Stark vereinfacht könnte man sagen: Einnahmen minus Ausgaben ergibt den Gewinn. Doch wenn du dich auch nur ein bisschen mit dem Thema Buchführung auskennst, weißt du, dass es so einfach nicht ist. Der Teufel steckt bei Buchhaltungsfragen oft im Detail. Gerade im Bereich der Ausgaben lohnt es sich, genauer hinzusehen. Dieser Beitrag nimmt sich das Thema Betriebsausgaben näher vor und beschreibt, was es für Kleinunternehmer aber auch große Firmen zu beachten gibt. Dabei enthält dieser Artikel eine Liste für abzugsfähige und nicht abzugsfähige Betriebsausgaben ebenso wie Informationen zur Betriebsausgabenpauschale für bestimmte Berufsgruppen.

Die Betriebsausgaben – eine Definition

Betriebsausgaben sind Ausgaben, die durch den geschäftlichen Betrieb veranlasst und ihm unmittelbar zuzuordnen sind. Diese Ausgaben sind daher von privaten Ausgaben abzugrenzen. Als Betriebsausgabe gelten alle Kosten, die für den Betrieb notwendig sind. Die gesetzliche Grundlage für die Betriebsausgaben sind in § 4 Abs. 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG) zu finden. Sie gelten gleichermaßen für Kleinunternehmer, große Unternehmen, Land- und Forstwirte und Gewerbetreibende.

Betriebsausgaben haben für Unternehmen eine große Bedeutung, denn voll abzugsfähige Betriebsausgaben verringern den Gewinn und wirken sich damit direkt auf die Höhe der Steuern aus. Und neben wirtschaftlichem Erfolg gehört das Sparen von Steuern für viele Unternehmen zu einem der wichtigsten unternehmerischen Ziele.

Betriebsausgaben können notwendig, üblich oder zweckmäßig sein. Wird eines dieser Kriterien nicht erfüllt, kann das für das Finanzamt ein Grund zur Prüfung der gesamten Steuererklärung sein.

Betriebsausgabe ist nicht gleich Betriebsausgabe, denn es gibt drei verschiedene Formen:

– Voll abzugsfähige Betriebsausgaben

– Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

– Beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben

Eine Liste der voll abzugsfähigen Betriebsausgaben

Voll abzugsfähige Betriebsausgaben wirken sich zu 100 % auf die Steuerlast aus und verringern diese. Sie umfassen folgende Kosten:

• Löhne und Gehälter, inklusive Provisionen, Boni und Sonderzahlungen
• Betriebliche Steuern, z. B. Körperschaftssteuer, Lohnsteuer, Kapitalertragsteuer, Grundsteuer, Grunderwerbsteuer, Umsatzsteuer
• Sozialabgaben
• Betrieblich veranlasste Versicherungen wie die Gebäudeversicherung, Haftpflichtversicherung, Betriebsunterbrechungsversicherung, Inhaltsversicherung
• Kosten für Miete, Telefon, Strom und Heizung
• Betrieblicher Aufwand wie Hard- und Software, Büromaterial
• Kosten für Fortbildungen und Schulungen
• Kosten des Fuhrparks, inklusive Versicherungen, Wartung, Reparaturen und Treibstoff
• Rückstellungen
• Beiträge für Berufsverbände
• Abschreibungen
• Ausgaben für Marketing und Werbung

Liste der nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben

Betriebliche Ausgaben, die nicht abzugsfähig sind, mindern den Gewinn nicht. Sie sind in § 12 Abs. 5 EstG aufgeführt. Dazu zählen zum Beispiel:

• Geldstrafen für Verkehrsdelikte oder Parkstrafen
• Geschenke über der gesetzlichen Freigrenze von 35 Euro – außer das Geschenk kann für die berufliche Tätigkeit des Beschenkten genutzt werden
• Persönliche Steuern, z. B. die Einkommenssteuer
• Kosten für ein Erststudium oder eine Erstausbildung
• Fahrtkosten, die höher sind als die gesetzliche Entfernungspauschale
• Zu hohe Bewirtungskosten

Neben den nicht abzugsfähigen Betriebskosten gibt es die nicht sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben. Dabei handelt es sich um Kosten, die erst im Rahmen der Abschreibung geltend gemacht werden können. Alle Güter, die nicht als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) gewertet werden und einen Nettoanschaffungspreis von über 800 Euro haben, müssen über mehrere Jahre gemäß ihrer Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Über welchen Zeitraum die Kosten genau abgeschrieben werden, regeln spezielle Afa-Tabellen.

Die beschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben

§ 4 Abs. 4a, 5 und 9 im Einkommenssteuergesetz befassen sich mit den beschränkt abzugsfähigen Betriebskosten. Diese Kosten befinden sich in der Regel an der Grenze zwischen privaten und beruflichen Kosten. Kann nachgewiesen werden, dass die Kosten aufgrund einer betrieblichen Veranlassung entstanden sind, können sie steuerlich geltend gemacht werden und sind abzugsfähig. Unter diesen Bereich fallen folgende Kosten:

• Ordnungs- und Bußgelder
• Bewirtungskoten für Geschäftspartner: Hier können maximal 70 % der Kosten geltend gemacht werden.
• Repräsentationskosten: Hier geht es um besonders teure Autos oder Luxusimmobilien, die oft zum Streitfall für das Finanzamt werden.
• Kosten für das häusliche Arbeitszimmer
• Kosten für ein Geschäftsauto

Vorweggenommene Betriebsausgaben und nachträgliche Betriebsausgaben

Fallen vor der Gründung eines Unternehmens Kosten an, können diese als vorweggenommene Ausgaben geltend gemacht werden. Gute Beispiele dafür sind Kosten, die in Bezug zu Konferenzen, Weiterbildungen und Veranstaltungen mit dem Ziel des Networkings stehen. Auch Bau- oder Beratungskosten fallen in diesen Bereich.

Nachträgliche Betriebsausgaben fallen an, wenn ein Unternehmen geschlossen wurde. Ein Beispiel dafür sind Zinsen.

Die Betriebsausgaben-Pauschale

Für bestimmte Berufsgruppen erkennt das Finanzamt die Betriebskosten in Form einer Pauschale an. In diesem Fall müssen keine Belege gesammelt werden, sondern das Finanzamt setzt eine Pauschale an. Das vereinfacht die Buchhaltung deutlich. Sind die tatsächlichen Kosten höher, können diese mit Belegen ebenfalls nachgewiesen werden. Zu den Berufsgruppen mit Pauschalregelungen gehören Berufe, bei denen wenige Kosten anfallen bzw. bei denen manchmal die Trennung von privat und beruflich nicht eindeutig durchzuführen ist:

• Hauptberuflich selbstständige Journalisten und Schriftsteller: sie können maximal 30 % ihrer Einnahmen als Ausgaben geltend machen bzw. 2455 Euro pro Jahr
• Selbstständige Hebammen: Sie können bis zu 1535 Euro oder 25 % geltend machen.
• Nebenberuflich tätige Schriftsteller, Künstler, Wissenschaftler, Lehr- oder Prüfungskräfte können bis zu 614 Euro oder 25 % geltend machen.

Ebenso gibt es Pauschalen für Tagesmütter und -väter, Übungsleiter und für ehrenamtlich tätige Menschen.

Sonderfall: Betriebliche Spenden

Kapitalgesellschaften (AG, SE, KGaA, GmbH) können Spenden für einen gemeinnützigen Zweck als Betriebsausgabe geltend machen, sofern diese maximal 20 % der Gesamteinkünfte betragen. Personengesellschaften (GbR, OHG, KG) und Selbstständige können Spenden nur als Sonderausgaben in der Einkommenssteuererklärung geltend machen. In jedem Fall musst du die Spende durch eine offizielle Spendenbescheinigung des Empfängers nachweisen, um die Spende steuerlich geltend machen zu können.

Working Out Loud (kurz WOL) ist ein Ansatz, mit dem die Erfolge der eigenen Arbeit sichtbar gemacht werden sollen. Ähnlich wie beim Ausspruch „Tu Gutes und sprich darüber“ geht es darum, Sichtbarkeit zu erreichen. Was es mit der Methode auf sich hat und worin die Vorteile und Nachteile liegen, beschreibt dieser Beitrag.

Definition und Ursprünge von Working Out Loud

Die Working-Out-Loud-Methode basiert auf einem Blogartikel von Bryce Williams aus dem Jahr 2010. Er reduziert die Methode darin auf die einfache Gleichung: Working Out Loud = Observable Work + Narrating Your Work

Übersetzt bedeutet dies, das Working Out Loud die Summe aus der beobachtbaren Arbeit und dem Gespräch über die Arbeit ist.

Im Jahr 2015 entwickelt John Stepper die Ideen von Williams maßgeblich weiter und veröffentlichte Details in seinem Buch “Working Out Loud: For a better career and life“.

Die Methode basiert in ihren Grundsätzen darauf, Wissen zu teilen und dadurch die Zusammenarbeit zu verbessern. Das Ziel ist es, vom Wissen der anderen zu profitieren. Die Ansicht, dass es besser wäre, das eigene Wissen für sich zu behalten und sich damit einen Vorsprung zu sichern, weicht einem neuen Verständnis der Kollaboration. Damit will die Methode Silo-Denken und das Horten von Wissen für eigene Zwecke verhindern.

Die fünf Prinzipien von Working Out Loud

Working Out Loud basiert auf diesen fünf Prinzipien:

Die Prinzipien können dazu genutzt werden, berufliche und persönliche Aufgaben in einem kollaborativen Rahmen zu bewältigen.

Die Grundlage von Working Out Loud ist, dass es Arbeitsergebnisse oder Ideen gibt, über die es sich zu sprechen lohnt. Denn nur mit guter Arbeit lässt sich ein guter Ruf erarbeiten. Gerade dann, wenn du an komplexen Problemen arbeitest, ist die Methode hilfreich, um deinen Kollegen die Arbeit zu präsentieren. Optimal ist es, wenn du Zusammenhänge sichtbar machst und deine Arbeit in den großen Unternehmenskontext einbettest. WOL ist auch geeignet, um in einem geschützten Rahmen neue Ideen und Ansätze zu diskutieren.

Working Out Loud funktioniert durch gute Beziehungen der Teilnehmer. Alle Personen der Gruppe profitieren vom geteilten Wissen. Entscheidend ist es dabei, dass sich jeder einbringt. Kollegen, die sonst eher ruhig sind, sollten ihren Platz finden und sind eingeladen, aktiv ihr Wissen zu teilen. Entscheidend ist es, nicht zu bewerten, wer welche Ergebnisse teilt. Wichtig ist, dass sich jeder einbringt und die Gruppe in einem regelmäßigen Austausch steht.

Der WOL-Methode liegt eine Haltung der Großzügigkeit zugrunde. Es geht darum, sein Wissen zu teilen, ohne dafür eine konkrete Gegenleistung zu erwarten. Wenn jeder die anderen am eigenen Wissen teilhaben lässt, verbessert sich die Zusammenarbeit. Die Erfahrung zeigt, dass über die Zeit ein gutes Gleichgewicht in der Gruppe entsteht und jeder profitieren kann.

Die Methode verfolgt das Ziel, dass jeder Teilnehmer neues Wissen und neue Fähigkeiten erwirbt. Ideal ist es, wenn du als Teilnehmer mit einem konkreten Ziel zu den Treffen gehst und den Input nutzt, um dein persönliches Ziel zu erreichen.

„Stillstand ist Rückschritt“, wie es heißt. Und auch beim Working Out Loud geht es um Wachstum. Beim Blick über den eigenen Tellerrand können sich schnell neue Perspektiven eröffnen, mit denen sich auch eigene Probleme besser lösen lassen. Das Verlassen der eigenen Komfortzone und das Beschreiten neuer Wege ist dabei absolut gewünscht.

Der Ablauf: 12 Wochen Working Out Loud

Die Basis für WOL ist der „Circle“. Er besteht aus drei bis fünf Teilnehmern, die sich über zwölf Wochen einmal wöchentlich treffen. Jede WOL-Session dauert eine Stunde, die Treffen können persönlich oder digital stattfinden.

Die zwölf Wochen folgen einer Struktur, und jedes Meeting steht unter einem bestimmten Thema. Zu Beginn beantwortet jeder Teilnehmer Fragen darüber, was er erreichen möchte, wer zu seinem Ziel beitragen kann und was er selbst tun kann, um die Beziehungen in der Gruppe zu stärken. Die zwölf Meetings haben folgende Themen im Fokus:

1. Kennenlern-Meeting
2. Erste Dinge vortragen
3. Weitere Mentoren finden
4. Aufmerksamkeit erlangen
5. Auf der persönlichen Ebene kommunizieren
6. Sichtbar werden
7. Ziele formulieren
8. Routinen für die eigenen Ziele finden
9. Eigenständige Beiträge formulieren
10. Systematisches Vorgehen schärfen
11. Review und weitere Ziele definieren
12. Reflexion und gemeinsames Feiern

Die Vorteile von Working Out Loud

Mit WOL lässt sich der Wissenstransfer im Unternehmen verbessern. Zudem kann die Ideenfindung optimiert werden und zur Verbesserung der Zusammenarbeit und der Gruppendynamik beitragen. WOL fördert ein zielstrebiges Vorgehen und eine neugierige und offene Arbeitsweise. In einer geschützten Atmosphäre können die Teilnehmer neue Ideen und Ansätze diskutieren. Das direkte Feedback hilft ungemein, Ideen zu verbessern und die eigenen Ziele schneller zu erreichen. Zudem lassen sich durch WOL langfristige und tragfähige Beziehungen aufbauen, die weit über den zwölfwöchigen WOL-Zirkel bestehen bleiben. Wird WOL innerhalb eines Unternehmens praktiziert, dann ist es ein großer Vorteil, dass sich Know-how in der Firma verbreitet.

Die Nachteile von WOL

Die Arbeitsweise bei Working Out Loud spricht vor allem extrovertierte Personen an, die gerne über sich reden und sich und ihre Arbeit darstellen. Daher ist es wichtig, vor allem den Personen Raum zu geben, die eher introvertiert und schüchtern sind. Noch dazu kann es passieren, dass Beteiligte opportunistisch handeln. Es kann vorkommen, dass manche Teilnehmer versuchen, vor allem Wissen anzuzapfen, ohne etwas von sich preiszugeben. Ein weiterer Kritikpunkt ist, dass sich die Teilnehmer zu lange mit unausgereiften Ideen beschäftigen.

Wie oft mistest du deinen Schrank aus, sortierst Unnötiges aus, schaffst Ordnung und Platz für Neues? Diesen ebenso normalen wie wichtigen Prozess wenden nur wenige Menschen auch auf ihren Kopf an. Dabei verhält es sich mit dem Gehirn wie mit einem prall gefüllten Schrank: Irgendwann passt nichts mehr rein. Ein hilfreicher Lösungsansatz ist das sogenannte Braindumping. Erfahre hier, was hinter der Methode steckt und wie du mit ihr deinen Kopf entlasten kannst.

Wie funktioniert Braindumping?

Das Wort Braindumping liefert erste Anhaltspunkte, worum es bei dem Ansatz geht. Er leitet sich von den englischen Begriffen „brain“ (dt.: Gehirn) und „to dump“ (dt.: entsorgen) ab. Die Methode zielt also darauf ab, den vorhandenen Ballast im Gehirn loszuwerden. Dazu zählen beispielsweise Sorgen, Ängste, Zweifel, negative Gedanken, Fragen und Probleme. Aber auch Sehnsüchte, Ziele und Ambitionen sollen durch die gezielte „Entleerung“ des Gehirns zutage gefördert werden.

Ein Vorteil von Braindumping ist der simple Ablauf. Du nimmst dir einfach ein wenig Zeit und dokumentierst alles, was dir in diesem Moment durch den Kopf geht. Dies ist mit Stift und Papier oder mit einem Merkzettel in deiner infra-struktur oder der infra-struktur App  auf deinem Smartphone möglich. Alternativ kannst du auch die Sprachaufnahme- oder Videofunktion deines Smartphones nutzen. Ob es sich um zusammenhängende Inhalte oder einzelne Gedankenfetzen handelt, spielt keine Rolle. Das Ziel ist es erstmal nur, die Informationen aus deinem Kopf zu bekommen – so lange, bis dir nichts mehr einfällt. Wie du mit den gesammelten Punkten weiter vorgehen solltest, erfährst du im Verlauf dieses Beitrags.

3 Anzeichen dafür, dass du eine Braindumping-Session benötigst

Das menschliche Gehirn beherrscht es meisterhaft, die eigene Überlastung zu kaschieren. Und so haben viele Menschen nicht das Gefühl, ihren Kopf frei bekommen zu müssen. Es gibt jedoch drei deutliche Anzeichen dafür, dass du Braindumping zumindest mal ausprobieren solltest.

1. Du empfindest anhaltende innere Unruhe

Fühlst du dich schon seit längerem rastlos? Wenn tausend Gedanken durch den Kopf schwirren, resultiert dies häufig in Schlafproblemen oder innerer Unausgeglichenheit. Braindumping senkt die Gedankenflut im Gehirn. Auf diese Weise kann die Methode deinem Geist helfen, wieder zur Ruhe zu kommen.

2. Du kannst dich nicht mehr richtig konzentrieren

Die Kapazitäten des menschlichen Gehirns sind riesig – aber nicht unendlich. Wird es gnadenlos mit Informationen und Empfindungen beladen, dann geraten die gedanklichen Prozesse ins Stocken. Deine Konzentrationsfähigkeit und deine Leistungsfähigkeit sinken. Braindumping wirkt dem entgegen, da es alles Unnötige aussortiert.

3. Dir ist deine Kreativität abhandengekommen

Musst du dich in letzter Zeit stärker als zuvor anstrengen, um gute Ideen zu haben? Dann sind sie möglicherweise unter einem Berg von störenden Gedanken begraben. In diesem Fall kann dir Braindumping wieder zu mehr Einfallsreichtum und Kreativität verhelfen. Das sind wichtige Grundvoraussetzungen für produktives Arbeiten in jedem Beruf.

Wie du das Maximum aus der Methode herausholen kannst

Dank Braindumping ist dein Kopf frei, was ein erster bedeutender Schritt ist. Es ist allerdings nicht nur Unwichtiges, das auf diese Weise zum Vorschein kommt. Zwischen den Sorgen, Problemen und Ängsten verbergen sich stellenweise wertvolle Ideen und Pläne. Bewahre deine Notizen daher auf und beschäftige dich zu einem späteren Zeitpunkt intensiver mit ihnen. Orientiere dich dafür an den folgenden Schritten.

Die aufgeschriebenen Gedanken ordnen

Nach dem Braindumping sehen die dazugehörigen Notizen meist chaotisch aus. Das ist normal, denn das Geschriebene ist ein Abbild der gedanklichen Vorgänge in deinem Kopf. Die einzelnen Punkte zu ordnen, ist dennoch sinnvoll. Teile sie beispielsweise nach Themen wie Privatleben und Berufsleben ein. Oder gruppiere sie gemäß ihrer Art und ordne so zum Beispiel jeweils alle Sorgen, Ziele und Fragen zusammen an. Diese Maßnahme ist der vorbereitende Schritt für die nächste Phase.

Die einzelnen Punkte priorisieren

Nun gilt es, den gesammelten Informationen eine Prioritätsstufe zuzuteilen. Es gibt zahlreiche Methoden, die du dafür verwenden kannst. Ein hilfreiches Werkzeug kann das Eisenhower-Prinzip sein. Dabei teilst du die Punkte in die folgenden vier Kategorien ein:

– dringend und wichtig

– dringend und nicht wichtig

– nicht dringend und wichtig

– nicht dringend und nicht wichtig

Auf diese Weise erkennst du die Probleme, Ziele und Aufgaben, die du zuerst angehen solltest. So dient Braindumping nicht allein dazu, deinen Kopf zu entlasten. Die Methode liefert dir auch wertvolle Ansatzpunkte, um die Informationen aus deinem Gehirn zu deinem Vorteil zu nutzen.

Das Geschriebene als Inspirationsquelle nutzen

Aufbauend auf dem vorgenannten Schritt, verwendest du deine Notizen, um deine Ideen, Wünsche und Ziele zu realisieren. Dabei kannst du die Tiefe der Punkte stetig ausbauen, um konkrete Pläne zur Umsetzung zu schmieden. Führe diesen Vorgang ohne Druck aus, um einer erneuten Überladung deines Gehirns vorzubeugen. Falls das Braindumping in deinem Fall keine mentalen Schätze hervorbringt, ist das kein Grund zur Sorge. Bei der nächsten Session sieht es eventuell schon anders aus.

Wie oft sollte man seinen Kopf entlasten?

Feste Regeln gelten beim Braindumping nicht, denn der Prozess läuft sehr individuell ab. Entsprechend gibt es keine vorgegebenen Intervalle, in denen du deinen Kopf entlasten solltest. Mach die Regelmäßigkeit von deiner Situation ab. In Zeiten, in denen eine starke Flut an Gedanken in deinem Kopf herrscht, kannst du sie jeden Morgen in Form von sogenannten Morgenseiten niederschreiben. Oder führe die gezielte Entlastung deines Gehirns phasenweise durch, zum Beispiel als Vorbereitung für ein anstehendes Projekt.

Die aufgewendete Zeit sollte ebenfalls auf deinen Fall zugeschnitten sein. Einige Braindumping-Sessions nehmen nur wenige Minuten in Anspruch, andere dauern länger. Da du die nötigen Hilfsmittel ständig bei dir hast, kannst du die Methode auch spontan anwenden – und zwar immer dann, wenn du deinen Kopf frei machen möchtest.

Kein Unternehmen kommt heute ohne Daten aus – seien es die persönlichen Daten der Angestellten, um den Arbeitsvertrag abzuschließen, die Kundendaten im CRM-System oder Daten, auf die man aufgrund geschäftlicher Prozesse zugreifen muss. Spätestens seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Jahr 2018 ist das Thema Datenschutz aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken und steht wahrscheinlich auch bei dir immer wieder auf der Agenda. Dieser Beitrag beschreibt die wichtigsten Maßnahmen, die Unternehmer in Bezug auf den Schutz von Daten am Arbeitsplatz ergreifen müssen.

DSGVO: Die rechtliche Grundlage in Bezug auf den Datenschutz

Im Mai 2018 trat die DSGVO in Deutschland als nationale Umsetzung der europäischen Datenschutzgrundverordnung in Kraft. Das Ziel der Europäischen Union war es, mit der Verordnung einheitliche Regeln für Unternehmen zu schaffen, wie personenbezogene Daten erhoben, gesammelt und verarbeitet werden dürfen.

Beispiele für personenbezogenen Datenschutz im Unternehmen

Personenbezogene Daten sind Daten, die sich auf eine eindeutig identifizierbare Person beziehen und mit deren Hilfe sich bestimmen lässt, um welche Person es sich handelt. Dies sind einige Beispiele für personenbezogene Daten im Unternehmenskontext:

• Name
• Adresse
• Personalausweisnummer
• Geburtsdatum und Geburtsort
• Standortdaten, zum Beispiel von einem Mobiltelefon

Wann Arbeitgeber personenbezogene Daten verarbeiten dürfen 

Unternehmen dürfen personenbezogene Daten in zwei Fällen verarbeiten:

• Es gibt eine gesetzliche Grundlage für das Verarbeiten der Daten (ohne Einwilligung der Mitarbeiter).
• Es liegt eine Einwilligung der Mitarbeiter vor, zum Beispiel die persönliche Zustimmung oder eine Betriebsvereinbarung. Diese Einwilligung ist freiwillig und muss schriftlich vorliegen.

Die Rolle von Unternehmen in Bezug auf den Datenschutz persönlicher Daten

Unternehmen müssen personenbezogene Daten erheben, verarbeiten und speichern. Das beginnt schon im Bewerbungsprozess und geht beim Arbeitsvertrag weiter. Wichtig ist es, die Zustimmung der Personen einzufordern, deren Daten erhoben werden, oder mit sachlichen Gründen nachzuweisen, dass die Arbeit mit den Daten notwendig ist. Für einen Arbeitsvertrag müssen beispielsweise persönliche Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum und Kontoverbindung erhoben und gespeichert werden. Andernfalls sind eine Anmeldung bei der Krankenversicherung und die Lohnverrechnung nicht möglich.

Zu beachten ist jedoch, dass die Daten nur zweckgebunden erhoben werden dürfen – und zwar immer nach dem Grundsatz der Datensparsamkeit. Das bedeutet: Je weniger Daten, desto besser.

Der Grundsatz der Datensparsamkeit

Die DSGVO spricht vom Grundsatz der Datensparsamkeit oder Datenminimierung. Das bedeutet, dass so wenige personenbezogene Daten wie nötig gesammelt und gespeichert werden sollen. Wenn zum Beispiel ein Online-Shop im Zuge der Bestellung neben der E-Mail-Adresse auch die Telefonnummer als Pflichtangabe fordert, könnte das ein Verstoß gegen den Grundsatz der Datensparsamkeit sein. Schließlich reicht die E-Mail-Adresse in der Regel als Kontaktmöglichkeit aus, um eine Bestellung abzuwickeln.

Was Angestellte bei der Verarbeitung beachten müssen

Wenn du ein Unternehmen führst, gibt es für dich keine Verpflichtung, die Mitarbeiter in Hinblick auf die DSGVO und den Umgang mit Daten zu schulen. Allerdings herrscht eine indirekte Verpflichtung. Schließlich kannst du als Unternehmer zur Verantwortung gezogen werden, falls es einen Missbrauch von Daten oder eine Panne gibt. Stellt sich dann heraus, dass du deine Mitarbeiter nicht über den Umgang mit Daten aufgeklärt hast, kann das folgenschwere Konsequenzen nach sich ziehen. Daher hat es sich in Unternehmen als gängige Praxis erwiesen, regelmäßige Schulungen für die Mitarbeiter anzubieten, um sie im Umgang mit Daten zu sensibilisieren.

Verstößt ein Mitarbeiter unabsichtlich und ohne Vorsatz gegen die Vorgaben des Datenschutzgesetzes, dann haftet der Arbeitgeber. Anders sieht es bei vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Verstößen seitens der Mitarbeiter aus. Dabei kann der betroffene Mitarbeiter persönlich haftbar gemacht werden.

Die Informationspflicht des Arbeitgebers in Hinblick auf die Datenverarbeitung

Der Arbeitgeber hat die Pflicht, seine Mitarbeiter darüber zu informieren, in welchem Umfang er welche ihrer Daten zu welchem Zweck verarbeitet. Manchmal ist dieser Hinweis bereits Bestandteil des Arbeitsvertrags. Manchmal gibt es ein separates Schreiben, in dem die Angestellten darüber informiert werden. In diesem Schreiben muss darauf hingewiesen werden, dass die Angestellten ihre Einwilligung jederzeit widerrufen können.

Welche Daten Unternehmen an Dritte weiterleiten dürfen

Manchmal ist es nötig, dass Unternehmen personenbezogene Daten nicht nur speichern und verarbeiten, sondern an Dritte weiterleiten. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn die Lohnbuchhaltung über ein externes Büro erfolgt oder wenn der Jahresabschluss durch einen externen Steuerberater erbracht wird. In diesem Fall ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen beiden Partnern nötig. Außerdem muss sichergestellt werden, dass der Transfer der Daten gemäß den Vorgaben der DSGVO über einen sicheren Weg erfolgt.

Nicht nur beim Transfer an Dritte, sondern auch bei der Verarbeitung der Daten im Unternehmen sollten Firmen geeignete Maßnahmen für die Sicherheit etablieren. Wichtig ist es, die Zugangsrechte genau zu regeln, um unbefugten Zugriff zu verhindern und eine spezielle Sicherheits-Software zu nutzen.

Die Berufung eines Datenschutzbeauftragten

Unternehmen, in denen regelmäßig mehr als 20 Personen im Bereich der Datenverarbeitung tätig sind, müssen einen Datenschutzbeauftragten bestimmen. Die Aufgabe dieser Person ist es, das datenschutzrechtlich konforme Vorgehen im Unternehmen sicherzustellen und die Maßnahmen zu überwachen. Zudem ist der Datenschutzbeauftragte der Ansprechpartner für Mitarbeiter, Unternehmensleitung und Behörden. Ein Datenschutzbeauftragter muss kein Mitarbeiter sein. Diese Position kann auch extern an einen Dienstleister vergeben werden, der sich dann um die Einhaltung des Datenschutzes kümmert.

Die Informationspflichten des Arbeitgebers gegenüber den Mitarbeitern

Arbeitgeber haben gegenüber ihren Mitarbeitern Informationspflichten in Hinblick auf die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Mitgeteilt werden muss zum Beispiel, zu welchem Zweck die Daten erhoben werden und wer Zugang zu diesen hat. Auch muss kommuniziert werden, ob die Daten an Dritte weitergegeben werden und wie lange sie gespeichert werden. Auch die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten müssen offengelegt werden.

Es gibt verschiedene Arten, um Mitarbeiter zu führen. Forscher und Wissenschaftler setzen sich daher seit Jahrzehnten mit verschiedenen Führungsstilen auseinander und untersuchen, welche Art der Führung die besten Ergebnisse erzielt. Doch Führung ist immer situationsbedingt. Daher ist es wichtig, verschiedene Führungsstile zu kennen und zu wissen, wann sie ihre Vorteile am besten entfalten können. In diesem Beitrag soll es um den Führungsstil „laissez faire“ gehen und darum, was ihn auszeichnet und welcher Vorteile er bringt.

Was ist der Laissez-faire-Führungsstil?

Der Begriff „laissez faire“ kommt aus dem Französischen. Übersetzt bedeutet er etwa so viel wie „laufen lassen“ oder „machen lassen“. Der Stil „Laissez faire“ ist daher als lockerer Stil bekannt. Die Führungskraft gibt dem Mitarbeiter dabei sehr viel Spielraum und lässt ihn einfach einmal machen.

Definiert wurde die Laissez-faire-Führung vom deutschen Sozialpsychologen Kurt Lewin. Er war einer der einflussreichsten Psychologen seiner Zeit und ein Pionier auf seinem Gebiet. Neben dem Führungsstil „laissez faire“ definierte er auch den autoritären und den kooperativen Stil.

Die wichtigsten Merkmale beim Laissez-faire-Führungsstil

Kritiker bemängeln gern, dass die Laissez-faire-Führung durch Desinteresse der Führungskraft geprägt ist. Doch viel mehr setzt dieser Führungsstil Vertrauen voraus. Für den Mitarbeiter bedeutet diese Art der Führung ein hohes Maß an Freiheit. Von der Führungskraft gibt es nur wenige Vorgaben darüber, wie eine Aufgabe zu erfüllen ist. Der Führungsstil „laissez faire“ gibt zwar Ziele und die Richtung vor, wie diese Ziele erreicht werden, ist den Mitarbeitern aber selbst überlassen. Andererseits wird vorausgesetzt, dass Mitarbeiter Probleme selbst lösen und eigenmächtig Entscheidungen treffen.

Das erfordert, dass Führungskräfte bei „laissez faire“ Aufgaben delegieren und damit die Verantwortung an ihre Mitarbeiter abgeben. Gleichzeitig müssen die Mitarbeiter den Zugang zu den entsprechenden Ressourcen haben, um ihre Aufgaben zu erfüllen.

Bei aller Freiheit müssen Führungskräfte eingreifen, wenn Projekte aus dem Ruder zu laufen drohen. Ebenso ist es nötig, dass Vorgesetzte Feedback geben und wenn nötig, Kritik üben. Denn in letzter Konsequenz liegt die Verantwortung für die Ergebnisse bei der Führungskraft. Wenn die Ziele der Abteilung nicht erreicht werden, muss die Führungskraft am Ende dafür geradestehen.

Für welche Unternehmen eignet sich die Laissez-faire-Führung?

Zugegeben, der Führungsstil „laissez faire“ eignet sich nicht für jedes Unternehmen. Er muss zu den Aufgaben, zur Branche und zur Kultur passen, damit diese relativ lockere Art der Führung ihre Vorteile entfalten kann. Der Laissez-faire-Führungsstil ist vor allem für Unternehmen geeignet, in denen Kreativität gefragt ist und in denen erfahrene Mitarbeiter agieren. Daher eignet der Führungsstil etwa für Kreativagenturen, in denen Mitarbeiter viel Erfahrung haben, aber ebenso für die Musikbranche. Dort, wo sich Mitarbeiter frei entfalten können, sind Innovationen möglich. Daher kann „laissez faire“ für die Technologiebranche geeignet sein. Mitarbeiter tüfteln am besten an neuen Lösungen oder probieren neue Ideen aus, wenn sie sich nicht an starre Regeln halten müssen. In einem solchen Umfeld spielt der Führungsstil „laissez faire“ seine Vorteile aus.

Welche Mitarbeiter profitieren am besten von der Laissez-faire-Führung?

Damit die Laissez-faire-Führung ihre Vorteile entfalten kann, müssen die Mitarbeiter bestimmte Kriterien mitbringen. Am besten funktioniert der Führungsstil bei erfahrenen Mitarbeitern, die sehr kreativ sind, über einen hohen Grad an intrinsischer Motivation verfügen und sich gut selbst organisieren können. Angestellte, die ohne große Anweisungen wissen, was zu tun ist, und dabei ihr volles Potenzial ausleben, sind am besten für die lockere Art der Führung geeignet.

Wer dagegen relativ neu im Berufsleben ist, wenig eigene Erfahrung mitbringt und viele Anweisungen und genaue Vorgaben benötigt, ist mit „laissez faire“ schnell verloren.

Die Vorteile des Laissez-faire-Führungsstils

Wird der Führungsstil „laissez faire“ in der passenden Unternehmenskultur angewendet, kann er seine zahlreichen Vorteile ausspielen.

Die Mitarbeiter können ihr volles Potenzial entfalten

Wenn Mitarbeiter nicht durch genaue Vorgaben und strikte Regeln geführt werden, können sie ihr eigenes Potenzial entfalten und ihre Stärken, Fähigkeiten und Talente einbringen. Das ermöglicht zugleich Freiraum für eigene Ideen. In der Folge kann das die Innovationskraft im Unternehmen erhöhen.

Mitarbeiter können Verantwortung übernehmen

Wenn eine Führungskraft einen Schritt zurücktritt und den Mitarbeitern Raum gibt, um Entscheidungen zu treffen, können diese an der neuen Verantwortung wachsen und selbst erste Führungserfahrung sammeln.

Die Mitarbeiter sind motivierter

Viele Menschen wünschen sich heute, im Job eigenverantwortlich tätig zu sein. Nichts hat mehr Einfluss auf die Motivation als Mikromanagement durch eine Führungskraft, die alles bis ins kleinste Detail wissen will. Gerade Mitarbeiter, die selbst einen hohen Grad an intrinsischer Motivation für die eigene Tätigkeit mitbringen, kosten die Vorteile von „laissez faire“ voll aus. Das steigert die Motivation und die Zufriedenheit und damit langfristig die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen.

Führungskräfte haben mehr Freiraum für ihre eigenen Aufgaben

Wer seinen Mitarbeitern freie Hand lässt und ihnen vertraut, hat als Führungskraft mehr Zeit und Ressourcen für eigene Projekte. Führungskräfte können sich daher mehr auf strategische Themen konzentrieren und sind nicht im operativen Tagesgeschäft gebunden.

Die Nachteile des Laissez-faire-Führungsstils

Keine Vorteile ohne Nachteile. Neben all den Vorteilen bringt der Laissez-faire-Führungsstil gewisse Nachteile mit sich. 

Der Führungsstil kann Mitarbeiter überfordern

Manche Mitarbeiter, vor allem, wenn sie noch wenig Erfahrung haben, sind mit zu viel persönlichem Freiraum überfordert. Es fehlt dann einfach die Orientierung und in der Folge leiden die Qualität und die Effizienz der Arbeit darunter. Manche Mitarbeiter fühlen sich durch diese Art der Führung alleine gelassen.

Es kann zu Machtkämpfen kommen

Wenn es im Team keine klare Führung gibt, kann das verstärkt zu Machtkämpfen und Reibereien im Team führen. Schließlich versuchen manche Mitarbeiter, den Ton anzugeben und andere zu beeinflussen. Die viel propagierte Eigenständigkeit kann den Zusammenhalt als Team ruinieren.