Überlastung und Stress trotz Zeitmanagement – so löst du das Problem

wenn zu viel Zeitmanagement schadet

Auf der Suche nach der ultimativen Lösung für all jene, die sich von ihren Aufgaben erdrückt fühlen, stößt man auf diverse Konzepte des Zeitmanagements. Doch die Realität zeigt, dass dies allein nicht immer ausreicht.

Effizientes Arbeiten und Delegieren können zwar dazu beitragen, dass du mehr Freiraum gewinnst, aber oft führt dies lediglich dazu, dass noch mehr Verantwortung auf deine Schultern geladen wird – und damit eine endlose Spirale aus Stress und Überlastung entsteht.

Glücklicherweise gibt es neben dem klassischen Zeitmanagement eine Vielzahl von Methoden, die dir dabei helfen können, die Aufgabenflut erfolgreich zu bewältigen. In diesem Artikel möchten wir einige der wirksamsten Ansätze vorstellen.

“Nein” sagen und Prioritäten setzen

Wie bereits angesprochen, räumst du dir mit Zeitmanagement Zeit frei, die du dir dann im Normalfall gleich wieder von deinen Kolleginnen und Kollegen mit neuen Aufgaben auffüllen lässt. Das ergibt eine Stress Spirale. Damit muss Schluss sein – und nur du kannst dafür sorgen! Übe dich im “Nein” sagen. Gleich erklären wir dir hier den Unterschied zwischen wichtigen Aufgaben und dringenden – das sollte dir ein Gefühl dafür geben, welche Aufgaben du als Führungskraft übernehmen sollst und welche nicht.

Die drei wichtigsten Aufgaben

Eine der ganz wichtigen Methoden, um die wichtigsten Dinge an jedem Tag zu erledigen. Wenn du deinen Tag planst, dann überlege ganz genau, welche 3 Aufgaben die wichtigsten sind, damit du nicht gleich überfordert bist. Mach dir klar: Wenn du nur diese drei Dinge schaffst, dann war deine Arbeit an diesem Tag ein voller Erfolg. Die Realität ist nämlich, dass wir nicht sehr viel mehr als drei bedeutende Aufgaben pro Tag schaffen – egal, wie viel wir uns in eine Tagesplanung packen. Wenn es weitere sehr dringend zu erledigende Aufgaben gibt, dann überlege dir bei der Planung, wie du diese am besten delegieren kannst.

Aufgaben planen und organisieren?
Ein Kinderspiel mit infra-struktur

Der Unterschied zwischen “wichtig” und “dringend”

Um mehr Gefühl für das Priorisieren zu bekommen, solltest du dir unbedingt den Unterschied zwischen wichtigen und dringenden Tätigkeiten vor Augen führen. Wichtige Aufgaben sind jene, die dich als Person und/oder dein Unternehmen voran bringen. Dringende Tätigkeiten müssen schnell erledigt werden und zeichnen sich dadurch aus, dass sie dir viel Druck auflasten. Weil die dringenden Aufgaben extrem viel Druck mit sich bringen, erwecken sie oft den Anschein, auch wichtig zu sein. Das sind sie oft aber ganz und gar nicht – weshalb du sie ganz einfach delegieren und von anderen erledigen lassen kannst. Als Geschäftsführer oder leitender Mitarbeiter solltest du dich immer dem widmen, was deine Abteilung oder dein Unternehmen wachsen lässt – und das sind die wichtigen Aufgaben. Wenn du alleine das beherzigst, wird dir dein Zeitmanagement schon deutlich mehr Freiraum verschaffen.
Wenn du noch tiefer in das Thema eintauchen möchtest, raten wir dir dazu, dich mit dem Eisenhower-Prinzip auseinanderzusetzen.

Überforderung durch Ablenkungen vermeiden

Das Handy klingelt, eine E-Mail kommt rein und irgendein unwichtiges soziales Netzwerk zeigt 3 ungelesene Benachrichtigungen – unser moderner Alltag sorgt für eine Informationsflut, die selbst den am besten organisierten Projektmanager oft überfordert und unnötig ablenkt. Mach dir klar, welche Einflüsse bzw. Nachrichten für dich im Moment tatsächlich wichtig sind und welche du problemlos abschalten kannst. Mach dir einen fixen Plan, wie oft du deine E-Mails checkst oder wie oft du Aufgabenliste auf der Startseite deiner infra-struktur scannst. Du wirst feststellen, dass dir durch eine Reduzierung dieser Ablenkungen nichts durch die Finger gleitet. Ganz im Gegenteil: Du bist nicht mehr so überfordert und kannst deinen Fokus wieder viel stärker auf deine tatsächlich wichtigen Aufgaben lenken.

Entscheidungskraft abgeben

Du kennst das als Führungskraft doch sicher: Du sitzt am Bürotisch, dein Puls ist bereits auf 180 aufgrund zahlreicher Herausforderungen und einer großen Menge an Arbeit. Und deine Mitarbeiter haben nichts besseres zu tun, als dir stündlich noch mehr Arbeit ins Büro zu tragen – sei es nur durch kleine Entscheidungen, die du für sie treffen sollst. Das kannst du dir vorstellen, wie wenn sie mit jeder neuen Anforderung Steine in dein Büro tragen. Du kannst diese sortieren und umschichten – irgendwann ist der Platz vollgestellt und du kannst dich keinen Zentimeter mehr bewegen.
Eine der wohl effektivsten Methoden dagegen ist es, mehr Entscheidungskraft an die Mitarbeiter und Kollegen abzugeben. Gib ihnen klare Richtlinien vor und lass sie dann immer größere Entscheidungen alleine treffen. Wenn du beispielsweise im Einkauf arbeitest, dann gib einem Neueinsteiger Entscheidungsgewalt über Einkäufe von bis zu 300 €, einen Gruppenleiter lässt du Entscheidungen bis zu 5.000 € treffen. Das sind natürlich Hausnummern, die an eure Branche und euer Einkaufsvolumen angepasst werden sollten. Aber du wirst sehen, um wie viel weniger Entscheidungen du nach dieser Maßnahme treffen musst. Und auch die Qualität der Entscheidungen wird steigen – schließlich kann sich ein Mitarbeiter viel besser in seinen kleinen Bereich eindenken als du. Ein letzter positiver Nebeneffekt: Deine Mitarbeiter werden schnell wieder Spaß daran finden, selbst zu denken und werden sich wichtiger fühlen – was sich positiv auf die gesamte Arbeitsmoral auswirkt.

Veränderung dauert Zeit - Stress loslassen mit der 21/90-Regel

Mit den hier vorgestellten Methoden kannst du Überlastung nicht von einem auf den anderen Tag loswerden. Wenn du diesen Artikel gelesen hast, hat sich dein Stress vermutlich auch nicht in so kurzer Zeit aufgebaut. Um eine Veränderung zu bewerten, solltest du dich an die 21/90-Regel halten. Sie besagt, dass du 21 Tage brauchst, um eine neue Handlung zur Gewohnheit zu machen. Danach brauchst du noch einmal 90 Tage, damit du sie automatisch durchfühst – erst dann ist die Handlung zur Routine geworden. Halte dir in dieser Zeit immer wieder die Ziele vor Augen, die du durch deinen neuen Umgang mit Zeit erreichen willst.

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