Bei manch einem ist es der Normalzustand, bei anderen eher die Ausnahme, wenn es mal drunter und drüber geht. Die Rede ist hier von Chaos am Arbeitsplatz. Wenn dein Schreibtisch oder deine Werkbank vor Unordnung nur so strotzt, ist das nicht nur ein unschöner Anblick. Unordnung schadet deiner Produktivität und frisst wertvolle Zeit.
Hier erfährst du, wie dir die 5S Methode eine Hilfe sein kann und wie du sie nicht nur für dich, sondern auch für dein gesamtes Team einsetzt.
Die 5S Methode – was ist das überhaupt?
Die 5S Methode ist ein japanisches Produktionssystem und wird je nach Übersetzung auch als 5A Methode bezeichnet.
Das Produktionskonzept wurde im 20. Jahrhundert von Taiichi Ono entwickelt, der in der Automobilbranche arbeitete und sich dem Problem der Ressourcenknappheit gegenübersah.
Die 5S (Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin) beschreiben fünf Organisationsschritte, die den Umgang mit Arbeitsmaterialien und die Produktivität verbessern sollen.
So wendest du die 5S Methode an
Um einen Eindruck davon zu bekommen, wie das 5S Modell in der Realität aussehen kann, haben wir nachfolgend einige Anwendungsbeispiele ausgewählt:
S wie Sortieren:
Beim Sortieren geht es darum, alle benötigten Arbeitsgegenstände nach ihrer Wichtigkeit zu gruppieren.
Malen wir die Methode einfach am Beispiel Büro auf. Wenn du einen Schreibtischjob hast, sortierst du den Stiftehalter, die Notizzettel in die Gruppe „wichtig“ ein, weil du die Gegenstände täglich nutzt.
Die Textmarker und die Heftklammern kommen beispielsweise in Kategorie „zum Teil wichtig“, weil du sie nicht so oft gebrauchst.
Alte Kataloge, Bücher, leere Kugelschreiber oder der vertrocknete Kaktus haben gar keinen Nutzen. Sie kommen zur Gruppe „unwichtig“ oder anders ausgedrückt: Sie fliegen raus.
S wie Systematisieren:
Im nächsten Schritt bestimmst du für jeden Gegenstand einen geeigneten Ablageort. Beschrifte ihn oder kennzeichne ihn farblich, damit ein Außenstehender sich ebenfalls orientieren kann.
Alles, was mehrmals täglich in Benutzung ist, sollte in unmittelbarer Griffnähe sein. Die Stifte und das Telefon werden auf dem Schreibtisch abgestellt, während die weniger wichtigen Dinge in größerer – aber nicht zu großer – Entfernung stehen. Das Nachschlagewerk verschwindet somit in einer Schublade und der Drucker wird auf einer Kommode aufgebaut.
S wie Säubern:
Beim Säubern geht es nicht nur um die Reinigung (Staubwischen etc.), sondern auch darum, Schäden festzustellen und die benutzten Gegenstände wieder wegzuräumen. Die Säuberungsaktion soll zur festen Gewohnheit werden und findet deshalb ein- bis mehrmals täglich statt.
S wie Standardisieren:
Wenn sich alle Mitarbeiter an die 5S Regeln halten, werden sie schon bald zu einem festen Standard übergehen. Durch die Standardisierung können sich die Mitarbeiter auch in fremden Abteilungen orientieren, was ihnen Vertretungsaufgaben, einen langfristigen Aufgabenwechsel oder den Berufseinstieg erleichtern kann.
S wie Selbstdisziplin:
Die Selbstdisziplin beschreibt den Umstand, dass die 5S Methode nur in einem geschlossenen Team funktionieren kann. Jeder muss sich mit dem Konzept identifizieren können und an den Strukturen festhalten wollen. Das bedeutet auch, dass die Abläufe (alle fünf S-Stadien) täglich durchgeführt werden, damit sich eine feste Gewohnheit etabliert. Wer seine Checklisten täglich durchgeht, ist außerdem dazu in der Lage, Schwachpunkte zu benennen und Entwicklungsmöglichkeiten festzustellen.
Die Vorteile des fünfschrittigen Produktionssystems
Die 5S Methode und ihre betrieblichen Vorteile:
Kostenersparnis
Effiziente Arbeitsprozesse
Schnelles und klares Ordnungssystem
Routinierte Arbeitsabläufe
Verminderte Arbeitsrisiken durch Übersichtlichkeit
Qualitätsgewinn aufgrund einer geringeren Fehlerquote
Weniger materielle und technische Ausfälle
Bessere Orientierung
Verkürzte Einarbeitungszeit
Kurze Wege
Ideale Flächennutzung
Stressreduktion
Gute Außenwirkung
Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit
Erhöhte Leistungsbereitschaft
Zugehörigkeitsgefühl und Unternehmensidentifikation
- Sehr gute oder maximale Produktivität
Auch wenn die Einführung der 5S Methode zunächst beschwerlich wirken mag, handelt es sich dabei um ein Konzept, das jeder durchhaltewillige Mitarbeiter erlernen kann.
Die 5S Methode – Kritik
Selbst wenn die 5S Methode zahlreiche Vorteile hat, kann sie keine Universallösung für alle betrieblichen Probleme sein. Es wird immer Bereiche geben, in denen sich das Unternehmen noch verbessern kann.
Die 5S Methode als Basisidee:
Die 5S Methode soll kein starrer Rahmen sein, der den Berufsablauf erschwert. Stattdessen ist es nur eine Grundidee, die um zu funktionieren weitestgehend eingehalten werden soll. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter kleine Gestaltungsfreiheiten behalten, um nicht den Eindruck zu bekommen, eingeengt und überreguliert zu sein. Die Ordnungsmethode ist also kein absolutes Modell, sondern eines, das ein Gleichgewicht zwischen Uniformität und individuellen Entscheidungen erzeugen will.
Ein fünfschrittiges Teamprojekt:
Die 5S Methode kann nur funktionieren, wenn das gesamte Team zusammenwirkt. Wenn die Mitarbeiter sehen, dass ihre Vorgesetzten nicht mitziehen, wirkt sich das nachteilig auf ihren Ordnungswillen aus und wenn der Chef nicht von der 5S-Vorgehensweise überzeugt ist, entwickelt die Belegschaft ebenfalls eine Aversion.
Kein Erfolg ohne Kontinuität:
Die 5S Methode ist eine strukturelle Veränderung, die sich erst nach einer gewissen Anlaufphase vollständig in den Unternehmensabläufen etablieren kann. Außerdem ist es ein Konzept, dass von Wiederholungen, von Auffrischung und dem schrittweisen Wachstum lebt. Die Regeln müssen also diszipliniert und mit Überzeugung umgesetzt werden, damit sie ihren nachhaltigen Charakter nicht verlieren.
Gegenmeinungen und Widerstand:
Sobald die Belegschaft von den künftigen Regeln erfährt, kommen ganz automatisch Gegenstimmen auf. Die Kritik hängt damit zusammen, dass die Mitglieder befürchten
in ein Korsett aus Regeln gepresst zu werden,
langsamer zu arbeiten
- und nicht mehr individuell und frei zu sein.
Im Rahmen eines guten Betriebsklimas ist es wichtig, dass die Mitarbeiter ihre Bedenken zum Ausdruck bringen können. Denn: Angestellte, die sich nicht äußern dürfen, fühlen sich übergangen und entwickeln kein berufliches Zugehörigkeitsgefühl.
Ihre theoretischen Vorbehalte werden sich ohnehin relativieren, wenn sie mit den praktischen Vorteilen der 5S Methode in Berührung kommen.
Zeit investieren um Zeit zu gewinnen:
Die Unternehmensstruktur umzukrempeln kostet am Anfang eine Menge Zeit. Dieser zeitliche „Vorschuss“ ist aber nur ein vorübergehender Nachteil, da mit der neuen Routine ein zeitlicher Vorteil verbunden ist. (Beispiel: Zeitersparnis durch guten Informationsfluss, kurze Arbeitswege und den direkten Zugriff auf wichtiges Arbeitsmaterial.)
