Arbeitsfähigkeit im Homeoffice

E-Mails im Homeoffice empfangen und bearbeiten, das ist überhaupt kein Problem. Doch darüber hinaus offenbart der eigentlich geglaubte “digitale Arbeitsplatz” bei vielen gewisse Schwachstellen. Zu nennen sind da die „Klassiker“:

Telefone und Telefonanlagen, die zwar wunderbar im Unternehmen funktionieren, im Homeoffice muss man sich dann aber mit seinem privaten Smartphone behelfen.

Dateien und Dokumente, die zwar zentral im Unternehmen liegen, aber eben nur dort. Mal eben schnell das aktuelle Angebot von Frau Meier hervorholen oder nach Projektunterlagen zur Vorbereitung auf den nächsten Termin zugreifen gestaltet sich schwierig.

Lokale Programme wie FiBu, Rechnungswesen, ERP, Warenwirtschaftssysteme etc. auf Ihren Servern oder auf PCs, die von außerhalb nicht “einfach so” genutzt werden können.

Es sind viel zu viele “Insellösungen” im Einsatz, die dann im Homeoffice erst recht ins Gewicht fallen. Die tägliche Organisation nimmt überhand und ehe man sich versieht, ist der Tag auch schon rum. Man sperrt sich gewissermaßen selbst aus und genau das muss nicht sein.

Ihr Ziel sollte lauten:

“Ich möchte von überall aus arbeiten als wäre ich im Büro”.

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Lösungsansätze für Ihr Homeoffice

1. Telefon & Telefonanlagen

Telefonie im speziellen ist heutzutage auf keinen Fall mehr an Ihren Büroarbeitsplatz gebunden – das geht deutlich mobiler und viel flexibler. Im Homeoffice oder sonst wo.

Beispiel? Gerne

Ich arbeite regelmäßig im Homeoffice und muss natürlich für alle telefonisch erreichbar sein und das unter der bekannten, geschäftlichen Rufnummer.
Mit eben dieser Rufnummer telefoniere ich aber auch raus – meine private Mobilnummer hat nichts auf dem Display von Interessenten, Kunden oder Geschäftspartnern verloren.

Wie? Ganz einfach: Auf meinem Notebook ist ein Telefon installiert, ein sogenanntes „Softphone“ und auf meinem Smartphone läuft eine App. Das war es tatsächlich auch schon.

Mehr Infos zur NETZkultur CloudTelefonie gibt es hier:
https://www.infra-struktur.de/cloudtelefonie-ihre-telefonanlage-aus-der-cloud/

2. Dateien und Dokumente

Im Homeoffice stehen Sie nun nicht mehr vor den Herausforderungen “Wo wird was und vor allem wie abgelegt?” oder “Wie kann ich die Infos mit Kollegen und Kunden teilen?”. Es stellt sich die Frage, wie Sie überhaupt (und das natürlich so einfach wie möglich) an die Dateien und Dokumente kommen, die Sie jetzt benötigen. Eine zentrale und einheitliche Struktur muss her, die Ihnen dabei hilft den Überblick zu behalten und per Internet sicher erreichbar ist.

Als Grafikerin muss ich auch im Homeoffice an alle wichtigen Daten und Dokumente kommen. Mit meiner zentralen Datenverwaltung habe ich von jedem Ort der Welt Zugriff auf Logos, Bilder und Dokumente.

Katharina Brakk

Marketing

3. Lokale Programme im Homeoffice

Bei Programmen, die in die Kategorie Warenwirtschaftssystem, ERP, FiBu oder Rechnungswesen fallen, geht es meist um sensible Informationen und Daten. Es ist also absolut notwendig, neben der Mobilität im Homeoffice, auch alles für die Datensicherheit zu tun und entsprechenden Datenschutz sicherzustellen.

Wie erreicht man das?

Man muss sich von unzähligen, unnötigen Datenquellen und Endgeräten trennen und die Daten zentral speichern. So muss nur die zentrale Stelle gesichert werden und nicht alle Endgeräte etc.

Ein Cloudserver bietet hierfür die ideale Lösung, um mobil auf der sicheren Seite zu sein. Aber auch kostenintensive Anschaffungs-  und Wartungskosten oder Überlizenzierungen entfallen, denn Sie greifen über den zentralen Cloudserver auf Ihre Programme zu. Die Administration ist natürlich ebenfalls einfacher, da eben alles zentral gesteuert wird und nicht auf 14 Arbeitsplätzen.

Terminal Server

Ein weiterer Pluspunkt: Sie haben Ihren Desktop immer dabei! Egal von welchem Arbeitsplatz Sie sich anmelden – das ist kein Luxus, sondern Pflicht! Ihr Desktop gehört eben auch zu Ihrer Arbeitsumgebung und die muss passen.

Gehälter müssen immer gezahlt und Lohnabrechnungen erstellt werden, selbst wenn ich im Homeoffice bin. Durch den Einsatz eines Cloudservers habe ich auch von zu Hause aus Zugriff auf meine Systeme und Programme.

Dagmar Wolff

Verwaltung

4. Insellösungen reduzieren

Anstatt viele Einzellösungen einzusetzen, die noch mehr tolle und endliche viele Funktionen aufweisen, sollten Sie sich hinterfragen was Sie tatsächlich benötigen. Werden die unzähligen Funktionen und Möglichkeiten letztlich überhaupt genutzt oder bringen Sie eigentlich die Grundfunktionen ans Ziel? Mit unserer XRM-Lösung “infra-struktur” haben wir einen digitalen Arbeitsplatz geschaffen, der für einfache Zusammenarbeit, Kommunikation und mehr Durchblick im gesamten Unternehmen sorgt.
Mehr Infos gibts hier: infra-struktur in 8 Schritten erklärt

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