Inhaltsübersicht
Onboarding: So heißt du neue Mitarbeiter optimal willkommen
Welche Vorteile bringt ein guter Onboarding-Prozess?
Phase 1 des Onboardings: das Preboarding
Phase 2 des Onboardings: das Kennenlernen
Phase 3 des Onboardings: das Anwenden / die Einarbeitung
Viele unter uns kennen diese Situation:
Ein neuer Arbeitnehmer beginnt den neuen Job im Unternehmen und nichts ist vorbereitet. Weder Laptop noch Arbeitsplatz sind für das neue Teammitglied vorbereitet und der zuständige Vorgesetzte ist gerade nicht erreichbar. Schließlich fasst sich ein Kollege ein Herz und begleitet den Neuling durch den Tag. Einer muss es ja machen …
Aber so sollte es nicht sein. Viele Arbeitgeber sind heute noch immer der Meinung, dass sie die Zügel in der Hand halten. Doch der Arbeitsmarkt, den wir heute vorfinden, hat sich zunehmend vom Verkäufermarkt zu einem Käufermarkt entwickelt. Die Folge daraus ist, dass sich Arbeitgeber immer mehr in der Position eines Verkäufers befinden, auf dem ihr angebotener Arbeitsplatz zum Produkt und der Arbeitnehmer zum Kunden wird. Die Zeiten, in denen Unternehmen daran gewöhnt waren, sich Arbeitnehmer aussuchen zu können, sind vorbei. Gerade im Hinblick auf die Einarbeitung neuer Kollegen gibt es in vielen Unternehmen Handlungsbedarf, die Personalarbeit bezogen auf das Onboarding anzupassen.
Welche Vorteile bringt ein guter Onboarding-Prozess?
Der Hintergedanke beim Onboarding liegt in dem Verständnis dafür, dass ein Mitarbeiter nach dem erfolgreichen Rekrutieren bestmöglich in sein neues Arbeitsgebiet integriert werden muss.
Das sogenannte Onboarding (also „jemanden an Bord nehmen“) soll dabei helfen, neue Angestellte über einen individuell festzulegenden Zeitraum erfolgreich aufzunehmen und darüber hinaus langfristig an das Unternehmen zu binden. Der Arbeitnehmer soll von Beginn an das Gefühl haben, dass man ihn als Person und Mitarbeiter wertschätzt und beide Vertragsparteien ihren Mehrwert aus der Anstellung bilden.
Zu oft tritt noch der Fall ein, dass aufgrund mangelnder Maßnahmen im Bereich des Onboardings, die Motivation neuer Mitarbeiter während der Probezeit so sehr schwindet, dass sich der neue Kollege schon nach wenigen Wochen oder Monaten dazu entscheidet, das Unternehmen wieder zu verlassen. Hat der Chef noch im Bewerbungsgespräch große Töne gespuckt, wie professionell die Abläufe im Unternehmen und die Zusammenarbeit stattfinden, macht sich die Realität ab Tag eins im neuen Betrieb schnell bemerkbar. Das schafft keinen guten Eindruck und schnell kommt Frust auf, wenn die Versprechung und Realität nicht übereinstimmen. Kommt es dann zur Entscheidung, das Unternehmen noch in der Probezeit zu verlassen, so hat weder der neue Arbeitnehmer noch das Unternehmen etwas davon.
Ein auf das Unternehmen abgestimmtes Onboarding-System hilft dir also dabei, deine neuen Mitarbeiter fachlich und sozial in das Unternehmen zu integrieren.
Die Aufgaben des Onboardings
Zu den Hauptaufgaben des Onboardings zählen zunächst
das Einarbeiten in die jeweiligen Aufgabengebiete
das Verstehen der Unternehmensstruktur sowie der wichtigsten Prozesse
das Kennenlernen des Kollegiums
die Integration in das Team
- das Vermitteln der Unternehmenskultur
Ziel soll es dabei sein, den Neuling in die Lage zu versetzen, die an ihn gestellten Anforderungen selbstständig zu erfüllen. Das bedeutet, der neue Arbeitnehmer fühlt sich nach Absolvieren des vorgesehenen Onboarding-Prozesses in der Lage, seine Tätigkeit fachgerecht und unter Berücksichtigung der Unternehmensziele auszuführen.
Dabei solltest du dem Mitarbeiter nicht das Gefühl geben, dass er allein für den Erfolg seines Onboardings zuständig ist. Wichtig zu verstehen ist, dass der Prozess der Einarbeitung abhängig von beiden Parteien ist – nämlich dem neuen Mitarbeiter UND dem Unternehmen. Vor allem junge Mitarbeiter erwarten aufgrund der veränderten Marktlage heutzutage, dass auch seine Erwartungen an den neuen Job erfüllt werden. Ein Stück weit könnte man den Onboarding-Prozess also auch als Herausforderung für das Unternehmen sehen, dem Neuling das Arbeiten hier schmackhaft zu machen.
Die Ziele des Onboardings
Je nachdem, wie aufwändig das zu bearbeitende Themengebiet für den neuen Arbeitnehmer ist, desto aufwändiger wird auch die Einarbeitungszeit sein. Ziel des gesamten Onboarding-Prozesses ist es, den Neuling zu einem autonom arbeitenden, vollwertigen Mitglied des Unternehmens heranwachsen zu lassen. Denn je früher ein Mitarbeiter voll ins Team und die Arbeitsabläufe integriert ist, desto schneller entfaltet er seine Produktivität und trägt zur Entlastung im Team bei.
Ein weiteres Ziel könnte sein, dass sich der Arbeitnehmer durch das Onboarding im Unternehmen auch sozial im Unternehmen integriert und sich an seinem Arbeitsplatz und vor allem mit seinen neuen Kollegen wohlfühlt. Das ist ein Aspekt, den du innerhalb des Onboardings nicht unterschätzen solltest, denn eine erfolgreiche Integration hat positiven Einfluss auf die Fluktuationsrate und das Klima der Abteilung. Wenn man sich mit seinen Kollegen versteht, fällt einem das Arbeiten mit all seinen Herausforderungen umso leichter. Sogar Fehlzeiten werden hiervon positiv beeinflusst, denn im Team hält man lieber zusammen und möchte die Teamkollegen nicht im Stich lassen.
Die Zufriedenheit am Arbeitsplatz wird also vor allem von dem Prozess der Integration gesteuert. Folgt also auf ein erfolgreiches Einstellungsverfahren mit dem ersten positiven Bewerbungsgespräch eine ebenso professionelle Eingliederung, schließt sich für den neuen Mitarbeiter der Kreis und er entdeckt vermutlich einen roten Faden in der Authentizität des Unternehmens. Die positive Folge daraus wiederum ist ein hoffentlich langfristiges Arbeitsverhältnis, von dem Arbeitnehmer und Arbeitgeber profitieren.
Die 4 Phasen des Onboardings
Phase 1: das Preboarding
Die erste Phase der Vorbereitung beginnt schon bevor der neue Arbeitnehmer überhaupt in das Unternehmen eintritt. Direkt nach dem Bewerbungsgespräch sollten die Verantwortlichen den Kontakt mit dem Bewerber halten. Auch nach Vertragsunterzeichnung und vor dem ersten wirklichen Arbeitstag ist ein kurzer Kontakt mit dem neuen Mitabeiter von großer Bedeutung. Denn es ist oft der Fall, dass neue Mitarbeiter während der Bewerbungsphase noch einer Kündigungsfrist beim vorherigen Arbeitgeber unterliegen. Manchmal ist der Zeitraum zwischen den beiden Jobs dann so lang, dass man sich schon fast wieder aus den Augen verloren hat. Vermeide diese peinliche Ruhe und stehe in regem Austausch mit dem Neuling, halte ihn auf dem Laufenden und informiere ihn über Neuigkeiten. Vielleicht bietet es sich sogar an, ihn zu internen Veranstaltungen einzuladen und so einen ersten Kontakt mit den anderen Mitarbeitern zu ermöglichen.
Der nächste Schritt innerhalb des Preboardings ist die Vorbereitung des Arbeitsplatzes. Nichts ist peinlicher, als dem Mitarbeiter am ersten Arbeitstag keine Utensilien zur Verfügung stellen zu können. Das raubt beiden Seiten nur unnötig Zeit und Nerven. Also sorge dafür, dass der Arbeitsplatz des neuen Arbeitnehmers zum Arbeitsbeginn vorbereitet und mit notwendigen Utensilien ausgestattet ist, damit der Mitarbeiter an seinem ersten Tag nicht das Gefühl vermittelt bekommt, das Unternehmen sei nicht auf sein Erscheinen vorbereitet. Kurz vor Antritt des ersten Arbeitstages kannst du vielleicht noch eine Kurznachricht oder E-Mail an den neuen Arbeitnehmer versenden, in der du kurz mitteilst, dass man sich auf seinen Start im Unternehmen freue. Im selben Zug muss auch intern die Information verteilt werden, dass in Kürze ein neuer Mitarbeiter Teil des Gesamtteams sein wird. So ist niemand unvorbereitet, wenn dieser in den nächsten Tagen plötzlich im Türrahmen steht.
Phase 2: das Kennenlernen
Die zweite Phase des Prozesses befasst sich mit den ersten Arbeitswochen. An seinem ersten Arbeitstag soll der neue Mitarbeiter herzlich empfangen werden, vielleicht mit einem kleinen Empfangskomitee oder einem Blumenstrauß. Der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt. Eine solche persönliche Geste ist wichtig, um ein Gefühl der Wertschätzung zu vermitteln. Nimm dir am ersten Tag die Zeit, dem Mitarbeiter mit Hilfe eines Unternehmensrundgangs die unterschiedlichen Räumlichkeiten und dazugehörigen Funktionen wie auch Kollegen vorzustellen. So kommt man schon mal ins Gespräch und die ersten Gesichter und Namen sind im Gedächtnis. Als Gedankenstütze kann es im Nachhinein hilfreich sein, ein Organigramm und Raumplan in Form eines „Nachschlagewerks“ auszuhändigen und man muss nicht immer gleich nachfragen. In den ersten beiden Monaten des Kennenlernens bietet sich eine kurze Rotation durch die wichtigsten Abteilungen an, um wesentliche Zusammenhänge innerhalb des Unternehmens zu vermitteln und Kollegen kennenzulernen. Ziel ist es, die eigene Aufgabe innerhalb der Prozesskette besser einordnen zu können und wichtige Ansprechpartner kennenzulernen.
Phase 3: das Anwenden / die Einarbeitung
In der dritten Phase des Prozesses sollte der Schwerpunkt langsam auf die regulären Aufgaben des neuen Arbeitnehmers gelenkt werden, also das Einarbeiten in die jeweiligen Aufgabengebiete. Hierbei geht es darum, ihm notwendige Werkzeuge und Instrumente an die Hand zu geben, damit er die ihm zugeordneten Aufgaben im Sinne der Unternehmensziele auch ausführen kann. Stelle dem neuen Kollegen dabei einen erfahrenen und routinierten Mitarbeiter zur Seite, der jederzeit für Rückfragen zur Verfügung steht und ihn im Hinblick auf individuell vereinbarte Zielvereinbarungen unterstützt. Sorge darüber hinaus dafür, dass der Arbeitnehmer in regelmäßigen Abständen die Möglichkeit hat, sich mit seinem Vorgesetzten auszutauschen. So können von beiden Seiten positive, aber auch negative Aspekte ausgetauscht und im Zweifel aus dem Weg geräumt werden.
Phase 4: das selbstständige Arbeiten
In der finalen Phase der Integration gilt es, den neuen Mitarbeiter in Richtung einer selbstständigen Arbeitsweise zu führen, bei der er sich dennoch sicher fühlt. Er sollte all die in den Monaten zuvor erlernten fachlichen, sozialen und werteorientierten Fähigkeiten verinnerlichen und professionell anwenden können. Ist der letzte Schritt des Onboarding-Prozesses durchgeführt worden, so gilt das Prozedere als erfolgreich abgeschlossen.
Fazit
Was zunächst wie ein unscheinbarer Prozess innerhalb der Einarbeitung in ein Unternehmen aussieht, kann ausschlaggebend dafür sein, ob sich neue Arbeitnehmer in deinem Unternehmen wohlfühlen. Im Prinzip ist das Onboarding das Aushängeschild für dein Unternehmen, was bereits mit dem Bewerbungsprozess beginnt und mit dem Übergang in das eigenständige Arbeiten abgeschlossen wird. Wie wichtig dieser Teil ist, muss in deinem Unternehmen zunächst verstanden werden, damit die notwendigen Prozesse dahinter implementiert werden können. Das Onboarding im Allgemeinen ist also eine Investition in die Zukunft des Unternehmens.
