeoffice leider meist auch nicht möglich) ist, sich durch Ordner zu quälen.

6. Chatnachrichten mit Kundendaten verknüpfen

Auch hier wieder: weg vom E-Mail-Pingpong und ganz weit weg von datenschutzbedenklichen Messengern! Tausche dich mit deinem Team über einen sicheren Chat aus und verknüpfe deine Nachricht mit dem dazugehörenden Kunden oder Projekt. So haben alle Zugriff darauf und wichtige Infos, die gern mal zwischen „Tür und Angel“ liegen bleiben, sind brav in der Kundenhistorie hinterlegt und dadurch nachvollziehbar. Wie man es auch aus dem privaten Bereich kennt, solltest du in deiner Kundenverwaltungssoftware logischerweise auch Chatnachrichten an eine Gruppe schicken können oder eins zu eins privat schreiben.

7. Kalender – Verknüpfe Termine mit Kundendaten

Du nutzt sicherlich schon einen Kalender, um deine Termine zu planen. Das ist gut und schön, aber es könnte noch besser gehen. Wie? Wenn du nicht nur in deinem, sondern auch im Kalender deiner Kollegin Lisa Termine eintragen könntest. Dort könnte dann drin stehen, worum es geht, wer intern als auch extern am Termin teilnimmt und so weiter…
Du könntest sogar noch auf wichtige Dokumente verweisen, die dann auf dem Dateiserver liegen, Mailkommunikation, Notizen, die du dir dafür angelegt hast, oder Vorbereitungen, wie z.B. Rücksprache mit deinem Kollegen Matthias zum aktuellen Stand zu halten. Das wäre die optimale Nutzung für einen Kalender.

Es spielen letztlich also viele Puzzleteile an Informationen zusammen, die du dem bloßen Termin aber nicht so einfach entnehmen kannst oder du hast zuvor ordentlich, aber eben auch mühselig, zusammengesucht und recherchiert. Wenn du stattdessen deine Termine direkt in deiner Kundenverwaltungssoftware planst und diese mit deinen Kundendaten verknüpfst, hast du ohne großes Hickhack Zugriff auf die gesamte Kundenhistorie und bist in wenigen Minuten informiert – wozu also groß recherchieren? Du hast bei einem Kunden ein konkretes Projekt laufen? Dann verknüpfe deine Termine und damit eingesetzte Zeit eben mit diesem Projekt, so hast du jederzeit im Blick, was wann und mit wem gelaufen ist, aber auch, wie viel Zeit das Projekt eben in Anspruch genommen hat.

8. Kundendaten ortsunabhängig verwalten

Um deine Kundendaten zu verwalten und jederzeit den Überblick zu haben, ist es erforderlich, dass alle Kolleginnen und Kollegen auf diese Informationen zugreifen können und das von jedem Ort aus. Zum Beispiel im Homeoffice, bei externen Terminen oder selbst im Urlaub. Das Ziel ist es also, unabhängig vom Arbeitsort auch arbeitsfähig zu sein und das ganz ohne aufwendige IT-Struktur im Unternehmen. Wie das gehen soll? Natürlich mit datenschutzkonformer Cloudtechnologie aus Deutschland!