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Spam- und Viren-Mails – so gehen Sie dagegen vor

5. April 2017

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Was tun gegen die nervende Gefahr der täglichen Spam- und Viren-Mails

Das Thema der Spam- und Viren-Mails ist nicht nur besonders nervig, sondern auch heikel, da sie immer häufiger und gut getarnt auftreten. Mit dem CRM-System infra-struktur gehen wir diese Thematik wie folgt an.

Waffe Nr. 1 gegen Spam- und Viren-Mails: Spamfilter des Mailservers aktivieren

Aktivierung des Spamfilters ihres Mailservers

Um den Großteil an SPAM-Mails herauszufiltern, empfehlen wir, direkt an Ihrem Mailserver die Spamfilter zu aktivieren. Diese sind am effektivsten, da sie auf öffentliche Blacklists zugreifen, um zu „lernen“. Ihre Absender werden dabei mit bekannten Spam- und Viren-Mail Adressen abgeglichen. Informationen, wie der Spamfilter am Mailserver aktiviert werden kann, erfragen Sie am besten bei Ihrem Mailprovider.

Wie funktioniert der Spamfilter des Mailservers?

Der Mailserver verfügt über ein internes Regelwerk, der die ankommenden eMails in Spam-Grade einstuft. Wird eine eMail als Spam eingestuft, erhält Sie z. B. einen zusätzlichen Zeichenstempel im Betreff. Beispiel: ***SPAM***<ursprünglicher Betreff der eMail>. Sie können am Mailserver typischerweise einstellen, dass die eMails nur markiert werden, aber trotzdem in Ihrer infra-struktur ankommen. Anhand des Zeichenstempels im Betreff könnten Sie diese eMails dann in Ihrer infra-struktur direkt in den Papierkorb filtern. Gehen Sie dazu in Ihre Mailzentrale und definieren Sie eine neue Spamregel.

Spamregel definieren

Bekannte eMail-Absender-Adressen schützen und auf die Whitelist setzen

Ist eine eMail-Adresse Ihrer infra-struktur bekannt, z. B. weil diese in den Kontaktdaten eines Ansprechpartners hinterlegt ist, wird der Absender automatisch auf die Whitelist gesetzt, da das System davon ausgeht, dass bekannte Kontaktdaten üblicherweise keine Spammer sind. Die Spamfilter werden in diesem Fall umgangen und greifen nicht. D. h. die eMail landet nicht im Papierkorb.  FAZIT: Durch diese Funktionalität können Sie Spam noch feiner herausfiltern.

Waffe Nr. 2 gegen Spam- und Viren-Mails: Der Spam-Käfer

Aktivierung des integrierten Spam-Käfers zum Filtern von Spam-eMails

Ist durch den Spamfilter des Mailservers doch eine Spam-eMail „durchgerutscht“ und bei Ihnen im Postfach gelandet, können Sie diese manuell mit Hilfe des Spam-Käfers markieren. Der Spam-Käfer filtert die von Ihnen ausgewählte eMail als Spam-Mail heraus und lernt, den Absender zukünftig zu blocken. Das hilft leider oftmals nur geringfügig, da der richtig hartnäckige Spam wechselnde Adressen verwendet.

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Waffe Nr. 3 gegen Spam- und Viren-Mails: Schutzumgebung des Browsers

Gefährliche Anhänge liegen in Quarantäne im Rechenzentrum

Im Vergleich zu anderen eMail-Clients gehen Sie bei infra-struktur kein Risiko ein. Bei vielen anderen eMail-Clients wird die Mail mitsamt den Anhängen beim Abrufen direkt lokal auf Ihren Rechner geladen. Damit haben schadhafte Anhänge quasi „Tag der offenen Tür“. Bei infra-struktur bleiben die Anhänge im Rechenzentrum liegen, bis Sie die Anhänge wirklich herunterladen. Den Text der eMail können Sie auch ohne Download der Anhänge schon im Vorfeld lesen und entscheiden, ob Sie dem Anhang „trauen“ oder nicht. Wenn Sie den Anhang dann als „vertrauenswürdig“ einstufen und herunterladen, sorgt die Schutzumgebung des Browsers dafür, dass der Anhang auf Viren gescannt wird. Die gängigen Browser erledigen dies meist automatisch.

Tipp zu schadhaften Bewerbungsmails

Aktuelle Fälle von Viren-Mails in eMail-Bewerbungen

Fälle von gefakten, schadhaften „Bewerbungsmails“ sind seit einigen Monaten in gehäufter Form aufgetreten. Enthalten sind oft Viren, die noch nicht von ihrem Virenschutz erkannt werden. Die Bewerbungsmails sind teilweise so authentisch gemacht, dass es schwer ist, sie als Spam zu erkennen. Wir empfehlen, eine Arbeitsanweisung an Ihre Mitarbeiter herauszugeben, die den Umgang mit den Viren-Bewerbungsmails regelt. Ihre Mitarbeiter sollen die eMail beantworten, OHNE den Anhang zu öffnen. Bitten Sie den Absender, Ihnen kurz den Eingang der Bewerbungsunterlagen zu bestätigen. Wenn es ein realer Bewerber ist, wird er antworten. Spammer antworten darauf nicht.

Sie haben Fragen zum Thema Spam- und Viren-Mails oder zur infra-struktur? Unser Service & Support Team hilft Ihnen gerne weiter. Rufen Sie uns an. >>

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