Den halben Tag über hängst du in Meetings fest, die dir völlig sinnlos erscheinen und sich ewig ziehen und den Rest des Tages hältst du dich mit bürokratischen Hindernissen auf. Und während der Feierabend immer näher rückt, steigt dein Stresspegel, weil eine wichtige Deadline bevorsteht. Doch ohne es wirklich zu merken, hältst du dich mit Kleinigkeiten auf und die Fertigstellung deiner eigentlichen Aufgabe rückt in weite Ferne. Mit anderen Worten: Das Parkinsonsche Gesetz hat dich voll im Griff.
Hand aufs Herz – kommt dir diese Situation bekannt vor?
Inhaltsübersicht
Das Parkinsonsche Gesetz – was ist das und wie funktioniert es?
Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass sich Arbeit genau so lang ausdehnt, wie auch Zeit für sie zur Verfügung steht, nicht aber so lang, wie ihre Komplexität es tatsächlich fordern würde. Das bedeutet z. B., dass du eine Arbeit, die du innerhalb von drei Tagen erledigen sollst, mit großer Wahrscheinlichkeit auch binnen drei Tagen erledigst, auch dann, wenn sie von ihrer Komplexität und ihrem Aufwand her bereits in nur drei Stunden erledigt wäre. Die Fertigstellung der Arbeit erfolgt erst zeitnah der Deadline, weil man entweder länger als nötig braucht, um die Arbeit zu erledigen oder aber weil man sich erst kurz vor dem Abgabetermin an die Arbeit macht. Dementsprechend liegt die Vermutung nahe, dass Abgabetermine nicht unbedingt zu einer höheren Produktivität führen.
Das Parkinsonsche Gesetz und sein Ursprung
Das Parkinsonsche Gesetz wurde vom britischen Marinehistoriker Cyril Northcote Parkinson aufgestellt. Dieses fand erstmals im Jahr 1955 in einem satirischen Essay für „The Economist“ Erwähnung. Ein paar Jahre darauf publizierte der Marinehistoriker ein Buch mit dem englischen Titel „Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress“. Darin geht es um eine Frau, die eine Postkarte zu verschicken hat und dafür den ganzen Tag benötigt. Da sie für diese Aufgabe den ganzen Tag zur Verfügung hat, dauert es auch den gesamten Tag, bis sie ihre Aufgabe erfüllt. Der Tag füllt sich dann mit anderen Tätigkeiten oder Teiltätigkeiten der eigentlichen Aufgabe, die sich verhältnismäßig lang ausdehnen, bis der Tag schließlich endet. Zuerst nimmt sie sich eine Stunde Zeit, um eine passende Karte zu finden. Des Weiteren braucht sie eine halbe Stunde, um ihre Brille zu suchen. 90 Minuten nehmen das Schreiben der Karte ein. So ähnlich geht es dann weiter, bis der gesamte Tag vorüber ist.
Diese Erzählung soll verdeutlichen, wie sich die Erledigung der Aufgabe auf die zur Verfügung stehende Zeit ausdehnen kann – auch wenn sie eigentlich deutlich weniger Zeit in Anspruch nehmen würde.
Beispiele für das Parkinsonsche Gesetz aus unserem Berufsalltag
Bei Parkinsons Erzählung handelt es sich um Satire, die jedoch auf etwas Wichtiges hinweisen soll, vor allem was das Aufschieben in unserem täglichen Berufsalltag betrifft. Im Folgenden findest du ähnliche Beispiele aus der Arbeitswelt, in denen das Parkinsonsche Gesetz greift:
Arbeitszeit: Die Arbeitszeit ist bei einem festen Arbeitsvertrag immer gleich. Doch es ist nicht immer gleich viel zu tun. Dennoch wird auch an Tagen, an denen nicht viel zu tun ist, der Tag schön brav im Büro abgesessen und die Arbeit bis zum Feierabend ausgedehnt, auch wenn sie bereits deutlich früher fertiggestellt werden könnte.
Meetings: Jeder kennt es – ein Meeting zieht sich wie Kaugummi und die Ergebnisse am Ende des Meetings könnten auch in einem Bruchteil der Zeit zustande kommen. Dennoch wird das Meeting in die Länge gezogen, weil die Zeit, für die es angesetzt wurde, eingehalten wird, anstatt das Meeting vorzeitig zu beenden. Für viele sind Meetings heutzutage auch einfach nur ein Absitzen der Arbeitszeit.
Projekte: Bis kurz vor der Deadline wird die zur Verfügung stehende Zeit für Brainstorming, Diskussionen und Ausprobieren genutzt. Es steht ja viel Zeit bis zur geforderten Fertigstellung des Projekts zur Verfügung, warum sie nicht also so weit ausdehnen, wie möglich? Dabei könnte viel effizienter gearbeitet und die Arbeit weit vor der Deadline erledigt werden, anstatt sie bis kurz vor Schluss aufzuschieben.
Arbeit aufschieben: Warum machen wir das überhaupt?
Das Parkinsonsche Gesetz kann einem also schnell einen Strich durch die Rechnung machen. Besonders wenn wir uns ihm nicht bewusst sind, hat es uns schnell im Griff. Oftmals merken wir gar nicht, dass wir unsere Erledigungen aufschieben. Doch warum ist dem so? Warum prokrastinieren wir, also warum schieben wir Aufgaben, Erledigungen und Arbeit auf – so lange, bis sie kurz vor ihrer Deadline stehen?
Laut Studien neigen die meisten Menschen dazu, bei einer Aufgabe oder Erledigung den gesamten zur Verfügung stehenden Zeitrahmen auszunutzen und die Deadline wortwörtlich zu nehmen. Dabei bedenken sie nur selten, welcher Zeitaufwand zur Erfüllung der bestehenden Aufgabe in Wahrheit erforderlich wäre. Einige darunter sind auch sehr perfektionistisch. Sie arbeiten und feilen an ein und der selben Aufgabe, auch wenn sie bereits längst in hoher Qualität fertiggestellt ist, so lange, bis die Zeit dafür um ist. Menschen haben grundsätzlich oft das Gefühl, dass es nur logisch und vernünftig sei, die gesamte zur Verfügung stehende Zeit ausnutzen, unabhängig davon, ob die eigentliche Aufgabe tatsächlich eindeutig weniger Aufwand in Anspruch nehmen würde. Diese Herangehensweise führt natürlich zu Zeitverschwendung und Ineffizienz.
Natürlich wirkt es auf den ersten Blick auch vorteilhaft, wenn wir uns für eine Aufgabe Zeit lassen und sie bis zu ihrer Deadline aufschieben. Manchmal bekommen wir unerwartet externe Hilfe oder ein Problem löst sich fast wie von selbst. Gelassenheit und Geduld gelten schließlich auch als tugendhaft. Ein bewusstes Aufschieben kann in einigen Fällen durchaus sinnvoll sein, ist jedoch nicht zu vergleichen mit chronischer unbewusster Prokrastination. Viele Prokrastinierer tun sich schwer damit, Prioritäten zu setzen und haben Angst zu versagen. Dann schieben sie andere kleinere und deutlich leichtere Aufgaben vor, wie z. B. den täglichen Haushalt. Denn diese versprechen einen schnelleren Erfolg. Das Parkinsonsche Gesetz kann also mehrere Ursachen haben, doch wenn man es kennt und versteht und sich selbst zugesteht, dass man selbst bereits des Öfteren darauf reingefallen ist, können Wege gefunden werden, es zu umgehen.
So kannst du das Parkinsonsche Gesetz umgehen
Um dem Parkinsonschen Gesetz standzuhalten, gibt es mehrere Tipps und Tricks. Die einfachste Lösung ist, sich knappere Deadlines zu setzen. Das bedeutet, auch wenn von außen Abgabe- oder Erledigungstermine mit deutlich mehr Puffer gesetzt werden, kannst du dir selbst eigene Deadlines setzen, die knapper sind. Wenn du diese dann so ernst nimmst, als wären sie von außen angeordnet, wird es dir auch leicht fallen, sie wirklich einzuhalten. Dadurch lernst du auch Selbstdisziplin, das steigert dein Selbstvertrauen, deinen Selbstwert und du wirst dich gut fühlen, die Erledigungen bereits früher erfolgreich abgeschlossen zu haben. Außerdem sparst du dadurch natürlich kostbare Zeit und kannst der eigentlichen Deadline gelassen entgegenblicken, weil du deine Arbeit bereits erledigt hast.
Um das Parkinsonsche Gesetz auszutricksen, hilft auch das strategische Planen. Dadurch werden Erledigungen seltener aufgeschoben und es kann deutlich effizienter gearbeitet werden. Mit einer bewussten und gezielten Planung kannst du dir deine kostbare zur Verfügung stehende Zeit besser einteilen und einschätzen, wie viel Zeit deine jeweiligen Aufgaben in Anspruch nehmen.
Fazit
Das Parkinsonsche Gesetz kann uns ganz schön zum Verhängnis werden, wenn wir uns ihm nicht bewusst sind. Doch wenn wir es kennen, bewusst unserer Arbeit nachgehen und planen, können wir ihm trotzen und deutlich effizienter arbeiten, sowie kostbare Zeit sparen. Es ist ratsam, sich eigene knappere Deadlines zu setzen und sich selbst einzugestehen und zu schalten, wenn man merkt, dass man wieder einmal prokrastiniert. Es ist möglich, mehr aus seiner verfügbaren Zeit herauszuholen und sich nicht selbst zum Opfer des Parkinsonschen Gesetzes zu machen, wenn man bewusst agiert und tätig wird. So wird die Fertigstellung von abzuleistenden Aufgaben deutlich schneller erfolgen und das bei selbiger Qualität. Dies steigert auch das Selbstvertrauen und die allgemeine Zufriedenheit.
