Mit diesem Update haben wir wieder viele Neuerungen, Verbesserungen und Fehlerbehebungen für dich.
Das Wichtigste ist sicherlich das, was dir als Erstes aufgefallen ist. Die Überarbeitung der Login-Seite. Warum wichtig? Die Login-Seite ist das Tor zu deinen Daten und schützt dein gesamtes System. Neben der optischen Änderung haben wir hier auch an der Sicherheit nochmal viel gemacht. Gerne empfehlen wir hier auch nochmal die Nutzung der 2-Faktor-Authentifizierung.
Nicht nur die Login-Seite hat ein frischeres Look and Feel bekommen, sondern auch im gesamten System haben wir das augenschonende Flat-Design erweitert. Du erkennst das sicher zuerst an den Icons.
Auch die auswählbaren Farb-Schemen sind überarbeitet und um “Chuck Berry” ergänzt worden.
Weitere Highlights sind das Delegieren per Drag & Drop mit der Maus, oder auch dass fertig verknüpfte Nachrichten, Merkzettel u.v.m. direkt aus einer Akte heraus erstellt werden können.
Auch in den Listen der digitalen Akten gibt es ein neues Schmankerl. Postleitzahlen-Felder kannst du jetzt auch für eine Umkreis-Suche nutzen. Wer die Geokarte nutzt, kann sich das Ergebnis dann auch gleich auf der Karte anschauen.
Tell me more …
Wer es gerne genauer wissen möchte, bekommt hier jetzt nochmal alle Änderungen im Detail
Allgemein
Bisher konnte die Sichtbarkeit einer Mail, eines Dokuments u.s.w. nur vom ursprünglichen Besitzer der Information ein- oder ausgeschaltet werden. Hin und wieder kommt es aber vor, dass erst der delegierte Benutzer eine Information als sensibel einstuft. Daher können jetzt auch die Empfänger einer Delegierung die Information auf sichtbar oder unsichtbar setzen.
Manchmal wurde auf der Startseite die Anzahl aller Elemente nicht korrekt angegeben. Das passt wieder.
Du kannst jetzt auch Elemente über die Online-Liste blitzschnell per Drag & Drop delegieren, auch in Mengen. Du willst mal schnell 10 E-Mails an einen Kollegen delegieren? Einfach markieren und auf den Benutzer in der Online-Liste ziehen!!
Manchmal sind es die kleinen Klick-Ersparnisse, die viel helfen. Im Puzzle-Button wird daher, nachdem man etwas mit Enter verknüpft hat, der Fokus wieder ins Suchfeld gesetzt, so dass du ohne abzusetzen viele Akten nacheinander verknüpfen kannst.
Deine Datensatz-Favoriten in der Organisation haben jetzt auch im Kontextmenü direkt die Möglichkeit, die Historie zu öffnen oder Aufgaben dazu anzulegen.
Die Verarbeitung von PDF-Vorschauen wurde im gesamten System aktualisiert und verbessert.
Du kannst jetzt auch gezielt Startseiten Informationen “negativ” filtern. Wenn du zum Beispiel nach “Meier Karl” filterst, werden dir alle Informationen angezeigt, die sowohl “Meier” als auch “Karl” enthalten. Mit der neuen Möglichkeit kannst du jetzt nach “Meier -Karl” (Meier [Minus]Karl) filtern und es werden alle Informationen angezeigt, die NUR “Meier” aber NICHT “Karl” enthalten.
Digitale Akten
Alles sofort verknüpft aus einer Akte erstellen!!
Wir haben die digitalen Akten mit weiteren Möglichkeiten, direkt verknüpfte Informationen zu erstellen, erweitert. So kannst du direkt Anrufe, Aufgaben, Merkzettel, Nachrichten und Aktennotizen erstellen, ohne diese dann nochmal manuell zuordnen zu müssen.
Du kannst jetzt deine Liste auf einen bestimmten Umkreis einschränken. Du wählst dazu im Filter-Fenster das Postleitzahlen-Feld aus und als Filter dann “ist im Umkreis von”. Das Postleitzahlen-Feld muss dafür einmalig von deinem Admin eingestellt worden sein. Die Berechnung erfolgt hier über den entsprechenden PLZ-Mittelpunkt.
Die Freitextfelder der digitalen Akten können jetzt separat exportiert werden als “Hinweis- und Archivexport”. Warum separat? Freitexte können durch Umbrüche und Sonderzeichen manchmal das Format “csv” negativ beeinflussen. Wenn du beides in einer Datei brauchst, kannst du diese in deinem Office Programm mit einem S-Verweis über die Datensatz-ID wieder zusammenbringen.
Du hast in deinen Akten Mehrfachauswahl-Felder mit sehr vielen Werten? Lass das jetzt von deinem Admin zu einem sogenannten “Tag-Feld” umstellen. Die ausgewählten Werte werden dann kompakt angezeigt und über eine Suche kannst du weitere Werte auswählen. Klingt kompliziert, ist aber so einfach, wie in dem Feld “Marketingaktion” auf dem folgenden Screenshot.
In einer bestimmten Berechtigungs-Konstellation waren bisher nicht alle Anhänge in dem Anhänge-Reiter sichtbar. Das gehört nun der Vergangenheit an. Ab jetzt werden auch die Anhänge aus dem Papierkorb nicht mehr angezeigt. Die sind ja schließlich genauso Müll, wie der Rest der Mail im Papierkorb.
Die Listenansicht der Geokarte hatte zuvor leider keine Einträge. Die ist jetzt zum Glück wieder gut gefüllt.
Manchmal war der Export wirkungslos, wenn vorher ein Filter verwendet wurde. Das läuft jetzt tadellos.
Wenn du mehrere Filterungen nacheinander exportierst, ist jetzt der Dateiname um den Typ der Akten und das aktuelle Datum erweitert worden.
Die Kalkulieren-Funktion in den Listen wurde ordentlich verbessert, was die Handhabung von führenden Nullen und den Dezimaltrennern angeht.
Telefon- und Mailfelder werden zum Teil anhand ihrer Bezeichnung automatisch erkannt. Ein “drüberformatieren” unterbindet das jetzt.
Beim “Akte kopieren” wurden bisher Felder, die mit einem bestimmten Typ formatiert waren, (Telefon E-Mail u.s.w.) nicht mit kopiert. Klappt jetzt. Es wurde auch SOFORT alles damit verknüpft, was automatisch zuzuordnen war. In der Praxis ist es aber eher so, dass man automatisierte Verknüpfungen erst nach einer Anpassung möchte. Daher findet das automatische Zuordnen jetzt erst statt, NACHDEM zum ersten Mal eine Änderung in der Akte gemacht wurde.
Mailzentrale
Sicherheit ist gerade bei E-Mails ein großes Thema. Es gibt Dateitypen, die können mit sogenannten “Makros” auch Schaden auf deinem Rechner anrichten. Wir warnen dich ab jetzt bei diesen Dateitypen. Wenn du diese Warnung siehst, prüfe ganz genau, ob die Mail von einem vertrauenswürdigen Absender kommt, bevor du den Anhang öffnest.
Die Darstellung von Mails wurde an verschiedenen Stellen noch verbessert.
Auch beim Nachverknüpfen werden E-Mails jetzt sichtbar gemacht. Weniger Klicks für dich. Das gilt auch für das Verknüpfen per Drag & Drop auf die Favoriten.
Du hast ein Spam-Problem? Ab jetzt kannst du mit dem Rechtsklick-Menü in der Mailzentrale auch mehrere Mails gleichzeitig als Spam markieren. Wenn du den Spam dauerhaft loswerden willst, können wir auch mit unserem Mailhosting helfen. Da ist eine erweiterte Spam-Erkennung immer gleich mit drin. Sprich uns an!!!
Es gibt tatsächlich Termineinladungen ohne Enddatum (!?!) Ja, so haben wir auch geguckt… und es so umgebaut, dass es keine Probleme mehr verursacht.
Wir haben an noch weiteren Stellen unterbunden, dass du E-Mail-Adressen mit Umlaut vor dem @ versendest. Die darf es nicht geben!!
Dokumente
Dokumente werden ab jetzt nicht mehr nach dem ursprünglichen Datum sortiert, sondern nach dem Datum der neuesten Version.
Kalender
Im iCal-Abonnement werden zeitunabhängige Termine jetzt auch mit ausgeliefert, wenn du nur aktive Termine ausgewählt hast. Damit hat man dann Geburtstage, Urlaube u.s.w. auch auf dem Handy, ohne aktiver Teilnehmer zu sein.
Wenn du deine Termine mit dem iCal-Abonnement auf dein Handy bekommst, dann bekommst du jetzt auch den Ort, den du eingegeben hast, mit übertragen.
Anruforganisation
In der Statistik wurde die Hochrechnung für das Jahr nochmal überarbeitet.