Tipps für Ihr Büro in der Cloud, damit auch Sie von jedem Ort der Welt und zu jeder Zeit Ihr Unternehmen im Griff haben!

Zugegeben – solche Zeiten, wie aktuelle durch Corona ausgelöst, hatten wir natürlich nicht im Kopf, als wir uns bereits vor zig Jahren mit der Entwicklung von einem Büro in der Cloud und der Digitalisierung an sich beschäftigt haben. Wir gehören glücklicherweise zu den wenigen Unternehmen, die diese Zeit aufgrund von über 20 Jahren Erfahrung  entspannt entgegenblicken. Das bedeutet jedoch nicht, dass wir es auf die leichte Schulter nehmen.

Wie sehen also unsere Maßnahmen aus? Welche Regeln haben wir uns auf die Fahne geschrieben? Mit welchen Lösungen stellen wir sicher, dass wir als NETZkultur weiter funktionieren – für uns und unsere Kunden?

Tipps für Ihr Büro in der Cloud –
Homeoffice und Kollaboration

1.  Locker bleiben!

Einfach gesagt – ich weiß – gute Lösungsansätze erfordern aber ein cooles Köpfchen. Die Medien tragen derzeit natürlich auch viel dazu bei, eher emotional als rational zu handeln. Dann kursieren auch noch diverse Gerüchte in den sozialen Medien… Wir haben uns alle bewusst dazu entschieden, uns hiervon nicht beirren zu lassen, bleiben nüchtern, beziehen uns auf Infos aus seriösen Quellen, sprechen miteinander und entscheiden gemeinsam.

2.  Grundlagen fürs Homeoffice schaffen

Kann jeder im Homeoffice arbeiten? Was benötigen wir um arbeitsfähig zu sein, sodass alle im Ernstfall mühelos switchen können?

Die wichtigsten Komponenten in unserem „Homeoffice-Koffer“:

Hardware aus unserem eigenen IT Systemhaus

–  Notebooks für den Zugriff auf alle wichtigen Tools
–  Smartphones für den mobilen Zugriff und zum telefonieren
–  Mail- und Serverhosting

Software unserer Partner
–  starface® Telefonanlage
–  easybill® Online Rechnungssoftware

Kollaborationstool
Den Hauptteil der kompletten Büroorganisation lösen wir mit unserem eigenen „Büro in der Cloud“, also mit unserem Tool infra-struktur. Damit jeder Mitarbeiter auf dem Stand der Dinge ist, verpuzzeln wir hier alle wichtigen Informationen. Klicken Sie einfach auf das jeweilige Puzzle für weitere Infos:

3.  Homeoffice Testlauf

Wir sind alle Kerngesund und mussten noch nicht ins Homeoffice switchen. Aber wer weiß, wie lange noch.
Daher proben wir den Ernstfall und beginnen nach und nach Homeoffice Tage für das gesamte Team einzuführen.
Derzeit täglich alternierend, in zwei Gruppen. Anschließend gehen wir in einen wöchentlichen Rhythmus über. Damit alle den Überblick behalten, wer wann wo erreichbar ist, organisieren wir uns mit unserem Kalender und Chattool.

Sollte es letztlich wirklich erforderlich sein, dass alle aufs Homeoffice zurückgreifen, sind wir hier bereits routiniert und können wie gewohnt weitermachen.

4.  Homeoffice  –  Verhaltensregeln

Vor allem in den eigenen vier Wänden ist man schnell mal abgelenkt.
Um den Fokus auf Arbeit und nicht auf “Home” zu behalten, haben wir uns intern ein paar Regeln aufgestellt:

Bürooutfit
Mit Jogginghose und Schlafshirt kommt man schwer in den “Arbeitsmodus”.
Einfach ins Bürooutfit schlüpfen und los gehts!

Arbeitsort schaffen
Steht kein Arbeitszimmer zur Verfügung, sollte zumindest ein Ort geschaffen werden, um Ablenkungen zu vermeiden.
Vom Bett aus zu arbeiten oder nebenbei den Fernseher laufen lassen – bitte nicht.

Arbeitszeiten
Es gibt keinerlei Änderungen bei Arbeitszeiten und Mittagspausen – alles wie gehabt.

Erreichbarkeit
Die Erreichbarkeit im Homeoffice muss gewährleistet sein. Zum einen per Smartphone, dass per App ja ohnehin an unsere Telefonanlage und infra-struktur gekoppelt ist (wir telefonieren ganz normal über unsere Firmenrufnummern). Zum anderen per Videochat.

5.  Aus der aktuellen Zeit lernen

Wie einleitend geschrieben, solche Zeiten hatten wir nicht im Kopf, als wir uns mit unseren Lösungen digital ortsunabhängig aufgestellt haben. Unsere persönlichen Erfahrungen in dieser Situation zeigen aber klar auf, dass wir super einfach und flexibel auf unser Umfeld reagieren können.
Was jedoch ebenfalls hervorgeht: Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen haben extreme Probleme, kurzfristig Notfallpläne zu aktivieren oder überhaupt zu realisieren.

Woran liegt das?

Zum einen ist Digitalisierung zwar in aller Munde, aber irgendwie traut man sich doch nicht ran.  Zum anderen braucht man einen Vertrauten, einen Sparringspartner, der Ahnung hat, der unterstützt und hilft – einfach gesagt, jemanden der sich um das komplette Thema IT für Sie kümmert.

Auch wenn Sie nicht alles aus einer Hand benötigen, wir kümmern uns gerne um Sie und Ihre Ziele. Sie brauchen mehr Infos? Klicken Sie auf eines der drei Themen oder rufen Sie uns einfach unter 02941 272630 an.

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