Machen Asynchrone Absprachen produktiver?

Zwischen Maschinen und Menschen gibt es einige Unterschiede. Ein ganz wesentlicher liegt in der menschlichen kreativen Produktivität und die wird gefördert, wenn wir nicht ständig „synchron“ abgelenkt werden. Da kommt kein Roboter und keine “Künstliche Intelligenz” hinterher. Der Mensch ist nach wie vor der Garant für den Erfolg. Als Unternehmer liegt mein Interesse also darin, diese Produktivität bestmöglich auszuspielen und so das Potenzial im Team zu entfalten. Hierbei hilft es, wenn nicht nur synchron sondern auch asynchron gearbeitet werden kann, also wenn “Störquellen” vermieden werden.

Synchrone Kommunikation im Homeoffice

Mitarbeiter werden ihr Potential niemals ausschöpfen und ihre Qualifikationen komplett einbringen können, wenn sie an der “kurzen Leine” gehalten werden. Studien belegen, dass gerade Kreativität Freiraum benötigt. Denkprozesse, Recherchen, Erprobungen und so weiter, all dies braucht Zeit und Raum und häufig auch den “richtigen Augenblick”.

Bei aller Planbarkeit und guter Organisation: Erfolg ist keine Gesetzmäßigkeit. Gerade in einer Wirtschaftswelt, die das Tempo ständig erhöht, und die nach Innovation und Fortschritt global lechzt, setzen wir vermehrt auf direkte Absprachen und kurze Erreichbarkeiten. Unsere Kommunikation verläuft immer mehr hauptsächlich synchron, das Smartphone stets neben uns, sind wir als Leitung oder Mitarbeiter fast ständig erreichbar. Gerade die Zunahme an Arbeitsplätzen im Homeoffice hat die synchrone Kommunikation noch mehr begünstigt, da zu den telefonischen Absprachen Videokonferenzen massiv zugenommen haben.

Einige Betriebe haben scheinbar die Videotelefonie für sich entdeckt: Einerseits erlaubt es der Führung einen „kurzen Blick nach dem Rechten“. Wir Menschen verschaffen uns einfacher einen Eindruck, wenn wir es “mit eigenen Augen“ sehen können. Andererseits sind mehr Meetings als zuvor möglich, alleine durch den Wegfall von Anfahrtswegen und so weiter. Schnell sind die Teilnehmer zu einer Konferenz zusammengerufen, und wenn es auch „nur mal kurz” ist.

Synchrone Kommunikation ist gut…oder?

Eigentlich optimal, zumindest wenn es schnelle Entscheidungswege geht. Da nicht alles Gold ist, was glänzt, hat auch diese Medaille eine Kehrseite. Ungebremst führt ein rein synchrones Verfahren zu wenig weiteren produktiven Freiräumen, da sich der Tag fast ausschließlich um Austausch und abgesprochene Meetings dreht. Bei einem Anruf erwartet das Gegenüber eine direkte Erreichbarkeit, in der Folge muss die gerade ausgeführte Tätigkeit ruhen. Für effektive Prozesse kann dies absolut kontraproduktiv sein. Die Störungen von außen verhindern jede Entwicklung des Potentials. Dennoch nimmt die „Kommunikation in Echtzeit“ in Form von Gesprächen, Telefonaten und Videokonferenzen stetig zu. Der Arbeitsalltag vieler produktiver Kräfte dreht sich nur noch fast ausschließlich um synchrone Absprachen.

Asynchrone Kommunikation fördern

Asynchrone Kommunikation soll genau das Gegenteil bewirken, indem es die synchronen Absprachen versucht auf ein Minimum zu begrenzen. Befürworter führen insbesondere das Argument von deep work and shallow work auf, also der Unterscheidung zwischen einer vertieften Arbeit (deep work) und einer seichten Tätigkeit (shallow work). Synchrone Kommunikation begünstige seichte Tätigkeiten, so die Argumentation, während wiederum ein asynchrones Vorgehen eine vertiefte Arbeit fördere. Im Umkehrschluss ließe sich gerade durch Letzteres die eigene Produktivität deutlich erhöhen.

Ganz einfaches Beispiel: Anstelle von regelmäßiger persönlicher Berichterstattung in Meetings über den aktuellen Stand der Dinge, bietet es sich an Zwischenstände und Ergebnisse fortlaufend an zentraler Stelle festzuhalten. Dadurch wird für den Einzelnen viel mehr Flexibilität dazugewonnen. Niemand hat dann mehr den zeitlichen Druck im Nacken, bis zum festgelegten Meeting eine Präsentation und so weiter fertig haben zu müssen. Gleichzeitig sind auch für alle Beteiligte im Homeoffice zu jeder Zeit alle Informationen an zentraler Stelle zugänglich. Auch hier braucht niemand auf eine persönliche Absprache zu warten, um im eigenen Arbeitsprozess direkt vorankommen zu können. Hier bringen XRM-Systeme Licht ins Dunkel. Ein zusätzlicher sehr positiver Effekt: Die Arbeit des Einzelnen oder eines Teams wird viel transparenter, jeder ist auf dem Stand der Dinge – auch ohne „Dauermeetings“.

Asynchron beudetet nicht, dass Kommunikation eingestellt wird

Mit ein wenig Einschränkungen des Schriftverkehrs und dem Reduzieren der direkten Kommunikation, ist es bei der asynchronen Kommunikation nicht getan. Dazu gehört noch mehr. Es ist für ein Unternehmen eine komplette Änderung des Blickwinkels, welche in aller Regel nicht von heute auf morgen verläuft. Denn eine nicht-synchrone Arbeitsweise bedeutet nicht, dass die Kommunikation eingestellt wird. Sie verläuft nur gänzlich anders als bisher. Die bereits vorhin erwähnte Dokumentation – z.B. nachvollziehbare Kontakt-, Kunden- oder Projekthistorien – spielen dabei eine ganz wesentliche Rolle. Wird sie entsprechend genutzt, können viele Fragen bereits anhand der chronologischen Dokumentation beantwortet werden, ohne dass hierfür ein ständiger synchroner Austausch notwendig ist.

Alles schön und gut, doch jeder weiß, gute Dokumentation fällt nicht vom Himmel. Alle Beteiligten müssen sich konsequent daran halten, damit keine nicht-nachvollziehbaren Lücken entstehen. Auch hierbei helfen XRM-Systeme, da große Teile der Kommunikation und Dokumentation automatisch dort liegen, wo sie hingehören, z.B. bei E-Mails und Telefonie.

Optimale Lösung: Gutes Verhältnis zwischen synchroner und asynchroner Absprachen

Eine asynchrone Unternehmenskultur verzichtet auch nicht gänzlich auf direkten Austausch. Experten empfehlen einen halbstündigen täglichen Austausch zu einer festgelegten Zeit. Dies würde zwar ganz synchron einem Meeting entsprechen. Alle weiteren bisherigen Störungen in Form von kontinuierlichen direkten „Wasserstandsmeldungen“ fallen jedoch gleichzeitig weg, so dass sich die eigene Arbeitskraft wieder voll und ganz auf das Projekt konzentrieren kann. Vorteile lassen sich erkennen, asynchrone Kommunikation kann ein Schlüssel zur Erhöhung der Produktivität sein.

Komplett lässt sich die direkte Absprache aber nicht einstellen. In einigen Fällen würde es eher kontraproduktiv sein, wenn wir beispielsweise an die Mitarbeiter einer Kundenhotline denken. Gerade für Notfälle und Dringlichkeiten muss immer die Möglichkeit der synchronen Rückmeldung weiter gegeben sein. Es kommt also auf eine gute Verhältnismäßigkeit an. Da, wo sich asynchrone Kommunikation umsetzen lässt, sollten Unternehmen diese Möglichkeit effektiv nutzen.

Erfolgreiche Beispiele gehen von einer ungefähren Aufteilung aus, bei der 75 % der Kommunikation asynchron verläuft und die übrigen 25 % synchron. Die aktuellen Zeiten fördern massiv Homeoffice Arbeitsplätze, der Augenblick zur Einführung einer asynchronen Unternehmenskultur bietet sich jetzt geradezu an. Niemand braucht dabei die bisherigen Verfahren vollkommen auf den Kopf stellen, auch kleine Schritte gehen in die richtige Richtung.

Möchte ein Unternehmen allerdings seinen Workflow dauerhaft verbessern, so sollte dieses unbedingt seine bisherigen Kommunikationswege und -formen hinterfragen und zukünftig verstärkt auf ein asynchrones Verfahren setzen.

Synchron & Asynchron – Die Mischung machts!

Wir helfen seit mittlerweile 25 Jahren Unternehmen dabei mit unserem XRM-Systen den Überblick zu behalten. In einer kostenlosen Demotour lernen wir uns kennen und zeigen Dir was möglich ist.

Kamil Jäger

jaeger@netzkultur.de
02941 272630

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