5 Gründe warum deine To-Do-Liste nicht funktioniert
To-Do-Listen verschlimmbessern dein Zeitmanagement
To-Do-Listen sollen Struktur in deinen Arbeitsalltag bringen und dabei die Effizienz erhöhen. Das Problem dabei: Während das Prinzip in der Theorie hervorragend funktioniert, bringen die beliebten Listen in der Praxis eine ganze Reihe an Problemen mit sich. Im schlimmsten Fall verzettelst du dich und dein von langer Hand geplantes Zeitmanagement bricht wie ein Kartenhaus in sich zusammen. Woran To-Do-Listen oftmals scheitern und wie du es besser machst, erfährst du hier.
Warum die klassische To-Do-Liste nicht funktioniert
Struktur, Priorisierung und Motivation: To-Do-Listen sind ein simples System, mit dem du alle anstehenden Aufgaben auf einem Blick erfasst – so steht’s im Lehrbuch. Tatsache aber ist: Das System hat zahlreiche Tücken und Fallstricke. Aus diesen Gründen ist eine To-Do-Liste problematisch:
- Statt Übersichtlichkeit fördern vor allem längere To-Do-Listen eher das Gegenteil
- Es kann passieren, dass du wegen Fehlplanung von einer schieren Welle an Aufgaben überrollt wirst
- Es ist generell schwierig, die Bearbeitungszeit abzuschätzen
- Das Priorisieren fällt schwer, weil Arbeiten oft gleichwertig erscheinen
- Unwichtige Dinge werden oft zuerst erledigt
- Die Anzahl an Tätigkeiten wird nie geringer – stattdessen scheinen sich die Arbeiten wie von selbst zu vermehren
Wahrscheinlich kennst du viele dieser Probleme und hast sie bereits selbst erlebt.
Hier kommt die Erklärung dafür – 5 Gründe, warum deine To-Do-Listen oft nicht funktionieren.
1. Zu viele Aufgaben führen zu Unübersichtlichkeit
Eigentlich soll eine To-Do-Liste dafür sorgen, dass du noch zu erledigende Dinge auf einen Blick erkennst. Was aber, wenn auf der Liste zehn Punkte oder mehr stehen?
Statt sich hochmotiviert an die Arbeit zu machen, wirst du von einer solch überfüllten Liste eher abgeschreckt. Das ist verständlich, denn die meisten Leute sind kaum in der Lage, so viele Dinge auf einmal zu erfassen.
Was kannst du unternehmen, wenn deine To-Do-Liste unendlich lang erscheint?
Ganz einfach: Das Zauberwort lautet „Priorisieren“.
Teile deine Aufgaben in drei verschiedene Kategorien ein und arbeite sie nach Wichtigkeit ab.
- Die Kategorie „A“ steht dabei für Arbeiten, die besonders relevant und überdies zeitkritisch sind.
- In der Kategorie „B“ finden sich alle Punkte, die durchaus wichtig aber nicht so zeitkritisch sind.
- Alles, was weder zeitkritisch, noch wichtig ist, fällt unter die Kategorie „C“.
2. Wie falsches Priorisieren deine Arbeit behindert
Was hat nun Priorität, was nicht? Zugegeben: Nicht immer ist diese Frage ganz einfach zu beantworten. Oftmals musst du dich nicht nur für das eine, sondern vor allem gegen das andere entscheiden. Problematisch wird es allerdings, wenn du einen grundsätzlichen Priorisierungsfehler begehst. Sieh dir dazu einmal folgende Beispiel-To-Do-Liste an:
- Standard-Mail an Kunden versenden
- Ergebnisprotokoll schreiben
- Kurzen Intranet-Artikel lesen
- Umfassende Projektanalyse verfassen
- Raum reservieren
- Einen Geschäftspartner anrufen
Hand aufs Herz: Welche dieser Dinge würdest du zuerst erledigen? Die meisten Menschen gehen zuerst die Tätigkeiten an, die wenig Zeit beanspruchen und schnell erledigt sind – im oben genannten Beispiel etwa die Mail oder der Anruf. Kein Wunder, denn jetzt kannst du einen Haken hinter die erledigten Aufgaben machen. Doch die To-Do-Liste führt dich hier in die Irre. Wenn du dich stattdessen etwa mit der umfassenden Projektanalyse befasst, brauchst du womöglich mehrere Tage. Ganz schön demotivierend, so lange zu arbeiten, ohne einen einzigen Punkt auf deiner Liste abhaken zu können, oder?
Versuche daher, größere Projekte in deinem Zeitmanagement in kleinere Aufgabenpakete aufzuteilen. Auf diese Weise schaffst du eine Liste mit Punkten, die hinsichtlich ihrer Bearbeitungszeit in etwa gleichwertig sind. Wenn du die Arbeiten im nächsten Schritt nach Wichtigkeit priorisierst, liegt auf der Hand, welcher Aufgabe du dich als nächstes widmen solltest. Doch Vorsicht: Bei wirklich großen Projekten kommst du um eine klassische Projektplanung nicht herum.
3. Falsche Fälligkeitsdaten führen dich in die Irre
Viele Probleme ergeben sich daraus, dass falsche Fälligkeitsdaten erfasst werden.
Ein Beispiel: Angenommen, du sollst Ende des Monats einen Bericht abgeben. Viele werden sich nun das Abgabedatum im Kalender eintragen – auf den ersten Blick macht das durchaus Sinn. Fakt aber ist: Du brauchst auch Zeit, um den Bericht zu schreiben.
Die Lösung: Überlege dir im Vorfeld, wie lange du für die Arbeit brauchen wirst. Orientiere dich dazu an vergangenen Aufgaben, die ähnlich strukturiert waren. Plane hier ruhig etwas großzügiger, dann hast du etwas Puffer, falls dir etwas dazwischen kommt. Wenn nun die Fälligkeit eintritt, kannst du den Bericht in Ruhe angehen und hast trotzdem noch genug Zeit.
4. Wie fehlende Übersicht dein Zeitmanagement zerstört
Viele arbeiten heute mit digitalen To-Do-Listen. Dies erlaubt eine längerfristige Vorplanung mit Fristen, die per Erinnerungsfunktion im Kalender eingetragen werden, was ziemlich komfortabel ist. Das Problem: Auch wer sein Zeitmanagement mit Weitblick plant, verliert schon einmal den Überblick – und wird plötzlich von einer Welle an fälligen Aufgabenpaketen überrollt.
Damit das nicht passiert, solltest du grundsätzlich nicht nur stumpf deine täglichen Arbeiten verrichten, sondern dir regelmäßig einen Gesamtüberblick verschaffen. Dazu kannst du dir auch einen festen Termin in deinem Kalender einrichten. Solltest du dabei etwa feststellen, dass in zwei Wochen mehrere Fristen gleichzeitig ablaufen, kannst du jetzt aktiv etwas dagegen unternehmen – etwa, indem du Aufgaben früher angehst oder Termine entsprechend verschiebst.
5. Beinahe erledigte Arbeiten führen aufs Glatteis
Es gibt sie immer wieder: Aufgaben, die so gut wie fertig sind, aber zum Abschluss noch eine Kleinigkeit benötigen – zum Beispiel den letzten Feinschliff an einem Text oder die Rückmeldung eines Kollegen. Wer die Aufgabe in seiner Liste jetzt weiterhin als „offen“ stehen lässt, erkennt zwar, dass noch etwas gemacht werden muss. Häufen sich aber mehrere solcher beinahe erledigten Arbeiten, wird es schnell unübersichtlich. Wenn du stattdessen einen Haken an die Sache machst, läufst du Gefahr, die Aufgabe aus den Augen zu verlieren – das Thema bleibt im schlimmsten Fall ohne Abschluss.
Die Lösung: Schaffe dir auf deiner To-Do-Liste eine eigene Rubrik für solche Punkte. Dorthin verschiebst du künftig alle fast erledigten Arbeiten. Fortan kannst du im Rahmen deines Zeitmanagements einmal täglich checken, ob diese Aufgaben nun zum Abschluss gebracht werden können. Deine übrige Liste bleibt aufgeräumt und du hast weiterhin alles im Blick.
So passt du die To-Do-Liste an deine Bedürfnisse an
Wenn du deine To-Do-Liste lediglich anlegst, um einen Überblick über deine Aufgaben zu bekommen, verschenkst du einen Großteil ihres Potenzials. Schlimmer noch: Große To-Do-Listen werden schnell unübersichtlich und alle Aufgabenpakete sehen auf dem Papier gleichwertig aus – und zwar obwohl sie unterschiedlich wichtig oder aufwendig sind.
Aus diesem Grund ist es wichtig, dass du dieses Tool so optimierst, dass es zu deinen Zielen und Bedürfnissen passt. Arbeite mit Priorisierungen, wähle von Anfang an das richtige Fälligkeitsdatum und lass dich von beinahe erledigten Arbeiten nicht in die Irre führen. Auf diese Weise wirst du dein Zeitmanagement nachhaltig optimieren.
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