Wir haben wieder ein großes Update für dich mit vielen Highlights, Verbesserungen und Fehlerbehebungen. Ganz viele Ideen stammen direkt von unseren Benutzern und der ein oder andere wird sich hier wiederfinden.
Einige große Neuerungen sind die erweiterte Online-Liste die sich nun auch an den Terminen in deinem Kalender bedient und wo ich auch die gerade nicht angemeldeten Benutzer sehe um hier per Drag&Drop Informationen zu delegieren oder Nachrichten zu schicken.
Eine besondere Neuerung ist auch die Möglichkeit jede gespeicherte Liste aus deinen digitalen Akten nun als Kanban-Board darzustellen. Damit kannst du Vorgänge nun ganz einfach per Drag&Drop durch ihre Phasen laufen lassen. Unten wird dies noch genauer beschrieben.
Allgemein
Erstelle aus jeder beliebigen Aktivität in infra-struktur ganz schnell eine Akte deiner Wahl. Du hast vielleicht ein paar Anrufe und E-Mails zum gleichen komplexen Thema? Wähle einfach ein oder mehrere Elemente aus. Per Rechtsklick kannst du für diese Elemente beispielsweise direkt ein Projekt erstellen. Vielleicht nutzt du infra-struktur auch zur Angebotsverwaltung oder für Reparatur-Tickets? Oder du legst ganz einfach einen Neukunden direkt über seine erste Anfrage an!
Die Online-Liste zeigt jetzt minutengenau an, wenn du gerade einen Termin im Kalender hast.
Unter der bekannten Online-Liste gibt es jetzt auch eine Offline-Liste. Warum das? Wir haben die Liste mit immer mehr Funktionen versehen (Nachrichten schreiben, Delegieren per Drag&Drop) aber das bringt uns nichts, wenn der Kollege gerade nicht angemeldet ist. Im Abgemeldet–Bereich stehen dir jetzt auch alle abwesenden Kollegen dafür zur Verfügung.
Wer in der Drucken-Funktion auch die E-Mail des aktuellen Benutzers verwendet, bekommt hier nun auch seine Standard-Adresse eingesetzt.
Im Drucken-Tab jeder Akte lassen sich jetzt auch die Spalten sortieren.
In einigen Fällen hat die Liste zur Geokarte keine Inhalte mehr angezeigt. Auch das wurde behoben.
Kanban Board
Ein besonderes Glanzstück unseres Updates ist das neue Kanban Board. Dieses steht ab jetzt jedem infra-struktur Nutzer zur Verfügung. Die Grundidee davon ist es, Akten nicht nur als Listen, sondern auch als übersichtliche Tafeln darzustellen.
Ziel ist es dabei, das wichtigste auf einen Blick zu erfassen:
Wer macht gerade was?
Wie weit ist der Auftrag?
Was ist als Nächstes dran?
Wo wird es mit der Deadline knapp und warum?
Wo braucht es Unterstützung?
Wer kann helfen?
Anwendungsbeispiel: Werkstatt
Im Grunde kann es auf viele Bereiche und Branchen angewendet werden. Als mögliches Anwendungsbeispiel nehmen wir einfach mal die Werkstatt eines Fahrrad-Händlers.
Es kommen verschiedene Aufträge für Reparaturen rein, welche von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden. Wie behält man da die Übersicht, wer wann was abzuarbeiten hat? Das Kanban Board ist für diesen Einsatz optimal!
Der Stand der Dinge lässt sich auf einen Blick erfassen.
Durch horizontales Verschieben der Elemente von Spalte zu Spalte kann z. B. der Status (offen -> in Bearbeitung -> abgeschlossen) geändert werden. Die Rangfolge innerhalb einer Spalte kann durch vertikales Verschieben festgelegt werden. So kann beispielsweise der Abteilungsleiter bestimmen, welcher Auftrag als Nächstes an der Reihe ist oder die höhere Priorität hat.
„Beginne mit dem, was du gerade tust“ ist das Grundprinzip von Kanban. In diesem Grundprinzip stecken zwei Faktoren: Man beginnt mit dem, was man gerade tut, beendet die aktuelle Arbeit, bevor etwas Neues begonnen wird.
Der Mechaniker muss sich also aus dem offenen Stapel nur noch das oberste nehmen und in die Bearbeitung legen. Alle nötigen Infos sind bereits im Reparatur-Datensatz enthalten. Sobald er damit fertig ist, schiebt der Mechaniker das Projekt auf „abgeschlossen“. Der Status ändert sich beim Verschieben mit. So weiß jeder im System sofort, wie der aktuelle Stand des Auftrags ist.
Die Prinzipien der Kanban-Tafel
- Visualisierung des Arbeitsprozesses
- Begrenzung unfertiger Arbeiten
- Arbeit durchläuft die Spalten
- Überwachung, Anpassung, Verbesserung
Das Kanban Board lässt sich für viele verschiedene Bereiche nutzen. Das Grundelement des abzubildenden Prozesses sind die selektierten Listen.
- Firmenwagen, sortiert nach Fälligkeiten der nächsten Inspektion
- Projekte, sortiert nach Wochenzuordnung
- Kunden, sortiert nach Geburtstagen
- Mietgeräte, sortiert nach Verleih-Status
- Aufträge, sortiert nach Mitarbeiter
Für welche Akten erstellst du Listen? Welche Art von Akten nutzt du? Sprich uns gerne an. Die Möglichkeiten deine Prozesse mit digitalen Akten abzubilden und zu verwerten sind hierbei unbegrenzt.
Mehr Infos zu Digitalen AktenMehr Infos zu Listen und Filter
Persönliche Einstellungen
Im Organisationsmenü auf der linken Seite (s. Bild) kannst du unter Einstellungen unter anderem auch Persönliche Einstellungen vornehmen. Dieses Menü hat ab jetzt den Reiter Benutzerstatus.
Unter Benutzerstatus kannst du selbst Vorgaben für den Online-Status für alle deine Kollegen setzen. Wir stellen dir dort hunderte von Icons zur Verfügung, die du dann in beliebigen Farben nutzen kannst. Diese lassen sich per Textfilter (englisch) nach Themen durchsuchen. Stell deinen Status so ein, wie es dir und deinem Team gefällt.
Unter Telefon kannst du mit einem Klick einstellen, welche Anwendung du zum Auswärtstelefonieren verwenden möchtest, wenn für dich das sogenannte callto-Protokoll eingestellt wurde z. B. bei Starface UCC Clients oder anderen Softphones.
Beim Anlegen von Signaturen konnte es vorkommen, dass ein Eurozeichen als Fragezeichen erscheint. Das konnte auch behoben werden.
Anrufliste
Die Auswertung welcher Anrufer am wahrscheinlichsten gerade von einer Rufnummer anruft, wurde nochmal verbessert und verfeinert. Wenn mehrere Anrufer zu einer Nummer möglich sind, wird hier nach Anrufhäufigkeit in einem bestimmten Zeitfenster entschieden, wer direkt angezeigt wird.
Wer Faxe über den Dienstleister clicksend versendet hat, der kann dies jetzt wieder problemlos tun.
😉 Für alle jüngeren, die nicht mehr wissen, was ein Fax ist: hier ein paar Infos
Dokumente
Unter bestimmten Umständen wurden einem im rot/gelb Reiter des Dokumentenmanagements nicht alle roten und gelben Dokumente angezeigt. Das passt jetzt wieder.
Beim Hochladen einer neuen Version wurden ggf. im Titel verwendete Umlaute defekt gespeichert. Dieser Bug ist behoben.
Wenn ein Dokument über 100 Versionen hatte, wurde beim Download eine falsche Version heruntergeladen. Das gehört nun glücklicherweise der Vergangenheit an.
Mailzentrale
Übernommene oder an sich selbst delegierte Mails auf der Startseite wurden nicht im rot/gelb Reiter der Mailzentrale angezeigt. Dem haben wir ein Ende gesetzt.
Nachdem wir im letzten Update ein paar Dinge an der Überprüfung von Mails verbessert haben, konnte es vereinzelt vorkommen, dass reguläre Inhalte nicht vollständig angezeigt wurden. Das wurde jetzt optimiert. Alles zu deiner Sicherheit.
Das Hinterlegen von Kontaktbildern wurde manchmal abgebrochen. Wir haben die Ursache für das Problem gefunden und beseitigt.
Wäre der Musketier D’Artagnan ein infra-struktur Benutzer, wäre er ziemlich genervt. Das Apostroph (Hochkomma) in seinem Namen hätte beim Verfassen von Mails Probleme verursacht. Obwohl er kein Benutzer ist und wohl auch nie E-Mails geschrieben hat, haben wir das trotzdem behoben. Für den Fall der Fälle 😉
In der Bezeichnung von Vorlagen mit seinem Nachnamen hätte D’Artagnan auch Probleme gehabt. Jetzt würde es aber gehen.
Man kann jetzt E-Mails in andere Postfächer “bouncen”. Du fragst dich: “Warum sollte ich das tun?”. Es gibt tatsächlich zahlreiche Anwendungsfälle. Wenn du z.B. ein Ticketsystem verwendest, das Mails automatisch verarbeitet und dein Kunde schickt dir eine Anfrage an dein persönliches Postfach, dann kannst du die Mail damit umlenken. Vielleicht hast du auch einen Kooperationspartner, der leider keine infra-struktur hat? Dann kannst du originale Mails auf dem Weg in sein Postfach umleiten, ohne die Mail als Weiterleitung zu verändern. Die Mail wird dabei bei dir einfach grün. Wenn dir ein solcher spezieller Fall einfällt, dann melde dich gerne bei uns. Wir beraten dich gerne und richten dir diese Funktion ggf. ein.
Mails können manchmal direkt in ein Postfach kopiert worden sein, ohne dass es den Empfänger überhaupt in deiner infra-struktur gibt. Diesen Mails fehlten dann wichtige Funktionen wie das Delegieren oder das “Auge”. Diese Mails können jetzt auch vollwertig verarbeitet werden.