Release Notes

Erstellen Sie aus jeder beliebigen Aktivität in infra-struktur ganz schnell eine Akte Ihrer Wahl. Sie haben vielleicht ein paar Anrufe und E-Mails zum gleichen komplexen Thema? Wählen Sie einfach ein oder mehrere Elemente aus. Per Rechtsklick können Sie für diese Elemente beispielsweise direkt ein Projekt erstellen. Vielleicht nutzen Sie infra-struktur auch zur Angebotsverwaltung oder für Reparatur-Tickets? Oder Sie legen ganz einfach einen Neukunden direkt über seine erste Anfrage an!

Wer in der Drucken-Funktion auch die E-Mail des aktuellen Benutzers verwendet, bekommt hier nun auch seine Standard-Adresse eingesetzt.
Im Drucken-Tab jeder Akte lassen sich jetzt auch die Spalten sortieren.
In einigen Fällen hat die Liste zur Geokarte keine Inhalte mehr angezeigt. Auch das wurde behoben.

Ein besonderes Glanzstück unseres Updates ist das neue Kanban Board. Dieses steht ab jetzt jedem infra-struktur Nutzer zur Verfügung. Die Grundidee davon ist es, Akten nicht nur als Listen, sondern auch als übersichtliche Tafeln darzustellen.

Ziel ist es dabei, das wichtigste auf einen Blick zu erfassen:

Wer macht gerade was?
Wie weit ist der Auftrag?
Was ist als nächstes dran?
Wo wird es mit der Deadline knapp und warum?
Wo braucht es Unterstützung?
Wer kann helfen?

Anwendungsbeispiel: Werkstatt

Im Grunde kann es auf viele Bereiche und Branchen angewendet werden. Als mögliches Anwendungsbeispiel nehmen wir einfach mal die Werkstatt eines Fahrrad-Händlers.

Es kommen verschiedene Aufträge für Reparaturen rein, welche von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden. Wie behält man da die Übersicht, wer wann was abzuarbeiten hat? Das Kanban Board ist für diesen Einsatz optimal!

Der Mechaniker muss sich also aus dem offenen Stapel nur noch das oberste nehmen und in die Bearbeitung legen. Alle nötigen Infos sind bereits im Reparatur-Datensatz enthalten. Sobald er damit fertig ist, schiebt der Mechaniker das Projekt auf „abgeschlossen“. Der Status ändert sich beim Verschieben mit. So weiß jeder im System sofort, wie der aktuelle Stand des Auftrags ist.

Die Prinzipien der Kanban-Tafel

• Visualisierung des Arbeitsprozesses
• Begrenzung unfertiger Arbeiten
• Arbeit durchläuft die Spalten
• Überwachung, Anpassung, Verbesserung

Das Kanban Board lässt sich für viele verschiedene Bereiche nutzen. Das Grundelement des abzubildenden Prozesses sind die selektierten Listen.

• Firmenwagen, sortiert nach Fälligkeiten der nächsten Inspektion
• Projekte, sortiert nach Wochenzuordnung
• Kunden, sortiert nach Geburtstagen
• Mietgeräte, sortiert nach Verleih-Status
• Aufträge, sortiert nach Mitarbeiter

Für welche Akten erstellen Sie Listen? Welche Art von Akten nutzen Sie? Sprechen Sie uns gerne an. Die Möglichkeiten Ihre Prozesse mit digitalen Akten abzubilden und zu verwerten sind hierbei unbegrenzt.

Im Organisationsmenü auf der linken Seite (s. Bild) können Sie unter Einstelllungen unter anderem auch Persönliche Einstellungen vornehmen. Dieses Menü hat ab jetzt den Reiter Benutzerstatus.

Unter Benutzerstatus können Sie selbst Vorgaben für den Online-Status für alle Ihre Kollegen setzen. Wir stellen Ihnen dort hunderte von Icons zur Verfügung, die Sie dann in beliebigen Farben nutzen können. Diese lassen sich per Textfilter (englisch) nach Themen durchsuchen. Stellen Sie Ihren Status so ein, wie es Ihnen und Ihrem Team gefällt.

Beim Anlegen von Signaturen konnte es vorkommen, dass ein Eurozeichen als Fragezeichen erscheint. Das konnte auch behoben werden.

Die Auswertung welcher Anrufer am wahrscheinlichsten gerade von einer Rufnummern anruft, wurde nochmal verbessert und verfeinert. Wenn mehrere Anrufer zu einer Nummer möglich sind, wird hier nach Anrufhäufigkeit in einem bestimmten Zeitfenster entschieden, wer direkt angezeigt wird.

Wer Faxe über den Dienstleister clicksend versendet hat, der kann dies jetzt wieder problemlos tun.
😉 Für alle jüngeren, die nicht mehr wissen, was ein Fax ist: hier ein paar Infos 

Unter bestimmten Umständen wurden einem im rot/gelb Reiter des Dokumentenmanagements nicht alle roten und gelben Dokumente angezeigt. Das passt jetzt wieder.

Beim Hochladen einer neuen Version wurden ggf. im Titel verwendete Umlaute defekt gespeichert. Dieser Bug ist behoben.

Wenn ein Dokument über 100 Versionen hatte, wurde beim Download eine falsche Version heruntergeladen. Das gehört nun glücklicherweise der Vergangenheit an.

Übernommene oder an sich selbst delegierte Mails auf der Startseite wurden nicht im rot/gelb Reiter der Mailzentrale angezeigt. Dem haben wir ein Ende gesetzt.

Nachdem wir im letzten Update ein paar Dinge an der Überprüfung von Mails verbessert haben, konnte es vereinzelt vorkommen, dass reguläre Inhalte nicht vollständig angezeigt wurden. Das wurde jetzt optimiert.  Alles zu Ihrer Sicherheit.

Das Hinterlegen von Kontaktbildern wurde manchmal abgebrochen. Wir haben die Ursache für das Problem gefunden und beseitigt.

Wäre der Musketier D’Artagnan ein infra-struktur Benutzer, wäre er ziemlich genervt. Das Apostroph (Hochkomma) in seinem Namen hätte beim Verfassen von Mails Probleme verursacht. Obwohl er kein Benutzer ist und wohl auch nie E-Mails geschrieben hat, haben wir das trotzdem behoben. Für den Fall der Fälle 😉

In der Bezeichnung von Vorlagen mit seinem Nachnamen hätte D’Artagnan auch Probleme gehabt. Jetzt würde es aber gehen.

Man kann jetzt E-Mails in andere Postfächer “bouncen”. Sie fragen sich: “Warum sollte ich das tun?”. Es gibt tatsächlich zahlreiche Anwendungsfälle. Wenn Sie z.B. ein Ticketsystem verwenden, das Mails automatisch verarbeitet und Ihr Kunde schickt Ihnen eine Anfrage an Ihr persönliches Postfach, dann können Sie die Mail damit umlenken. Vielleicht haben Sie auch einen Kooperationspartner, der leider keine infra-struktur hat? Dann können Sie originale Mails auf dem Weg in sein Postfach umleiten, ohne die Mail als Weiterleitung zu verändern. Die Mail wird dabei bei Ihnen einfach grün. Wenn Ihnen ein solcher spezieller Fall einfällt, dann melden Sie sich gerne bei uns. Wir beraten Sie gerne und richten Ihnen diese Funktion ggf. ein.

Mails können manchmal direkt in ein Postfach kopiert worden sein, ohne dass es den Empfänger überhaupt in Ihrer infra-struktur gibt. Diesen Mails fehlten dann wichtige Funktionen wie das Delegieren oder das “Auge”. Diese Mails können jetzt auch vollwertig verarbeitet werden.