Auch im Zeitalter flexibler Arbeitsregelungen und Arbeitsplätze muss die Kommunikation in deinem Unternehmen reibungslos funktionieren. Oft geschieht das noch über Festnetztelefonie. Die Beliebtheit lokaler Telefonsysteme nimmt jedoch ab, da die Cloud Telefonie das bewährte Modell in Bezug auf die Vorteile deutlich übertrifft. Wir stellen dir die wichtigsten Vorteile vor.

Eine effiziente Telefonanlage hat großen Einfluss auf dein gesamtes Unternehmen. Sie ist das Bindeglied zwischen dir und deinen Kunden, da die meisten Anfragen immer noch telefonisch gestellt werden. Aber auch für die interne Kommunikation ist sie wichtig. Du kannst von einer Reihe an Vorteilen profitieren, wenn du eine cloudbasierte Lösung nutzt.

Virtuelle Telefonanlage: Was genau ist Cloud Telefonie?

Eine softwarebasierte Telefonanlage wird als Cloud Telefon bezeichnet. Dabei kannst du über das Internet vom Rechenzentrum des Cloud-Anbieters aus auf alle Funktionen einer Standard-Telefonanlage zugreifen. Die Technologie, die dahinter steckt, wird als Voice over IP (VoIP) bezeichnet. Das bedeutet, dass dein Arbeitsplatz keine herkömmliche Telefone mehr hat, sondern dass alle Dienste als Software as a Service (SaaS) über das Internet bezogen werden. Außerdem werden Verwaltung und Wartung ebenfalls online durchgeführt.

Voraussetzungen an eine Cloud Telefonie Anlage im Unternehmen

Für die Nutzung der Cloud Telefonie ist eine zuverlässige Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite erforderlich. Eine Bandbreite von mindestens 100 kBit/s wird sowohl für den Upload als auch für den Download eines VoIP-Gesprächs benötigt.

Die Stromversorgung aller Endgeräte ist eine weitere Voraussetzung für das Funktionieren der VoIP-Telefonie. Du kannst das Telefon System zum Beispiel nicht nutzen, wenn es an deinem Geschäftsstandort ein Problem mit dem Strom oder dem Internet gibt. Daher ist die Einbindung von Smartphones eine komfortable Lösung für dieses Problem. Mit dieser Funktion können Smartphones mit deinem Telefonsystem verbunden werden und die Mitarbeiter können weiterhin über ihre regulären Telefonnummern erreicht werden. Durch die mobile Datenverbindung von Smartphones können die Anrufe auch bei einem lokalen Internetausfall fortgesetzt werden.

Erfolgsfaktoren der virtuellen Cloud Telefonie für das Unternehmen

Hier sind die fünf wichtigsten Vorteile einer Cloud Telefonanlage, damit du verstehst, wie du von ihr profitieren kannst:

1. Vorteil der virtuellen Cloud Telefonanlage: Cloud Telefonie kann Geld einsparen

Der wahrscheinlich größte Vorteil einer virtuellen Telefonanlage sind die erheblichen Kosteneinsparungen. Das Budget deines Unternehmens wird nicht allein durch die Tatsache entlastet, dass du keine Hardware mehr brauchst, nicht einmal ein Standardtelefon. Bei einer cloudbasierten Lösung brauchst du nur eine App auf dem Smartphone oder ein Programm auf deinem Computer zu verwenden. Außerdem kannst du die Personalkosten, die mit der Wartung oder der Behebung von technischen Problemen verbunden sind, offiziell abschaffen. Der größte Vorteil ist, dass VoIP-Telefonverbindungen, die auch als Cloud-Telefonverbindungen bekannt sind, in der Regel günstiger sind als herkömmliche Festnetzverbindungen, vor allem wenn du viel ins Ausland telefonierst.

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2. Vorteil der virtuellen Cloud Telefonanlage: Größtmögliche Flexibilität

Mit Hilfe einer virtuellen Telefonanlage kannst du schnell auf Veränderungen bei den Mitarbeitern deines Teams reagieren. Mit nur einer Nummer kannst du sofort neue Kolleginnen und Kollegen hinzufügen oder entfernen. Es ist auch einfach, freie Mitarbeiter z. B. Freelancer, die dich bei einem Projekt unterstützen, für die Dauer des Projekts einzubinden. Auch Umzüge oder neue Standorte können schnell in deine Telefon Anlage integriert werden. Das hat folgenden entscheidenden Vorteil: Dank einer virtuellen Telefonanlage könnt ihr miteinander sprechen, wo immer ihr seid. Du kannst die Funktionen des Dienstes jederzeit nutzen, egal ob du auf der Baustelle, zu Hause oder unterwegs bist. Dank der Apps für Smartphones könnt ihr sogar während der Fahrt nahtlos kommunizieren.

3. Vorteil der virtuellen Cloud Telefonanlage: Flexible ortsunabhängige Nutzung

Die ortsunabhängige Nutzung von virtuellen Telefonanlagen ist ein weiterer Vorteil. Die Beschäftigten können die Telefonanlage von überall aus nutzen, solange es eine Internetverbindung gibt. Das macht es zum Beispiel einfach, verschiedene Firmenstandorte oder Filialen miteinander zu verbinden. Auch Arbeitsplätze im Homeoffice können ganz einfach mit deiner Cloud-Telefonanlage verbunden werden. Ein virtueller Konferenzraum macht auch Teambesprechungen aus der Ferne möglich. Du und deine Mitarbeiter können dank der Cloud-Telefonie immer miteinander in Kontakt bleiben.

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4. Vorteil der virtuellen Cloud Telefonanlage: Cloud Telefonie hat viele Zusatzfunktionen

Bei der Cloud-Telefonie kannst du mit allen Zusatzfunktionen einer herkömmlichen Telefon Anlage rechnen. Dazu gehören Funktionen wie eine Mailbox, Warteschleifen und Weiterleitungen. Meistens sind diese Funktionen sogar noch besser in das System integriert und daher einfacher zu bedienen. Die sogenannten Softphones bieten auch Schnittstellenfunktionen für andere Dienste wie XRM-Systeme. Dank dieser kannst du deine Anruflisten und Kontakte viel besser verwalten. Der größte Vorteil des Cloud-Systems sind ständige Upgrades, die deine Arbeit noch weiter verbessern.

5. Vorteil der virtuellen Cloud Telefonanlage: Sicherheit

Mit einem cloudbasierten Telefonsystem hast du in der Regel eine noch bessere Sicherheit als bei einer normalen Einrichtung. Das liegt daran, dass die meisten Anbieter ihre Server in erstklassigen Rechenzentren in Deutschland hosten. Durch die regelmaßigen Sicherheitsupdates brauchst du dich um nichts zu kümmern, da diese automatisch laufen. Und sollte dein Internet einmal ausfallen, können dich Kollegen oder Kunden über die App-Funktion auf deinem Smartphone immer noch erreichen!

Einige Nachteile von cloudbasierten Telefon Lösungen

Bevor du in ein cloudbasiertes Telefon System investierst, solltest du dir neben allen Vorteilen auch über einige Nachteile im Klaren sein. Kunden haben keine vollständige Kontrolle über Cloud-Telefonsysteme, da diese in einem externen Rechenzentrum untergebracht sind.
Du solltest dich in jedem Fall nach den ausfallsicheren Funktionen der Telefonanlage erkundigen. Wenn der Server im externen Rechenzentrum ausfällt, kannst du keine Anrufe mehr tätigen, weil auch deine cloudbasierte Telefonanlage davon betroffen ist. Es gibt Technologien, die als Failover bekannt sind und Abhilfe schaffen können. Ein Beispiel für ein Failover-System ist ein zweites VoIP-Telefonsystem.

Auch die monatlichen Kosten einer Cloud Telefonanlagen für die Serverbereitstellung im externen Rechenzentrum sind wichtig zu beachten. Im Gegensatz dazu müssen Hardware- und Software-Telefonanlagen nur einmal bezahlt werden.

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Fazit zur virtuellen Telefonanlage:

Die Vorteile der cloudbasierten Telefonie überwiegen das alte Telefon System

Wie du siehst, hat ein virtuelles Telefon System aus der Cloud mehrere Vorteile. Der Cloud Telefonie eine Chance zu geben, empfiehlt sich nicht nur wegen der erheblichen Kosteneinsparungen, sondern auch wegen der größeren Flexibilität.

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