Stark vereinfacht könnte man sagen: Einnahmen minus Ausgaben ergibt den Gewinn. Doch wenn du dich auch nur ein bisschen mit dem Thema Buchführung auskennst, weißt du, dass es so einfach nicht ist. Der Teufel steckt bei Buchhaltungsfragen oft im Detail. Gerade im Bereich der Ausgaben lohnt es sich, genauer hinzusehen. Dieser Beitrag nimmt sich das Thema Betriebsausgaben näher vor und beschreibt, was es für Kleinunternehmer aber auch große Firmen zu beachten gibt. Dabei enthält dieser Artikel eine Liste für abzugsfähige und nicht abzugsfähige Betriebsausgaben ebenso wie Informationen zur Betriebsausgabenpauschale für bestimmte Berufsgruppen.
Die Betriebsausgaben – eine Definition
Betriebsausgaben sind Ausgaben, die durch den geschäftlichen Betrieb veranlasst und ihm unmittelbar zuzuordnen sind. Diese Ausgaben sind daher von privaten Ausgaben abzugrenzen. Als Betriebsausgabe gelten alle Kosten, die für den Betrieb notwendig sind. Die gesetzliche Grundlage für die Betriebsausgaben sind in § 4 Abs. 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG) zu finden. Sie gelten gleichermaßen für Kleinunternehmer, große Unternehmen, Land- und Forstwirte und Gewerbetreibende.
Betriebsausgaben haben für Unternehmen eine große Bedeutung, denn voll abzugsfähige Betriebsausgaben verringern den Gewinn und wirken sich damit direkt auf die Höhe der Steuern aus. Und neben wirtschaftlichem Erfolg gehört das Sparen von Steuern für viele Unternehmen zu einem der wichtigsten unternehmerischen Ziele.
Betriebsausgaben können notwendig, üblich oder zweckmäßig sein. Wird eines dieser Kriterien nicht erfüllt, kann das für das Finanzamt ein Grund zur Prüfung der gesamten Steuererklärung sein.
Betriebsausgabe ist nicht gleich Betriebsausgabe, denn es gibt drei verschiedene Formen:
– Voll abzugsfähige Betriebsausgaben
– Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben
– Beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben
Eine Liste der voll abzugsfähigen Betriebsausgaben
Voll abzugsfähige Betriebsausgaben wirken sich zu 100 % auf die Steuerlast aus und verringern diese. Sie umfassen folgende Kosten:
- Löhne und Gehälter, inklusive Provisionen, Boni und Sonderzahlungen
- Betriebliche Steuern, z. B. Körperschaftssteuer, Lohnsteuer, Kapitalertragsteuer, Grundsteuer, Grunderwerbsteuer, Umsatzsteuer
- Sozialabgaben
- Betrieblich veranlasste Versicherungen wie die Gebäudeversicherung, Haftpflichtversicherung, Betriebsunterbrechungsversicherung, Inhaltsversicherung
- Kosten für Miete, Telefon, Strom und Heizung
- Betrieblicher Aufwand wie Hard- und Software, Büromaterial
- Kosten für Fortbildungen und Schulungen
- Kosten des Fuhrparks, inklusive Versicherungen, Wartung, Reparaturen und Treibstoff
- Rückstellungen
- Beiträge für Berufsverbände
- Abschreibungen
- Ausgaben für Marketing und Werbung
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Liste der nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben
Betriebliche Ausgaben, die nicht abzugsfähig sind, mindern den Gewinn nicht. Sie sind in § 12 Abs. 5 EstG aufgeführt. Dazu zählen zum Beispiel:
- Geldstrafen für Verkehrsdelikte oder Parkstrafen
- Geschenke über der gesetzlichen Freigrenze von 35 Euro – außer das Geschenk kann für die berufliche Tätigkeit des Beschenkten genutzt werden
- Persönliche Steuern, z. B. die Einkommenssteuer
- Kosten für ein Erststudium oder eine Erstausbildung
- Fahrtkosten, die höher sind als die gesetzliche Entfernungspauschale
- Zu hohe Bewirtungskosten
Neben den nicht abzugsfähigen Betriebskosten gibt es die nicht sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben. Dabei handelt es sich um Kosten, die erst im Rahmen der Abschreibung geltend gemacht werden können. Alle Güter, die nicht als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) gewertet werden und einen Nettoanschaffungspreis von über 800 Euro haben, müssen über mehrere Jahre gemäß ihrer Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Über welchen Zeitraum die Kosten genau abgeschrieben werden, regeln spezielle Afa-Tabellen.
Die beschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben
§ 4 Abs. 4a, 5 und 9 im Einkommenssteuergesetz befassen sich mit den beschränkt abzugsfähigen Betriebskosten. Diese Kosten befinden sich in der Regel an der Grenze zwischen privaten und beruflichen Kosten. Kann nachgewiesen werden, dass die Kosten aufgrund einer betrieblichen Veranlassung entstanden sind, können sie steuerlich geltend gemacht werden und sind abzugsfähig. Unter diesen Bereich fallen folgende Kosten:
- Ordnungs- und Bußgelder
- Bewirtungskoten für Geschäftspartner: Hier können maximal 70 % der Kosten geltend gemacht werden.
- Repräsentationskosten: Hier geht es um besonders teure Autos oder Luxusimmobilien, die oft zum Streitfall für das Finanzamt werden.
- Kosten für das häusliche Arbeitszimmer
- Kosten für ein Geschäftsauto
Vorweggenommene Betriebsausgaben und nachträgliche Betriebsausgaben
Fallen vor der Gründung eines Unternehmens Kosten an, können diese als vorweggenommene Ausgaben geltend gemacht werden. Gute Beispiele dafür sind Kosten, die in Bezug zu Konferenzen, Weiterbildungen und Veranstaltungen mit dem Ziel des Networkings stehen. Auch Bau- oder Beratungskosten fallen in diesen Bereich.
Nachträgliche Betriebsausgaben fallen an, wenn ein Unternehmen geschlossen wurde. Ein Beispiel dafür sind Zinsen.
Die Betriebsausgaben-Pauschale
Für bestimmte Berufsgruppen erkennt das Finanzamt die Betriebskosten in Form einer Pauschale an. In diesem Fall müssen keine Belege gesammelt werden, sondern das Finanzamt setzt eine Pauschale an. Das vereinfacht die Buchhaltung deutlich. Sind die tatsächlichen Kosten höher, können diese mit Belegen ebenfalls nachgewiesen werden. Zu den Berufsgruppen mit Pauschalregelungen gehören Berufe, bei denen wenige Kosten anfallen bzw. bei denen manchmal die Trennung von privat und beruflich nicht eindeutig durchzuführen ist:
- Hauptberuflich selbstständige Journalisten und Schriftsteller: sie können maximal 30 % ihrer Einnahmen als Ausgaben geltend machen bzw. 2455 Euro pro Jahr
- Selbstständige Hebammen: Sie können bis zu 1535 Euro oder 25 % geltend machen.
- Nebenberuflich tätige Schriftsteller, Künstler, Wissenschaftler, Lehr- oder Prüfungskräfte können bis zu 614 Euro oder 25 % geltend machen.
Ebenso gibt es Pauschalen für Tagesmütter und -väter, Übungsleiter und für ehrenamtlich tätige Menschen.
Sonderfall: Betriebliche Spenden
Kapitalgesellschaften (AG, SE, KGaA, GmbH) können Spenden für einen gemeinnützigen Zweck als Betriebsausgabe geltend machen, sofern diese maximal 20 % der Gesamteinkünfte betragen. Personengesellschaften (GbR, OHG, KG) und Selbstständige können Spenden nur als Sonderausgaben in der Einkommenssteuererklärung geltend machen. In jedem Fall musst du die Spende durch eine offizielle Spendenbescheinigung des Empfängers nachweisen, um die Spende steuerlich geltend machen zu können.
