Was ist GoBD überhaupt?
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) schreiben Unternehmen vor, dass alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden müssen. Dies trifft auch auf die E-Mails und deren Dateianhänge zu.
Diese Regelung richtet sich an alle Unternehmensformen, Freiberufler und Selbstständige. Sie beschreibt, wie Dokumente erfasst und archiviert werden müssen. Durch die Einhaltung der Grundsätze soll z.B. die Gewährleistung der lückenlosen Buchführung durch Vollständigkeit und Fehlerfreiheit sichergestellt werden. Das gilt natürlich auch für alle arbeiten im Homeoffice.
GoBD – wie und wo muss ich mich zertifizieren lassen?
Es gibt keine offizielle GoBD Zertifizierung! Es handelt sich bei dieser Verordnung um eine gesetzliche Vorgabe, an die Sie sich als Unternehmen – wie an andere gesetzliche Vorgaben – schlicht und einfach halten müssen. Werden die Vorgaben des GoBD nicht eingehalten, kann es schnell teuer werden. Bei der Kontrolle durch einen Prüfer und der Missachtung der gesetzlichen GoBD Vorgaben, folgt eine Hinzuschätzung.
Was hat das für Folgen?
Richtig. Hohe Nachzahlungen! Es macht also Sinn diese Richtlinien nicht nur im Hinterkopf zu haben, sondern auch mit passenden Lösungen einzuhalten.
E-Mails und GoBD
Als deutsches Unternehmen ist man durch die GoBD-Richtlinien verpflichtet, geschäftsrelevante E-Mails, je nach Inhalt und Zweck, bis zu 10 Jahre zu archivieren. Dabei darf man keinesfalls vergessen, dass diese Richtlinie auch im Homeoffice gilt.
So weit, so gut – nun kommt die Herausforderung
Der Gesetzgeber fordert erstrangig, dass du deine E-Mails unveränderbar und fälschungssicher aufbewahrst. „Ausdrucken und Abheften“ ist nicht nur kompliziert, fehleranfällig und gehört ohnehin absolut nicht mehr in die heutige „digitale Arbeitswelt“, es ist schlicht und einfach nicht mehr ausreichend, da die Ausdrucke als veränderbar gelten.
Alle E-Mails müssen ggf. mit Anhang in ihrem Ursprungsformat archiviert werden. Am einfachsten ist es, die E-Mails nach GoBD in einer Datenbank unverändert und nachvollziehbar zu speichern und Änderungen zu prokokollieren.
Es reicht aber nicht aus, die E-Mails einfach im E-Mail-Programm zu belassen, da so die Gewährleistung der Unveränderbarkeit nicht geben ist!
Um die Richtlinien einzuhalten ist es sinnvoll, alle E-Mails auf einem zentralen Server oder einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu sichern.
Alles zentral an einem Ort – infra-struktur
infra-Struktur ist GoBD-konform – auch im Homeoffice
In infra-struktur wird jede eingehende und ausgehende E-Mail automatisch archiviert – natürlich unveränderbar, nachvollziehbar und dank Verschlüsselung auch fälschungssicher. Hinzu kommt, dass unser Archiv-System mehrfach gesichert ist – alle Server sind redundant ausgelegt und die Datensicherungen werden in deutschen Rechenzentren aufbewahrt. Somit sind deine Daten stets sicher und du kommst von jedem Ort der Welt – also auch im Homeoffice – den gesetzlichen Verpflichtungen nach.
E-Mail Kommunikation vereinfachen
Die Mailarchivierung nach GoBD läuft im Hintergrund – Du hast also absolut keinen Aufwand und bist auf der sicheren Seite.
Wo kann infra-struktur noch helfen?
infra-struktur verpuzzelt deine E-Mails automatisch mit dem richtigen Kontakt. Jede E-Mail, die du und deine Kollegen erhaltet und versendet, landet also automatisch dort, wo sie hingehört. Du findest also mit nur zwei Klicks die Informationen, die du gerade suchst.
Ihr arbeitet auch eng mit Lieferanten zusammen oder gar Projektbasiert? Dann verpuzzel deine E-Mails doch einfach zusätzlich mit euren Lieferanten und Projekten – so bleibt alles nachvollziehbar und alle Mitarbeiter deines Teams sind auf dem Stand der Dinge.
E-Mails können zudem einfach im Team geteilt und delegiert werden. So organsiert ihr euch wesentlich einfacher und es entsteht erst gar kein irreführendes E-Mail PingPong. Das ist natürlich nicht alles, wir können noch viel mehr…
