Viele unter uns kennen diese Situation:
Ein neuer Arbeitnehmer beginnt den neuen Job im Unternehmen und nichts ist vorbereitet. Weder Laptop noch Arbeitsplatz sind für das neue Teammitglied vorbereitet und der zuständige Vorgesetzte ist gerade nicht erreichbar. Schließlich fasst sich ein Kollege ein Herz und begleitet den Neuling durch den Tag. Einer muss es ja machen …

Aber so sollte es nicht sein. Viele Arbeitgeber sind heute noch immer der Meinung, dass sie die Zügel in der Hand halten. Doch der Arbeitsmarkt, den wir heute vorfinden, hat sich zunehmend vom Verkäufermarkt zu einem Käufermarkt entwickelt. Die Folge daraus ist, dass sich Arbeitgeber immer mehr in der Position eines Verkäufers befinden, auf dem ihr angebotener Arbeitsplatz zum Produkt und der Arbeitnehmer zum Kunden wird. Die Zeiten, in denen Unternehmen daran gewöhnt waren, sich Arbeitnehmer aussuchen zu können, sind vorbei. Gerade im Hinblick auf die Einarbeitung neuer Kollegen gibt es in vielen Unternehmen Handlungsbedarf, die Personalarbeit bezogen auf das Onboarding anzupassen.

Welche Vorteile bringt ein guter Onboarding-Prozess?

Der Hintergedanke beim Onboarding liegt in dem Verständnis dafür, dass ein Mitarbeiter nach dem erfolgreichen Rekrutieren bestmöglich in sein neues Arbeitsgebiet integriert werden muss.
Das sogenannte Onboarding (also „jemanden an Bord nehmen“) soll dabei helfen, neue Angestellte über einen individuell festzulegenden Zeitraum erfolgreich aufzunehmen und darüber hinaus langfristig an das Unternehmen zu binden. Der Arbeitnehmer soll von Beginn an das Gefühl haben, dass man ihn als Person und Mitarbeiter wertschätzt und beide Vertragsparteien ihren Mehrwert aus der Anstellung bilden.

Zu oft tritt noch der Fall ein, dass aufgrund mangelnder Maßnahmen im Bereich des Onboardings, die Motivation neuer Mitarbeiter während der Probezeit so sehr schwindet, dass sich der neue Kollege schon nach wenigen Wochen oder Monaten dazu entscheidet, das Unternehmen wieder zu verlassen. Hat der Chef noch im Bewerbungsgespräch große Töne gespuckt, wie professionell die Abläufe im Unternehmen und die Zusammenarbeit stattfinden, macht sich die Realität ab Tag eins im neuen Betrieb schnell bemerkbar. Das schafft keinen guten Eindruck und schnell kommt Frust auf, wenn die Versprechung und Realität nicht übereinstimmen. Kommt es dann zur Entscheidung, das Unternehmen noch in der Probezeit zu verlassen, so hat weder der neue Arbeitnehmer noch das Unternehmen etwas davon.

Ein auf das Unternehmen abgestimmtes Onboarding-System hilft dir also dabei, deine neuen Mitarbeiter fachlich und sozial in das Unternehmen zu integrieren.

Die Aufgaben des Onboardings

Zu den Hauptaufgaben des Onboardings zählen zunächst

• • das Einarbeiten in die jeweiligen Aufgabengebiete

  • das Verstehen der Unternehmensstruktur sowie der wichtigsten Prozesse

  • das Kennenlernen des Kollegiums

  • die Integration in das Team

  • das Vermitteln der Unternehmenskultur

Ziel soll es dabei sein, den Neuling in die Lage zu versetzen, die an ihn gestellten Anforderungen selbstständig zu erfüllen. Das bedeutet, der neue Arbeitnehmer fühlt sich nach Absolvieren des vorgesehenen Onboarding-Prozesses in der Lage, seine Tätigkeit fachgerecht und unter Berücksichtigung der Unternehmensziele auszuführen.

Dabei solltest du dem Mitarbeiter nicht das Gefühl geben, dass er allein für den Erfolg seines Onboardings zuständig ist. Wichtig zu verstehen ist, dass der Prozess der Einarbeitung abhängig von beiden Parteien ist – nämlich dem neuen Mitarbeiter UND dem Unternehmen. Vor allem junge Mitarbeiter erwarten aufgrund der veränderten Marktlage heutzutage, dass auch seine Erwartungen an den neuen Job erfüllt werden. Ein Stück weit könnte man den Onboarding-Prozess also auch als Herausforderung für das Unternehmen sehen, dem Neuling das Arbeiten hier schmackhaft zu machen.

Die Ziele des Onboardings

Je nachdem, wie aufwändig das zu bearbeitende Themengebiet für den neuen Arbeitnehmer ist, desto aufwändiger wird auch die Einarbeitungszeit sein. Ziel des gesamten Onboarding-Prozesses ist es, den Neuling zu einem autonom arbeitenden, vollwertigen Mitglied des Unternehmens heranwachsen zu lassen. Denn je früher ein Mitarbeiter voll ins Team und die Arbeitsabläufe integriert ist, desto schneller entfaltet er seine Produktivität und trägt zur Entlastung im Team bei.

Ein weiteres Ziel könnte sein, dass sich der Arbeitnehmer durch das Onboarding im Unternehmen auch sozial im Unternehmen integriert und sich an seinem Arbeitsplatz und vor allem mit seinen neuen Kollegen wohlfühlt. Das ist ein Aspekt, den du innerhalb des Onboardings nicht unterschätzen solltest, denn eine erfolgreiche Integration hat positiven Einfluss auf die Fluktuationsrate und das Klima der Abteilung. Wenn man sich mit seinen Kollegen versteht, fällt einem das Arbeiten mit all seinen Herausforderungen umso leichter. Sogar Fehlzeiten werden hiervon positiv beeinflusst, denn im Team hält man lieber zusammen und möchte die Teamkollegen nicht im Stich lassen.

Die Zufriedenheit am Arbeitsplatz wird also vor allem von dem Prozess der Integration gesteuert. Folgt also auf ein erfolgreiches Einstellungsverfahren mit dem ersten positiven Bewerbungsgespräch eine ebenso professionelle Eingliederung, schließt sich für den neuen Mitarbeiter der Kreis und er entdeckt vermutlich einen roten Faden in der Authentizität des Unternehmens. Die positive Folge daraus wiederum ist ein hoffentlich langfristiges Arbeitsverhältnis, von dem Arbeitnehmer und Arbeitgeber profitieren.

Die 4 Phasen des Onboardings

Ob am Arbeitsplatz oder im Alltag, manchmal kommt es zu Meinungsverschiedenheiten. Und das ist auch nicht zwangsläufig schlimm, denn sachliche Kritik anderer kann hilfreich dafür sein, sich persönlich weiterzuentwickeln. Doch leider kommt es vor, beispielsweise im Arbeitsleben, dass man uns persönlich statt sachbezogen kritisiert. Woran erkennst du, dass es sich um einen sogenannten Ad hominem Angriff handelt?

Argumentum ad hominem: Was genau ist das?

Manchmal reichen schon zwei unterschiedliche Meinungen zu einem Vorgang, zum Beispiel bei der Aufgabenverteilung, um sich in einer Diskussion wiederzufinden. Geht dabei jemand auf Privatleben, Aussehen oder persönlichen Hintergrund ein, anstatt beim Ausgangsthema zu bleiben, spricht man von einem Ad hominem Angriff.

Der Begriff bedeutet wörtlich aus dem Lateinischen „zum Menschen“. Es ist die Kurzbezeichnung für „argumentum ad hominem“, was sinngemäß als „Beweisführung gegen den Menschen“ übersetzt wird. Kurzum, der Diskussionspartner bezieht sich auf Persönliches und lenkt dadurch vom eigentlichen Sachverhalt ab. Diese mal mehr und mal weniger offensichtlichen Täuschungsmanöver können sowohl polemisch oder überspitzt, als auch sachlich gefärbt sein, wie die folgenden Beispiele demonstrieren.

Ziel eines Ad hominem Angriffs

Zwar klingt das schroffe „du hast davon zu wenig Ahnung“ sicherlich härter als ein höfliches „du bist dafür noch zu unerfahren“, doch in beiden Fällen handelt es sich um Ad hominem Argumente. Durch den Themenwechsel befindest du dich urplötzlich in einer Verteidigungsposition. Gehst du auf eine solche Behauptung ein, entsteht ein neue Debatte, die vom Ausgangspunkt ablenkt. Allerdings erfüllt der Ad hominem Angriff dadurch seinen taktischen Zweck. Denn es ist ein naheliegender Reflex, sich dagegen zu wehren, wenn die eigene Authentizität, Kompetenz oder Reputation unmittelbar in Frage gestellt wird.

Bei einer Diskussion mit mehreren Beteiligten (oder vor Publikum) bezwecken Ad hominem Argumente vor allem, die angegriffene Person vor anderen Personen in ihrer Glaubwürdigkeit zu schwächen. Das kann übrigens auch asynchron passieren, also zeitversetzt und ortsunabhängig, zum Beispiel in den sozialen Medien.

Wissenschaftliche Einordnung

In der Rhetorik ist ein Ad hominem Angriff klassifiziert als Scheinargument, ein sogenannter „Red Herring“, was wörtlich übersetzt „Bückling“ bedeutet. Sinngemäß drückt die Redewendung jedoch ein Ablenkungsmanöver, eine falsche Fährte oder Finte aus. Gemeint ist damit ein Argument, das statt dem Ausgangspunkt ein anderes, nicht damit zusammenhängendes Thema anspricht. Der Begriff geht zurück auf Edward Damer, einen US-Amerikanischen Philosophieprofessor. Laut Damer werden jene Scheinargumente allerdings nicht immer bewusst eingesetzt, häufig sei den Angreifenden nicht klar, dass sie am Thema vorbei argumentieren.

Maßgeblich zur wissenschaftlichen Forschung in diesem Bereich trug außerdem Douglas Neil Walton bei, ein Kanadischer Professor für Argumentationstheorie. Sein 1998 erstmals erschienenes Buch „Ad hominem arguments (Studies in rhetoric and communication)“ gilt heute als Standardlektüre zum Thema. Es enthält neben anerkannten Definitionen auch verschiedene Typen der Ad hominem Angriffe.

Beispiele für Arten von Ad hominem

Laut Douglas Walton ist zwischen fünf Sub-Typen zu unterscheiden. Im Folgenden werden jene Typen kompakt und mit Beispielen einzeln vorgestellt.

1. Direkt („abusive“)

Das direkte (oder auch missbräuchliche) Ad hominem greift eine Person direkt an, um ihre getroffenen Aussagen gezielt zu entkräften. Dies geschieht zum Beispiel bei folgender Behauptung: „Sie hat sowieso keine Ahnung von dem Thema, also können wir ihre Meinung dazu ignorieren.“

2. Performativ („circumstantial“)

Dieser Typ ist dem vorherigen sehr ähnlich. Der wichtige Unterschied lautet, durch den Ad hominem Angriff eine performative Widersprüchlichkeit beim Gegenüber aufzuzeigen. Ein geeignetes Beispiel hierfür wäre der Vorwurf: „Er behauptet, ihm sei die Umwelt wichtig, fährt aber jeden Tag Auto“. Damit ist die angegriffene Person quasi gezwungen, sich für den vermeintlichen Widerspruch mit eigenen Argumenten rechtfertigen zu müssen.

3. Befangenheit („bias“)

Hierbei wird jemandem unterstellt, er oder sie sei in der Diskussion voreingenommen und damit nicht neutral. Ein Satz wie beispielsweise „du sagst das nur, um am Ende selbst zu profitieren“ wäre ein klassisches Beispiel für den Vorwurf der Befangenheit.

4. Totschlagargument („poisoning the well“)

Eine andere, historisch jedoch vorbelastete Bezeichnung für den vierten Sub-Typ lautet „Brunnenvergiftung“. Nach Walton ist damit eine noch strengere Auslegung der Befangenheit gemeint, bei der unterstellt wird, die andere Person könne sich nicht neutral der Diskussion beteiligen, weil sie generell eigene Interessen verfolgt. Ein Paradebeispiel dafür sind Sätze, die mit „Klar, an deiner Stelle wäre ich auch dafür, weil …“ beginnen.

5. „Du auch!“ („Tu quoque“)

Hierbei wird dem Gegenüber quasi das Wort im Munde verdreht. Ein vorgebrachtes Argument soll im Keim erstickt werden. Der Unterschied zum performativen Ad hominem liegt darin, dass der anderen Person eine Aussage zugestanden wird, allerdings mit dem Ziel, den Sprecher oder die Sprecherin für jene Behauptung zu kritisieren. Ein Beispiel: „Okay, ich bin heute zu spät, aber dafür waren Sie letzte Woche doch auch mehrmals unpünktlich.“

Gegenstrategien:

Auf Angriffe souverän reagieren

Die wichtigste Frage zu dieser Thematik ist die nach dem richtigen Umgang, wenn du von jemandem Ad hominem angegriffen wirst. Sehr wichtig ist, in einer solchen Situation Ruhe zu bewahren und das Gesagte möglichst nicht an sich heranzulassen. Wer sich schnell provozieren lässt, wird häufig schnell als Aggressor wahrgenommen, obwohl man selbst stets sachlich geblieben ist. Der Angreifende kommt dagegen ebenso schnell aus dem Konzept, wenn man die persönlichen Argumente souverän überhört, die innere Ruhe beibehält und einfach weiter sachbezogen diskutiert.

Solltest du bemerken, dass du wütend wirst, helfen manchmal ganz einfache Maßnahmen wie tiefes Einatmen, kurz an die Frische Luft zu gehen oder innerliche Entspannungsübungen schon enorm, auch in angespannten Situationen. Hilfreich ist auch, auf das Ausgangsthema hinzuweisen und zu erklären, dass der Ad hominem Angriff kein sachliches Argument in diesem Zusammenhang ist. Stelle klar, dass deine persönlichen Grenzen zu respektieren sind.

Nur im Ausnahmefall solltest das unsachliche Argument direkt kontern, meistens ist der Diskussion damit jedoch nicht geholfen. Eher solltest du versuchen, die Situation zu entschärfen und nicht eskalieren zu lassen. Gegebenenfalls kann dem Diskussionspartner auch erklärt werden, was ein Ad hominem Angriff ist und warum man diese nicht benutzen sollte. Manchmal reicht auch ein verständnisvolles Gespräch, um zukünftige Streitsituationen zu vermeiden.

Virtuelle Telefonanlage: Was genau ist Cloud Telefonie?

Eine softwarebasierte Telefonanlage wird als Cloud Telefon bezeichnet. Dabei kannst du über das Internet vom Rechenzentrum des Cloud-Anbieters aus auf alle Funktionen einer Standard-Telefonanlage zugreifen. Die Technologie, die dahinter steckt, wird als Voice over IP (VoIP) bezeichnet. Das bedeutet, dass dein Arbeitsplatz keine herkömmliche Telefone mehr hat, sondern dass alle Dienste als Software as a Service (SaaS) über das Internet bezogen werden. Außerdem werden Verwaltung und Wartung ebenfalls online durchgeführt.

Voraussetzungen an eine Cloud Telefonie Anlage im Unternehmen

Für die Nutzung der Cloud Telefonie ist eine zuverlässige Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite erforderlich. Eine Bandbreite von mindestens 100 kBit/s wird sowohl für den Upload als auch für den Download eines VoIP-Gesprächs benötigt.

Die Stromversorgung aller Endgeräte ist eine weitere Voraussetzung für das Funktionieren der VoIP-Telefonie. Du kannst das Telefon System zum Beispiel nicht nutzen, wenn es an deinem Geschäftsstandort ein Problem mit dem Strom oder dem Internet gibt. Daher ist die Einbindung von Smartphones eine komfortable Lösung für dieses Problem. Mit dieser Funktion können Smartphones mit deinem Telefonsystem verbunden werden und die Mitarbeiter können weiterhin über ihre regulären Telefonnummern erreicht werden. Durch die mobile Datenverbindung von Smartphones können die Anrufe auch bei einem lokalen Internetausfall fortgesetzt werden.

Erfolgsfaktoren der virtuellen Cloud Telefonie für das Unternehmen

Hier sind die fünf wichtigsten Vorteile einer Cloud Telefonanlage, damit du verstehst, wie du von ihr profitieren kannst:

Einige Nachteile von cloudbasierten Telefon Lösungen

Bevor du in ein cloudbasiertes Telefon System investierst, solltest du dir neben allen Vorteilen auch über einige Nachteile im Klaren sein. Kunden haben keine vollständige Kontrolle über Cloud-Telefonsysteme, da diese in einem externen Rechenzentrum untergebracht sind.
Du solltest dich in jedem Fall nach den ausfallsicheren Funktionen der Telefonanlage erkundigen. Wenn der Server im externen Rechenzentrum ausfällt, kannst du keine Anrufe mehr tätigen, weil auch deine cloudbasierte Telefonanlage davon betroffen ist. Es gibt Technologien, die als Failover bekannt sind und Abhilfe schaffen können. Ein Beispiel für ein Failover-System ist ein zweites VoIP-Telefonsystem.

Versuch macht klug. Menschen machen auch mal Fehler. Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen… Wer kennt sie nicht? Diese Sprichwörter mit guten Absichten, die einem aber auch nicht weiterhelfen. Niemand hat Freude daran, wenn etwas schief geht. Sei es ein großes Vorhaben, welches gescheitert ist, oder einfach ein kleiner Fauxpas. Schon gar nicht, wenn schlimme Folgen zu befürchten sind. Menschen machen sich oft Sorgen, dass ein Fehler ihren Ruf schädigen könnte, vor allem im Beruf. Aber so muss das gar nicht sein. Außerdem ist es nicht immer tragisch, wenn ein Projekt nicht ganz perfekt ist.

Menschen reagieren auf die Ergebnisse von Fehlern auf unterschiedliche Weise. Manche sind selbstbewusst und haben keine Angst, Dinge falsch zu machen. Vor allem Menschen, die zwischen ihrem Privat- und Berufsleben unterscheiden können, sind widerstandsfähiger. Sie schalten ab, sobald sie den Arbeitsplatz verlassen und haben den ganzen Tag praktisch vergessen. Andere haben Schwierigkeiten, mit Ergebnissen umzugehen, die nicht wie geplant verlaufen. Sie müssen über einen sehr langen Zeitraum mit Fehlern leben, zusätzlich zu den praktischen Auswirkungen, die sie auf ihre tägliche Arbeit haben.

Fehleranalyse:
Versuche einmal, unvoreingenommen zu sein!

Wenn wir erkennen, dass wir einen Fehler begangen haben, treten typische Stress-Symptome auf: Das Herz rutscht in die Hose, Schweiß tritt auf, Adrenalinschübe und Fluchtinstinkt. Das kann die Sinne verwirren. Tief durchatmen, versuchen Ruhe zu bewahren und schnelle unüberlegte Lösungen meiden – das sind jetzt die einzig hilfreichen Ratschläge.

Zunächst sollten Missgeschicke objektiv bewertet werden: War es wirklich ein Fehlschlag, den ich gemacht habe? Wie schlimm ist er? Ist das Projekt jetzt zum Scheitern verurteilt? Ist ein finanzieller Verlust entstanden? Wird jemand zu Schaden kommen? Wenn wir genau hinschauen, können wir meistens feststellen, dass das Problem nur halb so schlimm ist. Außerdem ist es oft von Vorteil, die schlimmsten Szenarien zu betrachten und unsere Erfolgschancen abzuschätzen. Diese Faktoren helfen uns, eine rationale Distanz zu den Umständen zu wahren und verhindern, dass wir emotional überreagieren.

Wann muss die Führungskraft über Fehler am Arbeitsplatz informiert werden?

Nach der ersten Fehleranalyse ist es wichtig zu überlegen, WER über den Fehler informiert werden sollte, nicht OB jemand informiert werden sollte. Denn Fehler sollten niemals ignoriert werden, egal wie winzig sie auch sein mögen. Das wäre nicht nur feige, sondern kann das Problem auch verschlimmern. Manchmal reicht es aus, deine Kollegen zu benachrichtigen und alles rauszulassen. Der Austausch ist die effektivste Strategie, um den Schaden zu mindern.

Bei größeren Problemen, die nicht allein oder mit Hilfe von jemandem aus deinem Team gelöst werden können, sollte jedoch immer auch dein Vorgesetzter kontaktiert werden. Vor allem, wenn es einen Kunden betrifft, eine Regel oder Anweisung gebrochen wurde oder interne Arbeitsabläufe betroffen sind.

Wie kann ich meinen Fehler am Arbeitsplatz eingestehen?

Einfach zu sagen: „Ich habe einen Fehler gemacht“, verursacht nur unnötige Aufregung oder Sorgen. Es ist von Vorteil, möglichst genau und sachlich zu schildern, was passiert ist und welche Folgen der Fehler hatte. Andererseits sind zahlreiche Verteidigungen oder Rechtfertigungen unangebracht. Auch hier gilt: Atme tief ein, bevor du berichtest.

Wer bereits Lösungen für das Geständnis liefert, macht einen besonders guten Eindruck. Das beruhigt die Situation und zeigt, dass du sie im Griff hast. Andererseits ist es wichtig, sofort zu handeln und das Bekenntnis nicht zu lange aufzuschieben, vor allem wenn du noch etwas retten kannst. Außerdem beruhigt sich das schlechte Gewissen nach der Arbeit auch schneller, wenn die Fehler sofort korrigiert werden.

Gut zu wissen: In der Regel gibt es keinen Grund zur Sorge, was eine Kündigung angeht. Arbeitgeber können Arbeitnehmern nur selten, mit Vorankündigung und auch erst nach einem Personalgespräch wegen unterdurchschnittlicher Leistungen kündigen. Der Arbeitgeber sollte bereit sein, gelegentlich über Missgeschicke hinwegzusehen.

Missgeschicke passieren: Die Fehlerkultur im Team überdenken

Fehler passieren auf jeder Ebene, von der Einstiegsebene bis zur Führungskraft. In einer Untersuchung* fand Nelson Taapken von der Unternehmensberatung Ernst & Young heraus, dass 80 Prozent der Führungskräfte in den letzten zwei Jahren erhebliche Fehler gemacht haben, die den Betrieb gestört, Projekte verzögert, Geld gekostet oder den Ruf geschädigt haben. Es ist also ganz normal, Dinge falsch zu machen.

Das Unternehmen als Ganzes muss sich dieser Normalität jedoch bewusst sein. Jeder muss in der Lage sein, offen über Fehler zu sprechen, um sie anzusprechen. Die meisten Führungskräfte ziehen es immer noch vor, Fehler unter den Teppich zu kehren, also haben auch sie in diesem Bereich Nachholbedarf. Die Fehlerkultur im Team wird durch dieses Verhalten negativ beeinflusst. Besonders demotivierend ist es, wenn Fehler nicht zugegeben werden oder die Konsequenzen nicht einmal mit den Mitarbeitern geteilt werden.

Wenn Führungskräfte ihre Fehler zugeben, zeigt das ein Gefühl der Verantwortlichkeit und fördert die Offenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Es ist nie hilfreich oder vorteilhaft, Missgeschicke anzuprangern oder gar darauf hinzuweisen. Wenn sich Menschen auf diese Weise verhalten, macht sich Angst breit und Fehler werden noch mehr vertuscht. In einer idealen Fehlerkultur kann jeder Beschäftigte offen über Fehler auf der Arbeit sprechen, jeder kann dazu beitragen, den Schaden zu verringern, und am Ende profitiert das Team vielleicht sogar noch von der Erfahrung.

Wenn der Fehler im Job zur Belastung wird

So weit, so gut: Nehmen wir mal an, das Unternehmen hat die richtige Fehlerkultur. Du hast offen über dein Missgeschick gesprochen. Es ist nichts Negatives passiert. Aber es lässt dich trotzdem nicht los. Was dann? Manche Menschen plagen ihre eigenen Fehler, die sie vor allem nachts wach halten und ihnen Selbstvorwürfe verursachen. Hier droht die Gefahr, am nächsten Tag noch mehr Dinge falsch zu machen, während man müde und desorientiert ist. Es gibt (mentale) Strategien, die unter diesen Umständen angewendet werden können, um den schädlichen Gedankenkreislauf schneller zu stoppen.

Du kannst auch innere Gelassenheit finden, indem du Meditationsanwendungen benutzt. Mit kurzen Meditationssitzungen können wir unser Bewusstsein neu ausrichten. Schließe deine Augen und atme ein paar Mal tief durch, während du dir selbst Aufmerksamkeit schenkst. Mit etwas Übung kann diese Technik dir helfen, deinen Geist zu entspannen und in stressigen Situationen gelassener zu werden. Kurze Meditationssitzungen können sogar bei der Arbeit durchgeführt werden. Sie helfen dir dabei, wieder konzentriert weiter arbeiten zu können.

*Link zur Quelle

Bei manch einem ist es der Normalzustand, bei anderen eher die Ausnahme, wenn es mal drunter und drüber geht. Die Rede ist hier von Chaos am Arbeitsplatz. Wenn dein Schreibtisch oder deine Werkbank vor Unordnung nur so strotzt, ist das nicht nur ein unschöner Anblick. Unordnung schadet deiner Produktivität und frisst wertvolle Zeit.
Hier erfährst du, wie dir die 5S Methode eine Hilfe sein kann und wie du sie nicht nur für dich, sondern auch für dein gesamtes Team einsetzt.

Die 5S Methode – was ist das überhaupt?

Die 5S Methode ist ein japanisches Produktionssystem und wird je nach Übersetzung auch als 5A Methode bezeichnet.

Das Produktionskonzept wurde im 20. Jahrhundert von Taiichi Ono entwickelt, der in der Automobilbranche arbeitete und sich dem Problem der Ressourcenknappheit gegenübersah.

Die 5S (Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin) beschreiben fünf Organisationsschritte, die den Umgang mit Arbeitsmaterialien und die Produktivität verbessern sollen.

So wendest du die 5S Methode an

Um einen Eindruck davon zu bekommen, wie das 5S Modell in der Realität aussehen kann, haben wir nachfolgend einige Anwendungsbeispiele ausgewählt:

S wie Sortieren:
Beim Sortieren geht es darum, alle benötigten Arbeitsgegenstände nach ihrer Wichtigkeit zu gruppieren.

Malen wir die Methode einfach am Beispiel Büro auf. Wenn du einen Schreibtischjob hast, sortierst du den Stiftehalter, die Notizzettel in die Gruppe „wichtig“ ein, weil du die Gegenstände täglich nutzt.
Die Textmarker und die Heftklammern kommen beispielsweise in Kategorie „zum Teil wichtig“, weil du sie nicht so oft gebrauchst.
Alte Kataloge, Bücher, leere Kugelschreiber oder der vertrocknete Kaktus haben gar keinen Nutzen. Sie kommen zur Gruppe „unwichtig“ oder anders ausgedrückt: Sie fliegen raus.

S wie Systematisieren:
Im nächsten Schritt bestimmst du für jeden Gegenstand einen geeigneten Ablageort. Beschrifte ihn oder kennzeichne ihn farblich, damit ein Außenstehender sich ebenfalls orientieren kann.
Alles, was mehrmals täglich in Benutzung ist, sollte in unmittelbarer Griffnähe sein. Die Stifte und das Telefon werden auf dem Schreibtisch abgestellt, während die weniger wichtigen Dinge in größerer – aber nicht zu großer – Entfernung stehen. Das Nachschlagewerk verschwindet somit in einer Schublade und der Drucker wird auf einer Kommode aufgebaut.

S wie Säubern:
Beim Säubern geht es nicht nur um die Reinigung (Staubwischen etc.), sondern auch darum, Schäden festzustellen und die benutzten Gegenstände wieder wegzuräumen. Die Säuberungsaktion soll zur festen Gewohnheit werden und findet deshalb ein- bis mehrmals täglich statt.

S wie Standardisieren:
Wenn sich alle Mitarbeiter an die 5S Regeln halten, werden sie schon bald zu einem festen Standard übergehen. Durch die Standardisierung können sich die Mitarbeiter auch in fremden Abteilungen orientieren, was ihnen Vertretungsaufgaben, einen langfristigen Aufgabenwechsel oder den Berufseinstieg erleichtern kann.

S wie Selbstdisziplin:
Die Selbstdisziplin beschreibt den Umstand, dass die 5S Methode nur in einem geschlossenen Team funktionieren kann. Jeder muss sich mit dem Konzept identifizieren können und an den Strukturen festhalten wollen. Das bedeutet auch, dass die Abläufe (alle fünf S-Stadien) täglich durchgeführt werden, damit sich eine feste Gewohnheit etabliert. Wer seine Checklisten täglich durchgeht, ist außerdem dazu in der Lage, Schwachpunkte zu benennen und Entwicklungsmöglichkeiten festzustellen.

Die Vorteile des fünfschrittigen Produktionssystems

Die 5S Methode und ihre betrieblichen Vorteile:

• Kostenersparnis
• Effiziente Arbeitsprozesse
• Schnelles und klares Ordnungssystem
• Routinierte Arbeitsabläufe
• Verminderte Arbeitsrisiken durch Übersichtlichkeit
• Qualitätsgewinn aufgrund einer geringeren Fehlerquote
• Weniger materielle und technische Ausfälle
• Bessere Orientierung
• Verkürzte Einarbeitungszeit
• Kurze Wege
• Ideale Flächennutzung
• Stressreduktion
• Gute Außenwirkung
• Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit
• Erhöhte Leistungsbereitschaft
• Zugehörigkeitsgefühl und Unternehmensidentifikation
• Sehr gute oder maximale Produktivität

Auch wenn die Einführung der 5S Methode zunächst beschwerlich wirken mag, handelt es sich dabei um ein Konzept, das jeder durchhaltewillige Mitarbeiter erlernen kann.

Die 5S Methode – Kritik

Selbst wenn die 5S Methode zahlreiche Vorteile hat, kann sie keine Universallösung für alle betrieblichen Probleme sein. Es wird immer Bereiche geben, in denen sich das Unternehmen noch verbessern kann.

Die 5S Methode als Basisidee:
Die 5S Methode soll kein starrer Rahmen sein, der den Berufsablauf erschwert. Stattdessen ist es nur eine Grundidee, die um zu funktionieren weitestgehend eingehalten werden soll. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter kleine Gestaltungsfreiheiten behalten, um nicht den Eindruck zu bekommen, eingeengt und überreguliert zu sein. Die Ordnungsmethode ist also kein absolutes Modell, sondern eines, das ein Gleichgewicht zwischen Uniformität und individuellen Entscheidungen erzeugen will.

Ein fünfschrittiges Teamprojekt:
Die 5S Methode kann nur funktionieren, wenn das gesamte Team zusammenwirkt. Wenn die Mitarbeiter sehen, dass ihre Vorgesetzten nicht mitziehen, wirkt sich das nachteilig auf ihren Ordnungswillen aus und wenn der Chef nicht von der 5S-Vorgehensweise überzeugt ist, entwickelt die Belegschaft ebenfalls eine Aversion.

Kein Erfolg ohne Kontinuität:
Die 5S Methode ist eine strukturelle Veränderung, die sich erst nach einer gewissen Anlaufphase vollständig in den Unternehmensabläufen etablieren kann. Außerdem ist es ein Konzept, dass von Wiederholungen, von Auffrischung und dem schrittweisen Wachstum lebt. Die Regeln müssen also diszipliniert und mit Überzeugung umgesetzt werden, damit sie ihren nachhaltigen Charakter nicht verlieren.

Gegenmeinungen und Widerstand:
Sobald die Belegschaft von den künftigen Regeln erfährt, kommen ganz automatisch Gegenstimmen auf. Die Kritik hängt damit zusammen, dass die Mitglieder befürchten

• in ein Korsett aus Regeln gepresst zu werden,

• langsamer zu arbeiten

• und nicht mehr individuell und frei zu sein.

Im Rahmen eines guten Betriebsklimas ist es wichtig, dass die Mitarbeiter ihre Bedenken zum Ausdruck bringen können. Denn: Angestellte, die sich nicht äußern dürfen, fühlen sich übergangen und entwickeln kein berufliches Zugehörigkeitsgefühl.

Ihre theoretischen Vorbehalte werden sich ohnehin relativieren, wenn sie mit den praktischen Vorteilen der 5S Methode in Berührung kommen.

Zeit investieren um Zeit zu gewinnen:
Die Unternehmensstruktur umzukrempeln kostet am Anfang eine Menge Zeit. Dieser zeitliche „Vorschuss“ ist aber nur ein vorübergehender Nachteil, da mit der neuen Routine ein zeitlicher Vorteil verbunden ist. (Beispiel: Zeitersparnis durch guten Informationsfluss, kurze Arbeitswege und den direkten Zugriff auf wichtiges Arbeitsmaterial.)