Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist ein Prozess, der im Unternehmen Zeit und Ressourcen bindet. Gleichzeitig ist es wichtig, neuen Mitarbeitern einen guten Start zu ermöglichen. Eine gelungene Einarbeitung kann darüber entscheiden, ob ein Mitarbeiter bleibt oder das Unternehmen schnell wieder verlässt. Wenn du in deiner Firma eine professionelle Einarbeitung bietest, ist das der erste Schritt zur erfolgreichen Mitarbeiterbindung. Inzwischen gibt es die Möglichkeit, sich bei der Einarbeitung von digitalen Tools unterstützen zu lassen. Dieser Beitrag erklärt, wie du digitales Onboarding in deinem Unternehmen nutzen kannst, damit sich die Mitarbeiter schnell wohlfühlen und produktiv werden können.
Digitales Onboarding kurz erklärt
Digitales Onboarding bedeutet, dass du auf die Hilfe von digitalen Tools setzt, um die Einarbeitung deiner Mitarbeiter zu erleichtern. Der Prozess der Einarbeitung wird digital unterstützt und kann teilweise automatisiert ablaufen. Natürlich profitieren vor allem große Unternehmen, die jeden Monat viele Mitarbeiter einstellen, von solchen Tools. Jedoch helfen digitale Onboarding-Tools auch kleinen Unternehmen bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern. Sie stellen zudem sicher, dass nichts vergessen wird und die neuen Kollegen schnell handlungsfähig sind.
Digitales Onboarding ganz konkret
Früher arbeitete man im Onboarding vor allem mit ausgedruckten Checklisten. Jeder, der einen neuen Mitarbeiter einarbeiten musste, stellte sich seinen eigenen Plan zusammen.
Digitales Onboarding funktioniert mit Hilfe von digitalen Tools, wie zum Bespiel infra-struktur. In der Regel wird das Tool von der HR-Abteilung oder dem Team bedient, in dem der neue Mitarbeiter arbeiten wird. Im Tool gibt es die Möglichkeit, standardisierte Onboarding-Prozesse zu hinterlegen. Es kann aber auch mit individuellen Plänen gearbeitet werden. Ein erfahrener Mitarbeiter legt den Einarbeitungsplan an, auf den alle zugreifen können, um den neuen Mitarbeiter jederzeit zur Seite stehen zu können. Später greift der neue Bewerber über seinen persönlichen Login auch selbst auf das Tool zu und findet dort zum Beispiel hilfreiche Tutorials oder Pläne.
Ein Einarbeitungsplan ist wichtig, um bei der Fülle der Aufgaben zum Start eines Mitarbeiters nichts zu vergessen. Schließlich müssen neue Kollegen nicht nur in das Team eingeführt werden, sondern auch Prozesse und Tools kennenlernen.
infra-struktur bildet auch dein digitales Onboarding ab
Mit infra-struktur erstellst du dir einen auf dich zugeschnittenen digitalen Arbeitsplatz zu deinen wichtigsten Themen. Sowohl Bewerbermanagement als auch digitales Onboarding sind Teil davon. Alle Mitarbeiter können darauf zugreifen und sorgen für eine saubere und immer aktuelle Onboarding-struktur.
Was gehört alles zum digitalen Onboarding?
Im Onboarding-Tool sind alle Aufgaben hinterlegt, die zur Einarbeitung des Mitarbeiters gehören, und mit den entsprechenden Kontakten und Deadlines versehen. Daneben ist das Tool der Ort, an dem neue Mitarbeiter alle wichtigen Unterlagen zum Start erhalten.
Im Onbaording-Tool kann auch eine Präsentation über das Unternehmen ebenso wie Information zur Vision und den Unternehmenszielen zu finden sein. Es gibt Links zu den aktuellen Organigrammen, dem HR-Self-Service-Tool oder zur IT-Abteilung, wo man bei Problemen ein Ticket öffnen kann.
Ein zentraler Punkt im Onboarding-Tool sind Trainings- und Schulungsmaterialien. Im Idealfall hat die HR-Abteilung dem neuen Mitarbeiter bereits alle relevanten Trainings zugewiesen und mit einer Deadline versehen. So kann der neue Mitarbeiter direkt loslegen und zwischen den Meetings die wichtigsten Trainings absolvieren. Natürlich sollte es auch eine Verlinkung zum Intranet des Unternehmens geben, und auch der tägliche Menüplan der Kantine ist zu finden.
Geschieht digitales Onboarding remote?
Digitales Onboarding erlebte während der Corona-Pandemie einen wahren Schub. Unternehmen waren gezwungen, neue Mitarbeiter zu Hause einzuarbeiten. Die Akzeptanz und die Nutzung von digitalen Onboarding-Tools haben rasant zugenommen. Die digitalen Tools können dabei unterstützen, neue Kollegen remote einzuarbeiten, sie werden aber genauso bei der Einarbeitung im Büro genutzt.
Auch bei der Einarbeitung vor Ort haben sich die Tools inzwischen als Helfer bewährt. Das liegt daran, dass alle Informationen zentral an einem Ort abgelegt sind und leicht eine Struktur für die Einarbeitung vorgelegt werden kann.
Diese Vorteile bietet digitales Onboarding
Wenn du das Onboarding in deinem Unternehmen in Zukunft digital gestaltet, bringt das sowohl für dich als auch für deine Mitarbeiter Vorteile mit sich.
Größere Flexibilität
Dank eines digitalen Tools für das Onboarding stehen die Inhalte für neue Kollegen unabhängig von Zeit und Ort zur Verfügung. Neue Mitarbeiter können ihre Einarbeitung flexibel gestalten und haben alle wichtigen Informationen stets griffbereit. In der Regel besteht die Einarbeitung aus vielen persönlichen Meetings. Das Onboarding-Tool kann als Ergänzung genutzt werden, um sich selbst neue Inhalte anzueignen.
Immer aktuell
Früher wurde für die Einarbeitung oft ein Word-Dokument genutzt, in das man verschiedene Links, Ordner und Zugänge kopiert hat. Diese Dokumente wurden nicht immer aktualisiert, sodass sie mit der Zeit falsche oder veraltete Informationen beinhalteten. Diesen Nachteil gibt es bei den digitalen Tools nicht mehr, da sie immer auf dem aktuellen Stand gehalten werden.
Bessere Organisation und Effizienz
Das digitale Onboarding-Tool wird zentral von der HR-Abteilung verwaltet. Das spart Ressourcen und steigert die Effizienz. Die HR-Abteilung hat einen guten Überblick darüber, welche Schulungen und Informationen für einen guten Einstieg nötig sind, und kann sie allen neuen Kollegen zentral zur Verfügung stellen. Damit hat es ein Ende, dass jede Abteilung ihr eigenes Süppchen kocht. Mit der verbesserten Organisation und dem professionellen Vorgehen bei der Einarbeitung kann sogar die Fluktuation verringert werden.
Klarheit für den Neueinsteiger
Mit einem digitalen Onboarding-Tool hat der neue Mitarbeiter Klarheit darüber, wo er die wichtigsten Informationen findet. Er muss nicht ständig herumfragen oder warten, bis sein Vorgesetzter wieder aus dem Meeting zurück ist. Mit dem Tool hat er ein passendes Werkzeug, um sich selbst mit Informationen zu versorgen.
Die Nachteile des digitalen Onbardings
Die Einführung eines Tools für das digitale Onboarding ist mit Kosten und Aufwand verbunden. Das steht außer Frage. Diese Faktoren amortisieren sich aber im Lauf der Zeit, da Ressourcen für die Einarbeitung deutlich minimiert werden, wenn das Tool einmal läuft und eingeführt ist. Digitales Onboarding wird nie das persönliche Onboarding durch die Kollegen ersetzen können. Es ist jedoch eine effiziente und praktische Ergänzung.