Die Digitalisierung ist gekommen, um zu bleiben, und hat inzwischen alle Facetten des Lebens erreicht. Ob Waschmaschine mit intelligenter Dosierung für das Waschmittel, modernes Meeting-System in der Arbeit mit Chat- und Kommentarfunktion oder Fortschritte der künstlichen Intelligenz: All diese Themen sind von der Digitalisierung getrieben.
Inzwischen haben wohl alle Unternehmen begriffen, dass eine Digitalisierungsstrategie auch für das eigene Geschäft unverzichtbar ist. Wichtig ist dabei vor allem, die Strategie ganzheitlich anzulegen und alle Unternehmensbereiche in die Strategie einzubeziehen. Dieser Beitrag beschreibt wichtige Schritte einer Digitalisierungsstrategie und wie sie in der Praxis für Effizienzgewinne sorgen kann.
Was ist eine Digitalisierungsstrategie?
Eine Digitalisierungsstrategie umfasst alle Maßnahmen eines Unternehmens, bei denen es um die digitale Transformation geht. Die Strategie zielt darauf ab, bestimmte Ziele des Unternehmens mit definierten Maßnahmen zu erreichen. Anhand der Strategie können Strukturen und Prozesse im Unternehmen definiert werden. Wichtig ist, dass die Digitalisierungsstrategie in die Gesamtstrategie des Unternehmens eingebettet ist und Maßnahmen wie eine Steigerung der Produktivität oder das geplante Wachstum des Unternehmens unterstützt. Die Digitalisierung ist ein dynamisches Feld. Daher ist es wichtig, die Strategie flexibel zu halten und immer wieder an die aktuellen Gegebenheiten anzupassen.
Die wichtigsten Schritte für die Digitalisierung im Unternehmen
Jede Reise beginnt mit einem ersten Schritt – so auch die Digitalisierung im Unternehmen. Doch bevor du den ersten Schritt machen kannst, ist zunächst eine Analyse nötig. Es geht einerseits darum, genau hinzuschauen, wo die Digitalisierung bereits im Unternehmen Einzug gehalten hat – ohne dass man es vielleicht auf dem Schirm hatte. Andererseits geht es darum, herauszufinden, wo die größten Potenziale sind, die sich mit einer durchdachten Strategie realisieren lassen. Wenn der Status quo erhoben ist, geht es um die Ausarbeitung der konkreten Maßnahmen und ihre Priorisierung.
Mit Sicherheit gibt es in jedem Unternehmen „Quick Wins“, also Bereiche, die sich mit wenig Aufwand digitalisieren lassen und die einen großen Output versprechen. Diese Bereiche solltest du schnell angehen. Im besten Fall holst du dir externe Experten an Bord, die ihr Wissen und ihre Expertise an dich weitergeben.
Beispiele für Digitalisierungsstrategien in verschiedenen Unternehmensbereichen
Der Begriff „Strategie“ mag recht abstrakt klingen. Die folgenden praktischen Beispiele helfen dabei, zu verstehen, wie eine Strategie für mehr Digitalisierung aussehen kann. Die Prozess- oder Workflow-Automation ist einer der größten Bereiche der Digitalisierung. Sie kann im Marketing ebenso eingesetzt werden wie im Vertrieb, in der Produktion oder im HR-Bereich. Die Grundlage für die Automatisierung sind IT-Systeme, in denen wiederkehrende und oft arbeitsaufwendige Prozesse automatisiert ablaufen und vom Mitarbeiter nur noch kontrolliert und gesteuert werden müssen.
Prozessautomatisierung im Marketing
Das Marketing ist ein gutes Beispiel, wie erfolgreiche Prozessautomatisierung gelingen kann. Es lohnt sich etwa ein Blick auf das Lead Nurturing. Wenn sich ein Kunde zum Beispiel auf der Webseite ein Whitepaper herunterlädt, bekommt er es vollautomatisch geschickt. Seine Einwilligung vorausgesetzt, wird er im Nachgang in das E-Mail-Marketing-Programm aufgenommen und erhält weitere nützliche Informationen. So kann sich dank einer durchdachten Sales-Strategie aus einem Interessenten mit der Zeit ein zahlender Kunde entwickeln.
Digitalisierung im HR-Bereich
Im Personalbereich fallen viele Tätigkeiten an, die immer wiederkehrend sind. Das Onboarding beispielsweise kann durch Digitalisierung zu einem großen Teil automatisiert werden. Auch die digitale Personalakte ist ein großer Fortschritt im Vergleich zur analogen Papierakte und bringt viele Vorteile. Ändert sich zum Beispiel die Adresse eines Mitarbeiters, dann muss sie nur an einer zentralen Stelle geändert werden und wird automatisch in alle anderen Tools übertragen.
Automatische Bestellverwaltung in der Produktion
Ist die Produktion mit einem digitalen Bestellwesen ausgestattet, dann werden automatisch Bestellungen ausgelöst, wenn der Bestand im Unternehmen unter einen definierten Wert fällt. Je nach Grad der Automatisierung wird die Bestellung vollautomatisch ausgelöst. Alternativ bekommt ein Mitarbeiter eine Nachricht und muss die Bestellung vorab freigeben. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass die Ware immer in der richtigen Menge vorhanden ist und kein Kapital unnötig durch zu großen Lagerbestand gebunden ist.
Das Change Management nicht vergessen
Es kann durchaus passieren, dass die Digitalisierungsbestrebungen in einem Unternehmen viele Dinge sprichwörtlich auf den Kopf stellen. Nicht alle Mitarbeiter sind offen für Veränderungen. Schnell kommen bei dem einen oder anderen Ängste auf: Ist mein Job noch sicher? Werde ich wegrationalisiert? Daher ist eine offene und transparente Kommunikation das A und O, und es sollte ein Change Management etabliert werden.
Wichtig ist es, die Mitarbeiter mitzunehmen und ihnen zu erklären, wie ihnen die Digitalisierung bei ihrer täglichen Arbeit helfen kann und wie sie dadurch im besten Fall an anspruchsvolleren und abwechslungsreicheren Aufgaben mitarbeiten können. Dazu sind vor allem zwei Aspekte im Change Management wichtig: klare und transparente Kommunikation und fachliche Schulungen.
Und eines darf auch nicht vergessen werden: Eine digitale Transformation ist immer auch eine kulturelle Transformation, die ein Unternehmen nachhaltig verändern kann. Doch genau diese Veränderung ist wichtig, um im digitalen Wandel bestehen zu bleiben.
Transparente Kommunikation
Ob Kunden- oder Geschäftskontakte – Mit infra-struktur hast du alle Teile der Kommunikation in einem System.
Immer neugierig bleiben
Durch die Digitalisierung hat sich das Tempo in der Arbeitswelt in ganz neue Höhen geschraubt. Wissen oder Prozesse, die vor einem Jahr noch als modern und fortschrittlich galten, können ein Jahr später schon überholt sein. Das gilt vor allem, wenn auch noch die künstliche Intelligenz im Spiel ist. Daher heißt es im Zusammenhang mit der Digitalisierung: immer neugierig bleiben und sich auf Veränderungen einstellen. Wenn du ein offenes Mindset hast und Veränderungen als Teil deiner Arbeitswelt siehst, wirst du die besten Voraussetzungen haben, um die Chancen der Digitalisierung optimal zu nutzen.
