Dienstreisen gehören für viele Berufstätige zu ihrem Arbeitsalltag. Gerade, wer im Vertrieb tätig ist, kommt nicht umhin, seine Kunden zu besuchen und immer wieder auf Achse zu sein. Dieser Beitrag erklärt, was rund um die Dienstreise zu beachten ist, welche Regelungen sinnvoll sind und welche steuerlichen Aspekte wichtig sind.
Definition: Dienstreise
Um eine Dienstreise oder eine Geschäftsreise handelt es sich, wenn ein Mitarbeiter für seine Arbeit aus beruflichen Gründen an einen anderen Ort reist als an seinen regulären Arbeitsplatz. Die häufigsten Gründe für eine dienstlich veranlasste Reise sind Termine mit Kunden, Meetings, Besuche von Messen, Kongressen, Schulungen oder Tagungen. Auch Treffen mit Kollegen an einem anderen Standort des Unternehmens sind wichtige Gründe für eine Dienstreise. Häufig sind Geschäftsreisen mit weiten Fahrten und einer oder mehreren Übernachtungen verbunden. Neben der Dienstreise gibt es noch den Dienstgang. Um einen Dienstgang handelt es sich, wenn du zum Beispiel einen Kunden in der gleichen Stadt besuchst oder eine Messe in direkter Nähe zum Büro. Ein Dienstgang kann sogar vom Büro starten oder es kann sein, dass du anschließend ins Büro zurückkehrst, um dort weiterzuarbeiten.
Was Arbeitgeber für die Dienstreise vorgeben
Für Dienstreisen im Allgemeinen gibt es keine eigenen gesetzlichen Vorgaben. Jedoch musst du als Arbeitgeber vor allem die steuerlichen Aspekte und Themen rund um die Zeiterfassung beachten. Außerdem ist es wichtig, die Option für Geschäftsreisen bereits im Vorstellungsgespräch zu thematisieren, nach der Reisebereitschaft zu fragen und dies dann im Arbeitsvertrag zu verankern. Es hat sich etabliert, für Übernachtungen einen Maximalbetrag zu definieren, um die Kosten im Rahmen zu halten. Dieser und andere Punkte können in einer unternehmensweiten Reisekostenrichtlinie zusammengefasst werden, die verbindlich für alle Mitarbeiter gilt.
Was gilt bei der Dienstreise als Arbeitszeit?
Eine dienstlich veranlasste Reise zählt als Arbeitszeit. Das bedeutet, dass die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes gelten und auch bei einer Geschäftsreise die tägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden nur in Ausnahmefällen überschritten werden darf. Zudem müssen auch die Pausenzeiten eingehalten werden. Für einen Arbeitstag mit sechs bis neun Stunden sind 30 Minuten Pause vorgeschrieben. Bei mehr als neun Stunden müssen 45 Minuten Pause eingerechnet werden. Zusätzlich ist zu beachten, dass nach dem Arbeitstag eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden eingehalten werden muss, bevor wieder gearbeitet werden darf.
Dabei ist zu beachten, dass auch die Anreise zur Arbeitszeit zählt, egal ob du mit dem Flugzeug, mit der Bahn, mit dem Firmenwagen oder dem eigenen Pkw anreist.
Anders ist es bei der Übernachtung: Auch wenn die Übernachtung in einem Hotel durch die Dienstreise veranlasst ist, zählt diese nicht als Arbeitszeit. Es ist dir selbst überlassen, wie du deinen Feierabend gestaltest und ob du zum Beispiel mit Kollegen essen gehst, dir noch die Stadt ansiehst oder in Ruhe auf deinem Zimmer nach dem anstrengenden Tag entspannst.
Die Kosten während der Dienstreise
Die Kosten, die für eine Geschäftsreise entstehen, hat der Arbeitgeber zu bezahlen. Zu den wesentlichen Posten zählen dabei die Kosten für die Fahrt und die Unterkunft. Es ist unterschiedlich geregelt, ob die Kosten direkt vom Arbeitgeber übernommen werden, über eine Firmenkreditkarte abgerechnet werden oder ob er Mitarbeiter zuerst in Vorleistung geht und seine Auslagen dann im Nachhinein erstattet bekommt.
Gerade bei Mitarbeitern, die viel reisen, solltest du als Arbeitgeber die Kosten direkt übernehmen. Denn schnell kommen bei Reisen mehrere tausend Euro zusammen, die der Mitarbeiter sonst vorstrecken müsste.
Damit alle Kosten korrekt abgerechnet werden können, ist es zwingend erforderlich, dass Mitarbeiter vor allem für Übernachtungen die Originalbelege aufbewahren und einreichen. Das Finanzamt erkennt hier keine Pauschalen an. Gibt es keinen offiziellen Beleg, können in Ausnahmefällen auch Eigenbelege angefertigt und eingereicht werden.
Der Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreisen
Der Verpflegungsmehraufwand ist der einzige Posten in Bezug auf eine Dienstreise, der gesetzlich geregelt ist. Er wird auch als Tagegeld bezeichnet und ist im Bundesreisekostengesetz verankert. Dieses Gesetz sieht für bestimmte Abwesenheiten bestimmte Pauschalen vor. Mitarbeiter können das Tagegeld erst ab einer Reisedauer von mindestens acht Stunden geltend machen.
Die Pauschalen ändern sich jedes Jahr. Aktuell (Stand 2024) gilt für eine Abwesenheit von 24 Stunden ein Satz von 28 Euro. Für den An- und Abreisetag gibt es 14 Euro, und zwar unabhängig von der Dauer der Abwesenheit.
Die Kilometergeldpauschale bei Nutzung des privaten Pkw
Es ist in vielen Unternehmen gängige Praxis, dass Dienstreisen mit einem privaten Pkw unternommen werden. In diesem Fall kann der Mitarbeiter einer Kilometergeldpauschale in Rechnung stellen. Die Pauschale beträgt für die ersten 20 Kilometer 30 Cent pro Kilometer. Ab dem 21. Kilometer sind es 38 Cent pro Kilometer, die du geltend machen darfst.
Die A1-Bescheinigung bei beruflichen Reisen ins Ausland
Planen deine Mitarbeiter eine Dienstreise ins EU-Ausland, benötigen sie dafür eine A1-Bescheinigung. Sie regelt, wer für die Sozialversicherung zuständig ist. Kann der Mitarbeiter keine A1-Bescheinigung vorweisen, drohen hohe Bußgelder.
Die Kosten einer Dienstreise von der Steuer absetzen
Wenn der Arbeitgeber die Kosten für die Dienstreise nicht oder nur teilweise übernimmt, kannst du die Mehrkosten als Werbungskosten bei deiner Einkommenssteuer geltend machen. Hier gilt ebenfalls, dass die Belege im Original eingereicht werden müssen. Das richtige Formular ist die Anlage N. Selbstständige können die Reisekosten als Betriebsausgaben abrechnen. Das gilt in beiden Fällen jedoch nur, wenn die Reisen komplett betrieblich veranlasst sind. Bei Dienstreisen, die in Verbindung mit privaten Aufenthalten stehen, gelten besondere Regelungen. Grundsätzlich gilt, dass maximal fünf Tage Urlaub vor, nach oder während der Dienstreise so behandelt werden, als wäre die Reise rein beruflich veranlasst.
