Die Firma Fischer 3D-Messtechnik ist seit 1995 auf 3D-Geometriemessungen spezialisiert. Für Kunden werden Teile mit unterschiedlichen optischen und taktilen Messmethoden exakt vermessen und unter anderen mit CAD-Vorgabedaten des Kunden verglichen. 9 Mitarbeiter arbeiten sowohl im Büro als auch beim Kunden vor Ort. Das Unternehmen setzt mit infra-struktur bereits seit 2005 auf ein virtuelles Büro.

„Räumliche Distanzen, lange Wege und der Einsatz im Außendienst machen es schwer, alle Mitarbeiter immer auf dem gleichen Wissensstand zu halten und mit aktuellsten Projektinformationen zu versorgen“, so Lars Fischer, Geschäftsführer der Fischer 3D-Messtechnik. „Ein virtuelles Büro war ein langgehegter Wunsch, der durch infra-struktur für uns Realität geworden ist.“

Dank der Cloud asynchron kommunizieren

Pro Jahr gehen bei Fischer 3D-Messtechnik alleine über 6.000 Anrufe mit wichtigen Informationen ein, auf die standortunabhängig zugegriffen werden muss. „Ich bin weder gebunden an Bürozeiten noch begrenzt durch Zeitverschiebungen bei Auslandskommunikationen. Dadurch dass die Daten in der Cloud liegen und ich per Internetverbindung von überall aus zugreifen kann, bin ich absolut unabhängig und flexibel in meiner Arbeitsweise“, so Christian Sturm, Assistent der Geschäftsleitung über seine Praxiserfahrungen mit „infra-struktur“.

Lückenlose Dokumentation im virtuellen Büro

Bei Fischer 3D-Messtechnik liegen häufig große Zeitspannen zwischen Kundenanfrage und Projektabschluss. Das bedingt einen hohen Dokumentationsaufwand, um beim Kunden stets souverän und perfekt informiert auftreten zu können. „Erst letzte Woche habe ich noch mit einem Kunden über einen Anruf am 14.07.2012 um 10:52 Uhr gesprochen. Er war fasziniert, wie detailliert wir das mit infra-struktur dokumentieren und wie wir – anders als andere Dienstleister – jederzeit auf alles zurückgreifen können!“

Maschinen-Einsatzplanung mit infra-struktur

Vor der Implementierung von infra-struktur haben sich die Fischer Mitarbeiter mit infra-struktur Spezialisten zusammengesetzt und die genauen Anforderungen und Einsatzwünsche besprochen. Entstanden ist so u. a. eine Maschinendatenbank, mit der geplant wird, welcher Mitarbeiter mit welcher Maschine wann bei welchem Kunden ist. „Die Einsatzplanung unseres Maschinenparks hilft uns, unsere Ressourcen optimal auszulasten und schafft Überblick über den aktuellen Status“, berichtet Sturm zufrieden.

Projektsteckbrief

Projektziele
Schaffung eines virtuellen Büros für Innen- und Außendienst.

Lösung
Einführung der Software „infra-struktur“ im August 2005, um insbesondere die Außendienstmitarbeiter mit der Zentrale zu vernetzen und Informationen von überall aus zugänglich zu machen.

„Ausgeschlafen & fit“, so das Motto des 1994 gegründeten Unternehmens Bettenwelt in Lippstadt. Auf einer Fläche von insgesamt 6.000 Quadratmetern findet der Kunde ein riesiges Angebot von Bettgestellen über Matratzen bis hin zu Wohnaccessoires. Seit 2001 expandierte das Unternehmen nach Paderborn, Soest und Gütersloh. Die neue Filialstruktur stellte Bettenwelt vor Herausforderungen bzgl. des reibungslosen Informationsflusses zwischen den einzelnen Standorten. Mit infra-struktur fand man die passgenaue Lösung.

Alle Anrufe dokumentiert – jeder Mitarbeiter weiß Bescheid

Martin Weber und sein Team setzen infra-struktur seit 2003 erfolgreich ein. Besonders die Anrufdokumentation stellt im Einzelhandel eine Herausforderung dar. „Unsere Kunden rufen oft mehrmals an, sprechen häufig mit unterschiedlichen Mitarbeitern. Früher mussten die Kunden ihr Anliegen jedes Mal neu erzählen. Heute können meine Mitarbeiter jegliche, frühere Kommunikation, auch mit anderen Kollegen, der Kontakthistorie entnehmen und so direkt und schnell reagieren“, so der Geschäftsführer. Die Filialen sind nun optimal vernetzt und die Kommunikation optimiert.

Eingang und Bearbeitung von Anrufen, Faxen und E-Mails zentralisiert

Alle eingehenden Anrufe, Faxe und E-Mails werden automatisch in die Hauptzentrale in Lippstadt weitergeleitet. Hier werden Anrufe direkt mit Gesprächsnotizen versehen und zuständigen Kollegen in der jeweiligen Filiale zum Rückruf hinterlegt. „Auch Kundendaten befinden sich zentralisiert in einer Datenbank. Dank der unkomplizierten Koppelung zu unserem bestehenden Warenwirtschaftssystem entfällt die doppelte Datenpflege“, erklärt Martin Weber.

„Die interne Kommunikation läuft bei uns! Mit einem Klick ist eine interne Nachricht per Messenger-Tool verschickt.“

Informationsfluss dank Messenger-Tool

Per Messenger-Tool können Nachrichten im modernen Chat-Design filialübergreifend ausgetauscht werden. „Wir müssen nicht mehr zeitraubend herumtelefonieren, um einem Mitarbeiter eine Information zukommen zu lassen“, berichtet Martin Weber von den Vorzügen der schnellen und einfachen, internen Kommunikation.

Kundenzufriedenheit durch professionelles Reklamationsmanagement

Anders als früher können die Bettenwelt-Mitarbeiter auf Kundenbeschwerden und Reklamationen professionell reagieren, da sie mit wenigen Klicks auf alle wichtigen Daten, wie z. B. Kauf- und Lieferdatum, Bestellungsdetails, getroffene Absprachen, E-Mail-Verkehr und alle Anrufe des Kunden sofort zugreifen können. „Dadurch fühlen sich unsere Kunden sofort gut betreut und wir können Eskalationen schon im Keim ersticken“, freut sich Weber.

Projektsteckbrief

documenteam GmbH & Co KG aus Bielefeld bietet seinen Kunden einen Komplettservice im Bereich Offsetdruck, Digitaldruck, Weiterverarbeitung und Versand. Definiertes Ziel des Unternehmens ist es, dem Kunden „das kleine Quänt­chen mehr zu bieten“ als andere es tun! Mit Erfolg!

„Aber genau „das Quänt­chen mehr“ bieten wir eben nicht nur in den Dienstleistungen rund um den Druck, sondern auch im Umgang mit unseren Kunden und der Art der Abarbeitung unserer Aufträge“, erklärt Torsten Bischof, Geschäftsführer von documenteam.

Eine zentrale Informationsplattform

Hat man früher alle Informationen in verschiedenen Systemen verarbeitet, setzt documenteam seit 2012 auf infra-strukur als zentrale Informationsplattform. Keine Suche mehr nach Informationen. Keine Frage mehr, wo etwas abgelegt wurde oder wer vom Kunden welche Info wann erhalten hat. Mit infra-struktur hat alles seinen Platz und jeder kann von überall darauf zugreifen.

Kunden werden unabhängig von einzelnen Mitarbeitern

„Wir leben mit infra-struktur Transparenz im Unternehmen. Wer transparent arbeitet, kann Kollegen auch jederzeit vertreten und von anderen vertreten werden. Der Kunde ist Kunde des Unternehmens, nicht eines einzelnen Mitarbeiters“, erläutert Bischof die Philosophie des Unternehmens. Durch die zentrale Arbeit mit E-Mails ist jeder Mitarbeiter stets in der Lage, Vorgänge von Kollegen zu übernehmen oder nahtlos anzuknüpfen. „Unsere Reaktionszeiten auf Anfragen haben sich seit dem Einsatz der infra-struktur deutlich verkürzt“.

„Wir erhalten mit infra-struktur bei jedem ISO 9001 Audit ein gutes Zeugnis für den gesamten Organisationsbereich.“

Bewährt bei ISO 9001

Seit 2011 ist documenteam ISO 9001 zertifiziert. Hierbei hat sich infra-struktur besonders bewährt. „Wir erhalten mit infra-strukur bei jedem Audit ein gutes Zeugnis für den gesamten Organisationsbereich“, freut sich Bischof.

Verlässliche Verfügbarkeit dank der Cloud

Ein weiterer, entscheidender Vorteil für documenteam ist das Arbeiten in der Cloud – unabhängig von eigenen EDV-Strukturen kann man sich so auf die Verfügbarkeit verlassen und arbeitet immer mit der aktuellsten Version.

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