Du kennst das bestimmt: Ihr macht gute Arbeit, gebt euch Mühe, Kunden sind grundsätzlich zufrieden – und trotzdem fühlt es sich manchmal an, als würde Umsatz „durchrutschen“. Nicht, weil dein Angebot schlecht ist. Sondern weil im Alltag Dinge liegen bleiben, Infos verloren gehen oder Chancen einfach versanden.
Die gute Nachricht: Das sind selten große Katastrophen. Meist sind es drei typische Fehler, die in vielen KMU passieren – und die du mit ein paar pragmatischen Stellschrauben ziemlich schnell entschärfen kannst.
Fehler 1: Schlechtes Büromanagement – und der Kunde spürt es sofort
Ein Kunde fragt nach dem Status. Person A denkt, Person B kümmert sich. Person B weiß von nichts. Der Kunde bekommt erst am nächsten Tag eine Antwort – und hat sich da schon entschieden. Nicht wegen Preis. Sondern wegen Gefühl: „Da geht’s schneller und klarer.“
Woran du’s erkennst:
❌ Anfragen bleiben liegen oder werden zu spät beantwortet
❌ Rückrufe verzögern sich, weil niemand sich zuständig fühlt
❌ Angebote/Rechnungen kommen verspätet oder unvollständig raus
❌ Infos müssen mehrfach erfragt werden („Kannst du mir das nochmal schicken?“)
Warum dich das Umsatz kostet:
Kunden kaufen (und bleiben) dort, wo sie Verlässlichkeit spüren. Wenn Rückmeldungen dauern oder der Eindruck entsteht, dass ihr nicht den Überblick habt, wird’s schnell teuer: weniger Folgeaufträge, weniger Empfehlungen, mehr Diskussionen – und mehr Nacharbeit.
Was sofort hilft:
✅ Setz eine einfache Regel: Auf jede Anfrage innerhalb von 24 Stunden reagieren (notfalls mit „Ich bin dran und melde mich morgen mit Details.“)
✅ Arbeite mit Vorlagen (E-Mails, Angebote, Übergaben), damit du nicht jedes Mal bei null startest
✅ Sorge dafür, dass Vorgänge, Dokumente und Kommunikation an einem Ort zusammenlaufen – damit niemand suchen muss, wenn’s schnell gehen soll
Fehler 2: Fehlende Transparenz – Teamwork wird zäh (und teuer)
Viele KMU laufen über Menschen, die „alles im Kopf haben“. Das funktioniert … bis es nicht mehr funktioniert.
Der wichtigste Kollege ist krank. Ein Kunde ruft an, will nur kurz wissen, wie weit ihr seid. Keiner findet den Vorgang, weil die Infos verteilt sind. Am Ende bleibt beim Kunden hängen: „Die sind nett, aber irgendwie chaotisch.“
Woran du’s erkennst:
❌ Infos liegen verteilt: E-Mail-Postfach, Chat, Excel, Notizzettel
❌ Niemand hat den aktuellen Stand ohne Nachfragen
❌ Es gibt Doppelarbeit („Ich dachte, du machst das…“)
❌ Bei Urlaub/Krankheit wird’s hektisch, weil keiner weiß, was offen ist
Warum dich das Umsatz kostet:
Fehlende Transparenz frisst Zeit – und Zeit frisst Marge. Projekte dauern länger, es passieren mehr Fehler, und Kunden erleben euch als unkoordiniert. Und ja: Im Worst Case wird es personell kritisch. Wenn ein wichtiger Kopf geht, geht oft auch Wissen über Kunden, Abläufe und offene Themen gleich mit. Das kann richtig wehtun.
Was sofort hilft:
✅ Mach Zuständigkeiten sichtbar: Wer macht was bis wann?
✅ Definiere einen „Single Point of Truth“: Ein Ort, an dem der Stand dokumentiert ist
✅ Bau eine kleine Übergabe-Routine: „Wenn ich ausfalle, findest du alles hier“ (laufende Vorgänge, nächste Schritte, Dateien)
Fehler 3: Kein konsequentes Nachfassen – und Angebote verschwinden still
Das ist einer der umsatzstärksten Hebel überhaupt, weil er so banal klingt: Angebote verschicken reicht nicht. Viele Abschlüsse passieren erst durchs Nachfassen. Ein Interessent ist eigentlich überzeugt, hat nur eine kleine Rückfrage. Drei Tage kommt keine Antwort. Am vierten Tag unterschreibt er woanders – weil dort einfach schneller reagiert wurde.
Woran du’s erkennst:
❌ Angebote gehen raus – und dann passiert nichts
❌ Es gibt keinen klaren Prozess: Wer fasst wann nach?
❌ Leads von der Website/Empfehlungen werden zu spät kontaktiert
❌ Deine Pipeline fühlt sich an wie ein schwarzes Loch
Warum dich das Umsatz kostet: Interessenten kühlen ab. Der schnellere Anbieter gewinnt. Und manchmal ist es nicht mal der bessere Anbieter – nur der, der dranbleibt. Wenn du 5–10 Angebote im Monat hast und davon nur ein, zwei „versanden“, merkst du es nicht sofort. Aber unterm Strich fehlt genau das Geld.
Was sofort hilft:
✅ Leg einen klaren Follow-up-Rhythmus fest: 1–3–7 Tage nach Angebot
✅ Nutze Wiedervorlagen, damit du nicht auf „Gedächtnis“ angewiesen bist
✅ Halte deine Chancen sichtbar: Was ist offen? Was blockiert? Was braucht eine Entscheidung?
Mini-Checkliste: Brennt bei dir irgendwo Umsatz weg?
Beantworte die Fragen kurz für dich:
❓ Reagierst du auf neue Anfragen innerhalb von 24 Stunden?
❓ Kann jeder im Team den Status eines Vorgangs in 60 Sekunden finden?
❓ Gibt es feste Nachfass-Termine für jedes Angebot?
❓ Sind Zuständigkeiten klar – auch bei Urlaub/Krankheit?
❓ Gibt es eine zentrale Kunden- und Kontakthistorie?
Wenn du bei mehreren Punkten innerlich „Jein“ sagst: Willkommen im KMU-Alltag. Das ist nichts Ungewöhnliches – aber es ist ein Zeichen, dass hier Potenzial liegt.
